5 Tipps, die die Verwaltung von Remote-Teams erleichtern
31/08/2020 |

5 Tipps, die die Verwaltung von Remote-Teams erleichtern

Kämpfen Sie um den Erfolg bei der Führung Ihres Remote-Teams? Versuchen Sie es mit diesen Tipps.

Für viele Menschen begann die Verwaltung von Remote-Teams einfach eines Tages aus heiterem Himmel. Bürotüren schlossen sich, Telearbeit wurde zur Norm, und die Unternehmen machten angesichts einer Pandemie Fortschritte. Für mich als jemand, der seit mehr als 15 Jahren fast ausschließlich Remote-Teams leitet, war dies wirklich keine Veränderung. Aber ich habe in den letzten Monaten erlebt, wie einige meiner Kollegen, die eher an persönliche Mitarbeiter- und Teamkontakte gewöhnt sind, mit Schwierigkeiten zu kämpfen hatten.

Einige Unternehmen kehren vielleicht wieder in ihre Büroräume zurück, sobald sie glauben, dass diese sicher sind, aber viele andere stellen fest, dass ihre Teams glücklicher und produktiver sind, wenn sie von ihrem Home Office aus arbeiten. Jeder wird wahrscheinlich einen anderen Weg einschlagen; aber für einige Führungskräfte könnte das, was einmal eine große Veränderung war, am Ende die Richtung sein, die ihre berufliche Zukunft von nun an nehmen wird.

Deshalb möchte ich einige der Ideen vorstellen, die mir geholfen haben, Teams aus der Entfernung leichter zu leiten:

Denken Sie an all die Arten der Kommunikation, die Menschen im Büro haben. Diese Situationen verschwinden nicht, nur weil alle hinter einem Computer mit einem Chat-Programm sitzen. Bewerten Sie das Toolkit, das Sie Ihren mobilen Mitarbeitern anbieten. Erfüllt es wirklich alle ihre Kommunikationsbedürfnisse?

1. Erstellen Sie das richtige Toolkit für Remote-Teams.

Denken Sie an all die verschiedenen Arten der Kommunikation, die Menschen im Büro haben. Manchmal sitzen sie in großen Gruppen stundenlang zusammengekauert zusammen, während sie versuchen, Strategien und Lösungen zu finden. Ein anderes Mal kommen zwei oder drei in Team-Sitzungen zusammen, um Projekte konkreter voranzubringen. Und ein anderes Mal sitzt eine einzelne Person still da und kämpft sich durch ihr Arbeitspensum.

Diese Situationen verschwinden nicht einfach, wenn alle hinter einem Computer mit einem Chat-Programm sitzen, also bewerten Sie das Toolkit, das Sie Ihren Remote-Arbeitern anbieten. Erfüllt es wirklich alle ihre Kommunikationsbedürfnisse? Für mich sind diese vier Punkte entscheidend:

Werkzeug für Videokonferenzen.

Es gibt keinen Ersatz dafür, während einer Besprechung die Mimik einer Person zu beobachten. Daher ist ein qualitativ hochwertiges Werkzeug, das eine starke Verbindung aufrechterhält und es allen Teammitgliedern ermöglicht, ihr Video gleichzeitig einzuschalten, der Schlüssel für Gruppendiskussionen.

Software für mobiles Arbeiten.

Sie müssen wissen, wer was macht und wie der Status der einzelnen Aufgaben ist – und Sie können nicht den ganzen Tag damit verbringen, diesen Informationen hinterherzulaufen. Mit einem Management Tool für mobile Arbeit können sowohl interne als auch externe Personen (denken Sie an Kunden oder Lieferanten) Aufgaben hinzufügen und sie Teams oder Einzelpersonen zuweisen. Als Manager können Sie schnell herausfinden, wer was macht, die Arbeitsbelastung ausgleichen, Updates erhalten, usw.

Chat-Optionen.

Es ist wichtig, auch die spontanen Kaffeepausen mit Kollegen zu ersetzen. Der situationsbedingte Small Talk macht es den Leuten viel leichter, Ideen sofort auszutauschen oder Fragen zu stellen, die eigentlich kein ganzes Treffen erfordern. Außerdem wird das Hin- und Herschicken vieler E-Mails reduziert, da die Leute direkt „reden“ können.

Brainstorming-Werkzeug.

Persönlich fällt das Brainstorming leichter: Halten Sie alles auf einer Tafel fest und schauen Sie, was dabei herauskommt. Finden Sie eine Lösung dafür, wie Sie dies mit mobilen Teams machen können, so dass jeder bei Gesprächen aus der Ferne produktiv seine Ideen einbringen kann. Brauchen Sie einen Vorschlag? Ich mag Miro.

2. Fokus auf Mitarbeiterengagement. Die Produktivität wird folgen.

Es kann schwieriger sein, festzustellen, ob Menschen den Fokus verlieren, wenn sie nicht in Ihrer Nähe sind. Deshalb ist es so wichtig, dass Sie sich proaktiv erkundigen und dafür sorgen, dass es den Menschen gut geht – persönlich und beruflich. Dazu versuche ich ein paar Regeln zu befolgen:

  • Planen Sie Ihre Einzelgespräche und halten Sie diese sorgfältig ab. Sorgen Sie dafür, dass jeder ein Forum hat, in dem er sich wohl fühlt, wenn er zum Ausdruck bringt, wie es ihm geht.
  • Respektieren Sie die Grenzen der Mitarbeiter. Nutzen Sie nicht die Tatsache aus, dass Menschen den ganzen Tag und die ganze Nacht erreichbar sind, nur weil sie am selben Ort arbeiten, an dem sie leben. Setzen Sie diese Erwartung von oben nach unten.
  • Erledigen Sie während der Besprechungen keine weiteren Aufgaben. Verbringen Sie stattdessen die Zeit damit, die Interaktionen Ihrer Teams zu beobachten. Finden Sie heraus, wer wirklich beteiligt ist und wer nicht.
  • Stellen Sie Fragen. Womit haben Ihre Mitarbeiter zu kämpfen, wenn sie zu Hause arbeiten? Was funktioniert gut? Wie können Sie helfen?
Viele der Remote-Teams, mit denen ich arbeite, sind über den ganzen Globus verstreut. Aus diesem Grund sind wir sehr darauf angewiesen, Dinge aufzuschreiben, damit Entscheidungen und Status schnell nachvollzogen werden können und die Arbeit nicht ins Stocken gerät, während man auf Eingaben wartet.

3. Dokumentieren Sie mehr, um alle auf der gleichen Seite zu halten.

Viele der Remote-Teams, mit denen ich arbeite, sind über den ganzen Globus verstreut. Das bedeutet, dass eine Person schlafen könnte, während eine andere sich auf eine Aufgabe konzentriert. Aus diesem Grund sind wir sehr darauf angewiesen, Dinge aufzuschreiben, damit Entscheidungen und Status schnell nachvollzogen werden können und die Arbeit nicht ins Stocken gerät, während man auf Eingaben wartet.

Sitzungsprotokolle…sollten immer geführt werden! Tickets dienen der gegenseitigen Verfolgung und Aktualisierung von Aufgaben. Gemeinsam genutzte unternehmensweite Kalender stellen sicher, dass jeder weiß, wer im Büro ist und wer nicht. Wir sind in dieser Hinsicht streng, denn ohne klare Dokumentation kann es beim mobilen Arbeiten leicht passieren, dass sich Fehlinformationen von einer Person zur nächsten ausbreiten.

4. Vermeiden Sie Mikromanagement durch Förderung der Transparenz.

Wenn Sie anfangen, Teams an entfernten Standorten zu managen, kann es passieren, dass Sie das Gefühl haben, sich ständig um alle kümmern zu müssen. Denn wenn Sie nicht sehen können, was Ihre Mitarbeiter tun, und wenn Sie es nicht durch den Flurfunk mitbekommen, woher wissen Sie dann, dass die Leute wirklich ihre Arbeit erledigen?

Hier gibt es eine Balance. Denken Sie zunächst daran, dass Sie diese Leute aufgrund ihrer Fähigkeiten, ihres Fachwissens und ihrer Ansichten eingestellt haben. Sie haben ihre Arbeit erledigt, bevor sie mit dem mobilen Arbeiten begonnen haben, also werden sie dies jetzt wahrscheinlich auch weiterhin tun. Sie müssen darauf vertrauen, dass Ihre virtuellen Teams professionell und ethisch einwandfrei arbeiten.

Die andere Seite davon ist die Förderung der Transparenz unter den Teammitgliedern. Erinnern Sie Ihre Mitarbeiter daran, so viel Arbeit wie möglich in Ihrem Remote Communication Management Tool zuzuweisen, zu verfolgen und zu dokumentieren. Wenn jeder diese Gewohnheit entwickelt, gibt Ihnen das die Möglichkeit, die Arbeit zu überprüfen, bei Bedarf abzuwägen und die Dinge auf Kurs zu halten, ohne dass die Leute das Gefühl haben, Sie würden sie ständig kontrollieren.

5. Wiederholt die Unternehmenskultur stärken.

Geben Sie das Konzept der Unternehmenskultur nicht auf. Die Unternehmenskultur definiert die Werte und Kernprinzipien Ihres Unternehmens. Wenn sie mit den Bedürfnissen und Interessen Ihrer Mitarbeiter übereinstimmt, fühlen sie sich in ihrer Rolle enthusiastischer – sie fühlen sich als Teil von etwas Spannendem, das passiert. Und das wiederum hilft, Ihre besten Mitarbeiter an Bord zu halten.

Wenn Sie von zu Hause aus arbeiten, kann man jedoch leicht vergessen, dass Sie „Teil von etwas“ sind. Deshalb ist es wichtig, dass die Führungskräfte virtuelle Teams immer wieder daran erinnern, was für das Unternehmen wichtig ist, was passiert und wie es sich auf sie auswirkt. Nehmen Sie sich auch Zeit, um persönliche Erfahrungen und Geschichten zu teilen. Gehen Sie das Mission Statement Ihres Unternehmens immer wieder durch. Fördern Sie „virtuelle Offsite Meetings„, an denen Teams über Kultur sprechen und sich „zwanglos“ miteinander unterhalten können.

Wie hat sich die Arbeit für Sie gestaltet? Bedeute das mobile Arbeiten eine große Veränderung für Ihr Team oder ist es einfach der Status quo? Welche anderen Ideen und Vorschläge haben Sie, um Führungskräfte dabei zu unterstützen, ihre virtuellen Teams zu leiten?

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Photos: Burst von Pexels

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