Customer Service Templates
18/08/2022 |

Customer Service Templates

Customer Service Templates bieten OTRS Agenten gebrauchsfertige und anpassbare Textvorlagen. So erhalten Sie verlässliche Informationen für Ihre Kunden und sparen Verwaltungsaufwand!

Was sind Customer Service Templates?

Templates-Übersicht

Eine der größten Herausforderungen für jedes Kundenserviceteam ist es, sicherzustellen, dass die Kunden die besten Erfahrungen machen. Eine typisches Hilfsmittel für Unternehmen zur Erreichung des Ziels, den besten Support zu bieten, sind Customer Service Templates.

Customer Service Templates – oder Customer Service Templates – sind Textvorlagen in Form von Textblöcken oder vollständig ausformulierten Texten, die für die geschäftliche Kommunikation per E-Mail, SMS, Prozessdialog, Telefonanruf und mehr verwendet werden können. Die Verwendung einer Kundenservice-Vorlage macht die Kommunikation in Ihrem Unternehmen für Kunden transparent und erleichtert die Verteilung von Informationen. Unser Produkt OTRS bietet viele Funktionen, die Sie bei Ihrem Kundenmanagement unterstützen – Lassen Sie uns helfen!

In den OTRS Ticket Einstellungen bieten Templates den OTRS Agenten einheitliche Antworten für den Kunden. Unabhängig vom Mitarbeiter oder Wissensstand erhält der Kunde immer die beste Qualität und den besten Service in kürzester Zeit.

So wird nicht nur das Kundenerlebnis optimiert, sondern auch die Arbeit des Agenten erleichtert, der sich durch die Flut der Kundenanfragen arbeitet. Jedes Unternehmen kann von der Unterstützung durch Customer Service Templates profitieren.

Die Vorteile von Customer Service Templates

  • Einfacher Zugriff auf Standardantworten für Kunden und Agenten
  • Schnelle Verbreitung von Textbausteinen und Informationen im gesamten Unternehmen
  • Entlastung der Agenten, unabhängig von ihrem Qualifikationsniveau
  • Verwalten Sie jede Vorlage durch Zuweisung von Queues und Anhängen
  • Minimiert die Support-Reaktionszeit

Die benutzerfreundlichen Einstellungen gewährleisten eine einheitliche und einfache Verwaltung der Templates und ermöglichen dem Agenten eine schnelle Anpassung des Formats. Sie bieten einen Überblick über die Verwendung von Anhängen und die Verfügbarkeit der Teams und ermöglichen es, allen Teams die passenden Templates für die Kommunikation über Queues zuzuweisen.

Eine unternehmensweite Verbesserung mit Customer Service Templates

Die Kundenbindung ist das Wichtigste für jedes Unternehmen. Gewinnen Sie das Vertrauen Ihrer Kunden, indem Sie wertvolle und verlässliche Informationen durch Ihr Kundensupport Team anbieten. Mit den OTRS Kundenservice-Textvorlagen ist dies jetzt einfacher denn je!

Die hohe Anzahl von Kundenfragen sollte nie zu einer Überforderung der Agenten führen. Die Wahrheit ist jedoch, dass die Flut der Unternehmenskommunikation nur schwer zu strukturieren ist, wenn man nicht das richtige Werkzeug zur Hand hat. Templates erleichtern Ihnen die Arbeit, indem sie zeitnah die passende Antwort bieten und so den Zeitdruck für neue und auch erfahrene Mitarbeiter verringern. Durch die Verwendung von variablen Textbausteinen in der Vorlage können die Nachrichten individuell angepasst werden, so dass die Kunden ein persönliche Antwort erhalten. Reagieren Sie schneller und helfen Sie Ihren Kunden mit OTRS, zeigen Sie Ihnen, dass Sie sich kümmern.

Die OTRS Vorlageneinstellungen bieten Vorgesetzten einen Überblick über alle notwendigen Informationen und sparen Ihrem Team Zeit. Das Teilen, Verteilen und Ändern von Templates wird durch Queue Relations vereinfacht, die mehrere Textblöcke oder Queues einander zuordnen. Verwalten Sie jede Vorlage über das Vorlagenmodul in der Gruppe Ticketeinstellungen.

Es dauert Monate, einen Kunden zu finden... (aber nur eine) Sekunde, einen zu verlieren.
- Vince Lombardi

Um eine optimale Kundenbindung zu erreichen, sind ein hervorragender Service und aufmerksame Mitarbeiter erforderlich. Heben Sie Ihren Kundenservice auf die nächste Stufe, indem Sie OTRS in die Standard-Geschäftsabläufe Ihres Unternehmens integrieren. Geben Sie Ihrem Team die Werkzeuge an die Hand, um kulturelles Verständnis und Klarheit bei der Betreuung Ihrer Kunden zu schaffen. Unterstützen Sie Ihr Team schon heute mit OTRS!

OTRS, das passende Kundenservice-Tool

OTRS arbeitet hart, um sicherzustellen, dass seine Software benutzerfreundlich und das beste Produkt für den Kundenservice ist. Im Folgenden erfahren Sie mehr über die Funktionalitäten der OTRS Customer Service Templates.

Templates-Arten

Wenn Sie eine Vorlage hinzufügen oder bearbeiten, werden Sie feststellen, dass es verschiedene Plattformen gibt, die für unterschiedliche Zwecke verwendet werden können:

  • Antworten – wird als Antwort auf eine Anfrage verwendet.
  • Erstellen – wird für ein neues Telefon- oder E-Mail-Ticket verwendet.
  • E-Mail – wird verwendet, um eine E-Mail an einen Kunden oder eine andere Person zu schreiben.
  • Weiterleiten – wird verwendet, um einen Artikel an eine andere Person weiterzuleiten.
  • Notiz – wird verwendet, um Notizen zu erstellen.
  • Telefonanruf – wird für eingehende und ausgehende Telefonanrufe verwendet.
  • Prozessdialog – wird in der Prozessverwaltung verwendet, um den Text von Artikeln für Aktivitätsdialoge vorauszufüllen.

Wie verwaltet man Customer Service Templates in OTRS?

Die neueste Version von OTRS enthält bereits standardmäßig eine Vorlagenfunktion. Unter dem Screen ‚Template Management‘ können Sie Templates für die Kommunikation hinzufügen, siehe unten.

Das Hinzufügen von Templates ist von dort aus selbsterklärend. Füllen Sie die erforderlichen Felder aus und klicken Sie auf die Schaltfläche „Speichern“. Zum Ändern können Sie jederzeit zurückgehen und Templates bearbeiten oder löschen.

Templates und Queues

OTRS bietet Funktionen zur Vorlagenverwaltung und der Verknüpfung zwischen den Anhängen sowie der Zuweisung von Queues. Stellen Sie sicher, dass Anhänge aktuell sind und in den richtigen Feldern für E-Mail, Anruf, SMS und mehr verwendet werden! Lernen Sie unser Produkt noch heute kennen.

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