Wie Unternehmen mit Automatisierung den Aufwand der Einarbeitung von Zeitarbeitern verringern

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02/09/2019 |

Wie Unternehmen mit Automatisierung den Aufwand der Einarbeitung von Zeitarbeitern verringern

Überlegen Sie, Zeitarbeiter einzustellen? Verwenden Sie
automatisierte Prozesse, um die Arbeitsabläufe im Fluss zu halten
und die Zufriedenheit der Kunden zu gewährleisten.

clock on a grey wall

Unternehmen, die von Zeitarbeitern abhängig sind, haben oft Schwierigkeiten, einen qualitativ hochwertigen Kundenservice zu gewährleisten. Nicht selten haben neue Zeitarbeitskräfte mit internen Prozessen zu kämpfen, was es erschwert, Kunden optimalen Service zu bieten. Dies sorgt für eine schwierige Balance: Einerseits benötigen Sie das zusätzliche Personal, um zu arbeiten, andererseits möchten Sie Ihre Kunden natürlich nicht durch schlechten Service frustrieren.

Eine Möglichkeit, diese widersprüchlichen Anforderungen im Gleichgewicht zu halten, ist die Automatisierung Ihrer Geschäftsprozesse.

Schnelle und einfache Abwicklung der Formalitäten sowie Einarbeitung von Zeitarbeitern

Der erste Schritt besteht darin, die Rekrutierungs- und Trainingsphase für das temporäre Team möglichst effizient zu gestalten. Viele der damit verbundenen Aufgaben sind Routinen, die sich wiederholen, wenn eine neue Person beginnt:

  • Erfassung der erforderlichen Personaldaten
  • Erstellen von Konten und Passwörtern
  • Beschaffung des Equipments
  • Planung der Trainings
Verwenden Sie ein Business Process Management System, um die Schritte jedes Prozesses abzubilden und Arbeitsaufträge automatisch darin abzuwickeln.

Anstatt unterschiedliche Arbeitsanforderungen für jede Person manuell einzugeben und Papierberge zwischen den Abteilungen hin und her zu schieben, ist meine Empfehlung: Automatisieren Sie. Verwenden Sie ein Business-Process-Management-System, um die Schritte jedes Prozesses abzubilden und Arbeitsaufträge automatisch darin abzuwickeln. Auf diese Weise muss Ihr HR-Team die personenbezogenen Informationen nur einmal eingeben. Alle benötigten Daten können schnell geteilt werden, Genehmigungen werden erfasst und Aktionsschritte dokumentiert. Sobald die neuen Mitarbeiter eintreffen, ist alles bereit.

Verwaltung von Fähigkeiten und Arbeitsaufwand der Zeitarbeiter

Sobald das Team an Ort und Stelle ist, hilft die Automatisierung, um alle beschäftigt zu halten und ihnen gleichzeitig die nötige Übersicht zu geben.

Anfragen weiterleiten basierend auf Fähigkeiten
Wenn neue Teammitglieder zum ersten Mal Anfragen bearbeiten, sind sie logischerweise nur auf Problemstellungen des ersten Levels vorbereitet. Wenn Sie ihre Kompetenzen definieren, können diese in Ihrem System dokumentiert werden. Anfragen können dann nach den erforderlichen Fähigkeiten klassifiziert werden, und neue Teammitglieder erhalten nur Aufgaben, für die sie vorbereitet sind. Wenn sie ihre Fähigkeiten aufgebaut haben, können sie schnell neuen Verantwortungsbereichen zugeordnet werden.

Optimieren Sie wiederkehrende Aufgaben
Hat Ihr neues Team Schwierigkeiten, sich an wiederkehrende Aufgaben zu erinnern? Oder ist ihnen vielleicht einfach noch nicht klar, was genau jedes Mal getan werden muss? Wenn es um Aufgaben geht, die in regelmäßigen Zeitabständen anfallen, zum Beispiel Wartungsarbeiten oder Follow-Up-Anrufe, kann die Automatisierung genutzt werden, um Erinnerungen auszulösen und Anweisungen zu geben, was genau getan werden muss.

Erleichterung der Ressourcenplanung
Gemeinsam einsehbare Kalender machen es einfach, die Arbeitsbelastung jedes Teams im Auge zu behalten. Wenn viele neue Mitarbeiter in einem Schwung dazukommen, kann nicht immer sicher gestellt werden, dass jeder den Kalender nach Bedarf aktualisiert. Auch kann durch Automatisierung Abhilfe geschaffen werden. Eingehenden Anfragen werden automatisch Datum und Uhrzeit zugeordnet. Anschließend kann anhand der Anfrage automatisch ein Kalendereintrag ausgelöst werden. So gehen keine Details verloren und das gesamte Team dokumentiert die Arbeit auf gleiche Weise. Alle Mitarbeiter erhalten einen klaren Überblick darüber, wer was und wann tut, ohne die Informationen manuell in den Kalender zu kopieren, was die Gefahr birgt, dass Fehler gemacht und Informationen vergessen werden.

Wenn Sie feststellen, dass Sie immer wieder die gleichen Fragen beantworten müssen, überlegen Sie, die notwendigen Schritte zu definieren und diese zu automatisieren.

Administrativer Barrieren vermeiden

Sobald Zeitarbeiter in das Team integriert werden, sind sie auch für ihre tägliche Arbeit selbst verantwortlich. Wenn Sie feststellen, dass Sie immer wieder die gleichen Fragen beantworten müssen, überlegen Sie, die notwendigen Schritte zu definieren und diese zu automatisieren. Dann werden sich die Fragen reduzieren, weil Ihre Mitarbeiter wissen, dass sie einfach ein neues Prozessticket öffnen und den Anweisungen folgen müssen.

Heute automatisieren Unternehmen alle Arten von Aufgaben, wie zum Beispiel:

  • Reservierung von Büroflächen
  • Buchungsanfragen bei Geschäftsreisen
  • Bestellung von Materialien oder Planung von Schulungen
  • Rechnungsstellung
  • Tracking von Bewerbern
  • Bearbeitung von defekten Geräten
  • Fertigstellung von Produkten anhand eines definierten Workflows
  • ITSM-Prozesse

Passen Sie Ihre eigenen Prozesse an

Natürlich sind dies nur einige der grundlegenden Prozesse, mit denen die meisten Unternehmen konfrontiert sind, wenn sie neue Teammitglieder einstellen – temporär oder langfristig. Die Vorteile der Automatisierung gehen weit über diese wenigen Beispiele hinaus und sind vollständig anpassbar.

Welche Aufgaben wiederholen sich in Ihrem Unternehmen? Was wäre, wenn Sie den zusätzlichen administrativen Aufwand vermeiden könnten und davon doppelt profitieren? Wie befreiend wäre das für Sie und Ihr Team, um sich auf die Kernaufgaben und ihren Mehrwert konzentrieren zu können?

Text:
Photos: Jorge Franco auf Unsplash

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