Wie Sie auch in Krisenzeiten produktiv bleiben können – 8 Tipps
25/03/2020 |

Wie Sie auch in Krisenzeiten produktiv bleiben können – 8 Tipps

In Ausnahmezuständen, wie z. B. der aktuellen Situation
durch COVID-19, bedarf es besonderer Maßnahmen,
um die Produktivität aufrecht zu erhalten.

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Bumm. Wie ein Schlag treffen uns die aktuellen Entwicklungen und Maßnahmen, die mit der Verbreitung von COVID-19 einhergehen. Und das weltweit. Szenarien dieser Art und dieses Ausmaßes hat es so bisher nicht gegeben. An manchen Tagen fühlt man sich wie in einem dieser Katastrophenfilme, die man doch normalerweise mit einer Tüte Chips und einem Glas Wein oder Bier mit wohligem Grauen gemütlich auf der Couch sieht. Solange alles nur im Angebot der gängigen Streamingdienste passiert, lieben wir es. Aber nun klopft es wirklich bei uns an. Knock, knock. Wir sehen uns konfrontiert mit Einschränkungen unseres Alltages, wie wir sie bisher nie erlebt haben.

Die Art und Weise, wie wir arbeiten, hat sich von heute auf morgen verändert.

Das betrifft auch unsere berufliche Situation. Die Art und Weise, wie wir arbeiten, hat sich von heute auf morgen verändert. Wir stehen vor ganz neuen Herausforderungen, die es zu meistern gilt. Home Office ist das Stichwort, denn schließlich ist unser berufliches Umfeld oft einer der Bereiche, in dem wir engen und unmittelbaren Kontakt zu (meist) vielen anderen Menschen haben. Und diesen gilt es in diesen Zeiten zu reduzieren.

Bei der OTRS Group sind wir diesbezüglich in einer privilegierten Position. Das Arbeiten im Home Office ist vertrautes Terrain für unsere Mitarbeiter, denn wir leben die freie Wahl des Arbeitsplatzes seit jeher. Das hat nun den Vorteil, dass unsere Kollegen keine Schwierigkeiten durch eine Eingewöhnung oder Umstellung haben, sondern mit dem Arbeiten in virtuellen Teams erfahren sind und somit keine Unterbrechungen oder Ausfälle entstehen.

Das heißt im Klartext: Krise hin oder her, es gibt immer noch viele Unternehmen, die nicht darauf vorbereitet sind, ihre Belegschaft dabei zu unterstützen, für längere Zeit von zu Hause aus zu arbeiten.

Sind Unternehmen auf die Arbeit zu Hause vorbereitet?

Leider ist das aber noch keine gängige Praxis bei allen Unternehmen. In einer von Merchant Savy zusammengetragenen globalen Auswertung mit Daten und Statistiken zu Heimarbeit heißt es, dass einer Umfrage von 2019 nach, nur 61% der globalen Unternehmen ihren Mitarbeitern derzeit das Arbeiten im Home Office erlauben.

In Deutschland kommt gerade einmal rund ein Viertel der Beschäftigten in den Genuss von Telearbeit, Homeoffice oder mobilem Arbeiten. Das hat eine Studie des Instituts für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung (IAB) und des Leibniz-Zentrums für Europäische Wirtschaftsforschung (ZEW) ergeben.

Das heißt im Klartext: Krise hin oder her – es gibt immer noch viele Menschen, die sich nicht isolieren können, sondern weiterhin täglich ihren Arbeitsplatz aufsuchen müssen.

Gravierende Einschnitte wirken sich auf die Stimmung aus und können die Produktivität am Arbeitsplatz bremsen.

Auch wenn mit Situationen wie der momentanen jeder anders umgeht, wirken sich so gravierende Einschnitte auch auf die Stimmung im Arbeitsumfeld aus und können die Produktivität am Arbeitsplatz bremsen. Das verwundert nicht, denn Menschen sehen sich mit völligem Neuland konfrontiert, sind voller Sorge, haben Ängste und spüren Unsicherheit.

Laut der psychologischen Studierendenberatung in Österreich kann sich eine krisenhafte Lebenssituation durch psychische Symptome, körperliche Beschwerden und in sozialen Beziehungen manifestieren. Wenn wir uns die einzelnen Ebenen im Detail anschauen, erkennen wir folgende Ausprägungen, die auftreten können:

  • Angst und Panik
  • Gefühle der Hilflosigkeit
  • Anspannung
  • Undifferenzierte Wahrnehmung
  • Denken ist eingeengt
  • Konzentrationsschwierigkeiten
  • Desorganisation
  • Unkoordiniertes, zielloses Handeln
  • Gegenseitiges Unverständnis
  • Abwendung

Auch, wenn man die derzeitige Situation nüchtern betrachtet schon als Krise bezeichnen kann, heißt das natürlich nicht, dass jeder Mensch dadurch auch in eine wirkliche persönliche „Krise“ gerät. Auswirkungen aber wird sie sehr wahrscheinlich haben. Nicht zuletzt am Arbeitsplatz.

Sie als Verantwortliche für bestimmte Bereiche eines Unternehmens, vielleicht sogar des Kundenservice, haben jedoch die Aufgabe und Verpflichtung, Ihrer Tätigkeit mit höchstmöglichem Einsatz und bestmöglichem Ergebnis nachzukommen.

Welche Möglichkeiten gibt es, die Produktivität in solchen Ausnahmezeiten aufrechtzuerhalten?

Lesen Sie 8 Tipps, die Sie dabei unterstützen können.

1. Zeigen Sie Wertschätzung und Verständnis

Besondere Zeiten bedürfen eines besonderen Einfühlungsvermögens. Ihre Mitarbeiter sind Menschen in einer für sie neuen Situation. Der eine stärker, der andere schwächer. Den Einzelnen möglichst individuell zu betrachten und mit seinen Sorgen ernst zu nehmen, erhöht die Mitarbeiterzufriedenheit. In Ausnahmesituationen greift dieses Prinzip ganz besonders. Anerkennung auch für u. U. geringere Leistungen ist jetzt wichtig und motiviert.

2. Dokumentieren Sie

Insbesondere in volatilen Zeiten können kurzfristig Übernahmen von zusätzlichen Aufgaben entstehen. Deshalb sollte die Dokumentation von Abläufen ein fester Bestandteil Ihrer Arbeit sein – egal, ob Sie ein Ticketsystem, E-Mail- oder Papierdateien verwenden. Mit einer lückenlosen festgehaltenen Prozessabfolge fällt es Teamkollegen leichter, bisher fremde Tätigkeiten auszuführen. Außerdem verringert es die Zeit der Einarbeitung signifikant.

Denken Sie über ein kurzes, morgendliches Stand-up Meeting nach, in dem kompakt eventuell anstehende Veränderungen erklärt werden können.

3. Teilen Sie Informationen in richtigem Maße

In diesen Tagen herrscht viel Verunsicherung. Auch bei Ihren Mitarbeitern. Und auch, was bestimmte Vorgaben, Änderungen oder Maßnahmen betrifft. Halten Sie Ihre Mitarbeiter auf dem Laufenden, filtern Sie aber zwischen relevanten Informationen und solchen, die für unnötige Verwirrung sorgen können. Denken Sie über ein kurzes, morgendliches Stand-up meeting nach, in dem kompakt eventuell anstehende Veränderungen erklärt werden können. Außerdem haben Sie so eine gute Möglichkeit, einen regelmäßigen Eindruck der Teamatmosphäre und -stimmung zu bekommen.

4. E-Mails minimieren

Ausufernder E-Mail-Verkehr ist ein bekanntes Problem und verursacht Stress. Wenn aufgrund einer Ausnahmesituation dann noch viele zusätzliche Informationen abgesendet werden, sollte man unnötige E-Mails ganz besonders vermeiden. Denken Sie zweimal über die Relevanz Ihrer Information und die zu involvierenden Personen nach, bevor sie eine Nachricht verschicken.

Besonders in Vertretungssituationen sind fehlende Informationen über den Stand einer Anfrage oder eines Projektes oft die Ursache für Verzögerungen. Hier helfen gemeinsam genutzte Posteingänge bei der Bearbeitung von Anfragen – oder noch besser, erkundigen Sie sich nach einer Service Management Software, mit Hilfe derer sowohl Kommunikationsschritte als auch Entscheidungen zentral eingesehen werden können.

5. Smile

„Smile though your heart is aching” heißt es schon in dem bekannten Song. Tun Sie es. Sie werden sehen, es hilft. Vor allem in schwierigen Zeiten wirkt ein Lachen oder gute Laune oft Wunder. Machen Sie einen Spaß mehr als sonst und verschenken Sie ein zusätzliches Lächeln – es wird zurückkommen. Für gute Laune können auch neue, außergewöhnliche, kreative Arbeitsmethoden sorgen. Kreativität ist gefragt und gewünscht. Brechen Sie aus. Was das Virus kann, können Sie ja schon lange.

6. Leben Sie eine positive Fehlerkultur

Aus und vor allem in Krisen lernt man. Vieles ist neu und muss erst getestet werden. Dabei passieren Fehler. Keinem Mitarbeiter ist geholfen, wenn man mit dem Finger auf ihn zeigt oder ihn öffentlich bloßstellt. Das führt im Zweifel künftig eher zur „Vertuschung“. Leben Sie eine offene Fehlerkultur, also ermutigen Sie Ihre Mitarbeiter, über ihre Fehler zu sprechen und sprechen Sie auch über ihre eigenen. Ändern Sie die Sichtweise im Team und nutzen Sie Fehler um daraus einen Mehrwert für die Zukunft zu generieren, indem Sie Prozesse optimieren oder verändern.

Da jetzt viel experimentiert und ausprobiert werden muss, ist quasi nichts in Stein gemeißelt. Also bleiben Sie offen und ändern Abläufe oder auch Zuständigkeiten unkompliziert und schnell.

7. Bleiben Sie flexibel

Und das in jeder Hinsicht. Da jetzt viel experimentiert und ausprobiert werden muss, ist quasi nichts in Stein gemeißelt. Also bleiben Sie offen und ändern Abläufe oder auch Zuständigkeiten unkompliziert und schnell. Gleichzeitig erlauben Sie Ihren Mitarbeitern Flexibilität wo möglich. Auch, was Arbeitszeiten betrifft. Wenn sie schon nicht im Home Office arbeiten können, gibt es aber vielleicht Möglichkeiten, die Bürozeiten lockerer und flexibler zu gestalten. Auch, um besser auf Veränderungen im privaten Leben reagieren zu können.

8. Sorgen Sie sich um Ihre Mitarbeiter

Auch wenn wir uns in schwierigen Zeiten befinden, heißt das nicht, dass Menschen automatisch höher belastbar sind. Ja, viele Mitarbeiter werden so loyal sein und automatisch und selbstverständlich noch mehr geben als ohnehin oder zu Überstunden bereit sein. Sicher gibt es auch immer Momente, wo das nötig sein wird.

Aber achten Sie darauf, dass dies nicht zu einer dauerhaften Situation wird. Denken Sie daran, dass Mitarbeiter in Krisenzeiten möglicherweise eine größere Belastung als gewöhnlich haben – nicht nur in ihrer Arbeit, sondern auch in ihrem Privatleben. Wenn Sie auf Situationen achten, in denen Menschen überfordert sind, können Sie verhindern, dass Kollegen daran erkranken, und das Unternehmen bleibt erfolgreich.

Bei allem, was Sie tun, vergessen Sie nicht, dass wir uns in einer Ausnahmesituation befinden. In solchen ist auch immer Intuition und Empathie gefragt.

Es geht um ein Miteinander, um Fürsorge und Verantwortung. Wir können uns lediglich wappnen, so gut es geht.

Wir wünschen Ihnen alles Gute für die nächsten Wochen. Kommen Sie gut durch diese Zeit und bleiben Sie gesund.

Text:
Photos: Erik Mclean auf Unsplash

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