17 Tipps, um die Produktivität auch im Sommer aufrecht zu erhalten

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17 Tipps, um die Produktivität auch im Sommer aufrecht zu erhalten

Sommerzeit bedeutet für die meisten viel Spaß auf persönlicher Ebene,
aber es kann auch die Produktivität am Arbeitsplatz hemmen.

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Sommerzeit bedeutet für die meisten viel Spaß auf persönlicher Ebene, aber es kann auch die Produktivität am Arbeitsplatz hemmen. Eine Studie von Captivate Network hat gezeigt, dass die Produktivität am Arbeitsplatz an langen Sommertagen um bis zu 20% sinkt. Keine Überraschung, da mehr als die Hälfte der Mitarbeiter mehrmals im Monat einen Kollegen vertreten muss. Oftmals herrscht zur Sommerzeit im Büro ein Kommen und Gehen, wenn Mitarbeiter zum einwöchigen Strandurlaub aufbrechen oder über das verlängerte Wochenende mit Familie oder Freunden zum Campen fahren.

Aber als Verantwortlicher für ein Unternehmen, das Kundenservice erbringen muss, haben Sie immer noch die Aufgabe, sich auf die Arbeit zu fokussieren und die Zufriedenheit aufrechtzuerhalten. Welche Möglichkeiten haben Sie also, die Produktivität in den Sommermonaten hoch zu halten?

Hier sind 17 Tipps, die Ihnen dabei helfen!

1. Dokumentieren Sie alles.

Laut einer aktuellen Umfrage unter 500 Berufstätigen ist es höchste Priorität bei der Aufgabenübergabe, Hintergrundinformationen zu bekommen. Unabhängig davon, ob Sie ein Ticketsystem, E-Mail- oder Papierdateien verwenden, um Probleme zu verfolgen und aufzuzeichnen – stellen Sie sicher, dass die Dokumentation von Abläufen ein fester Bestandteil Ihrer Kultur ist.

Aktive Menschen sind produktive Menschen.

2. Starten Sie eine Sommer-Fitness-Challenge.

Aktive Menschen sind produktive Menschen. Von einem besserem Gedächtnis bis zu weniger Stress – körperliche Fitness ist ein Faktor von vielen, der die Leistung der Mitarbeiter verbessert.

3. Vermeiden Sie unnötige Besprechungen.

Da die meisten Mitarbeiter, die einen Kollegen vertreten, ein bis zwei Stunden pro Tag zusätzliche Zeit dafür aufwenden, lässt das nicht viel Raum für Meetings. Tun Sie alles, was Sie können, um die Meetings kurz und komprimiert zu halten.

4. Geben Sie wichtige Informationen digital weiter.

Wie kann Ihr Team nicht nur persönlich in Besprechungen Informationen vermitteln, sondern auch sensible Daten auf andere Weise kommunizieren? Suchen Sie nach digitalen Alternativen: News Widgets, die in Ihr Ticketsystem integriert sind, interne Websites und archivierte Newsletter können helfen. (Das hilft nicht nur denen, die im Büro sind, sondern auch denen, die weg waren schneller wieder ins Tagesgeschäft zu kommen, da sie das Versäumte schnell nachholen können.)

5. Sauberes Büro.

Wählen Sie einen Tag (oder eine Woche, falls viel Unordnung im Büro herrscht) und nutzen Sie mit Ihrem Team die Zeit, alte Dateien loszuwerden, den Kühlschrank zu säubern und tote Pflanzen wegzuwerfen. Ein sauberer Raum ist ein produktiver Raum. Außerdem bewegen sich die Mitarbeiter zusammen und bekommen das Gefühl, etwas geschafft zu haben.

6. Beginnen Sie „Spaß“-Projekte.

Motivieren Sie Ihre Mitarbeiter, indem Sie sie für Projekte einsetzen, die sie inspirieren und herausfordern, die aber nicht zwangsläufig kritische, kurzfristige Termine haben. Prozessverbesserungsprojekte oder Forschungsaufgaben können gute Beispiele sein.

7. E-Mails minimieren.

In einer aktuellen Umfrage geben 34% der Befragten an, dass es am schwierigsten sei, den Status der Aufgaben zu kennen, wenn sie einen Kollegen vertreten. Die E-Mail-Nutzung kann dabei ein Teil des Problems sein, weil die Vertretung oftmals keinen Zugriff auf die bereits erfolgte Kommunikation hat. Verwenden Sie gemeinsam genutzte Posteingänge bei der Bearbeitung von Anfragen – oder noch besser, informieren Sie sich nach Ticketsystemen, so dass sowohl die Kommunikationsschritte als auch die Entscheidungen an der gleichen Stelle eingesehen werden.

8. Stecken Sie andere mit guter Laune an.

Kreative Brainstorming-Methoden helfen denjenigen, die noch im Büro sind: Wie wäre es zum Beispiel freitags mit Eis oder witzigen Quizrunden mit Fragen rund um Ihr Unternehmen? Erzwingen Sie es nicht, sondern versuchen Sie gezielt, Mitarbeiter zum Reden und Lachen zu bringen, um mal aus dem Alltag auszubrechen. Vielleicht können Sie sogar dem Büro entkommen und Brainstorming-Sessions in einem Park oder am Strand ausprobieren.

Die Sommerzeit ist eine große Chance, Möglichkeiten zur Weiterentwicklung zu bieten.

9. Bieten Sie Möglichkeiten zur Weiterentwicklung.

Wenn sich Menschen nicht weiter entwickeln, werden sie in ihrer Arbeit stagnieren. Die Sommerzeit ist eine große Chance, Möglichkeiten zur Weiterentwicklung zu bieten, denn sie kann Menschen inspirieren, auch in aufreibenden Zeiten.

10. Erstellen Sie einen „Out-of-Office“-Prozess.

Gehen Sie nicht davon aus, dass jeder weiß, dass er eine Abwesenheitsnotiz einrichten oder seine Aufgaben delegieren sollte. Nehmen Sie sich die Zeit, genau das zu protokollieren, was von Mitarbeitern erwartet wird, bevor sie in den Urlaub gehen.

11. Streben Sie nach Flexibilität.

Nicht jeder Arbeitsplatz lässt flexible Zeitpläne zu, aber wenn es Ihr Arbeitsplatz kann, probieren Sie es aus. Geben Sie Mitarbeitern die Chance, bei dem herrlichen Wetter rauszukommen oder Zeit mit ihren Kindern, die während der Ferien zu Hause sind, zu verbringen. Das gibt ihnen Energie und steigert die Mitarbeiterzufriedenheit.

12. Fördern Sie einen offenen Dialog.

Sprechen Sie ehrlich mit ihrem Team über die Sommerpläne. Stellen Sie sicher, dass Mitarbeiter ihren Urlaub nehmen und ausnutzen. Ermutigen Sie dabei auch die „Vertretungsarbeiter“, es anzusprechen, wenn sie sich überfordert fühlen oder die Prioritäten nicht einschätzen können.

13. Arbeiten Sie mit „On Your Return“-Listen.

Das Zurückkommen nach einem Urlaub kann für den ein oder anderen eine Herausforderung sein. Es hilft, eine „To-Do-Liste“ mit Aufgaben zu erstellen, die sofort erledigt werden müssen, wenn ein Mitarbeiter nach der Pause zurück kommt. Ob auf einem Zettel notiert oder über ausstehende Erinnerungen in Ihrem Ticketsystem verwaltet, wenn man weiß, was in den ersten Stunden im Büro zu tun ist, wird die Rückkehr erleichtert.

14. Delegieren Sie Aufgaben.

Aufgaben erfolgreich abzugeben bedeutet, sie jemandem zu geben, der die Fähigkeit und Zeit hat, sie in Ihrer Abwesenheit zu erledigen. Überlassen Sie es also nicht Ihren Mitarbeitern zu wissen, wer das sein könnte. Sprechen Sie mit denjenigen, die in den Urlaub fahren. Arbeiten Sie zusammen, um herauszufinden, wer die richtige(n) Person(en) ist (sind), um eine effiziente Vertretung bereit zu stellen.

15. Fördern Sie Wertschätzung.

Die Vertretung eines Kollegen kostet Zeit und kann einen Mitarbeiter von eigenen Projekten oder Freizeit abhalten. Stellen Sie also sicher, dass Ihr Team ein großes Dankeschön an diejenigen richtet, die in der Urlaubssaison zusätzliche Verantwortung übernehmen. Seien Sie hier selbst ein gutes Vorbild.

Suchen Sie nach Möglichkeiten, die Arbeitsbelastung in einer Balance zu halten.

16. Arbeitsbelastung im Auge behalten.

Suchen Sie nach Möglichkeiten, die Arbeitsbelastung in einer Balance zu halten – sei es durch Reportings, persönliche Gespräche oder kurze Nachfragen. Behalten Sie diejenigen im Auge, die keinen Urlaub nehmen, um sicher zu sein, dass sie der zusätzliche Stress des „Aushelfens“ nicht zu sehr belastet.

17. Begrüßen Sie die Auszeit.

Ermutigen Sie Mitarbeiter, die in die Ferien starten, ihre Erfahrungen auszutauschen. Vielleicht können sie Postkarten verschicken oder Fotos beisteuern, um einen Teamkalender zu erstellen. Erkundigen Sie sich nach Reisen und Freizeitaktivitäten, wenn Sie alle zusammen sind, damit Mitarbeiter wissen, dass Urlaubszeit wichtig ist.

Es versteht sich von selbst, dass all diese Tipps auch für Sie zusätzliche Arbeit bedeuten. Vergessen Sie also nicht, Ihre eigene Abwesenheitszeit zu planen, und sorgen Sie dafür, dass Sie auch einen glücklichen, produktiven Sommer genießen können!