Office Management

OTRS für Ihr Office Management

Profitieren Sie von automatisierten Prozessen fürs Office Management – in allen typischen Bereichen wie der Bestellung von Bürobedarf, der Fuhrparkverwaltung sowie der Organisation von Geschäftsreisen und Meetings mit unserer sofort einsatzbereiten Software-Lösung.

Das vorkonfigurierte OTRS für alle Bedürfnisse Ihres Office Teams
Alle Vorteile:

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Reibungslose Abläufe

Prozesse für die Organisation von Meetings und Räumen oder Besucherverwaltung sorgen für reibungslose Abläufe. Die integrierte CMDB enthält alle wichtige Daten und gibt Auskunft über deren Status, wie z. B. Teilnehmerzahlen oder Raumausstattungen. Für unkomplizierte Meeting-Planung und einen guten Eindruck bei externen Besuchern.

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Schneller durch Automatisierung

Wenn's mal klemmt, sind schnelle Lösungen gefragt. Mit digitalisierten und strukturierten Arbeitsabläufen, die Sie automatisiert zum nächsten Schritt leiten, kommt die Hilfe schneller. Außerdem spart Ihr Office-Team durch das prozessgesteuerte Aufgabenmanagement in OTRS Zeit und reduziert die eigene Arbeitsbelastung.

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Minimierung von Fehlerquellen

Es wird unangenehm, wenn ein Poolfahrzeug nicht zur Verfügung steht oder Hotels nicht ordentlich gebucht werden. Mit den vorkonfigurierten Prozessen der Office Management Solution ist das Vergangenheit. Die Kollegen stellen Reiseanfragen digital und erhalten nach erfolgter Buchung vom Office Team gleich die richtigen Buchungsinformationen. Kein Schritt wird vergessen.

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Flexibilität durch mobiles Arbeiten

Auf die OTRS Office Management Lösung kann ortsunabhängig zugegriffen werden. So ist jederzeit der vollständige Überblick über alle Arbeiten und Aufgaben Ihres Office-Teams gewährleistet und auch kurzfristige Änderungen kein Problem. Außerdem sorgen strukturierte Formulare mit Pflichtfeldern für die Vollständigkeit aller Informationen.

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Sofort einsatzbereit

Wir haben alles für Sie vorbereitet. Ihr OTRS für Office Management verfügt über ein vorgefertigtes Dashboard und einsatzbereite Geschäftsprozesse. Eine wie sonst üblich zeitaufwändige Konfiguration und Einrichtung entfällt – importieren Sie einfach Ihre Mitarbeiter- und Gerätedaten und schon kann es losgehen.

Funktionen

Profitieren Sie von professionellen OTRS Funktionen, die Ihr Office-Team unschlagbar machen.

Effiziente Raumverwaltung

OTRS vereinfacht die Meldung von Defekten sowie die Auslösung von Reparatur- oder Reinigungsprozessen. Der Servicekatalog bietet hierzu vordefinierte Prozesse, die im Falle von Ausfällen schnell Abhilfe schaffen.
Im jeweiligen Prozess ist der betroffene Raum verlinkt und es wird ein Kalendereintrag für die Wartungsarbeiten oder die Buchung von Meetings vorgenommen. Anhand der Historie lassen sich weitere Maßnahmen, wie z. B. der vollständige Austausch einer Anlage ableiten.

Unkomplizierte Reisebuchung

OTRS macht Reisebuchungen einfach, sicher und transparent. Der vordefinierte Prozess zeigt alle möglichen Transportmittel und ermöglicht eine Übersicht aller wichtigen Reisedaten. Belege der Reisekosten können zentral abgelegt und somit ohne langes Nachfragen eingereicht werden.

Einfache Büro­material­bestellung

Bestellen Sie Büromaterial und Equipment verlässlich und unkompliziert. Mit dem in OTRS vordefinierten Prozess sind alle bestellbaren Items erfasst, werden vollständig aufgeführt und die Bestellung direkt beim zuständigen Office-Mitarbeiter platziert. Individuelle Nachrichten und Anhänge vervollständigen die Anforderungen und sorgen dafür, dass keine Bestellung vergessen wird. 

Verlässliche Besucher- und Fuhrpark­verwaltung

Der in OTRS vordefinierte Prozess ist mit dem Unternehmensfuhrpark verknüpft, zeigt alle verfügbaren Fahrzeuge und nutzt einen „Reservierungs-Status“. Auch für Besuchertransfers gibt es den richtigen Prozess, über den sich die Ankunftszeit und -ort sowie die Flugnummer des Teilnehmers hinterlegen lässt. Jede dieser Aktionen kreiert automatisch einen Kalendereintrag beim Office Team, so dass die Mitarbeiter genau wissen, was zu tun ist.

Statistiken auf Knopfdruck zur Entscheidungsfindung

Mit dieser vorkonfigurierten Version von OTRS wissen Sie genau, wie es um Anlagen, Fahrzeuge oder Räume bestellt ist und können problemlos Auswertungen zusammenstellen. So kann z. B. über die Historie der Zustand Ihrer Anlagen bewertet und Totalausfällen vermieden sowie anhand der Anzahl von Fahrzeuganmietungen über zusätzliche Anschaffungen entschieden werden.

Die integrierten Feature Add-ons

Diese vorkonfigurierten Feature Add-ons erhalten Sie beim Erwerb der Office Management Lösung der OTRS Group.

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Unsere Leistungspakete der OTRS Office Management Lösung

SILBER

1.000 Items (Räume, Gebäude, Fahrzeuge ...)
  • 9:00 Uhr — 17:00 Uhr Weekday Support
  • 8 Stunden Wiederherstellungsdauer
  • 50 GB Speicher
  • 3 zusätzliche Feature Add-ons

GOLD

2.500 Items (Räume, Gebäude, Fahrzeuge ...)
  • 8:00 Uhr — 20:00 Uhr Weekday Support
  • 6 Stunden Wiederherstellungsdauer
  • 400 GB Speicher
  • 7 zusätzliche Feature Add-ons

TITAN

5.000 Items (Räume, Gebäude, Fahrzeuge ...)
  • 24 / 7 / 365
    Support
  • 4 Stunden Wiederherstellungsdauer
  • 1 TB Speicher
  • 10 zusätzliche Feature Add-ons

PLATIN

10.000 Items (Räume, Gebäude, Fahrzeuge ...)
  • 24 / 7 / 365
    Support
  • 2 Stunden Wiederherstellungsdauer
  • 2 TB Speicher
  • Unlimited Feature Add-ons
Flower-like Mind-Map illustrates OTRS integration with various software platforms

Kombinieren Sie Ihre Lösungen mit OTRS

OTRS ist eines der am weitesten verbreiteten Solution Desk Systeme und lässt sich nahtlos in bestehende Anwendungen wie SAP, Salesforce oder das HP Service Center integrieren. Die generische Schnittstelle und das XSLT-Mapping-Modul von OTRS ermöglichen sowohl die Integration bestehender Systeme als auch die individuelle Kombination mehrerer OTRS-Lösungen. Dadurch werden die Risiken, der Aufwand und die Kosten, die mit der Erstellung und Pflege herkömmlicher Schnittstellen verbunden sind, deutlich reduziert.

Wollen Sie OTRS für Ihr Office Management ausprobieren?

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