Team Off-Sites in Zeiten von Corona – wie sie trotzdem stattfinden können
25/05/2020 |

Team Off-Sites in Zeiten von Corona – wie sie trotzdem stattfinden können

Zusammenkünfte von mehreren Kollegen für Team Off-Sites, Work Togethers
oder Team Work Days sind dieser Tage nicht möglich. Trotzdem kann man solche
Maßnahmen erfolgreich virtuell gestalten. Man muss nur wissen, wie.

laptop on a desk with a video conference

Ein Problem, das jeder hat, der ein verteilt-sitzendes Team leitet: Wie können der Zusammenhalt, die Kommunikation und das Verständnis innerhalb des Teams gefördert werden, wenn man nicht zusammensitzt und kein Budget für große Reisen zur Verfügung steht. Bisher hat diese Herausforderung jedoch deutlich weniger Unternehmen respektive Team- oder Abteilungsleiter betroffen, als nun – in Zeiten von Kontaktsperren, bedingt durch Corona. Trotzdem müssen Wege gefunden werden, zum Beispiel Zusammenkünfte wie Off-Sites stattfinden zu lassen, denn sie sind wichtig für ein erfolgreich arbeitendes Team.

Klar ist, die Kommunikation zwischen Menschen, die im selben Raum sind, ist sicher einfacher. Ca 55 % der Kommunikation bestehen aus Gesichtsausdruck und anderer Körpersprache. Wenn man sich mit „Miniaturen“ auf einem Bildschirm unterhält, ist das nicht wirklich vergleichbar.

Gerade jetzt ist es besonders wichtig, dass Teammitglieder nicht nur auf der sachlichen Ebene harmonieren, sondern sich auch persönlich näherkommen. Aber wie schafft man das? Es gibt eine Menge Herausforderungen, die es zu bewältigen gilt, wenn virtuelle Get Togethers erfolgreich und langfristig wirksam sein sollen.

Welche Herausforderungen sind das und wie können wir ihnen begegnen?

Erhöhter Vorbereitungsbedarf:

  • Denken Sie frühzeitig über Struktur und Inhalt der Maßnahme nach und machen Sie einen Plan für die gesamte Dauer.
  • Stellen Sie eine Moderation der Off-Site sicher.
  • Machen Sie sich mit dem eingesetzten technischen Equipment vertraut, machen Sie einen Plan B für den Fall, dass aus technischer Sicht etwas nicht funktioniert.
  • Planen Sie Pausen und Mittagessen.
  • Sorgen Sie für die Vorbereitung von sozialen Aktivitäten.
  • Versenden Sie im Vorfeld Süßigkeiten oder eine nette Einladung.

Unterschiedliche Zeitzonen:

  • Wählen Sie geeignete Zeiten, ein Tool kann dabei helfen.
  • Planen Sie die wichtigsten Termine zu einem Zeitpunkt, an dem jeder teilnehmen kann.
  • Teilen Sie Möglichkeiten zur Rückmeldung und zum Stellen von Fragen für diejenigen, die nicht teilnehmen können. Nutzen Sie ein Online-Whiteboard oder Trello.
  • Zeichnen Sie die Treffen auf und machen Sie sie für diejenigen verfügbar, die nicht teilnehmen konnten.
  • Führen Sie mit einem entsprechenden Teil des Teams auch regionale Off-Sites durch.

Aufmerksamkeit sicherstellen:

  • Nutzen Sie nach Möglichkeit immer Videoübertragung.
  • Gestalten Sie die Meetings interaktiv.
  • Planen Sie genügend Zeit und Raum für informelle Gespräche, Socialising und Pausen ein.
  • Definieren und teilen Sie Regeln für die virtuelle Besprechung.
Geben Sie innerhalb Ihrer Agenda Raum für Socialising, z. B. durch eine kurze Smalltalk-Session nach dem Mittagessen oder einem Smalltalk-Frühstück.

Schaffen eines Team-Gedankens:

  • Planen und führen Sie soziale Aktivitäten durch.
  • Beziehen Sie das gesamte Team ein und fragen Sie nach Meinungen oder lassen Sie Aktivitäten organisieren.
  • Adaptieren und verwenden Sie bereits vorhandene Ideen.
  • Geben Sie innerhalb Ihrer Agenda Raum für Socialising, z. B. durch eine kurze Smalltalk-Session nach dem Mittagessen oder einem Smalltalk-Frühstück.
  • Sprechen Sie bei der Begrüßung über den sozialen Aspekt und diese besondere Situation, die wir im Moment haben, um Verständnis zu fördern und Kollegen zu motivieren.

Vielleicht konnten Sie bereits mit dem einen oder anderen Vorschlag etwas anfangen und haben dadurch jetzt schon konkrete Ideen, wie Sie mit der neuen Situation erfolgreich umgehen können, wenn es darum geht, Ihre Team-Off-Sites zu planen. Das wäre perfekt. Sollten Ihnen jedoch noch Anregungen fehlen, befassen wir uns nun etwas intensiver mit der Umsetzung dieser Vorschläge und stellen Ihnen nützliche Hilfsmittel vor.

Umsetzung und nützliche Hilfmittel

Das Tool

Tools für Videokonferenzen gewinnen in diesen Zeiten natürlich immer mehr an Bedeutung. Die Programme bieten schon länger alle Funktionen an, die reelle Zusammenkünfte – besonders über Ländergrenzen hinweg – eigentlich überflüssig machen.

Dabei ist die Auswahl der Tools groß. GoToMeeting, Google, Slack, Zoom oder Cisco, BlueJeans, clickmeeting, FastViewer, JitsiMeet, Skype for Business oder Microsoft Teams sind nur einige davon. Um das für sich passende Tool zu finden, sollte man die einzeln angebotenen Leistungen vergleichen. Mehrere Anbieter bieten aufgrund der aktuellen Lage um COVID-19 einige ihrer Chat-, Videokonferenz- und anderen Kollaborationsdienste sogar kostenlos an. Auch das spielt bei der Entscheidung vielleicht eine nicht unwichtige Rolle.

Virtuelle Meeting-Regeln

Regeln können helfen, Unsicherheiten, wie man sich in bestimmten Situationen verhalten soll, zu vermeiden. Diese können wahrscheinlich in virtuellen Meetings zunächst öfter vorkommen.

Wie sind die Regeln aufzustellen?

  • Sie können als erste Aufgabe innerhalb der Gruppe gesammelt und definiert werden.
  • Sie können im Voraus festgelegt und zu Beginn präsentiert werden.

Was ist zu beachten?

  • Die Gruppen könnten sich auf ein spezielles Handzeichen einigen, um andere über Verbindungsprobleme/Echos/Hintergrundgeräusche zu informieren.
  • Der Moderator sollte beobachten und Hinweise geben, wenn Regeln nicht eingehalten werden.

Sammlung möglicher nützlicher Regeln:

  • Aktivieren Sie die Kamera die ganze Zeit.
  • Stellen Sie auf stumm, wenn Sie nicht sprechen.
  • Lassen Sie den anderen aussprechen.
  • Unterbrechen Sie jemanden, der aufgrund von Problemen mit der Internetverbindung/Echos/Hintergrundgeräuschen nicht verstanden werden kann, sofort.
  • Nutzen Sie den Chat für Fragen.
  • Heben Sie Ihre Hand als Zeichen, wenn Sie Fragen oder Anmerkungen haben.
  • Der Moderator ruft Sie auf, wenn Sie an der Reihe sind.
  • Seien Sie konzentriert und arbeiten Sie nicht an anderen Dingen parallel.
  • Dies ist eine interaktive Off-Site: Bringen Sie sich aktiv ein, seien Sie interessiert, offen & stellen Sie Fragen!

Moderation

Die Moderation von virtuellen Off-Sites kann helfen, Struktur und Orientierung zu geben und die Effizienz zu steigern.

  • Der Moderator sollte sich um organisatorische Aufgaben wie Sitzungsdauer, Pausen, anstehende Herausforderungen/Anforderungen und die Behandlung von Fragen kümmern.
  • Der Moderator sollte das genutzte Tool sehr gut kennen und immer einen Plan B vorbereitet haben.

Struktur und Inhalt

Virtuelle Off-Sites benötigen möglicherweise mehr Vorbereitung. Vor allem, da wir nicht daran gewöhnt sind. Eine klare Struktur und definierte Inhalte sind im Vorfeld nützlich.

  • Sammeln Sie Wünsche für Themen im Voraus.
  • Definieren Sie für jeden Tag ein Hauptthema. Teilen Sie es in kürzere (interaktive) Sitzungen auf.
  • Weisen Sie den Teammitgliedern Meetings zu und lassen Sie sie Themenexperten sein. Sie könnten eine Sitzung selbständig vorbereiten und leiten.
  • Interaktivität weckt Interesse und Aufmerksamkeit.
  • Leiten Sie den Beginn eines Tages mit einer Smalltalk-Runde ein.
  • Erstellen Sie für jeden Tag eine Tagesordnung/Themenliste und teilen Sie diese im Voraus mit. Teilen Sie auch Ihre Erwartungen und Bedürfnisse für die Vorbereitung.
  • Verwenden Sie eine Kanban-Tafel, um die Off-Site zu strukturieren und die Teilnehmer einfach wissen zu lassen, was ansteht, was das aktuelle Thema und was erledigt ist.
  • Verwenden Sie z. B. Trello für die Umsetzung.

Die Sitzungen

Was gibt es zu beachten?

  • Führen Sie kurze Sitzungen (max. 1-1,5 Stunden) durch, gefolgt von einer Pause, da lange Sitzungen viel Konzentration erfordern. Je länger eine Sitzung ist, desto weniger Menschen werden aktiv und interessiert sein.
  • Insgesamt sollten die Sitzungen nicht länger als 5 Stunden pro Tag dauern.
  • Zeichnen Sie Sitzungen auf, um sie für Kollegen einer anderen Zeitzone verfügbar zu machen.
  • Fragen Sie aktiv nach Meinungen.
  • Verwenden Sie ein Online-Whiteboard.
  • Erarbeiten Sie gemeinsam oder in kleineren Teams Lösungen für Herausforderungen mit anschließender Präsentation.

Verteilen Sie Aufgaben:

  • Vergeben Sie Rollen, wie z. B. Moderator, Zeitnehmer oder Protokollant.
  • Seien Sie kreativ und erfinden Sie neue mögliche Rollen.
Virtuelle Workshops sind anstrengender und fordern mehr Konzentration. Außerdem können Probleme mit Audio-/Videoübertragungen nervenaufreibend sein. Daher ist es ratsam, mehr Pausen einzuplanen.

Pausen und Mittagessen

Virtuelle Workshops sind anstrengender und fordern mehr Konzentration. Außerdem können Probleme mit Audio-/Videoübertragungen nervenaufreibend sein. Daher ist es ratsam, mehr Pausen einzuplanen.

  • Machen Sie mehr kleinere Pausen: mindestens 15 Minuten.
  • Planen Sie feste Mittagspausen: 1-1,5 Stunden.
  • Vor einer Pause: Fassen Sie Besprochenes zusammen und informieren Sie, was als nächstes geplant ist.
  • Nach einer Pause: Geben Sie einen kurzen Überblick, wie es weitergeht.

Spielereien und Schnickschnack

Gerade in diesen Zeiten und neuen, noch ungewohnten Situationen ist es wichtig, den Mitarbeitern das Gefühl zu geben, dass man sich um sie kümmert und dass sie wichtig sind.

Und wie?

  • Senden Sie eine Einladung zur Off-Site mit Teamfotos/Off-Site-Bildern vom letzten Mal.
  • Verschicken Sie im Vorfeld Süßigkeiten oder Chips.
  • Senden Sie oder die Personalabteilung eine motivierende E-Mail, bedanken sich für die Arbeit und wünschen den Mitarbeitern Spaß.

Socialising

Innerhalb einer virtuellen Organisationsstruktur ist die Sozialisierung bzw. der soziale Aspekt einer der wichtigsten Faktoren, um ein Teamgefühl zu schaffen und Raum für informellen Austausch zu bieten.

Wie?

  • Bitten Sie die Teammitglieder, im Voraus Ideen für das persönliche Miteinander einzubringen.
  • Weisen Sie dem Team die Aufgabe zu, ein Brainstorming durchzuführen und sich auf drei Komponenten zum Socialising zu einigen.
  • Organisieren Sie die Maßnahmen im Voraus sorgfältig oder machen Sie Vorschläge.

So, nun ist es an Ihnen. Verzagen Sie nicht, sondern nutzen Sie die Chancen der momentanen Situation. Die gewonnenen Erkenntnisse werden Ihnen auch für eine Zukunft, in die die Normalität wieder Einzug gehalten hat, behilflich sein. Sie haben es in der Hand.

Text:
Photos: Chris Montgomery auf Unsplash

Schreiben Sie einen Kommentar

Ihre E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.

Share the Story