Wie einfach ist die Zeiterfassung in OTRS?
13/07/2020 |

Wie einfach ist die Zeiterfassung in OTRS?

Der Einsatz von OTRS für die Zeitabrechnung bietet Unternehmen viel Flexibilität.

Laptop shows OTRS screen on a desk with headline tech talk

Wenn Unternehmen aus ihrer Startphase herauszuwachsen beginnen, hilft ihnen die Zeiterfassung, sich weiterzuentwickeln. Informationen über die Zeit, die für verschiedene Aktivitäten gebraucht wurde, sind die Grundlage für folgendes:

  • Einschätzung, wie viel Arbeit erledigt werden kann,
  • Verbesserung der Rechnungsstellung und Fakturierung,
  • Optimierung von Aufgaben, die zu lange dauern,
  • Mitarbeitern dabei zu helfen, sich bei ihrer Arbeit zu fokussieren, oder
  • Fortschritte zu kommunizieren.

Die Liste geht noch weiter, aber es genügt zu sagen, dass die Zeiterfassung für ein Unternehmen von erheblichem Nutzen sein kann.

OTRS hat bereits Standardoptionen für die Zeiteinheiten-Verfolgung eingebaut, so dass es sehr einfach zu bedienen ist. Zeiteinheiten sind mit Artikeln verbunden (Einträge in einem Ticket), so dass für jeden Schritt, der zur Erfüllung einer Anfrage unternommen wird, ein Eintrag darüber gemacht werden kann, wie viel Zeit dafür aufgewendet wurde. Dies kann ein guter erster Schritt für Unternehmen sein, die gerade erst mit der Zeiterfassung beginnen, da sie Schritt für Schritt sehen können, wie lange Aktionen dauern.

Dieses eigenständige Feature Add-on ermöglicht es Unternehmen, ein Feld einzurichten, das eine einfache Berechnung durchführt.

Nutzen Sie ein Feature Add-on

In manchen Situationen möchten Unternehmen die Zeit jedoch nur in besonderen Fällen erfassen und verzichten darauf, dass die Einträge in den Artikeln platziert werden. Das ist kein Problem. In diesem Fall verlassen sich die Kunden auf die Funktionserweiterung Dynamic Field Calculation. Dieses eigenständige Feature Add-on ermöglicht es Unternehmen, ein Feld einzurichten, das eine einfache Berechnung durchführt, wie z. B. das Addieren von zwei Zahlen oder das Ermitteln eines Prozentsatzes.

Der Prozess dafür ist ziemlich unkompliziert und kann von einem Admin oder einem der OTRS Consultants ausgeführt werden. Man muss zunächst die traditionelle Funktion der Zeiteinheiten deaktivieren und sie dann durch eine Anpassung ersetzen, wie im Folgenden beschrieben:

  • Deaktivieren Sie die Zeiteinheiten global in der Systemkonfiguration. Der Name der Einstellung lautet Ticket::Frontend::AccountTime.
  • Fügen Sie ein Textfeld (Objekt: Ticket und Typ: Text) für die Erfassung der aktuellen Zeiteinheiten auf einem Ticket hinzu (TimeTicket). Dieses sollte ein Regex haben, um nur auf Dezimalstellen zu prüfen ‚\d+‘.
  • Fügen Sie ein Formelfeld hinzu, um die Gesamtzahl zu erhalten (TotalZeit). Konfigurieren Sie das so, dass es sich zu dem Feld hinzufügt, das zur Aufzeichnung der aktuell aufgewendeten Zeit verwendet wird.
  • <OTRS_TICKET_DynamicField_TotalTime> + <OTRS_TICKET_DyanmicField_TimeRecord>
  • Richten Sie einen generischen Agenten ein, um das Gesamtzeitfeld auf einen Textwert wie ‚Zeit einfügen‘ zurückzusetzen.
  • Machen Sie das Feld für die Erfassung von Zeiteinheiten überall dort obligatorisch, wo es verwendet werden soll (z. B. AgentTicketPhone). Optional können Sie eine Zugriffskontrollliste verwenden, um das Feld nur bei Bedarf einzublenden.

Unternehmen, die ihre Zeiterfassung auf diese Weise gestalten, können auch das Feature Add-on Hide/Show Dynamic Fields verwenden. Das würde es ihnen auch ermöglichen, die neu erstellten Zeiterfassungsfelder nur in bestimmten Situationen anzuzeigen.

Während Kreativität und Innovation ein Unternehmen vorantreiben, ist die Zeiterfassung der Schlüssel, um sicherzustellen, dass die operative Arbeit so produktiv und effizient wie möglich abläuft. Wenn Sie daran interessiert sind, mehr über Zeiterfassung in OTRS zu erfahren, kontaktieren Sie noch heute einen Experten.

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