OTRS 7

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Freiheit durch Veränderung

OTRS 7 – im Zeichen des Wandels

Leben heißt Veränderung – in allen Bereichen. Im Arbeitsalltag hat diese Veränderung einen Namen: Digitale Transformation. Sie fordert uns, aus Standards und starren Strukturen auszubrechen, komplexer und freier zu denken; Arbeitsabläufe effizienter zu machen.
Wir helfen Ihnen, diesen Wandel zu vollziehen. Denn OTRS arbeitet flexibel und unterstützt die Digitalisierung wiederkehrender Aufgaben und Abläufe optimal. Ab der neuen Version OTRS 7 erweitert sich die Welt Ihrer Möglichkeiten um eine Vielzahl an Funktionalitäten UND bietet eine Optimierung der Kundenoberfläche. Mit OTRS 7 sind Sie bestens gerüstet. Werden Sie Teil des Wandels. Ein Release für mehr Freiheit.

Automatisierung

Automatisierung und Freiheit
gehen Hand in Hand

Automatisierung ist ein guter Einstieg in den digitalen Veränderungsprozess! Prozessdigitalisierung und FAQs zur Selbsthilfe unterstützen Sie – neben den anderen innovativen Features der neuen OTRS 7 – Fehler zu vermeiden, Aufwände zu reduzieren und dabei gleichzeitig Compliance zu stärken und Kundenzufriedenheit zu steigern. Die Zauberworte lauten: Script Task Activity und Service Task Activity. Damit automatisieren Sie immer wiederkehrende Aufgaben und klassifizieren Anfragen. So können Sie über die verschiedenen zur Verfügung stehenden Module Ihre Prozesse individuell anpassen und weiter digitalisieren.

Screenshot OTRS 7

Automatisierung heißt Fehler­­vermeidung und Aufwands­­reduzierung

In Unternehmen findet ein ununterbrochener Austausch von Daten und Informationen statt. Eine kritische Fehlerquelle. Mit OTRS 7 kann der Transfer von Informationen automatisiert und in hoher Qualität gewährleistet werden. „Kopieren & Einfügen“? Das ist jetzt Schnee von gestern und erspart Ihnen Zeit und Nerven.

Automatisierung steht für starke Compliance

Zur Bearbeitung von Anfragen werden oft Informationen aus Quellen benötigt, die für Agenten aus Sicherheits- und Datenschutzgründen nicht zugänglich sind. OTRS 7 löst diese Probleme und überträgt Daten gezielt aus Ihrer CMDB oder externen Systemen in Anfragen, ohne dass ein Zugriff auf kritische oder sensible Inhalte nötig ist. Die zeitaufwändige manuelle Suche entfällt und Ihre Daten bleiben geschützt.

Screenshot OTRS 7
Screenshot OTRS 7

Automatisierung bedeutet höhere Kundenzufriedenheit

Vergessene E-Mails gehören der Vergangenheit an, denn mit dem automatisierten Versand erreichen Sie garantiert alle Kunden. OTRS 7 ermöglicht es außerdem nun auch den Betreff für Textvorlagen vorzudefinieren – für eine einheitliche und strukturierte Kommunikation.

Agilität

Agilität – Anpassungsfähigkeit
auf höchstem Niveau

Digitalisierung bedeutet nicht einfach nur Veränderung, sondern vielmehr einen kontinuierlichen Anpassungsprozess. Das agile Unternehmen richtet dabei seine Strategie am Kunden aus und maximiert dessen Nutzen. Das bedeutet Marktanforderungen, die bewältigt werden müssen und zwar auf einem soliden und flexiblen Fundament. OTRS 7 ist dabei Ihr Partner in Sachen Dynamik. Egal ob bei Suche, Datenaktualisierung oder Templates. Innovative Features helfen, Abläufe hocheffizient zu gestalten und dadurch schnell und unkompliziert zu agieren.

Screenshot OTRS 7

Agiles Suchen heißt schnelles Finden

Viele Informationen bedeuten oft auch langwieriges Suchen. Wir helfen Ihnen, schneller zu finden! So bietet OTRS 7 Agenten, ihre Ticket-Suchvorlagen mit anderen Agenten zu teilen. Ein immer wieder erneutes Anlegen entfällt. Auch das Auffinden von Dokumenten geht jetzt so schnell wie nie: Mit der dynamischen Suche in OTRS 7 müssen Sie nicht einmal mehr wissen, wo Sie suchen sollen, sondern einfach nur die richtige Frage stellen.

Datenaktualisierung – aber
bitte agil

Die Aktualisierung einer Kostenstelle, Seriennummer oder anderer Werte ist bei Vorgängen oft relevant, kann aber viel Zeit in Anspruch nehmen. OTRS 7 reduziert diesen Aufwand signifikant – über die Anzeige der dynamischen Felder in der Sammelaktion. Der Administrator braucht für so einen Vorgang nicht mehr involviert zu werden!

Screenshot OTRS 7
Screenshot of the OTRS 7

Strukturierte Kommunikation für mehr Agilität

Ein Alltag mit Textvorlagen…das tägliche Brot der Agenten. Bisher deckten diese Templates jedoch nur den Fließtext ab. OTRS 7 kann mehr und lässt Sie nun auch den Betreff vordefinieren. Voilà: So wird Kommunikation noch einheitlicher und strukturierter.

Erkundigen Sie sich noch heute zu OTRS 7.

Kommunikation

Effiziente Kommunikation mit individuellem Look

Kommunikation ist alles – wenn sie effizient ist. Anders als noch vor 10 Jahren kommunizieren wir heute schnell, intuitiv, komplex. Für eine zeitgemäße Kommunikation zwischen Teams, Abteilungen, aber auch zu Kunden benötigen Unternehmen jedoch digitale Strukturen. OTRS dirigiert Fragen und Antworten zielgerichtet und unterstützt den digitalen Wandel mit hilfreichen Features. Mit OTRS 7 können Sie Kommunikationskanäle auch optisch individuell gestalten, denn Ihre Kunden erwarten mehr als „nur“ Tickets: das neue Customer & Service Center bietet vielfältige Möglichkeiten der Kontaktaufnahme und Informationsbeschaffung und lässt sich mit Schrift, Farbe, Form, Bild, Ton und Video ganz nach Belieben anpassen.

Picture Custom Page

Denn das Auge kommuniziert mit

Kommunikation kann einiges mehr leisten, als nur Informationen zu übermitteln. So hat z. B. auch ihre Optik positive Effekte und kann das Erreichen bestimmter Ziele wirksam unterstützen. Ihr neues Self Service Center bietet nicht nur Zugriff auf Tickets: es lädt Ihre Kunden nun wirklich ein, Leistungen aktiv zu nutzen. OTRS 7 lässt sich leicht an Ihre Corporate Identity anpassen und sorgt so für ein sofortiges Wiedererkennen Ihrer Organisation. Zudem können Sie über einen Editor individuelle Seiten erstellen, die weitaus mehr als bloß den technischen Charakter einer Wissensdatenbank vermitteln.

Schnelle Auskünfte ohne Expertenwissen

Agenten sollen sämtliche Kundenanfragen beantworten können. Das bedeutet, sie müssten Experten auf jedem Themengebiet sein. Das ist unrealistisch und auch nicht nötig, denn dafür gibt es z. B. FAQ-Einträge als wichtiges Hilfsmittel im Customer Service. Manchmal jedoch kann es aufwändig und zeitintensiv sein, die richtigen Informationen ausfindig zu machen. OTRS 7 macht das Ganze jetzt viel einfacher und schneller. Durch die Eingabe von Stichworten werden korrespondierende Einträge angezeigt. Das spart Zeit und Agenten können auf Fragen antworten, zu denen sie selbst kein Expertenwissen haben.

Screenshot of a page with corporate design
Picture Answer Survey

Umfragen erfolgreich machen

Zu wenig Resonanz auf Ihre Umfragen? Es könnte an der optischen Gestaltung und den angebotenen Antwortmöglichkeiten liegen. Dabei liefern Umfragen bei Ihren Kunden wichtige Informationen zu Ihrer Service-Qualität und damit die Möglichkeit für Sie, sich kundenorientiert stetig zu verbessern. OTRS 7 gibt Ihnen die Möglichkeit, mit Formen, Icons oder Bildern als Antwort-Typ das individuelle Design von Survey-E-Mails attraktiv zu gestalten. Für ein Mehr an Kunden-Rückmeldungen!

Transparenz

Transparenz optimiert den Informationsfluss

Die Digitalisierung von Prozessen erhöht die Transparenz innerhalb eines Unternehmens signifikant. Vorgaben strukturieren die Bearbeitung und erklären, was, wann wie zu tun ist und welche Informationen weitergeleitet werden müssen. Dadurch werden Arbeitsabläufe viel einfacher und vor allem effizienter. Außerdem lassen sich dank durchgängiger Dokumentation leicht wichtige KPIs identifizieren und so die notwendigen Maßnahmen festlegen. OTRS ermöglicht Transparenz und verhindert dadurch Informationslücken. Reaktionszeiten werden kürzer. Unsere aktuelle Software Version OTRS 7 bietet weitere, innovative Features, um Informationen und Wissen zu Services und Produkten noch übersichtlicher, einfach nutzbar und zugänglich zu machen.

Screenshot of the Service Catalog OTRS 7

Mit Transparenz schnell zum richtigen Service

Das Serviceangebot ist groß. Zum Glück, so scheint es auf den ersten Blick. Aber eine große Auswahl verwirrt und überfordert auch schnell, die richtige Wahl kostet Zeit. Service-Strukturen sind oft komplex und nicht sofort durchschaubar. OTRS 7 bringt Licht ins Dunkel. Ein Service-Katalog hilft Ihren Kunden, den richtigen Service für sein Anliegen zu finden. Das kann die Bestellung einer Software oder die Meldung einer Störung sein. Ein individuelles Formular bei der Auswahl eines Service hilft Ihrem Kunden, den richtigen, dazugehörigen Prozess zu starten.

Transparente Anzeige von CIs als Erfolgsfaktor

Ihr Agent benötigt meist vielfältige Informationen, um für eine Anfrage die richtigen Schritte einzuleiten und sie erfolgreich zu bearbeiten. Dazu gehört auch das Wissen, welche Produkte oder Service Assets ein Kunde einsetzt oder gekauft hat. Diese Informationen waren bisher nicht sofort unmittelbar verfügbar. Das ändert sich mit OTRS 7. Ab sofort wird die Anzeige dieser CIs im Informationszentrum unterstützt und hilft Ihrem Agenten, auf einen Blick alles zu sehen, was er wissen muss.

Screenshot of the Customer Information Center OTRS 7
External ressources OTRS 7

Transparenz für nutzbare Informationsverwaltung 

Wir leben im Zeitalter der Informationen. Aufgrund der großen Menge kommt man jedoch schnell an seine Grenzen – denn vor der Nutzung steht die Suche. Zu wissen, wo man eine Information findet, ist oft wichtiger als die Information selbst. Mit OTRS 7 bietet das Self Service Center für Ihre Kunden und die Navigation für Ihre Agenten umfassenden Zugriff auf alle Daten, Dokumente und Informationen in Ihrer ex- und internen Systemlandschaft. Alle Ressourcen können nun an einem Platz gebündelt und referenziert werden.

Erkundigen Sie sich noch heute zu OTRS 7.