Ist das hybride Arbeitsmodell die Lösung der Zukunft?

Ist das hybride Arbeitsmodell die Lösung der Zukunft?

Das hybride Arbeiten, also die Mischung aus Home Office und Arbeiten im Büro, scheint derzeit die beliebteste Lösung für Mitarbeiter. Welche Maßnahmen müssen Unternehmen treffen, um dies zu ermöglichen?

Sind hybride Arbeitsmodelle die Zukunft? Nach 1,5 Jahren Pandemie wissen wir: Die dauerhafte Arbeit im Home Office hat viele Vorteile, aber auch Nachteile. Mit der Zeitersparnis, die das Home Office bringt, entstehen neue Möglichkeiten im Privatleben, der Start in den Arbeitstag ist entspannter und der Wohnort wird in Bezug auf die Arbeit immer flexibler. Aber genauso wie sich neue Möglichkeiten eröffnen, kann das dauerhafte Home Office auch negative Auswirkungen haben. Während der Pandemie haben wir gesehen, dass es Menschen immer schwerer fiel, Arbeits – und Privatleben zu trennen und nach dem Zuklappen des PC´s den „Feierabend“ einzuläuten. Der naheliegende Nachteil: Der persönliche Kontakt bleibt auf der Strecke. Natürlich können Teams auch alle Anliegen in Zoom-Konferenzen besprechen, aber das spontane gemeinsame Lachen oder ein tieferer Einblick in das Seelenleben finden einfach eher beim Plausch in der Küche statt.

Hybrides Arbeiten bedeutet: Bedürfnisse der Mitarbeiter berücksichtigen statt mit Paukenschlag zurückholen

Kürzlich hat Apple damit Schlagzeilen gemacht, dass ab sofort wieder alle Mitarbeiter für drei Tage in der Woche zurück ins Büro kommen sollen – kein Vorschlag, sondern eine Anweisung. Das hat für viel Unmut und Widerstand bei den Apple-Mitarbeitern gesorgt. Die Rückkehr ins Büro mitten im Sommer, in der Urlaubs- und Ferienzeit, konnten sich viele nur schwer vorstellen. Ein weiterer Punkt für den Widerstand bestand mit Sicherheit darin, dass sie nicht gefragt wurden, keine Umfragen oder Abstimmungen zum präferierten Arbeitsmodell stattfanden.

Viele Entscheidungen sind uns während der Pandemie einfach abgenommen worden, und jetzt möchten die meisten Angestellten selbst entscheiden können, wo sie arbeiten – am liebsten auch spontan.

Hybrides Arbeitsmodell scheint die Lösung der Zukunft zu sein

Es zeichnet sich also immer mehr ab, dass ein hybrides Arbeitsmodell – die Mischung aus mobiler und Präsenzarbeit – die Lösung der Zukunft sein sollte. Sie passt nicht nur zur derzeitigen Situation, in der wir nicht wissen, ob die Pandemie wirklich vorbei ist oder es wieder von vorne losgehen könnte, sondern auch zur Stimmung der meisten Menschen, die mittlerweile lieber spontane Entscheidungen bevorzugen anstatt lange zu planen und dann wieder alles über den Haufen werfen müssen.

Welche Überlegungen sollten Unternehmen also anstellen, um ein hybrides Arbeitsmodell zu ermöglichen?

1. Umfrage: Ist es tatsächlich das Modell, das die meisten Mitarbeiter bevorzugen?
Wie bereits erwähnt scheint das hybride Modell die Bedürfnisse der meisten Mitarbeiter zu befriedigen, aber bevor das Modell etabliert wird, sollte das Management eine Umfrage erstellen, um die Stimmung der Mitarbeiter einzuholen. Ist das hybride Modell tatsächlich das richtige? Verfügen Mitarbeiter über das richtige Equipment, um auch zukünftig von zu Hause arbeiten zu können, ohne Rückenschäden zu erleiden? Was brauchen Mitarbeiter von ihren Führungskräften? Eine Umfrage bringt nicht die ultimative Weisheit, aber ist eine ideale Möglichkeit, ein Stimmungsbild zu erhalten.

2. Unternehmenskultur aus Transparenz und Vertrauen; Festlegung von Zielen
Auch die Unternehmenskultur sollte zum Hybrid-Modell aus mobilem und präsentem Arbeiten passen. Das heißt, ein Mikro-Management und hierarchische Strukturen passen nicht mehr zu diesem Modell, das geprägt sein sollte von Flexibilität, Agilität und gegenseitigem Vertrauen. Hilfreich ist es allerdings für beide Seiten, Führungskräfte und Mitarbeiter, wenn gemeinsam Ziele zur besseren Orientierung festgelegt werden. Und von wo und wie die Ziele dann letztendlich erreicht werden, sollte keine Rolle spielen.

3. Equipment zur Verfügung stellen – Bring your own device, Firmenwagen
Wie im Punkt 1 erwähnt, sollte herausgefunden werden, welches Equipment Mitarbeiter benötigen, um langfristig auch von zu Hause aus arbeiten zu können. Das könnte zum Beispiel ein ergonomischer Bürostuhl sein, um den Rücken zu entlasten. Selbstverständlich sollte es sein, dass Mitarbeiter mit einem Laptop statt mit einem Desktop-PC ausgestattet werden, um diesen einfach mitnehmen zu können. Weiterhin sollte die Frage geregelt werden, ob Mitarbeitern nun grundsätzlich ein Firmen-Handy zusteht. Falls nicht, dürfen sie berufliche Telefonate von ihrem privaten Handy machen und wie wird das abgerechnet (Bring your own device). Benötigen Mitarbeiter außerdem nun dringender einen Firmenwagen und würde sich dieser statt der nächsten Gehaltserhöhung besser rentieren?

4. Entsprechende Software beachten
Um das Hybrid-Modell dauerhaft effizient einzuführen, muss die richtige Software bedacht werden, die sich für mobile Arbeit eignet. Nicht nur Videokonferenzen sollten auf Knopfdruck funktionieren, um persönlichen Meetings nahe zu kommen. Auch sollte eine Software von überall erreichbar sein, Prozesse und den aktuellen Status abbilden und Mitarbeitern helfen, eine Struktur in all die Kommunikationsabläufe auf unterschiedlichen Kanälen zu bringen. OTRS eignet sich an dieser Stelle sehr gut, denn Kunden schätzen die transparenten und übersichtlichen Abläufe. OTRS kann außerdem helfen abzubilden, welche Arbeitsplätze bzw. Laptops im Büro zur Verfügung stehen – eine wichtige Information, um hybrides Arbeiten gut planen zu können. Auch die Übersicht zu anstehenden Präsenz-Meetings wie Mitarbeitergesprächen oder die Planung von Geschäftsreisen kann in OTRS übersichtlich gezeigt werden. All das sind wichtige Details, die nötig sind, um das hybride Arbeiten erfolgreich zu machen.

5. Thema Datensicherheit
Nicht zuletzt sollte auch das Thema Datensicherheit große Beachtung finden, denn egal wo sich der Mitarbeiter befindet – im Büro, zu Hause, bei Bekannten oder auf Geschäftsreise – der Informationsfluss sollte immer sicher und geschützt sein. Hierzu empfiehlt es sich, einen VPN (Virtual Private Network) – Zugang zu benutzen, Software immer auf dem neusten Stand zu halten und anhand der Regularien der DSGVO (Datenschutzgrundverordnung) zu agieren.

Ist das hybride Arbeitsmodell aus Home Office und Büro auch Ihre Präferenz? Wenn ja, warum und was sind Ihre Erfahrungen damit?
Wir wünschen Ihnen einen angenehmen Sommer mit viel produktiver Abwechslung im hybriden Arbeitsmodus!

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Photos: Burst via Pexels

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