3 Tipps für mehr Sicherheit durch digitale Workflows

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3 Tipps für mehr Sicherheit durch digitale Workflows

Sicherheitsvorfälle können nicht vollkommen vermeiden werden, aber
schnelle Reaktionen geben Mitarbeitern und Kunden ein Gefühl der Sicherheit.

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(Angepasst mit Autorengenehmigung. Lesen Sie hier die portugiesische Version.)

Wenn wir an Informationssicherheit denken, können Vorfälle nicht vollkommen vermieden werden, aber schnelle Reaktionen geben Mitarbeitern und Kunden ein Gefühl der Sicherheit. Wie also können Organisationen dahin kommen, dass sie in der Lage sind, notwendige Informationen in einer kritischen Geschwindigkeit bereitzustellen?

Saubere Strukturen, klare Visionen und gezielte Sicherheitsreaktionen sind in allen Unternehmen und Konzernen von großer Bedeutung. Sie sorgen für mehr Effizienz und Zufriedenheit am Arbeitsplatz, aber auch für Transparenz und Kundenservice. Sie sind außerdem entscheidend für die Bewältigung von Sicherheitsverstößen und -angriffen. Mit Blick auf die vermehrten aktuellen Datenpannen ist es nun an der Zeit, verstaubte Prozesse zu überdenken und mit digitalen Lösungen mehr Aktivität in die Arbeitsabläufe zu bringen.

In diesem Artikel gebe ich drei Tipps, um Ihre Büroabläufe organisierter und effizienter zu gestalten – und damit auch sicherer:

1. Automatisierte Workflows einführen

Mitarbeiter arbeiten effizient, wenn Abläufe und Prozesse optimal aufeinander abgestimmt sind. Was einfach klingt, ist in der Praxis nicht immer selbstverständlich. Gerade wenn Mitarbeiter spontan und ohne Übergabe ausfallen, weiß die Vertretung nicht immer gleich, was zu tun ist. So kann wichtige Zeit verloren gehen, die in einer Krisensituation entscheidend ist.

Deshalb empfehle ich die Automatisierung von Prozessen. Seien es Urlaubsanfragen, Hotelreservierungen, Ticketkäufe, Reklamationen oder Krisenreaktionen – wenn die Prozesse durch Automatisierung von selbst in die richtige Richtung laufen, werden alle Aufgaben schnell und effizient erledigt.

In der Tat können sich die Verantwortlichkeiten in einem Unternehmen manchmal schnell ändern. Das ist ein weiterer Grund, aus dem es wichtig ist, sicherzustellen, dass Ihre digitalen Prozesse flexibel und automatisiert sind. Sie müssen nicht warten, bis die neue Person sich eingearbeitet hat, bevor Sie den nächsten Schritt im Ablaufprozess machen können.

Die meisten Geschäftsprobleme sind Kommunikationsprobleme.

2. Kommunikation optimieren

Die meisten Geschäftsprobleme sind Kommunikationsprobleme. Für diesen Stress gibt es keine Kapazität, wenn es einen Sicherheitsvorfall gibt. In einer Krise brauchen Sie schnelle Antworten, aber manchmal wissen Sie nicht, wen Sie fragen sollen. Wichtige Zeit kann verloren gehen auf der Suche nach der richtigen Person, die Ihnen helfen kann. Das kann frustrierend sein.

Hier hilft eine Strukturierung der digitalen Kommunikation durch ein Ticketsystem. Fragen werden direkt an den zuständigen Fachbereich gesendet und die richtigen Kontakte kommunizieren schnell miteinander. Automatische Benachrichtigungen und Mahnungen sorgen für schnelle Antworten. Und die zuständigen Mitarbeiter haben kontinuierliche Einsicht in den Status des Vorfalls.

3. Bereiten Sie Ihre Audits vor

Sicherheitsbedrohungen sind überall zu finden. Doch was ist zu tun, wenn tatsächlich ein Anschlag passiert? Hat Ihr Unternehmen sofort die richtige Strategie, um zu reagieren? Ein Teil dieser Antwort kann Ihnen eine Analysesoftware liefern. Sie kann das Risiko einschätzen, so dass Sie sich dann auf Ihre Arbeitsabläufe und Kommunikation konzentrieren können.

Aber Ihre Planung sollte nicht an dieser Stelle enden. Sicherheitsaudits sind unerlässlich, um die unternommenen Schritte zu überprüfen und zu evaluieren, was das nächste Mal anders oder besser gemacht werden kann, damit der Service noch schneller funktioniert (und im Idealfall eine ähnliche Situation vermieden werden kann.)

Zusätzlich können Audits notwendig sein, um sicherzustellen, dass Ihr Team in Übereinstimmung mit verschiedenen Vorschriften gehandelt hat. Es ist also entscheidend, dass Sie die Details aller Vorfälle erfassen und aufzeichnen. Egal ob dies in einem Incident-Ticketsystem, per Hand oder auf andere Weise geschieht – entscheiden Sie jetzt darüber, wie Sie die Informationen aufzeichnen, verfolgen und speichern möchten, so dass sie im Fall der Fälle sofort verfügbar sind.

 

Auch wenn Sicherheitsvorfälle nicht ganz vermieden werden können, geben schnelle Antworten Mitarbeitern und Kunden ein Gefühl von Sicherheit und Schutz. Wenn es heute also noch ruhig ist und (hoffentlich!) keine Sicherheitsbedrohungen anstehen, nutzen Sie die Zeit, Ihre Prozesse, Kommunikationsstrategie und Audit-Vorbereitung zu überprüfen, so dass Ihr Team für mögliche Angriffe gerüstet ist.