Wie Sie die 5 häufigsten Bedenken zum Home Office mit OTRS lösen
19/03/2020 |

Wie Sie die 5 häufigsten Bedenken zum Home Office mit OTRS lösen

Home Office ist aktuell das Top-Thema und Unternehmen müssen
schnell Lösungen finden. OTRS als Service-Management-Lösung kann Sie dabei unterstützen.

woman using a laptop in a ktichen

Durch die aktuellen Gegebenheiten sehen sich viele Unternehmen der Herausforderung gegenüber den eigenen Mitarbeitern verstärkt Home Office anzubieten. Wofür viele seit Jahren kämpfen, wird nun Wirklichkeit, wenn auch unter „etwas anderen Umständen“.

Fokussieren wir uns auf die positiven Dinge, die hieraus resultieren: Lange wurde diskutiert, Familie und Beruf besser vereinbaren zu können. Abgesehen davon fällt dank Home Office der oftmals stressige Weg zur Arbeit weg, die Arbeitszeiten können flexibler gestaltet werden und man befindet sich in seiner „Wohlfühlumgebung“.

Abhängig von dem Arbeitgeber gibt es unterschiedliche Umschreibungen für Home Office wie beispielsweise mobiles Arbeiten oder Telearbeit. Grundsätzlich lässt sich aber nach dem Cambridge Dictionary Home Office definieren als einen Raum/Bereich in der Wohnung des Mitarbeiters, der als Arbeitsplatz genutzt wird.

Damit einzelne Teams über das komplette Unternehmen hinweg strukturiert und verlässlich arbeitet, kann OTRS der Schlüssel sein.

Warum OTRS die Basis für virtuelles Arbeiten in Unternehmen ist

Home Office verlangt von den Mitarbeitern eine große Portion Selbstdisziplin und von den Unternehmen ein hohes Maß an Vertrauen. Aber es kann für beide Seite zum unglaublichen Gewinn werden in vielerlei Hinsicht. Doch die besten Tipps zum Strukturieren der Arbeit helfen nicht wenn die IT nicht stimmt. Damit einzelne Teams über das komplette Unternehmen hinweg strukturiert und verlässlich arbeiten, kann OTRS der Schlüssel sein. Hier sind fünf Möglichkeiten, um Ihre Mitarbeiter im Home Office zu unterstützen:

1. Verlieren Ihre Abteilungen gerade den Fokus, weil sie kaum noch kommunizieren und den kompletten Überblick verlieren?

OTRS als Ticketing System beugt dem im Kern vor. Mit OTRS geht nichts mehr unter. Alle To dos können in einem Ticket hinterlegt werden mit dem jeweiligen Verantwortlichen. Egal ob die Kommunikation über E-Mail bzw. das Ticket oder per Telefon geschieht, alles wird notiert. Dank dem integrierten Prozessmanagement geht keine Anfrage o.ä. mehr unter. Alles wird zuverlässig bearbeitet!

2. War Ihr bisheriges Argument gegen Home Office die Sicherheitslücken?

Das Argument widerlegen wir. Die Datenübertragung geschieht per SSL. Das heißt, alle Daten die von oder in OTRS aus- oder eingehen, sind verschlüsselt. Zudem gewährleistet die 2-Faktor-Authentifizierung, dass sich auch wirklich nur vollständig authentisierte Mitarbeiter anmelden können. Zusätzlich zum Benutzernamen und Passwort wird noch ein Token abgefragt, welcher mittels eines ISO-zertifizierten Algorithmus stets neu generiert wird.

3. Sie fragen sich wie eine gute Kommunikation in Teams und mit Kunden digital möglich sein soll?

Ganz einfach: Mit der Multichannel-Kommunikation. In OTRS kann kommuniziert werden via E-Mail, per Telefon, SMS, Chat oder Social Media. Der Clou dabei, es fließt alles in OTRS zusammen und wird daher an einem Ort gebündelt, egal ob mit Kollegen oder Kunden.

4. Aber wenn niemand arbeitet? Wer ist wann überhaupt verfügbar?

Mit der Chat- und Kalenderfunktion ist das sehr leicht zu überblicken. Einerseits werden in OTRS arbeitende Personen als „online“ und damit verfügbar angezeigt. Im Kalender kann ein Mitarbeiter seine verfügbaren und geblockten Zeiten angeben, sodass Kollegen sich darüber ganz einfach freie Slots für Meetings raussuchen können.

5. Es gäbe bei Home Office keine Möglichkeit für schnelle Gespräche mit Kollegen im Falle von Problemen oder Nachfragen?

Das sehen wir anders. Die Knowledge Base in OTRS ist für schnelle Hilfe gedacht. Gerade zu Anfang können in der Knowlege Base diverse wichtige Informationen hinterlegt werden, wie „Wie leben wir unsere Unternehmenskultur digital?“ oder „Wie zeige ich Kollegen wann ich verfügbar bin und wann nicht?“. All diese Fragen können in der Knowledge Base beantwortet werden.

Rein technisch gesehen steht einem Unternehmen mit OTRS an der Seite also nichts mehr im Weg. Doch für Mitarbeiter bedeutet Arbeiten im Home Office auch neues Terrain.

Ist eine gute und solide IT Infrastruktur als Voraussetzung gegeben, steht dem Home Office nichts mehr im Wege.

Nützliche Tipps für Ihre Mitarbeiter im Home Office

Ist eine gute und solide IT Infrastruktur als Voraussetzung gegeben, steht dem Home Office nichts mehr im Wege. Nachfolgend ein paar einfache Tipps, um die generelle Produktivität der Mitarbeiter im Home Office zu erhöhen:

  • Kreieren Sie sich Ihren optimalen Arbeitsplatz
    Das fängt damit an, dass Sie nicht dort arbeiten sollten wo sie üblicherweise zur Ruhe kommen. Damit sind Bett und Sofa ein Tabu, denn hier verschwimmen die Grenzen zwischen Arbeit und freier Zeit einfach zu schnell. Haben Sie Ihren Bereich zum Arbeiten gefunden, richten Sie ihn sich nach Belieben ein. Alles was die Produktivität fördert, ist herzlich willkommen.
  • Ein gutes Zeitmanagement ist alles
    Überlegen Sie sich zunächst Zeiträume in denen Sie arbeiten und in denen sie „verschnaufen“. Das hilft, eine klare Trennung zu schaffen zwischen Freizeit und Arbeit. Verschaffen Sie sich zu Beginn einen Überblick über Aufgaben und Abgabetermine und priorisieren Sie im Nachgang anhand Ihrer Zeiträume in denen Sie arbeiten.
  • Ablenkung ist ein Produktivitätskiller
    Im Schnitt benötigt man 15 Minuten, um in den Arbeits-Flow zu kommen. Jede noch so kleine Ablenkung, sei es der Paketbote oder die spielenden Kinder reißen Sie wieder aus dem Flow. Der Zustand des Flows sorgt für eine unglaubliche Produktivität, denn wir vergessen alles um uns herum und setzen den Fokus zu 100 % auf die zu bearbeitende Tätigkeit.
  • Routine im Home Office
    Arbeiten Sie im Home Office, braucht es unbedingt eine Routine, die auf Ihre Bedürfnisse abgestimmt ist. Damit wird auch Ihre Produktivität eine ganz eigene Routine bekommen.
  • Frische Luft für neue Ideen
    Manchmal verleitet Home Office dazu, nur noch zu Hause zu sein wenn es keinen triftigen Grund gibt, einen Fuß vor die Türe zu setzen. Nutzen Sie jede Pause, um sich zu bewegen. In der Regel funktioniert auch hier eine Routine gut. Gehen Sie vor und nach der Arbeit eine Runde um den Block. Das grenzt Beruf und Freizeit zudem voneinander ab.

Sowohl für Unternehmen als auch für Mitarbeiter ist die aktuelle Situation eine außergewöhnliche, die außergewöhnliche Maßnahmen erfordert. Geben Sie sich Zeit in die neue Art des Arbeitens einzufinden. Aber gemeinsam kann man ganz neue (digitale) Wege ebnen! Wir bei der OTRS AG gehen diesen Weg schon lange.

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Photos: fauxels auf Pexels

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