Definition: Was versteht man unter Aufgabenmanagement?
Mit Aufgabenmanagement (Englisch: Task Management) ist gemeint, dass Organisationen Aufgaben systematisch planen, verwalten und überwachen. Dabei sind Aufgaben meistens feststehenden Prozessen oder Projekten zugeordnet. Das Ziel besteht darin, sie effektiv zu priorisieren, zu delegieren und termingerecht zu erledigen.
Die Herausforderung ist es dabei, einen adäquaten Überblick zu haben und Ressourcen möglichst optimal einzusetzen, damit sowohl Teams als auch Einzelne produktiv, organisiert sowie mit klaren Verantwortlichkeiten und realistischen Zeitplänen arbeiten können.
Wie äußert sich persönliches Aufgabenmanagement?
Es gibt ganz unterschiedliche Präferenzen, Methoden und Werkzeuge, um Aufgaben zu organisieren, priorisieren und zeitnah zu erledigen. Von Kalendern, über digitale Boards, Kanban-Ansichten, To-do-Listen bis zur Nutzung von Whiteboards und Methoden wie Timeboxing gibt es unzählige Methoden (dazu später mehr).
Wichtig ist dabei immer, dass die Herangehensweise einerseits individuell funktioniert und andererseits auch die Arbeit im Team begünstigt. Ein kurzes Beispiel: Ein Teammitglied plant seine Aufgaben mit einem digitalen Task Board, was ihm sowohl einen guten Überblick als auch Transparenz für Kollegen schafft.
Aufgabenmanagement vs. Projektmanagement
Aufgaben können, müssen aber nicht zu Projekten gehören. Somit sind Aufgaben oft gewissen Projekten zugeordnet, sodass das Aufgaben- und das Projektmanagement miteinander korrespondieren. Damit Projekte zur Umsetzung kommen, erfolgreich sind und keine unnötigen Verzögerungen erfahren, müssen die Verantwortlichen sich ausreichend Gedanken über die zugehörigen Aufgaben – und deren bestmögliche Umsetzung – machen.
„Demgemäß erfährt das Aufgabenmanagement nicht nur für standardmäßige Prozesse, sondern auch für das Projektmanagement eine elementare Bedeutung."
Aufgaben, Workflows und Prozesse
In der Arbeitswelt baut vieles aufeinander auf: So stehen Aufgaben in wechselseitigen Beziehungen zu Workflows und Prozessen. Für strukturierte Arbeit bauen alle drei Kategorien funktional aufeinander auf und sind hierarchisch angeordnet – mit Aufgaben als Grundbausteinen. Das Aufgabenmanagement interagiert also stark mit dem Workflow-Management und dem Prozessmanagement.
Hier eine kurze Übersicht:
- Aufgaben: Sie bilden die kleinste Einheit und stellen definierte, zu erledigende und einem bestimmten Ziel zugeordnete Tätigkeiten dar. In der Regel gibt es dabei eine verantwortliche Person und eine Deadline.
- Workflows: Sie bestehen aus einer Abfolge von Aufgaben, die nach einem bestimmten Schema erledigt werden. Hier geht es darum, wie bestimmte Aufgaben miteinander zusammenhängen und wie ihre Ausführung aussieht. Gute Workflows fördern die Zusammenarbeit und zielführende Interdependenzen zwischen verschiedenen Aufgaben.
- Prozesse: Sie umfassen dagegen gleich mehrere Workflows. Sie stehen für eine wiederkehrende und ganzheitliche Abfolge von Arbeitsschritten, die ein bestimmtes Ergebnis zum Ziel haben. Dabei helfen Regeln, Standards oder auch Maßnahmen wie Prozessautomatisierungen.
Beispiele für gutes und schlechtes Aufgabenmanagement
Aufgabenmanagement ist vieles, aber auch vieles nicht. Das entscheidende Wort lautet dabei “Management”, da Aufgaben zwar gehäuft vorkommen, aber ihre gezielte Verwaltung, Steuerung und Umsetzung erst den entscheidenden Unterschied machen.
Beispiel: Hardware für ein Onboarding
Im Folgenden ist plakativ dargestellt, wie die spezifische Aufgabe, die Hardware für einen neuen Mitarbeitenden bereitzustellen, a) ohne ein gutes Management und b) zielführend durchdacht angegangen werden.
Wie es nicht funktioniert
Ein IT-Mitarbeitender wird per E-Mail darüber informiert, dass er für einen neuen Mitarbeitenden die erforderliche Hardware beschaffen soll. Die Aufgabe wurde allerdings mit einem so knappen Vorlauf erstellt, dass nicht alle erforderlichen Artikel bis zum Beginn des Onboardings vorliegen. Ebenso ging die Aufgabe zunächst im Postfach des Mitarbeiters unter, da sie nicht als “Wichtig” und “Dringend” gekennzeichnet war und auch kein separates Gespräch über sie stattgefunden hat.
Zu allem Überfluss war die Zuweisung der Aufgabe auch wenig sinnvoll, da der IT-Mitarbeitende in diesem Bereich noch wenig Erfahrung hat und bereits stark mit anderen Tasks ausgelastet war.
Während er sich wünscht, dass man diese Aufgabe im Team auf Basis eines Dialogs einem erfahrenen und weniger ausgelasteten Kollegen zugeordnet hätte, muss sich der neue Mitarbeiter auf ein Onboarding ohne – einige für seine Arbeit erforderliche – Geräte einstellen.
Wie es besser geht
Aufgabenmanagement lebt von Struktur und Planung – und dem trägt das Team des IT-Mitarbeitenden Rechnung. Bevor ihm die Aufgabe zugeteilt wurde, gab es ein Teammeeting, in dem alle Mitglieder die aktuellen Tasks samt Wichtigkeit, Dringlichkeit und Priorisierung kurz durchgegangen sind.
Darauf basierend bekam dieser die Aufgabe mit einer großzügigen Vorlaufzeit zugeteilt. Diese ordnet er seinem persönlichen Task Board, das er kontinuierlich im Blick hat, zu. In der Aufgabenbeschreibung finden sich alle wichtigen Details samt Fristen für alle Unteraufgaben und Ansprechpartner für den Fall, dass etwas unklar oder Hilfe vonnöten ist.
Somit kann der IT-Mitarbeitende das Onboarding des neuen Kollegen strukturiert, in Ruhe und gewissenhaft vorbereiten – ohne “böse Überraschungen” fürchten zu müssen. So findet der neue Kollege an seinem ersten Arbeitstag gleich sämtliche Hardware vor und kann diese direkt nutzen.
Wichtige Bestandteile
einer Aufgabe
Eine Aufgabe ist mehr als ein Bullet Point auf einer Liste, den es abzuhaken gilt. Die Details machen den entscheidenden Unterschied: Sie variieren je nach Komplexität und Tiefe der Planung und verleihen Struktur sowie organisatorische Klarheit.
„Verfügt eine Aufgabe über alle wichtigen Bestandteile und somit Informationen im ausreichenden Maß, ist sie tendenziell schneller und mit dem gewünschten Ergebnis beendet."
Bei Informationen handelt es sich dabei – übergeordnet – um die Bestandteile einer Aufgabe. In diesem Sinn überschneiden sich die Anforderungen des Aufgabenmanagements stark mit jenen des Informationsmanagements. Die gegebenen Informationen lassen sich schließlich sinnvollerweise zerlegen und kategorisieren, wie im Folgenden dargestellt.
Titel und Beschreibung
Der Titel sollte möglichst vielsagend, einem Kontext zugeordnet sein und beim Verantwortlichen möglichst keine Fragen und Unklarheiten aufwerfen. Zudem muss auch die Beschreibung so klar und prägnant wie möglich sein sowie das gewünschte Ziel enthalten.
Verantwortlichkeiten
Die Aufgabe muss zunächst klar einer primär verantwortlichen Person zugeordnet sein. Eventuell können das auch mehrere Teammitglieder auf einmal sein. Ebenso zählen die Stakeholder, die über den Status der jeweiligen Aufgabe informiert sein sollten. Überdies gibt es oft Abhängigkeiten, sodass eine Kommunikation mit Verantwortlichen für andere Aufgaben vonnöten ist.
Priorität (Wichtigkeit)
Dieser Punkt ist genauso simpel wie wichtig: Eine klare Einstufung darüber, wie wichtig die jeweilige Aufgabe ist, hilft den Verantwortlichen enorm bei der Planung und der Konzentration, die sie ihr widmen. Möglichkeiten bilden somit ein Ampel-System oder Abstufungen von Prio 1 bis 5.
(Aktueller) Bearbeitungsstand
Aufgaben klar im Blick zu haben, ist ein wichtiger Schritt. Noch effektiver und zeitsparender wird es dagegen, wenn der Bearbeitungsstand (Status) direkt erscheint.
Sinn haben zum Beispiel diese Zuteilungen:
- “geplant”
- “in Bearbeitung”
- “in Überprüfung”
- “Überarbeitung”
- “erledigt”
Zeitraum und Aufwand
Für die meisten Aufgaben spielt vor allem das Enddatum – oft Deadline oder Fälligkeit genannt – eine wichtige Rolle. Weniger beachtet ist zumeist der Startpunkt einer Aufgabe, erweist sich jedoch bezogen auf die Dauer als entscheidender.
Wer sich ausschließlich auf das Enddatum fokussiert, muss selbst abschätzen, wie viel Aufwand die Aufgabe – einschließlich möglicher Störfaktoren – benötigt und verpasst eher die Deadline. Wenn Start- und Enddatum gleichermaßen angegeben sind, herrscht auch über den zu erwartenden Aufwand Klarheit und die Aufgaben lassen sich meist besser abschließen.
Anhänge / Ressourcen
Zu erfolgreich erledigten Aufgaben kommt es nicht einfach so. Oft braucht es Anhänge mit Dokumenten, die weitere Informationen, Muster, Beispiele oder Schilderungen zu Zusammenhängen enthalten, damit die verantwortliche Person eine Aufgabe gänzlich versteht und sie mit dem gewünschten Ergebnis abschließen kann.
Solche Anhänge können auch Arbeitsmaterialien oder beispielhafte Lösungen vergleichbarer Aufgaben enthalten. Am besten funktionieren Anhänge, wenn sie zu einer Wissensdatenbank gehören und so auf eine strukturierte und übersichtliche Weise Zugang zu relevantem Wissen bieten.
Hierarchie und Teilaufgaben
Die meisten Aufgaben stehen in einem Zusammenhang zu anderen. Häufig gibt es übergeordnete Aufgaben, genauso lässt sich eine aktuell zugewiesene Task sinnvollerweise in Teilaufgaben zerlegen. Dies strukturiert den Prozess, definiert das Vorgehen genauer und lässt den Fortschritt anhand des Erreichens von Teilzielen erkennen.
Methoden des Aufgabenmanagements
Für Task Management gibt es verschiedene Ansätze, die – je nach Aufgabentyp, dem Kollaborationsmodell und den individuellen Präferenzen – zielführend sind.
Hier finden sich exemplarisch einige Methoden im Überblick.
1. To-do-Liste
Sie bilden so etwas wie die Basis des Aufgabenmanagements und eine einfache, aber effektive Methode, um Aufgaben zu organisieren. Dabei empfiehlt es sich, die jeweiligen Aufgaben mit Prioritäten zu versehen oder eine Rangfolge nach Wichtigkeit zu erstellen. Zum Beispiel lassen sich tagesaktuell die sechs wichtigsten Aufgaben auf eine To-do-Liste setzen und anhand einer Rangfolge (nach Wichtigkeit oder Dringlichkeit) abstufen.
2. Kanban
In einem solchen Board – ob nun digital oder physisch – sehen sich Aufgaben in Spalten wie “to do”, “in Bearbeitung”, “in Überprüfung” und “erledigt” visualisieren. Die Organisation in Spalten lässt sich dabei auf mannigfaltige Weise gestalten. So eignet sich zum Beispiel die Kanban-Ansicht in OTRS für kontinuierliche Verbesserungen und Fortschrittsberichte.
3. Timeboxing
Hierbei handelt es sich um so etwas wie eine Weiterentwicklung der To-do-Liste. Timeboxing funktioniert als Zeitmanagement-Methode, indem man Aufgaben – mit einer spezifischen Timebox – in einen Kalender einträgt. Eine solche Box ist als ein fester Zeitrahmen für eine Aufgabe zu verstehen und wird am besten mit einem gewünschten Ergebnis (“desired outcome”) versehen. Dieses Ziel soll in der dafür vorgesehenen Zeit erreicht sein. Kombinieren lässt sich Timeboxing mit der sogenannten Pomodoro-Technik, die auf 25-Minuten-Zeitintervallen für fokussierte Arbeit basiert.
4. Not-to-do-Liste
Diese Methode kehrt die Idee der typischen To-do-Liste um – und lässt sich auch gut parallel zu einer solchen verwenden. Hier schreiben Anwender die Aufgaben auf, die sie weglassen, verschieben oder delegieren können, um Stress sowie Belastungen zu reduzieren und sich fokussiert wichtigen Aufgaben widmen zu können. Dieses Vorgehen kann enorm bei der Priorisierung helfen, indem scheinbare To-dos infrage gestellt werden und zugunsten wirklich wichtiger Tasks weichen.
5. Agiles Aufgabenmanagement (Scrum)
Diese Methode richtet sich an die Teamarbeit, fand von der agilen Software-Entwicklung aus Verbreitung und liefert klar definierte Prozesse, um autonom zusammenzuarbeiten. Geeignet ist Scrum vor allem für Teams, die ihre Aufgaben in Sprints (beispielsweise in 2-Wochen-Zyklen) erledigen und sich regelmäßig in Meetings wie kurzen Stand-ups abstimmen. Ein Scrum-Team besteht typischerweise aus einem Product Owner, einem Scrum Master und Entwicklern.
6. Getting Things Done (GTD)
Bei dieser Methode geht es darum, Aufgaben in spezifische Schritte zu zerlegen und zu organisieren, damit vor allem die mentale Belastung sinkt. Anwender verfassen ihre sämtlichen anstehenden Tätigkeiten in einem System, um sich ungestört und ohne die Gefahr, etwas Wichtiges zu vergessen, auf aktuell dringende Aufgaben konzentrieren zu können.
Wie kann Software beim Aufgabenmanagement unterstützen?
Moderne dedizierte Software schafft einen hervorragenden Überblick zu Aufgaben, verbessert die Organisation, stellt Aufgaben zueinander in Relation, erinnert an Fälligkeiten, bietet zeitsparende Automatisierungen und vieles mehr.
Hier finden sich kurz und prägnant die wichtigsten Vorteile von Tools für das Aufgabenmanagement:
- Nutzer haben einen guten Überblick, indem Aufgaben zentral an einem Ort gesammelt, zugeordnet, kategorisiert und mit Informationen sowie Fristen und Erinnerungen versehen sind.
- Visualisierungen helfen dabei, Fortschritte und Abhängigkeiten zwischen Aufgaben zu identifizieren und entsprechend zu reagieren.
- Um besser zusammenzuarbeiten und sich besser zu koordinieren, können Teams Aufgaben miteinander teilen sowie übersichtlich und aufgabenspezifisch in Echtzeit miteinander kommunizieren.
- Indem ein Tool automatisch Benachrichtigungen zu Aufgaben abgibt, sparen Teams viel Zeit.
- Software kann Berichte erstellen, die den Fortschritt aufzeigen, Engpässe identifizieren und Erfolge messen.
- Durch eine cloudbasierte Software lässt sich das Aufgabenmanagement auf alle gewünschten Geräte synchronisieren, was dieses zu jeder Zeit und von jedem Ort aus zugänglich macht.
Aufgabenmanagement mit einem Ticketsystem
Ein Ticketsystem lässt sich flexibel einsetzen, unter anderem für das Aufgabenmanagement. Insbesondere in der IT und im Support ist eine solche Lösung sehr beliebt, um Aufgaben schnell und übersichtlich zu erfassen und organisiert abzuarbeiten.
Auch für andere Bereiche liegen die Vorteile im Wesentlichen darin, dass sich Aufgaben unkompliziert verfolgen lassen, alle Beteiligten informiert sind, Workflow-Automatisierungen viel Zeit sparen und sämtliche Informationen geordnet in einem Ticket vorliegen.
So sieht der Ablauf – in einem Team – exemplarisch aus:
- Die Beteiligten erfassen die anstehenden Aufgaben in Tickets und ordnen diesen zuständige Personen, Beschreibungen, Anhänge sowie Priorisierungen (nach Wichtigkeit und Dringlichkeit) und gegebenenfalls Kategorien zu.
- Die Tickets erhalten jeweils einen Status – wie “offen”, “in Bearbeitung” und “geschlossen”. Wer eine Aufgabe bearbeitet, dokumentiert den Fortschritt direkt im Ticket.
- Durch Kommentarfunktionen sind Rückfragen und Diskussionen direkt im Ticket möglich, wobei durch Benachrichtigungen alle Beteiligten auf dem aktuellen Stand sind.
- Da Ticketsysteme automatisierte Workflows unterstützen, lässt sich zum Beispiel ein Ticket im Zuge des Eskalationsmanagements automatisch an den Vorgesetzten weiterleiten.
- Wenn die jeweilige Aufgabe abgeschlossen ist, wird das Ticket geschlossen – und lässt sich für spätere Analysen oder zur Dokumentation archivieren.
- Das Team gewinnt durch gesammelte Daten Einblicke darüber, welche Maßnahmen erfolgreich waren und wie sich die Arbeit zukünftig verbessern lässt.
Fazit: Aufgabenmanagement – ein entscheidender Prozess
Praktisch das gesamte operative, wertschöpfende und kreative Berufsleben lässt sich in Aufgaben ausdrücken. Als Modell drücken Aufgaben dabei immer nur einen Teil der Realität aus – sie sind umso genauer und valider, je mehr Informationen und Details sie enthalten. Beim Aufgabenmanagement geht es nicht nur schlichtweg um Organisation und simples Abarbeiten, sondern auch um Abhängigkeiten zwischen Aufgaben, die Verbindung mit Workflows und Prozessen sowie die Erreichung übergeordneter Ziele.
Kurzum: Je gründlicher und fokussierter das Aufgabenmanagement gelingt, desto eher kommen Teams voran, erreichen zählbare Ergebnisse, empfinden die Arbeit als angenehm und entwickeln sich weiter. Zeit in die Verwaltung von Aufgaben zu investieren, rentiert sich.
Teams und Einzelpersonen obliegen der Herausforderung, eine passende und zielführende Methode für das Aufgabenmanagement zu wählen. Auch macht die richtige Softwareunterstützung oft den entscheidenden Unterschied, um – insbesondere bei vielen Aufgaben – nicht nur den Überblick zu bewahren, sondern auch effektiver, fokussierter, zielorientierter und erfolgreicher zu agieren.
Erfahren Sie, wie OTRS Sie beim Aufgabenmanagement unterstützen kann.
