Business Process Management Software

 

OTRS ist eine Business Process Management Software

Business Process Management (BPM) Software unterstützt Unternehmen bei der Dokumentation der Aufgaben und Aktivitäten, die einen reibungslosen Ablauf ihres Betriebs ermöglichen. Die Dokumentation erfolgt in der Regel in Form eines Prozessdiagramms – einer Visualisierung aller Schritte, die für einen bestimmten Prozesses nötig sind. Die Erstellung eines solchen Diagramms ermöglicht es Unternehmen, Verbesserungspotenziale zu identifizieren und sicherzustellen, dass keine Prozessschritte übersprungen werden.

Durch den Einsatz von Software zur Erfassung dieser Prozesse und zur Erstellung dieser Diagramme verfügen Unternehmen dann über eine Roadmap, die zeigt, wer was wann tun muss:

Sie optimiert auch den Einsatz von Tools, die für einen reibungslosen Ablauf der Prozesse erforderlich sind, und stellt sicher, dass Informationen aus Compliance-Gründen erfasst werden. Darüber hinaus erleichtern automatisierte Prozesse die Übergabe und Urlaubsvertretung erheblich. Durch die optimale Dokumentation der erforderlichen Schritte können auch neue Kollegen ohne aufwändige Schulungen sofort starten.

OTRS ist eine Art von Business Process Management Software. Es ermöglicht Unternehmen die Erstellung von BPM-spezifischen Diagrammen. Unternehmen nutzen dann andere Komponenten der OTRS Service Management Plattform, um die Prozessschritte durch Ticketing, Wissensmanagement, CMDB und Integrationen von Drittanbietern zu erleichtern.

Vereinfachen Sie den Einstellungs-
prozess mit OTRS

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Vorteile der Business Process Management Software

Der Einsatz von Business Process Management Software zur Optimierung Ihres Unternehmens hat eine Reihe von Vorteilen:

  • Die Arbeitsqualität verbessert sich, weil Schritte nicht übersprungen oder
    übergangen werden.
  • Es wird Zeit gespart. Die Arbeit geht schneller, da weniger über das „Was kommt
    als nächstes“ nachgedacht werden muss.
  • Einfache Übergabe und Urlaubsvertretung durch strukturierte Aufgabendokumentation.
  • Die Mitarbeiterzufriedenheit steigt, weil jeder seine Rolle kennt und versteht.
  • Durch den optimierten Einsatz von Tools wird Geld gespart.
  • Kreativität und Prozessverbesserung gedeihen, weil die Menschen sich nicht auf kleine Prozessschritte fokussieren, sondern sich stattdessen auf das Gesamtbild konzentrieren können.
  • Die Leistung verbessert sich, da Schritte leichter erfasst und gemessen werden können.
  • Die Arbeit ist sicherer – digital und physisch – weil Sicherheitschecks und Verletzungsmeldungen direkt in die Prozesse integriert werden können.
  • Das Change Management wird vereinfacht, da man deutlich erkennen kann, was die Auswirkungen sein werden und Änderungen manchmal auch „hinter den Kulissen“ passieren.

Was ist ein
BPM-Diagramm?

BPM-Diagramme sind standardisierte grafische Darstellungen aller Schritte,
die in einem Prozess von Anfang bis Ende durchgeführt werden müssen.

Dabei wird ein bestimmter Satz von Symbolen verwendet, um Dinge wie diese darzustellen:

  • Aktivitäten
  • Events
  • Wo und wann sich die Prozesse aufteilen
  • Wie Events und Aktivitäten miteinander verbunden sind

 

Ein einfaches Prozessdokument sieht so aus:

Business Process Management diagramm

 

Prozess-Diagramme werden in der Business Process Management Software von OTRS eingesetzt. Dadurch wird es für diejenigen, die bereits damit vertraut sind, wichtige Prozesse zu dokumentieren, einfacher.

Sie unterstützen die Kommunikation zwischen Fach- und IT-Abteilungen bis hin zum OTRS Administrator.

 

Versuchen Sie, ein BPM-Diagramm in OTRS zu erstellen.
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Automatisierung von Geschäftsprozessen

Sparen Sie noch mehr Zeit und Geld bei gleichzeitiger Fehlerreduzierung, wenn Sie Ihre Prozesse mit der OTRS Business Process Management Software automatisieren.

Sind Ihre Prozesse einmal dokumentiert und optimiert, können Sie sie durch Automatisierung beschleunigen. Die Automatisierung ermöglicht es Ihnen, einen Prozess ohne manuellen Eingriff voranzutreiben.
Vorbei sind die Zeiten:

  • darauf zu warten, dass jemand daran denkt, die richtigen Unterlagen in die richtige Abteilung zu bringen;
  • ständig in den Kalender zu schauen, um sich wiederkehrende Aufgaben zu merken;
  • einen Wert in ein bestimmtes Feld immer und immer wieder einzugeben; oder
  • zu vergessen, eine Genehmigung einzuholen.

Automatisierung bedeutet, dass Sie es „erfassen und vergessen“ können. Die Arbeit läuft durch den definierten Prozess, ohne ständige Aufsicht. Erledigen Sie einfach „Ihren Teil“ und die Automatisierung kümmert sich darum, die Aufgaben an die nächste Person, das nächste Team oder System weiterzugeben.

Das Feature Add-on Automatic Start of Processes unterstützt nun auch die automatische Erstellung eines neuen Prozesstickets für wiederkehrende Aufgaben über zeitgesteuerte Ereignisse (Timer Start Event). Mit der Erstellung von Prozesstickets mit Zeitplan müssen Ihr Agent und sogar Ihr Kunde nicht mehr an die Aufgaben denken.

Ready2Adopt Geschäftsprozesse

Manchmal müssen Aufgaben besonders schnell oder kurzfristig erledigt werden. In diesem Fall können Sie sich für die Verwendung vordefinierter Prozesse entscheiden. OTRS Business Process Management Software nennt diese Ready2Adopt Prozesse. Wählen Sie aus:

Auch wenn diese bereits für Sie entwickelt wurden, können sie dennoch angepasst werden, um die Anforderungen Ihres Unternehmens bestmöglich zu erfüllen.

Das ist das Schöne am Business Process Management in der OTRS Software – Sie können Dinge jederzeit schnell ändern!

 

Möchten Sie es ausprobieren? Kontaktieren Sie unser Team, um eine
Demo der OTRS Business Process Management Software anzufordern.