Kann Ihr Unternehmen trotz der bevorstehenden Grippesaison produktiv bleiben?

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Kann Ihr Unternehmen trotz der bevorstehenden Grippesaison produktiv bleiben?

Die Krankheitszeit nähert sich und Ausfallzeiten
werden größer – wie Unternehmen sich vorbereiten
können, um produktiv zu bleiben.

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Der Winter nähert sich und damit auch die Krankheitswelle. Wegen der heftigen Grippewelle sind im letzten Jahr krankheitsbedingt mehr Beschäftigte ausgefallen als in den letzten zehn Jahren (Statistik der BKK). Bei jedem Dritten handelte es sich um Grippe oder andere Atemwegsinfekte. Laut BKK ist der Krankenstand im Februar am höchsten.

Aber nicht nur Krankheiten können eine Lücke in eingespielte Arbeitsprozesse bringen, auch Urlaube sollten gut vorbereitet werden. Gerade zwischen den Jahren und nach Sylvester nimmt sich erfahrungsgemäß ein Großteil der Beschäftigten frei.

Es wird also Zeit für Unternehmen, sich entsprechend auf die Krankheitswelle und Urlaubstage vorzubereiten, so dass es keine bösen Überraschungen gibt.

Der Zeitaufwand für den ausfallenden Kollegen ist neben der Kernarbeit also sehr hoch.

Die Auswirkungen von Fehlzeiten der Mitarbeiter auf die Kollegen

Wie eine aktuelle Studie der OTRS Group zeigt, muss mehr als die Hälfte aller Mitarbeiter (51 Prozent) mehrmals im Monat die Arbeit für einen Mitarbeiter, der nicht arbeitet, miterledigen. Fast ein Viertel (23 Prozent) gibt sogar an, einen ausfallenden Mitarbeiter jede Woche vertreten zu müssen. In Brasilien sagen über 34 Prozent, jede Woche für einen Kollegen einspringen zu müssen, während es in Deutschland 21 Prozent und in den USA nur 14 Prozent sind.

Die größte Herausforderung bei der temporären Vertretung besteht für 37 Prozent der Befragten darin, die notwendigen Hintergrundinformationen zu finden. Danach folgt das Verstehen des Aufgabenstatus (34 Prozent) und das Wissen darüber, wen man kontaktieren muss, um weiterkommen zu können (25 Prozent).

Auch das zusätzliche Zeitaufkommen für die Vertretung ist nicht unerheblich: 38 Prozent benötigen bei der Vertretung täglich mindestens eine zusätzliche Stunde, 11 Prozent sogar über zwei Stunden. 27 Prozent geben an, täglich ein bis zwei Stunden extra zu brauchen, wenn der Kollege nicht da ist.

Der Zeitaufwand für den ausfallenden Kollegen ist neben der Kernarbeit also sehr hoch und es ist keine Überraschung, dass Frustration aufkommt, sobald ein Kollege krank wird. Hinzu kommt, dass der Vertreter oftmals keine Anerkennung für seine zusätzlichen Tätigkeiten bekommt.

Unternehmen sollten doppelt gerüstet sein, damit wichtige Kundenanfragen auch zwischen den Feiertagen nicht liegen bleiben.

Ein Ticketsystem macht die Vertretung einfacher

Dass Mitarbeiter krank werden, kann nicht verhindert werden. Dennoch gibt es Möglichkeiten für Unternehmen, die Prozessabläufe so gut und transparent zu strukturieren, dass es einem Mitarbeiter nicht schwer fallen sollte, spontan Aufgaben von jemand anderen zu übernehmen. Die Ergebnisse unserer Umfrage beziehen sich übrigens nicht nur auf Beschäftigte, die wegen Krankheit ausfallen, sondern auch auf Mitarbeiter, die in den Urlaub gehen. Zwischen den Jahren nimmt ein Großteil der Beschäftigen frei – in diesem Jahr sicher besonders viele, da die Feiertage so günstig liegen, dass nur zwei Urlaubstage eingereicht werden müssen. Das heißt, hier sollten Unternehmen doppelt gerüstet sein, damit wichtige Kundenanfragen auch zwischen den Feiertagen nicht liegen bleiben.

Was sich anbietet, ist ein cloud-basiertes Ticket-System. Hier werden alle Anfragen, Probleme und Kommunikationsabläufe gespeichert. Die Strukturierung erfolgt automatisch, denn alle Informationen zu einem Thema werden in einem Ticket hinterlegt – vergleichbar mit Papierordnern, in denen alle Dokumente zu einem Vorgang hinterlegt sind. Ein Vertreter muss sich also nicht erst in einen fremden E-Mail Account einloggen, um den letzten Vorgang einzusehen, sondern kann die Kommunikation über das Ticketsystem verfolgen und gezielt einsteigen. Reminder, die individuell eingestellt werden können, erinnern an weitere To dos.

Viele Unternehmen nutzen ein Ticket-System auch für ihre Kundenanfragen und -kommunikation. So bleiben Unternehmen und Kunde immer auf dem neusten Stand und kennen die Ist-Situation aller Anfragen – auch wenn wegen Krankheit oder Urlaub Ausfälle entstehen.

Wir wünschen Ihnen schon jetzt ein ruhige und besinnliche Adventszeit.