Change-Management-Pläne – benötigt man sie wirklich?
09/03/2020 |

Change-Management-Pläne – benötigt man sie wirklich?

Ob ein Change-Management-Plan Sinn macht und
wie ein solcher aufgesetzt wird, erfahren Sie hier.

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Change Management scheint das Zauberwort moderner Unternehmensführung zu sein, nicht nur wenn es um Digitale Transformation geht. Organisationen sind meist recht gut in der Lage, mit Veränderungen umzugehen, denn das „System“ Organisation in sich selbst ist ein sich kontinuierlich veränderndes. Aber: Die Selbststeuerungsfähigkeit ist begrenzt und gerade, wenn es sich um einschneidende Änderungen handelt, gilt es einiges zu beachten.

In der Theorie erscheinen Strategie und Prozesse des Change Managements häufig leicht überschaubar, Konzepte wirken stimmig. Mit dem Fortschritt der Veränderung entwickelt sich jedoch zuweilen eine Eigendynamik. Je tiefgreifender die Veränderung zudem ist, desto störender kann sich der Veränderungsprozess auf die Umgebung auswirken. Der positive Effekt von geringfügigen Änderungen hingegen bleibt unter Umständen unbemerkt ebenso wie die angestrebte Effizienzsteigerung.

Umfassenden Veränderungsplänen im Unternehmen wird nachgesagt, dass sie, noch bevor das angestrebte Ziel erreicht ist, häufig negative Einflüsse auf das Geschäft, Mitarbeiter und Kunden haben. Daher ist es hilfreich sich zu überlegen, ob und wenn ja, mit welchem Modell man arbeiten möchte. Derer gibt es etliche, einige haben sich bewährt, andere weniger. Gleich ist ihnen das folgende: die Aufgabenstellung an die Führungskräfte. Ebenso besteht in der Fachliteratur kein Zweifel daran, dass bestimmte Faktoren unerlässlich sind, wenn Veränderungen erfolgreich implementiert werden sollen:

  • Eine zielgerichtete Kommunikation mit allen Beteiligten.
  • Die Entwicklung von verständlichen Zielen und eine Vision.
  • Die frühzeitige und umfassende Integration aller Mitarbeiter, die durch den Wandel tangiert sind.
  • Motivation, Wille, Fähigkeit und Qualifizierung für den Wandel. Und das nicht nur bei den Mitarbeitern, sondern vor allem bei den Führungsverantwortlichen.

Um das in erfolgsversprechender Weise zu realisieren, ist ein Change-Management-Plan hilfreich. Er trägt dazu bei, die Irritationen, die aus Veränderungen resultieren können, minimal zu halten, er monitort und macht es möglich, sich an Herausforderungen schnell und dynamisch anzupassen. Gleichzeitig ist er wichtiges Überwachungsinstrument, um Kennzahlen und Meilensteine im Blick zu behalten.

Ein Change-Management-Plan gewährleistet außerdem, den Veränderungsprozess unter verschiedenen Aspekten zu erfassen und im Blick zu behalten. Denn letztendlich haben wir nicht nur zahlenbasierte Fakten, deren Veränderlichkeit zu beobachten ist, sondern vor allem auch die Menschen, die diesen Change umzusetzen haben. Dabei bedeutet ein Change-Management-Plan, Sicherheit zu gewinnen über das einzusetzende Budget, den Ablauf, aber auch den Zielerreichungsgrad und die eingesetzten Ressourcen und gleichzeitig agil zu bleiben.

Der Plan hilft uns zumindest Abweichungen frühzeitig zu registrieren und zu erkennen, ob wir unsere ursprüngliche Richtung korrigieren sollten.

Was enthält ein Change-Management-Plan?

Darüber ist schon viel geschrieben worden. Es gibt unzählige Berater, die es sich zur Aufgabe machen, mit den Unternehmen Pläne zu erstellen, damit diese das sorgfältig abarbeiten.
Das erinnert mich immer ein wenig an Bertold Brechts BALLADE VON DER UNZULÄNGLICHKEIT MENSCHLICHEN PLANENS:

(…)Ja, mach nur einen Plan!
Sei nur ein großes Licht!
Und mach dann noch’nen zweiten Plan
Gehn tun sie beide nicht.(…)

Dennoch, der Plan hilft uns zumindest Abweichungen frühzeitig zu registrieren und zu erkennen, ob wir unsere ursprüngliche Richtung korrigieren sollten. Und: wir sollten uns viel Zeit nehmen, um zu planen!

1. Warum soll sich etwas ändern?

Die Gründe für eine angestrebte Veränderung sind meist vielfältig: Anpassung an neue Technologien, Employer Branding, Performance-Defizite oder vielleicht, weil sich die Ausrichtung und/oder Strategie des Unternehmens geändert haben.

Eine Möglichkeit, den Change-Management-Plan aufzusetzen, besteht daher darin, die gegenwärtige Situation mit all ihren Defiziten granular zu beschreiben und auch darzustellen, wie die zukünftige Situation aussehen soll, die durch die Veränderung erreicht werden soll.

2. Was genau soll sich ändern?

Dabei geht es darum, die betroffenen Aspekte der Organisation zu beschreiben. Wer und was ist Bestandteil der Veränderung? Geht es um Positionen, Prozesse oder Unternehmenspolitik? Welche Abteilungen, Systeme oder sonstiges im Unternehmen werden den Veränderungen unterliegen?

3. Wer wird die Veränderungen unterstützen?

Dies ist in meinen Augen einer der wichtigeren Punkte des Change-Management- Plans! Es geht darum, die richtigen, und damit sind vor allem auch die entscheidungsstarken Interessensvertreter zu identifizieren, an Bord zu holen. In aller erster Linie sind das diejenigen Manager oder auch Mitarbeiter, die von den Veränderungen unmittelbar betroffen sind. Mir hat ein Vorschlag gefallen, in dem empfohlen wurde, alle maßgeblichen Vertreter aufzulisten und hinsichtlich ihres Bewusstseins für die Notwendigkeit des Changes einzuschätzen, ihrem Umfang an Unterstützung und ihrem Einfluss, einfach basierend auf einer Skala von gering, mittel und hoch und dieses Diagramm offen zu kommunizieren.

4. Zusammenstellen eines Change Management Teams

Ein solches Team sollte in jedem Fall ein Mitglied des höheren Managements haben, der als Förderer und ggf. als Initiator der Veränderungen gegenüber der Organisation fungiert. Denn dieses Team ist dafür verantwortlich, dass die Kommunikation über die Veränderungsprozesse korrekt erfolgt. Dafür sind nicht nur gute Kommunikationsfähigkeiten essentiell. Es ist wichtig ein gutes Gespür für Bedenken und Widerstände zu entwickeln und zuhören zu können. Deswegen sollte das Team aus einer Mannschaft glaubwürdiger und verlässlicher Mitglieder bestehen.

Hier ist vor allem eine pro-aktive Haltung von Vorteil, denn es geht auch um Prävention, nicht nur um Intervention. Es geht um aktive Mitarbeit, insbesondere von Seiten der Führungsetage. Nicht nur darum, eine Unterschrift unter einen Plan zu setzen.

Manch einer mag dies ergänzen um einen Plan für jeden Vertreter des Change- Prozesses und vor allem das Senior Management einbinden, um regelmäßiges Feedback zu erhalten. Ich habe die Erfahrung gemacht, dass dies tatsächlich von Vorteil ist, aber in gleichem Maße ein eigenes Projekt werden kann, weil dieses Verhalten nicht in der Firmenkultur etabliert ist.

5. Entwicklung eines Kommunikationsplanes

Dieser wiederum ist einer der wichtigsten Punkte und seine Erstellung unabhängig von der bisher gelebten Unternehmenskultur. Die Art und Frequenz, die Kommunikationskanäle und der Umfang hingegen hängen von der Art der Organisation ab. Als eine der wichtigsten Komponenten eines erfolgreichen Changes sollte er immer wieder darauf abzielen, welche Gründe für die Veränderung vorliegen und worin der Vorteil besteht. Unterschiedliche Adressaten sollten unterschiedliche Kommunikatoren haben, aber die Botschaft darf sich nicht widersprechen. Insbesondere mit den Stakeholdern kann auch auf eine persönliche Zwei-Wege-Kommunikation abgezielt werden, im besten Falle im Rahmen von Face2Face Meetings.

6. Widerstände analysieren und entgegenwirken

Jede Veränderung forciert Widerstände. Es geht weniger darum sie zu vermeiden, als sie zu berücksichtigen und ihnen entgegenzuwirken. Dafür ist eine gründliche Ursachenforschung notwendig durch Personen, die das Vertrauen der Mitarbeiter haben. Manchmal sind es Missverständnisse oder eine begrenzte Möglichkeit der Mitwirkung, die zur Ablehnung der Veränderung führen.

Wichtig ist, nachdem sie identifiziert wurden, die Widerstände bzw. deren Behebung sorgfältig zu beobachten. Widerstände sind die größten Feinde von Change-Management-Projekten und die Hauptursachen für ihr Scheitern.

7. Blockaden und Widerstände auflösen

In den meisten Fällen hilft eine Anpassung der Kommunikationsstrategie, die Widerstände aufzulösen und eine aktive Mitwirkung oder auch nur eine positive Haltung zu erwirken. Manchmal jedoch bedarf es etwas mehr Anstrengung. So kann es hilfreich sein:

  • für Veränderungen in Rollen oder Prozessen ein entsprechendes Training anzubieten.
  • sich ein Bonussystem für außerordentliche Mitwirkung oder auch ein Unternehmens-Event zu überlegen.
  • ein Feedback Meeting auszusetzen, um Ausgrenzungen von Stakeholdern aufzuheben.

Es gibt viele weitere Möglichkeiten, einen Change-Management-Plan zu erstellen. Und dennoch erscheint es mir immer am wichtigsten, vor allem die betroffenen Mitarbeiter, aber auch alle anderen Beteiligten im Fokus und damit motiviert zu (be)halten. Transparenz und eine entsprechende Kommunikation sind die Katalysatoren, die einen Change-Prozess erfolgreichen werden lassen.

Text:
Photos: Polina Zimmerman von Pexels

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