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IT-Landschaften werden komplexer, Ansprüche höher und die Spielräume für Fehler kleiner: Die Transparenz über IT-Assets, deren Zustand und Verbindungen zueinander ist unverzichtbar, wenn Unternehmen ihre IT-Infrastruktur samt aller Endgeräte zuverlässig im Blick behalten und betreiben wollen. Es geht dabei nicht nur um effiziente Arbeit, sondern vor allem auch um Sicherheit und die Einsparung vermeidbarer Kosten.
Dieser Beitrag widmet sich der Bedeutung von IT Asset Visibility, deren Vorteile und Best Practices.
Bedeutung: Was ist IT Asset Visibility?
Bei Asset Visibility handelt es sich um die Fähigkeit eines Unternehmens, sämtliche IT-Assets – von Hardware über Software bis hin zu Netzwerken – zu identifizieren, ihre Verbindungen zueinander zu dokumentieren und zu überwachen.
Das Ziel besteht darin, vollständige Transparenz darüber zu erlangen, welche Systeme im Einsatz sind, wo sie sich befinden, wer sie nutzt und in welchem Zustand sie sich befinden. So verfügen viele moderne Unternehmen über Hunderte oder Tausende vernetzter Geräte, darunter zunehmend auch IoT-Systeme. Ohne eine dedizierte Übersicht kann das schnell in einem verhängnisvollen Chaos enden, bei dem die IT außer Kontrolle gerät und Sicherheitslücken auftreten.
Hintergründe und entscheidende Faktoren
Mit einem wirksamen Asset-Visibility-System lassen sich sämtliche Ressourcen zentral verwalten und in Echtzeit überwachen. So können IT-Teams Probleme frühzeitig erkennen, Ausfälle vermeiden und Investitionen klar im Blick behalten. Ebenfalls stehen bessere Entscheidungen sowie höhere Sicherheit und Kosteneffizienz im Fokus.
Grundlage dafür ist unter anderem ein umfassender Überblick über diese Faktoren:
- Bestände
- Wartungsstatus
- Softwarestände
- Compliance
- Lebenszyklen
Die Vorteile von Asset Visibility
Mit einer besseren Asset-Sichtbarkeit ergeben sich für IT-Teams zahlreiche Vorzüge. Dabei geht es genauso um operative wie auch um strategische und sicherheitsrelevante Faktoren.
Im Folgenden finden sich die wichtigsten davon:
#1 Mehr Kontrolle
Dadurch, dass sämtliche IT-Assets zentral im Überblick sind, haben Verantwortliche deutlich mehr Kontrolle und wissen, welche Schritte sie im Hinblick auf die gesamte IT-Infrastruktur ergreifen können. So lassen sich alle Maßnahmen passgenau und mit einem ganzheitlichen Blick auf die Security und Compliance planen.
#2 Höhere operative Effizienz
Mit zentralen Dashboards und Echtzeitdaten über die IT-Ressourcen können Verantwortliche Möglichkeiten identifizieren, um die Systemleistung zu verbessern. Durch Einblicke darin, wie genau die IT-Assets genutzt werden und welche Abhängigkeiten es gibt, können IT-Teams einige Optimierungen vornehmen:
- Workflows rationalisieren
- die Beschaffung optimieren
- die Endpunktsicherheit verbessern
- Ausfallzeiten der Ressourcen reduzieren
#3 Bessere Cybersicherheit und Compliance
Cybersicherheit ist heute entscheidend, um als Unternehmen erfolgreich zu agieren. Man muss sich nur zu Gemüte führen, wie viel Kosten Unternehmen vermeiden können, wenn sie auch nur eine einzelne schwere Datenpanne vereiteln – von der Reputation mal ganz abgesehen. Um die Sicherheit zu gewährleisten, müssen IT-Ressourcen verfügbar und sichtbar sein.
Mit einem funktionalen Asset-Visibility-System lassen sich nun (potenzielle) Schwachstellen wie veraltete Geräte, fehlende Updates oder gefährdete Software schnell erkennen, was vor allem in regulierten Branchen ein entscheidender Faktor ist.
#4 Reduzierung der IT-Kosten
Grundsätzlich ist die IT kein reiner Kostenfaktor, sondern eine Instanz, die effektive und reibungslose Arbeit ermöglicht. Ergo geht es darum, zwischen sinnvollen und unnötigen Kosten eindeutig zu differenzieren. Oft fehlt Unternehmen aber schlichtweg der Überblick, um IT-Kosten ganzheitlich zu durchblicken. Das Asset Management ist dafür da, genau diesen Überblick zu schaffen.
Geschieht dies über die gesamte Lebensdauer der Assets hinweg, ist die Kostenstruktur ziemlich klar ersichtlich. Auf dieser Basis lassen sich nun folgerichtige Entscheidungen treffen, mit denen Unternehmen optimieren können, wie ihre IT-Abteilung finanzielle Ressourcen nutzt.
#5 Optimierte Entscheidungsfindung
Durch präzise Asset-Daten lassen sich geschäftliche Prozesse zuverlässig verbessern. Zudem dienen sie als fundierte Grundlage für wichtige strategische und operative Entscheidungen.
Insbesondere durch Echtzeit-Informationen über den Zustand von Assets bekommt das IT Asset Management (ITAM) eine strategische Dimension, da Unternehmen Risiken, Auslastungen und Investitionsbedarfe frühzeitig erkennen und auf Veränderungen reagieren können.
Best Practices: So lässt sich die Asset-Sichtbarkeit verbessern
Eine möglichst hohe Asset-Sichtbarkeit herzustellen, erweist sich für viele Organisationen als ein sinnvolles und oft unterschätztes Ziel. Schließlich hängen davon in einem hohen Maß die Kontrolle über die IT und die Cybersicherheit ab.
Jedes Unternehmen ist unterschiedlich und hat eigene Maßgaben. Dennoch lassen sich einige Faktoren als generelle Best Practices herausstellen.
#1 Klare Governance definieren
Konsistenz ist überaus wichtig für das IT Asset Management. Ohne sie stünden zwar Asset-Daten parat, aber sie ließen sich nicht vergleichen und nur schwer in eine logische Beziehung zueinander setzen. Somit braucht es einheitliche Richtlinien, anhand derer das Asset Management ausgerichtet ist. Auf dieser Basis entstehen konsistente und klare Prozesse, welche die Asset-Sichtbarkeit deutlich erhöhen.
#2 Spezialisierte Tools einsetzen
Das Asset Management ist zum Teil eine Fleißaufgabe, aber Unternehmen können es sich mit modernen Softwarelösungen deutlich leichter machen, bessere Ergebnisse erzielen sowie viel Zeit und Mühe sparen. Besonders wertvoll sind dabei Tools, die Daten übersichtlich aufbereiten und Aktualisierungen in Echtzeit ermöglichen.
#3 Zentrale Datenbasis (Single Source of Truth)
Bei der Asset Visibility geht es um Daten, die zur Verfügung stehen. Ebenso wichtig wie eine hohe Datenqualität ist es, dass die Daten vollständig sind und nach dem gleichen Schema erfasst werden. Genau das wird schwierig, wenn Informationen aus unterschiedlichen Quellen stammen, aber nicht konsistent zusammengeführt werden oder aufgrund einer uneinheitlichen Erfassung schwer auffindbar sind. Ergo muss eine zentrale Basis her, in der alle Daten einheitlich gepflegt werden.
#4 Asset Management mit dem ITSM integrieren
ITSM und ITAM geben gemeinsam ein ganzheitliches Bild der IT-Landschaft und diesbezüglichen Vorgänge ab. Gleichzeitig profitieren beide voneinander: Services lassen sich besser erbringen, wenn Geräte-Daten direkt vorliegen, und das IT-Asset-Management gewinnt durch ITSM-Vorgänge – wie dem Incident- und Problem-Management – Einblicke, die Rückschlüsse auf die betroffenen Geräte zulassen.
#5 KI nutzen
KI macht viele Arbeitsbereiche effizienter: So spart zum Beispiel die intelligente Automatisierung nicht nur Zeit, sondern erwirkt auch mehr Präzision, Konsistenz und eine geringere Fehleranfälligkeit. Im ITAM lassen sich mit KI-Unterstützung hohe Mengen an Asset-Daten schnell, problemlos und zuverlässig erfassen.
#6 Kontinuierliche Verbesserung
Moderne IT-Landschaften ändern sich rasant, es stehen neue Technologien zur Verfügung und gewohnte Vorgehensweisen sind schnell veraltet. Auch gibt es selbst bei einem gut entwickelten Asset Management immer noch Spielraum nach oben. Wichtig ist es also, immer wieder den Status quo zu evaluieren, Neues in Betracht zu ziehen und kontinuierlich (kleinere) Verbesserungen und Adaptierungen vorzunehmen.
#7 Sicherheit und Compliance überprüfen
Ob Assets den geltenden Richtlinien, Regeln beziehungsweise Sicherheitsstandards entsprechen, lässt sich nur durch regelmäßige Überprüfungen zuverlässig feststellen. Somit sollten IT-Teams einen Kontrollzyklus etablieren und bei etwaigen Abweichungen schnell nachbessern.
#8 Lifecycle Management etablieren
IT-Assets lassen sich allerdings nur dann strukturiert verwalten, kontrollieren und langfristig planen, wenn man von der Planung bis zur Ausmusterung sämtliche Phasen berücksichtigt. In der Praxis erfolgt genau das jedoch häufig noch nicht konsequent. Unternehmen sollten daher ein Lifecycle Management etablieren, das Asset-Daten über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg einheitlich erfasst und verwaltet.
Fazit
IT-Assets gehören zu den wertvollsten Ressourcen, die Organisationen besitzen. Deshalb sollten sie nicht nur jederzeit den Überblick über sie behalten, sondern auch deren Sicherheit und Qualität gewährleisten, um sie effizient nutzen zu können.
Eine hohe Asset-Sichtbarkeit bildet damit die Grundlage dafür, dass Organisationen effektiv mit ihren IT-Assets arbeiten können. Umso wichtiger ist es, die damit verbundenen Vorteile zu kennen und geeignete Best Practices einzusetzen.
OTRS kann Sie mit dem IT Asset Management umfangreich unterstützen. Kennzeichnend sind dafür die CMDB und eine enge Verzahnung mit dem ITSM. Die größten Stärken liegen in der Kontextualisierung von Assets, der Integration in ITSM-Prozesse und der Transparenz über den gesamten Lebenszyklus hinweg.
FAQ
Hier finden sich abschließend einige häufig gestellte Fragen zum IT Asset Management beziehungsweise zur Asset-Sichtbarkeit mit kompakten Antworten.
#1 Was ist die Definition eines IT-Assets?
IT-Assets sind technologiebasierte Ressourcen, die ein Unternehmen besitzt, kontrolliert oder auf sie angewiesen ist, um effektiv zu arbeiten. Dazu zählen sowohl physische Komponenten wie Laptops, Server und Router als auch digitale Ressourcen wie Software-Lizenzen, Cloud-Plattformen und virtuelle Speicherlösungen.
#2 Was ist der Unterschied zwischen ITAM und ITSM?
ITSM nutzt strukturierte Prozesse wie ITIL, um IT-Services und den Support zu optimieren, damit die Technologienutzung möglichst auf die strategischen Unternehmensziele ausgerichtet ist. Bei ITAM geht es dagegen um die Verwaltung von IT-Assets – wie Hardware, Software oder Cloud-Ressourcen –, um deren Nutzung zu optimieren sowie Kosten und Risiken zu reduzieren.
#3 Was sind die 5 Phasen im Asset-Lebenszyklus?
Der Lebenszyklus eines IT-Assets umfasst die folgenden Phasen:
- Planung
- Anschaffung
- Nutzung
- Wartung
- Ausmusterung
Wenn Unternehmen all diese Phasen im Rahmen ihres ITAMs konsequent berücksichtigen, agieren sie effizienter, sparen Kosten, reduzieren Risiken und erzielen höhere Mehrwerte.