Haben Sie Ihre Geschäftstermine für 2020 im Blick?
09/12/2019 |

Haben Sie Ihre Geschäftstermine für 2020 im Blick?

Digitale Kalender helfen, den Überblick zu wahren.
Im OTRS Ressource Planning gibt es neue hilfreiche Features.

detail screen laptop with OTRS calendar

Jetzt am Jahresende wird es Zeit, die Planung für das nächste Jahr zu machen. Zahlreiche Termine für 2020 stehen schon jetzt auf meiner Agenda, unter anderem diverse interne Meetings, aber auch externe Workshops.
Umso schöner, dass wir in unserem OTRS, das ich selbst tagtäglich zur Organisation von allen möglichen Abläufen nutze, das Feature Add-on Calendar Resource Planning haben. So habe ich auch die Termine von meinen Team-Kollegen im Blick, weiß genau, wann wer verfügbar oder im Urlaub ist, um rechtzeitig voraus zu planen. Als Product Manager ist es mir beispielsweise besonders wichtig, einen Einblick in die Projekte und Kundentermine der Consultants zu haben. So kann ich bei Bedarf an einem Workshop teilnehmen, um die Bedürfnisse unserer Kunden aus erster Hand zu erfahren.

Neue Funktionalitäten im OTRS Calendar Resource Planning

In unserem ständigen Austausch mit Kunden hat sich gezeigt, wie wichtig und beliebt das Calendar Resource Planning in OTRS ist. Deshalb haben wir uns dazu entschieden, es weiter zu entwickeln und noch besser zu machen:

  • Um bei dem Beispiel „Workshop mit den Consultants“ zu bleiben: Ich kann im OTRS Kalender nicht nur sehen, wo und bei welchem Kunden der Termin stattfindet, sondern ich kann in den zusätzlichen Feldern auch noch viele weitere nützliche Informationen einsehen. Zum Beispiel, um welchen Consulting Service es sich handelt, wer der Ansprechpartner ist und wie umfangreich das Projekt ist. Für die monatliche Auswertung werden hier übrigens noch weitere Daten wie der Tagessatz, Kostenstelle und Bestellnummer aus dem verlinkten Ticket gespeichert.
  • Die dynamischen Felder ermöglichen es unter anderem aber auch, Unterkategorien zu einer bestimmten Aufgabe darzustellen. Für ein Marketing-Team zum Beispiel bedeutet das, dass nicht nur eine generelle „Marketing-Aktivität“ angezeigt, sondern auch genauer spezifiziert werden kann, ob es sich um einen Blogbeitrag, einen Social Media Post oder eine Pressemitteilung handelt. Das ist sehr praktisch, damit alle den gleichen Überblick über alle Aktivitäten haben und im Team die besten Ergebnisse erzielen können.
Ich kann mit einem Mausklick entscheiden, ob ich nur meine eigenen Termine, die meines Teams oder die Termine von weiteren Abteilungen einsehen möchte.
  • Außerdem besteht die Möglichkeit, die Kalenderansichten zu individualisieren. Ich kann mit einem Mausklick entscheiden, ob ich nur meine eigenen Termine, die meines Teams oder die Termine von weiteren Abteilungen einsehen möchte. Dementsprechend kann ich Meeting-Termine, auch abteilungsübergreifend, festlegen ohne dass ich aufwendig abfragen muss, wer wann verfügbar ist. Außerdem ist es praktisch, dass ich meine Kalenderansicht auch auf ein bestimmtes Zeitfenster, zum Beispiel 8:00 bis 15:00 Uhr, begrenzen kann. Einige meiner Kollegen arbeiten in Teilzeit und können so besser darstellen, wann sie verfügbar sind.
  • Ausgewählte Import-Möglichkeiten helfen zusätzlich, auch Mitarbeiter im Außendienst auf dem Laufenden zu halten, denn Kunden- und Ticketdaten können aus dem verlinkten Ticket in den Termin synchronisiert werden, um diese Daten dem mobilen Agenten offline im lokalen Kalender zur Verfügung zu stellen.
  • Neue Reporting-Funktionen ermöglichen, dass Reports automatisch generiert werden und somit aufwendige manuelle Arbeit wegfällt und die Fehlerquote minimiert wird. Das Projektmanagement – gerade auch über mehrere Abteilungen hinweg – wird um ein Vielfaches vereinfacht. Sie sehen schnell, welche Aufgaben verspätet sind, was mehr Zeit in Anspruch genommen hat als erwartet, wer Zeit für neue Aufgaben hat und mehr.

Und das war nur ein Ausschnitt der neu entwickelten Funktionen. Sie stehen bereits für OTRS 7 zur Verfügung, für OTRS 8 bekommen sie allerdings durch personalisierte Dashboards und mehrfach benutzbare und konfigurierbare Kalender nochmal eine neue Dimension.

Mir gibt das ein gutes Gefühl für 2020, denn damit kann ich meine Termine und die meiner Kollegen im Blick behalten, um Ressourcen und anstehende Entscheidungen optimal planen zu können.

Sie haben auch den Vorsatz fürs neue Jahr, Termine und Ressourcen besser zu planen? Gern zeige ich Ihnen, wie Sie die Vorteile von Calendar Resource Planning einsetzen können.

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