Arbeiten im Home Office –
Fluch oder Segen?

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Arbeiten im Home Office –
Fluch oder Segen?

Was Unternehmen tun sollten,
damit Mitarbeiter von Zuhause produktiv sind.

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Die einen betrachten das Arbeiten von Zuhause als Faulenzerei. Andere sehen die Zukunft der innovativen Arbeit im Home Office und können sich gar nicht vorstellen, dass in 50 Jahren immer noch Büroräume existieren könnten.

Es ist, wie mit allem im Leben: Man muss die richtige Balance finden. Fakt ist, dass es Arbeitnehmern bei der Wahl ihres zukünftigen Arbeitgebers immer wichtiger wird, die Freiheit zu haben, von überall arbeiten zu können. Wenn Unternehmen ihren Mitarbeitern die Möglichkeit bieten, im Home Office zu arbeiten, kann das im Ringen um die Fachkräfte ein entscheidender Wettbewerbsvorteil sein. Der Mitarbeiter kann Fahrtzeit einsparen und diese stattdessen produktiver nutzen. Viele Home-Office-Arbeiter geben außerdem an, dass sie viel mehr Ruhe haben, nicht von Kollegen abgelenkt werden und somit kreativer denken können.

In Betrieben mit mehr als 500 Mitarbeitern dürfen nur 23 Prozent im Home Office arbeiten.

Laut Studie des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales besteht zwar aufgrund der Digitalen Transformation und neuen Kollaborations-Möglichkeiten eine Aufwärts-Tendenz zum Home Office. Trotzdem stellte sich heraus, dass in Betrieben mit mehr als 500 Mitarbeitern nur 23 Prozent im Home Office arbeiten dürfen. In Betrieben unter 500 Mitarbeitern sind es lediglich 18 Prozent.

Ein Grund für diese Zurückhaltung könnte sein, dass dem Home Office oftmals noch ein Beigeschmack von Faulenzerei beiwohnt. Nicht jeder hat Zuhause die gleiche Disziplin wie im Büro und lässt sich doch schneller durch anstehende Aufgaben im Haushalt ablenken. Außerdem fürchten Unternehmen, dass Mitarbeiter, die längerfristig oder dauerhaft im Home Office arbeiten, den Teambezug verlieren könnten. Ein ernst zu nehmendes Argument, denn die besten Ideen entstehen in der Regel im Team und bei persönlichen Brainstormings entsteht die größte Kreativität. Für viele gerade sensible oder heikle Themen ist ein Vier-Augen-Gespräch am besten geeignet. Ein weiteres Argument vieler Unternehmen gegen das Home Office ist, dass die Sicherheitsvorkehrungen nicht eingehalten werden können, denn die Kontrolle über das IT Equipment schwindet.

Wie also lässt sich die richtige Balance finden?

Wenn es zahlreiche Kommunikationsmöglichkeiten gibt, sollten diese aber auch durchdacht sein.

Home Office – aber nicht immer

Wenn die örtlichen Gegebenheiten es zulassen, muss ein Mitarbeiter nicht permanent aus dem Home Office arbeiten, sondern kann mit seinem Vorgesetzten 1-2 Tage für die Arbeit von zu Hause vereinbaren, an denen keine Meetings mit persönlicher Anwesenheit anstehen.

Auf die richtige Kommunikation kommt es an

Ansonsten ist es natürlich wichtig, die richtige Kommunikation aufrecht zu erhalten. Moderne digitale Kollaborations-Tools helfen Mitarbeitern dabei, auch virtuell in Teams zusammen zu arbeiten und immer auf dem neusten Stand zu bleiben.

Wenn es zahlreiche Kommunikationsmöglichkeiten gibt, sollten diese aber auch durchdacht sein. Das größte Risiko bei virtuellen Teams sehen Führungskräfte nämlich tatsächlich in der Kommunikation. Wenn etwas sehr dringendes, heikles oder sensibles ansteht, sollten Mitarbeiter immer lieber zum Telefon greifen. E-Mails können keinen Ton transportieren und auch schnell mal für Missverständnisse sorgen. Beat Bühlmann, General Manager bei Evernote, bringt es auf den Punkt: „Man verschickt ja auch keine E-Mails an die Feuerwehr.“

Außerdem kann auch die Flut der E-Mails schnell verwirrend sein: Laut aktueller Studie der OTRS Group unter 500 Angestellten aus Deutschland, USA und Brasilien brauchen 32 Prozent durchschnittlich eine Stunde am Tag, um ihre E-Mails zu sortieren. 28 Prozent geben an, dass bei der Fülle der E-Mails andere Aufgaben immer wieder nach hinten geschoben oder vergessen werden.

Ein Ticketsystem kann die Kommunikation unterstützen

Buhlmann warnt außerdem davor, dass man keine Kontrolle mehr über seine E-Mail hat, sobald diese verschickt wurde. Man weiß nicht, an wen diese weitergeleitet wird oder wer in Cc ist. Hier kann die Implementierung eines Ticketing-Systems helfen: Dies fügt der Kommunikation eine Struktur und Nachverfolgbarkeit hinzu. So gehen keine Details verloren, während gleichzeitig die Anzahl der E-Mails reduziert und ein Gesamtüberblick für alle Beteiligten geschaffen wird.

IT-Sicherheit sollte Priorität haben

Was die IT-Sicherheit angeht, so ist es für Home-Office-Arbeiter wichtiger denn je, mit dem richtigen Equipment ausgestattet zu sein, das vom Unternehmen unterstützt wird. Um sicher zu gehen, dass alle Mitarbeiter bezüglich ihrer Hardware und Software auf dem gleichen Stand und unternehmenskonform sind, empfiehlt sich eine CMDB (Configuration Management Database), in der alle Betriebsmittel der IT verwaltet werden.
Präventive Sicherheitsmaßnahmen wie der Einsatz von Software wie STORM, die das Risiko von Cyber-Security-Angriffen darstellen, sollten für Arbeiter aus dem Home Office genauso gelten wie für alle anderen Mitarbeiter.

Bleiben wir gespannt, wie die Büroräume in 50 Jahren aussehen werden, wenn es sie dann noch gibt. Aber mit flexiblen Arbeitszeiten, einer konsequenten Kommunikation und entsprechenden Sicherheitsmaßnahmen sollte die Arbeit im Home Office schon jetzt problemlos funktionieren.

Bei OTRS können Mitarbeiter übrigens ihren Arbeitsort in der Regel frei wählen. Das gibt uns die Freiheit, erfolgreich zu sein, wann und wo wir wollen.