BPMS –
Business Process Management Software
Verwalten und Automatisieren von Prozessen mit OTRS
OTRS ist eine leistungsfähige und flexible Business Process Management Software.
Es ermöglicht Unternehmen, BPMN-spezifische Diagramme zu erstellen. Es gibt eine Vielzahl von OTRS-Komponenten, die die Prozessschritte durch Ticketing, Wissensmanagement, CMDB und andere Drittanbieter-Integrationen erleichtern.
Was ist BPMS?
Business Process Management Software (BPMS) hilft Unternehmen, Aufgaben und Aktivitäten zu dokumentieren, die für einen reibungslosen Betrieb sorgen, indem sie Diagramme und Werkzeuge zur Prozessautomatisierung einsetzen.
Dokumentation und Prozessdiagramme
Die Dokumentation erfolgt in der Regel in Form eines Prozessdiagramms – einer visuellen Darstellung aller Schritte, die zum Abschluss eines bestimmten Prozesses gehören. Die Erstellung eines solchen Diagramms ermöglicht es Unternehmen, verbesserungswürdige Bereiche zu ermitteln und sicherzustellen, dass keine Prozessschritte übersprungen werden. Die Unternehmen verfügen dann über einen Fahrplan, aus dem hervorgeht, wer was wann zu tun hat. Außerdem wird so der Einsatz von Werkzeugen optimiert, die für einen reibungslosen Ablauf der Prozesse erforderlich sind, und es wird sichergestellt, dass die Informationen aus Gründen der Compliance erfasst werden.
Automatisierung von Geschäftsprozessen
Automatisierte Prozesse machen alles schneller, einfacher und effizienter. Anfragen gehen reibungslos von einem Schritt zum nächsten. Die Übergabe von Aufgaben und Urlaubsvertretungen erfolgt nahtlos. Wiederkehrende Aufgaben werden nicht verpasst. Es wird Zeit gespart, da jeder weiß, was als nächstes passiert. Und neue Kolleginnen und Kollegen können sich ohne lange Einarbeitung schneller einarbeiten.
Vorteile von BPMS
Der Einsatz einer Business Process Management Lösung hat erhebliche Auswirkungen auf die Performance.
Es werden keine Schritte übersprungen und keine Abkürzungen genommen.
Die Schritte können leichter verfolgt und gemessen werden.
Die Arbeit geht schneller voran, weil man nicht jedes Mal darüber nachdenken muss, was als Nächstes kommt.
Tools werden in optimaler Weise eingesetzt.
Sicherheitskontrollen und Benachrichtigungen über Verstöße können direkt in die Prozesse eingeplant werden.
Sie müssen sich nicht mehr auf kleine Prozessschritte konzentrieren.
Stattdessen können sie sich auf das große Ganze konzentrieren.
Jeder kennt seine Rolle und versteht seine Aufgaben.
Durch optimale Dokumentation der Aufgaben.
Sie können die Auswirkungen klar erkennen und sie manchmal „hinter den Kulissen“ herbeiführen.
Wie sieht ein BPM Diagramm aus?
BPM Diagramme sind standardisierte grafische Darstellung aller Schritte, die in einem Prozess durchgeführt werden müssen. Dabei wird ein bestimmter Satz von Symbolen verwendet, um Dinge wie diese darzustellen:
- Aktivitäten
- Events
- Wo und wann sich die Prozesse aufteilen
- Wie Events und Aktivitäten miteinander verbunden sind
Ein einfaches BPMN Prozessdokument sieht so aus:
BPMS Diagramme werden in der Business Process Management Software von OTRS eingesetzt.
Dadurch wird es für diejenigen, die bereits damit vertraut sind, wichtige Prozesse zu dokumentieren, einfacher. Sie unterstützen die Kommunikation zwischen Fach- und IT-Abteilungen bis hin zum OTRS Administrator.
Automatisierung von Geschäftsprozessen
Reduzieren Sie Fehler und erhöhen Sie die Qualität Ihrer Prozesse.
Automatisieren Sie Ihre Prozesse und profitieren Sie von:
- Aufgaben werden automatisch an die richtige Abteilung und den richtigen Mitarbeiter weitergeleitet oder an ein anderes System übergeben.
- Genehmigungen können als obligatorischer Bestandteil des Prozesses integriert werden
- Wiederkehrende Aufgaben werden nicht mehr übersehen:
Das Feature Add-on Automatic Start of Processes unterstützt sogar die automatische Erstellung eines neuen Prozesstickets für wiederkehrende Aufgaben über zeitgesteuerte Ereignisse (Timer Start Event). Durch die Erstellung von geplanten Prozesstickets müssen Ihre Mitarbeiter – und sogar Ihre Kunden – nicht mehr an diese Aufgaben denken.
Ready2Adopt Geschäftsprozesse
Noch schneller zum Einsatz kommen.
In jedem Fall können Sie auf vordefinierte Prozesse zurückgreifen. Die OTRS Business Process Management Software Lösung nennt diese Ready2Adopt Geschäftsprozesse:
- ITIL® / ITSM Prozesse
- Prozesse der Büro-, Personal– und Geräteverwaltung
- Prozesse im Kundenservice
Auch wenn diese bereits für Sie erstellt wurden, können sie dennoch so angepasst werden, dass sie die Bedürfnisse Ihres Unternehmens optimal unterstützen.
Das ist das Beste an der Business Process Management Software von OTRS – Sie können die Dinge jederzeit schnell ändern!
