Mobiles Arbeiten, Home Office, Telearbeit – mit OTRS keine Zukunftsmusik mehr
Wie wird mobiles Arbeiten produktiv? Wie kann ich sicher sein, dass Arbeiten von zu Hause wirklich funktioniert und wirtschaftlich für ein Unternehmen ist? Wichtige Fragen, auf die die OTRS Remote Work Software eine Antwort hat. Die Digitalisierung wird aktuell stärker denn je vorangetrieben.
Gestärkt in die Digitalisierung
Unternehmen stehen vor der Herausforderung, ihre Geschäfts- und Kommunikationsprozesse zeitnah zu digitalisieren, um sich neuen Gegebenheiten anzupassen und somit weiterhin erfolgreich und effizient wirtschaften zu können. Besonders jetzt, in Krisenzeiten wurde deutlich, dass Unternehmen, die sich bereits seit längerem mit dem Thema Digitalisierung befassen und diesbezüglich aktiv geworden sind, die Nase vorn hatten. Für diese Betriebe war der Umstieg auf die Arbeit im Home Office mit deutlich weniger Hindernissen verbunden und die Ausfallzeiten deutlich geringer.
Mit OTRS können Sie sich darauf verlassen, auch unter sich anhaltend verändernden Rahmenbedingungen weiterhin produktiv zu bleiben.
OTRS, das Communication Management Tool
Die fehlende Möglichkeit, so zu kommunizieren wie wir es gewohnt sind, ist einer der kritischsten Aspekte von mobilem Arbeiten und Home Office. Können Aufgaben qualitativ hochwertig und fristgerecht erledigt werden, wenn räumliche Distanz unsere Kommunikation massiv verändert und beschränkt? Ja, wenn Digitalisierung als Chance begriffen wird.
OTRS als Communication Management Tool hilft (virtuellen) Teams den ganzen Tag und natürlich auch über Zeitzonen hinweg, in ständigem Austausch zu bleiben, so dass Informationen nicht übersehen und Aufgaben strukturiert werden. Mit anderen Worten – optimales Task Management. Dann gibt es keine Laufzettel mehr, die von Abteilung A nach B gebracht werden, sondern man öffnet stattdessen fix ein Ticket in OTRS. Damit ist ein guter Workflow garantiert.
Zentrale Verwaltung von Anfragen
OTRS als Software für mobiles Arbeiten bietet, die Möglichkeit strukturiert und effektiv zu arbeiten – dezentral und digitalisiert, denn wir schaffen die optimalen technischen Voraussetzungen. Mit OTRS hat jeder Mitarbeiter alle seine Aufgaben im Blick. Sämtliche Tasks lassen sich in einem Ticket hinterlegen und einem Verantwortlichen zuweisen. Egal ob die Kommunikation über E-Mail bzw. das Ticket oder per Telefon geschieht, alles wird digital dokumentiert. Dank dem integrierten Prozessmanagement geht keine Anfrage mehr verloren.
Automatisierung & Prozesse
Mithilfe der Verwendung von Prozessen werden täglich neue Arbeitsroutinen gewinnbringend verbessert und neue Workflows etabliert sowie digitalisiert. Wenn ein Mitarbeiter beispielsweise eine Schulung besuchen möchte, öffnet er ein Ticket, um die Genehmigung beim Vorgesetzten einzuholen und leitet es nach erfolgreicher Freigabe weiter an die Personalabteilung. Das kann er alles digital und automatisiert innerhalb eines Tickets bearbeiten – ohne Zettel weiterreichen zwischen den Büros.
Kalenderfunktion und Ressourcenmanagement
Anhand der Kalenderfunktion ist für jeden Mitarbeiter unternehmensweit einsehbar, wer, wie und wann verfügbar ist. Jeder Mitarbeiter kann freie und geblockte Zeiten für alle Kollegen sichtbar eintragen. Gleiches gilt natürlich auch für Urlaubstage. So wird die Planung von Meetings und Terminen zum Kinderspiel, weil freie Slots auf einen Blick erkennbar sind. Damit werden das Ressourcenmanagement und die Teamarbeit nachhaltig vereinfacht.
Knowledge Base für den schnellen Informationsaustausch
Fragen, die im Büro schnell zwischen Tür und Angel beantwortet werden, kann ein Mitarbeiter sich ganz einfach selbst beantworten. In der Knowledge Base werden alle gängigen Fragen oder Themen hinterlegt und stehen mit entsprechenden Antworten und Erklärungen zur Verfügung. Das Gute daran: Die Kollegen werden nicht in ihrem Workflow gestört und bleiben auf ihre Arbeit fokussiert.
Klare Übersicht über personalisierte Business-Objektlisten
Wenn Sie Business-Objektlisten verwenden, behalten Sie den Überblick über das Geschehen. Umfangreiches Filtern und Sortieren ermöglicht es Ihnen, genau die Arbeit zu überprüfen, die Sie im Auge behalten möchten. Sie brauchen sich keine Gedanken darüber zu machen, ob die Arbeit erledigt wird, ob SLAs eingehalten werden oder ob ein Teamkollege überlastet ist: Sie haben stets alles im Blick, unabhängig davon, wo Sie gerade arbeiten – im Büro oder im Home Office. Das vereinfacht das Aufgabenmanagement für Ihr Team um ein Vielfaches – und das alles digital.
Reporting
Egal ob Teams virtuell oder in Persona zusammenarbeiten, eine regelmäßige Erfolgsmessung trägt dazu bei, Optimierungspotenziale zu identifizieren – gerade, wenn es um Produktivität geht. In OTRS können Statistiken, Listen oder Grafiken von Tickets ebenso angelegt werden wie Reports, die aus einer oder mehreren Statistiken plus beschreibenden Texten bestehen.
Der Text wiederum erklärt die Zusammenhänge der Statistiken. Sowohl die Statistiken als auch die Reports lassen sich vollständig automatisiert und nach Ihren Anforderungen erstellen. Dabei stehen Formate wie Excel, PDF, CSV, SVG und PNG zur Verfügung.
Fragen, Anregungen, Bedenken?
Digitales Task Management war nie einfacher, produktiver und sicherer: OTRS
Sicherheitsstandards beim mobilen Arbeiten
Egal wo Ihre Mitarbeiter arbeiten, eine Software für mobiles Arbeiten muss strenge IT-Sicherheitsanforderungen erfüllen. OTRS tut dies.
Sichern Sie Ihre Daten im Home Office:
- 2-Faktor-Authentifizierung, die sicherstellt, dass sich nur vollständig authentifizierte Mitarbeiter anmelden können. Zusätzlich zu Benutzername und Passwort wird ein Token angefordert, das von einem ISO-zertifizierten Algorithmus ständig neu generiert wird.
- Datenübertragungen von oder zu OTRS werden vollständig per SSL verschlüsselt.
- Schnelle Nachrichtenübermittlung und Benachrichtigung bei Sicherheitsvorfällen.
Produktivität und mobiles Arbeiten?
Ein weiterer entscheidender Punkt für erfolgreiche Teams ist ein gutes Management und dieses basiert auf Vertrauen. Der Ansatz lässt sich ganzheitlich gestalten: Durch ortsunabhängiges Arbeiten sind Mitarbeiter tendenziell entspannter. Das Wegfallen des Arbeitsweges spart Zeit, die für Familie oder Hobbys genutzt werden kann.
Sollte es Sie als Arbeitgeber interessieren, ob Ihre Mitarbeiter ihre Freizeit gut nutzen können? Das sollte es. Denn die richtigen Aktivitäten reduzieren den Stresspegel, helfen Ausgleich zu finden und resultieren darin, dass der Mitarbeiter physisch und psychisch stabiler ist und somit motivierter und leistungsbereiter.
Durch den Einsatz einer Remote Work Software wie OTRS können Sie Ihren Mitarbeitern eine völlig neue Art von Support anbieten. Behalten Sie die Arbeitsbelastung aller Mitarbeiter im Auge, finden Sie heraus, wer Hilfe benötigen könnte, und stellen Sie sicher, dass die Mitarbeiter miteinander in Verbindung stehen und sich in ihrer Rolle zu Hause zu arbeiten, wohl fühlen.
Noch Fragen?
Gutes Management als Quintessenz für produktive Teams
Ein weiterer entscheidender Punkt für erfolgreiche Teams ist ein gutes Management und dieses basiert auf Vertrauen. Der Ansatz lässt sich ganzheitlich gestalten: Durch ortsunabhängiges Arbeiten sind Mitarbeiter tendenziell entspannter. Das Wegfallen des Arbeitsweges spart Zeit, die für Familie oder Hobbys genutzt werden kann.
Sollte es Sie als Arbeitgeber interessieren, ob Ihre Mitarbeiter ihre Freizeit gut nutzen können? Das sollte es. Denn die richtigen Aktivitäten reduzieren den Stresspegel, helfen Ausgleich zu finden und resultieren darin, dass der Mitarbeiter physisch und psychisch stabiler ist und somit motivierter und leistungsbereiter.
Durch den Einsatz einer Remote Work Software wie OTRS können Sie Ihren Mitarbeitern eine völlig neue Art von Support anbieten. Behalten Sie die Arbeitsbelastung aller Mitarbeiter im Auge, finden Sie heraus, wer Hilfe benötigen könnte, und stellen Sie sicher, dass die Mitarbeiter miteinander in Verbindung stehen und sich in ihrer Rolle zu Hause zu arbeiten, wohl fühlen.
Die Wirtschaft unterliegt einem Wandel, bei dem sich entscheidet, wohin es in der Arbeitswelt künftig geht. Ob Büro oder ortsunabhängig arbeiten – in jedem Fall muss und wird sich die Wirtschaft digitalisieren. Mit OTRS gewährleisten Sie alles: Digitalisierte, automatisierte Geschäfts- und Kommunikationsprozesse, die Möglichkeit im Home Office zu arbeiten und als Unternehmen produktiv und erfolgreich zu arbeiten.