Facility Management Software – die neue Kunst zu organisieren

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08/07/2019 |

Facility Management Software – die neue Kunst zu organisieren

Wir zeigen Ihnen anhand einer
Hochschule wie einfach es sein
kann, den Überblick über
anfallende Tätigkeiten rund um
das Gebäudemanagement zu behalten.

person walking on concrete road beside brown concrete house near green high trees under white sky during daytime

Das Facility Management (kurz: FM) ist eine recht junge Management Disziplin in der Betriebswirtschaft, die einen enormen organisatorischen Aufwand mit sich bringt. Was sich dahinter verbirgt und wie die Organisation mit einer Facility Management Software gelingen kann, wird im Folgenden geklärt. So viel sei verraten: Es wird ungewöhnlich gewöhnlich, denn prinzipiell kommen bisher Dagewesene Aufgaben lediglich unter einem neuen Sammelbegriff daher.

Gewöhnlich ungewöhnlich – das Facility Management

Fälschlicherweise werden darunter klassische Hausmeistertätigkeiten verstanden. Doch was steckt wirklich dahinter? Leiten wir doch mal mit einer klassischen Facility Management Definition ein: allgemeinhin entspricht Facility Management im Deutschen dem Begriff der Gebäude- bzw. Liegenschaftsverwaltung. Das Ziel des Facility Management ist es, die bestehenden Betriebsfunktionen eines Gebäudes zu verbessern, Kosten zu reduzieren und somit die Immobilie modern und voll funktionsfähig zu erhalten. Dabei bezieht sich die Verantwortlichkeit auf den kompletten Lebenszyklus eines Gebäudes. Dieser kann in sechs Phasen eingeteilt werden:

  • Bedarfsermittlung
  • Entwurfs- und Genehmigungsplanung
  • Herstellung
  • Inbetriebnahme
  • Nutzung
  • Verwertung/Recycling

Die Aufgaben eines Facility Managers können untergliedert werden in das kaufmännische, das technische und das infrastrukturelle Gebäudemanagement. Unter den kaufmännischen Teil fallen Tätigkeiten wie die Betriebskostenabrechnung oder die Objektbuchhaltung. Im Rahmen des technischen Bereichs kümmert sich ein Facility Manager beispielsweise um das Energiemanagement oder die Sicherheitstechnik. Das infrastrukturelle Aufgabengebiet kann das Abfallmanagement, diverse Hausmeisterdienste oder Dienstleistungen zur Gebäudereinigung betreffen.

Wie bereits erwähnt, ist das Facility Management noch nicht lange etabliert, erfreut sich aber steigender Bedeutung. In dem, im Jahr 1989 gegründeten, Interessenverband German Facility Management Association (GEFMA) können sich Entscheider im FM miteinander vernetzen und austauschen.

Facility Management ist alles andere als der hochtrabende Anglizismus einfacher Hausmeistertätigkeiten.

Den Überblick behalten? Ganz schön leicht mit einer Facility Management Software!

Facility Management ist also alles andere als der hochtrabende Anglizismus einfacher Hausmeistertätigkeiten. Doch wie bekommen Facility Manager dies alles gehändelt?

Nachfolgend ein exemplarisches Beispiel: Eine akademische Hochschuleinrichtung hat insgesamt 180 Gebäude zu managen, dabei kann es sich je nach Hochschule um einen Campus oder um über die Stadt verteilte Gebäude handeln. Für eine Person alleine ist die Wartung und Instandhaltung nicht machbar. Daher beschäftigt eine Hochschule oftmals mehrere Handwerker unterschiedlichen Fachs, die für Reparaturen an bestehenden Gebäuden oder für Rohbauten zuständig sind. Das birgt einen hohen Aufwand an Organisation. Das Strukturieren und Koordinieren aller Mitarbeiter und anfallenden Tätigkeiten geht mit einer Facility Management Software unfassbar leicht von der Hand. Eine solche Software bündelt alle To Dos an einem Ort.

Als Facility Management Software nutzt die Hochschule in diesem Fall OTRS. Damit managt die Hochschule ihre anfallenden Tätigkeiten effizient in Form von Prozessen und behält immer den Überblick. Derzeit gehen in der Werkstatt des Kunden die einkommenden Aufträge über OTRS ein, werden kategorisiert und den verantwortlichen Mitarbeitern zugewiesen. Im Anschluss werden alle Aufträge ausgedruckt und jedem Mitarbeiter ausgehändigt. Ziemlich umständlich und alles andere als der digitalen Zeit entsprechend? Exakt. Zudem müssen die Mitarbeiter immer wieder zurück in die Werkstatt, wenn es Unklarheiten gibt.

Da OTRS auch über Smartphones und Tablets verwendet werden kann und die Bedienung denkbar einfach ist, soll im nächsten Schritt über Smartphones auf OTRS zugegriffen werden können.

Deshalb setzten sich unsere Consultants mit den Handwerksmeistern, Vorarbeitern, Gesellen und Azubis der Hochschule im Rahmen von Konzeptionierungs- und Prozess-Design-Workshops zusammen und erarbeiteten eine für den Kunden passgenaue Lösung. Da OTRS auch über Smartphones und Tablets verwendet werden kann und die Bedienung denkbar einfach ist, soll im nächsten Schritt über Smartphones auf OTRS zugegriffen werden können.

Der Clou dahinter: jeder der Mitarbeiter bekommt ein Diensthandy, worüber er digital Aufträge entgegennehmen und diese analog ausführen kann – keine Extrakilometer mehr in die Werkstatt, kein aufwändiges Ausdrucken mehr und die Umwelt wird dank Einsparen von Papier auch noch geschont. Well done!

Der Vorteil steckt im Detail

OTRS als Lösung im Facility Management lässt sich perfekt auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens zuschneiden, somit ist erfolgreiches Arbeiten garantiert. Daher ist ein optimales Ausrichten der Software bis ins kleinste Detail in Zusammenarbeit mit den OTRS Consultants gewinnbringend für Ihr Business – wenden Sie sich noch heute an unser OTRS-Team.

 

Text:
Photos: Victoria Heath auf Unsplash

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