Office Management: Arbeitsplatz- und Gebäudeservices zentral steuern

Office Management unterstützt Organisationen dabei, Serviceprozesse für Büro- und Gebäudeservices strukturiert abzubilden und Arbeitsplatzanfragen zuverlässig zu steuern – ohne lange Implementierungsphasen. Als zentrales System für Serviceprozesse bündelt Office Management Arbeitsplatzanfragen, Wartungsaufgaben und interne Serviceanfragen in einer Lösung. Betriebsteams behalten den Überblick und arbeiten eng mit IT, HR und weiteren Abteilungen zusammen.

Arbeitsplatzanfragen ohne strukturierte Prozesse

Teams aus Office Management und Facility Management erhalten täglich zahlreiche Anfragen, von Arbeitsplatzänderungen und Ausstattungsbedarf bis hin zu Wartungsaufgaben und der Koordination von Zugängen. In vielen Organisationen werden solche Anfragen weiterhin über E-Mail, Telefon oder manuelle Listen verwaltet. Dadurch wird es schwierig, Aufgaben zu priorisieren, Zuständigkeiten klar zuzuweisen und den Fortschritt transparent nachzuverfolgen. Ohne ein strukturiertes System können Anfragen verzögert bearbeitet oder übersehen werden. Gleichzeitig wird die Abstimmung mit IT und HR ineffizienter, und wiederkehrende operative Probleme lassen sich nur schwer erkennen und nachhaltig lösen.

Klare Prozesse für Arbeitsplatzanfragen und operative Aufgaben

Effektives Office Management schafft klare Prozesse für die Erfassung, Weiterleitung und Bearbeitung von Anfragen rund um Gebäude-, Arbeitsplatz- und operative Services.

Ein strukturierter Office Service Desk sorgt dafür, dass Wartungsaufgaben, Ressourcenanfragen, Genehmigungen und die Zusammenarbeit mit Dienstleistern klar definierten Workflows folgen. Dadurch werden Abläufe zuverlässiger und gleichzeitig bleibt der Überblick über laufende Vorgänge erhalten.

Strukturierte Office-Workflows ohne aufwendige Einführung

Office Management nutzt die OTRS Plattform als Grundlage für Office- und Facility-Service-Szenarien und bündelt Arbeitsplatzanfragen und zugehörige Aufgaben in einem zentralen System. Erfassung, Workflows und Reporting greifen in einer Lösung ineinander. Betriebsteams koordinieren Aufgaben effizient über Abteilungsgrenzen hinweg und behalten jederzeit den Überblick.

Office-Prozesse lassen sich schnell standardisieren und bei Bedarf erweitern. Da diese Workflows häufig eng mit IT, HR und externen Dienstleistern verzahnt sind, bleiben Aufgaben und Genehmigungen in einem System – ohne Wechsel zwischen verschiedenen Tools. Das Ergebnis sind schnellere Serviceprozesse und reibungslosere Abläufe für Mitarbeiter und Support-Teams.

Verbinden Sie OTRS mit Ihrer bestehenden Lösung

OTRS ist eines der am weitesten verbreiteten Service Management-Lösungen und lässt sich nahtlos in bestehende Anwendungen wie SAP, Salesforce oder das HP Service Center integrieren. Die generische Schnittstelle und das XSLT-Mapping-Modul von OTRS ermöglichen sowohl die Integration bestehender Systeme als auch die individuelle Kombination mehrerer OTRS Lösungen. Dadurch werden die Risiken, der Aufwand und die Kosten, die mit der Erstellung und Pflege herkömmlicher Schnittstellen verbunden sind, deutlich reduziert.

Mit OTRS 8 haben wir einen großen Sprung gemacht – das System wirkt nicht nur deutlich professioneller, sondern überzeugt auch im Alltag durch spürbar mehr Benutzerfreundlichkeit.

Dirk Holbeck, Head of Information Technology, ecotel communication ag

Ohne OTRS könnten wir nicht mehr arbeiten. Der Mehrwert ist enorm.

Martin Widera - Sachbearbeiter Referat 14 | IT-Fachverfahren

OTRS unterstützt uns bei der Modellierung und Durchsetzung von effizienten Service- und Supportprozessen, um unseren Kunden eine gleichbleibend hohe Qualität zu liefern.

Henrik Kindt – Head of Service Desk

Mit OTRS als zentrale Helpdesk-Lösung können wir bei Anfragen schnell reagieren und unseren Ehrenamtlichen einen erstklassigen Service bieten.

Nico Reiners, Leiter des Arbeitskreises IT bei der DLRG

Die Customizing-Möglichkeiten waren wichtig bei unserer Entscheidung für OTRS. Das Preis-Leistungs-Verhältnis hat dann den Ausschlag gegeben.

Niklas Strotmann, Projekt- und Prozessmanager Digitalisierung bei der H. Gautzsch Firmengruppe

Der neue Gartner^® Market Guide 2025 für ITSM-Plattformen

Office-Service im Überblick

Verwaltung von Arbeitsplatzanfragen

Die zentrale Erfassung und Nachverfolgung von Anfragen zu Büro- und Gebäudeservices ermöglicht eine einheitliche Bearbeitung.

Serviceportal für Mitarbeiteranfragen
Zuweisung an Facility- oder Betriebsteams
Statusverfolgung und Kommunikation

Wartungs- und Aufgabenkoordination

Strukturierte Workflows stellen sicher, dass operative Aufgaben zuverlässig erledigt werden.

Zuweisung und Nachverfolgung von Aufgaben
Abstimmung mit Dienstleistern oder internen Teams
Checklistenbasierte Prozesse

Transparenz und operative Auswertungen

Einblicke in Arbeitsaufkommen und Leistung unterstützen Planung und Verbesserungen.

Dashboards und Berichte
Nachverfolgung von Anfragevolumen und Lösungszeiten
Aktivitätshistorie und Dokumentation

Was Office Management ermöglicht

Einheitliche Bearbeitung von Arbeitsplatz- und Gebäudeserviceanfragen

Schnellere Lösung von Wartungs- und Betriebsproblemen

Bessere Abstimmung zwischen Abteilungen und Dienstleistern

Klarer Überblick über das Arbeitsaufkommen im Office Management

Für wen Office Management geeignet ist

Office Management richtet sich an Organisationen, die strukturierte Serviceprozesse für Büro- und Gebäudeservices benötigen, ohne lange Implementierungsprojekte durchführen zu müssen. Die Lösung eignet sich für Teams, die Supportprozesse rund um den Arbeitsplatz strukturieren oder manuelle Nachverfolgungsmethoden durch ein einheitliches System ersetzen möchten.

Was Office Management auszeichnet

OTRS wurde für strukturierte, unternehmensweite Service-Workflows konzipiert. Die Plattform verbindet Fachbereiche in einem gemeinsamen System und eignet sich daher auch für Office- und Facility-Teams, die bereichsübergreifend zusammenarbeiten. Office Management bietet einen einfachen Einstieg in strukturiertes Workplace-Service-Management ohne unnötige Komplexität.

Bereitstellung innerhalb weniger Tage statt Monate
Klare Workflows, die Teams schnell übernehmen können
Erweiterbar auf zusätzliche Servicebereiche auf derselben Plattform

Struktur für Workplace Operations – ohne Geschwindigkeit zu verlieren

Office Management gibt Office- und Facility-Teams ein zentrales System an die Hand, mit dem sich Arbeitsplatzanfragen und operative Aufgaben zuverlässig steuern lassen. Reaktionszeiten verkürzen sich, während Einführung und Betrieb schlank bleiben.

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Entdecken Sie die OTRS Lösungen

Wählen Sie die Lösung, die zu Ihrem Einsatzszenario passt oder kombinieren Sie mehrere Lösungen auf einer gemeinsamen Plattform.

Help Desk

Ein moderner Service Desk zur strukturierten Bearbeitung von Anfragen und zur teamübergreifenden Organisation von Serviceprozessen.

Customer Service & Support

Omnichannel-Erfassung, klare Zuständigkeiten und SLA-gestützte Prozesse für einen konsistenten und verlässlichen Kundenservice.

IT Service Management

Strukturieren Sie ITSM-Prozesse für Incidents, Changes, Servicekatalog, Automatisierung und Governance, um IT-Services zuverlässig und skalierbar bereitzustellen.