Experten am Werk:
smart, agil, sicher
Vertrauen Sie auf Experten, die Ihnen die Freiheit geben, effizient,
sicher und mit Fokus zu arbeiten. Ganz gleich, welche Branche oder
Unternehmensgröße: Ihr OTRS wird individuell konfiguriert.
Profitieren Sie von einem Höchstmaß an Komfort, Sicherheit und nahezu
grenzenloser Flexibilität – am Ende ist es Ihr Erfolg.
Arbeiten: Struktur und Effizienz
Erfolg und Wachstum basieren auf effizienter Kommunikation, klaren Strukturen sowie optimierten Abläufen und Prozessen. Mit OTRS lassen sich Fehler vermeiden, Aufgaben zügig abschließen. Das Ergebnis: Die Qualität im Service Management steigt messbar.
Managen: Schneller als der Wettbewerb
Neben dem operativen Tagesgeschäft leistet OTRS wertvolle Vorarbeit für das strategische Management, z. B. durch Performancemessungen. Als Tool, welches eine abteilungsübergreifende Vernetzung ermöglicht, ist es für einen Einsatz auf Dauer ausgelegt. Ihr Unternehmen wächst, OTRS hält mit!
Integrieren: Teamplayer OTRS
OTRS lässt sich nahtlos in bestehende Anwendungen integrieren und erfüllt somit die Voraussetzung für ein prozessübergreifendes Service Management. Trotz des hohen Maßes an Automatisierung und Standardisierung zwängt OTRS Sie nicht in ein Korsett, sondern erlaubt Ihnen die Umsetzung Ihrer spezifischen Anforderungen.
Halten Sie Ihr Unternehmen mit Hilfe von OTRS am Laufen
Die wichtigsten
Argumente für OTRS.
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Arbeiten
Im Daily Business
zeigt sich,
was OTRS kann
Im Geschäftsleben dreht sich alles um erfolgreiche Kommunikation.
Mit OTRS wird sie Ihr Schlüssel zum Erfolg.
Kommunikation bestens strukturiert und optimiert
Ob für einzelne Personen oder ganze Teams: das dedizierte Rollen- und Berechtigungsmanagement von OTRS sorgt dafür, dass Anfragen gleich den verantwortlichen Fachabteilungen zugewiesen werden und so stets die richtigen Kontakte miteinander kommunizieren. Wer eine Frage hat, erwartet zurecht eine schnelle Antwort. Mit OTRS ist gewährleistet, dass Anfragen nicht ins Leere laufen oder lange unbeantwortet bleiben. Durch Benachrichtigungen, Erinnerungen und ein professionelles Eskalationsmanagement sind schnelle Bearbeitung und Auswertung garantiert. Die lückenlose Dokumentation aller relevanten Informationen in einem Ticket erlaubt es auch neuen Kommunikationspartnern nahtlos und auf aktuellem Stand anzuknüpfen. Selbstverständlich haben auch die Absender zu jeder Zeit Einsicht in den Bearbeitungsstatus ihrer Anfrage.
Mit OTRS Arbeitsabläufe optimieren
Für standardisierte und häufig wiederkehrende Abläufe in Unternehmen sind die OTRS Prozessvorlagen ideal. Ihr Einsatz steigert sowohl Qualität als auch Effizienz bei der Bearbeitung. Die gängigsten sind von Anfang an in OTRS integriert:
- Urlaubsanträge
- Raumbuchungen
- Materialanforderungen
- Reisekosten
- Materialreklamationen
Zusätzlich lassen sich mit dem OTRS Prozessmanagement auch individuell auf Ihre Bedürfnisse ausgerichtete Prozesse erstellen. Ihre Mitarbeiter können jederzeit die Abläufe anpassen oder auch neue Prozessvorlagen erzeugen – ohne zeitaufwändige Schulungen.
Für uns spielt besonders das OTRS Prozessmanagement eineChristina Wartisch, Total Quality Manager bei Olympus Europe
große Rolle. Mit den zahlreichen Konfigurationsmöglichkeiten
können wir nun einfach und ganz individuell neue Prozesse bauen
und ändern. So sind wir in der Lage schnell auf veränderte
Nutzerbedürfnisse einzugehen und neue Prozesse dazu zu erstellen.
Effizienzsteigerung mit Hilfe zur Selbsthilfe
Gut gepflegte FAQs senken die Anzahl der zu bearbeitenden Tickets – und das setzt wertvolle Ressourcen im Serviceteam frei. Noch mehr Effizienz entsteht durch die Ergänzung der FAQs um gezielte Empfehlungen. Weitere sinnvolle Features: die OTRS Kommunikationsvorlagen und Anfragemasken. Sie sparen Zeit, garantieren gleichbleibende Qualität und weitgehende Standardisierung.
Diese smarten Features
sind hilfreich
Berechtigungen
- Rollen-Management
- Berechtigungsmanagement
- Besitzer-Zuordnung
- Verantwortlichen-Zuordnung
Zeitmanagement
- Terminkalendermanagement
- Lösungs- & Erinnerungszeiten
- Eskalationen
- Service Level Management mit SLAs
Chat
- Schneller und direkter Kundenkontakt.
- Mehrere Chat-Anfragen zur selben Zeit beantworten.
- Revisionssicheres Speichern des Chat-Protokolls am Ticket.
- Einfache Integration auf jeder anderen Website.
Automatisierung & Prozesse
- Automatische Benachrichtigungen
- Individuelle Ticket-Felder
- OTRS Prozessmanagement
- Process Templates
Wissen & Self Service
- FAQ/Wissensdatenbank
- OTRS Kundenportal
- Umfragen
- Kundeninformationszentrum
Resource Management
- Detaillierter Überblick über die Einsätze des gesamten Teams
- Innovative Verknüpfung der Kalendereinträge mit Ticket-Terminen
- Gezielt gemeinsame Kalender für ausgewählte Teams anlegen
Das Zusammenwirken verschiedener Bereiche ist jetzt viel unkomplizierter und schneller. Nicht nur uns im IT-Support spart das viel Mühe, alle Abteilungen die OTRS bisher einsetzen, fühlen sich erheblich entlastet.Karmela Vellguth, Leiterin IT-Support der Technischen Universität München
Managen
Support für
Ihre Business
Excellence
OTRS unterstützt Sie jeden Tag durch Prozessoptimierungen und kundenorientiertes Arbeiten.
Aber auch auf Ihrem Weg zu Business Excellence – durch Self-Assessment,
und einen permanenten Fokus auf Verbesserungspotenziale.
Reporting als
Qualitätsmesser
Der OTRS Report Generator ist ein hilfreiches Tool, um die Qualität Ihres Kundenservice detailliert und korrekt auszuwerten. Mit nur wenigen Klicks erstellen Sie Reports, die auch miteinander kombinierbar sind. Reports können als PDF zu frei definierbaren Zeiten vollautomatisch an die relevanten Entscheider gesendet werden, um faktenbasiert Optimierungsmaßnahmen schnell und effektiv einleiten zu können.
Sie agieren schneller und vorausschauender – ein ultimativer Wettbewerbsvorteil.
Strukturen unkompliziert
anpassen
Ein Unternehmen arbeitet effizient, wenn Abläufe und Prozesse optimal aufeinander abgestimmt sind. Abteilungsübergreifende Kommunikation ist ein Schlüsselfaktor und sollte reibungslos funktionieren. Das in OTRS integrierte Prozessmanagement macht es einfach, Unternehmensprozesse abzubilden und bei Veränderungen anzupassen. OTRS unterstützt alle Anforderungen und Best-Practices der IT Infrastructure Library (ITIL®).
Flexibel, verlässlich
und sicher
Optimale Skalierbarkeit für Wachstum
OTRS ist dauerhaft die zuverlässige Basis in Ihrem Unternehmen, denn es passt sich allen Umständen und jeder Größenordnung an. Die Vielfalt von OTRS macht es kompatibel mit den Anforderungen jeder Abteilung und unterstützt die abteilungsübergreifende Kommunikation.
Einfache Umsetzung von Veränderungen
Unternehmen sind ständigen Veränderungen ausgesetzt, bis hin zu kleinteiligsten Abläufen. OTRS hilft Ihnen, Anpassungen vorzunehmen und ohne großen Aufwand auf neue Herausforderungen zu reagieren. Das Unternehmen spart dadurch Zeit und Kosten.
Revisionssicher bei jedem Schritt
Compliance ist in Unternehmen ein großes Thema und von höchster Wichtigkeit. OTRS bietet Revisionssicherheit. Informationen und Kommunikation in OTRS werden nicht nur vollständig verschlüsselt übertragen, sondern auch konform gesichert und dokumentiert. Standardisierte Prozesse und Reports ergänzen das Portfolio.
Vertrauen
durch Sicherheit
Daten müssen geschützt werden. Vor allem fremde.
Wir nehmen das Vertrauen unserer Kunden sehr ernst
und bieten höchste Sicherheitsstandards.
Zertifizierte Rechenzentren
Unsere Rechenzentren sind ISO/IEC 27001 zertifiziert und unterliegen deutschem Recht.
Verschlüsselung
OTRS ermöglicht es Ihnen, E-Mails über S/MIME oder PGP zu signieren und zu verschlüsseln. Die Kommunikation zwischen Clients und Servern ist durch SSL gesichert.
Datenschutz
Ihre Daten sind bei uns sicher! OTRS ist DSGVO konform und unsere Datenschutzrichtlinien definieren eindeutig, wie wir Ihre Daten schützen.
Backups
Tägliche Backups stellen sicher, dass Ihre Daten auch im Notfall sicher und vollständig wiederherstellbar sind.
Diese smarten Features
unterstützen Sie
ITIL Service-Prozesse
Nutzen Sie vordefinierte Prozess-Vorlagen der IT Service Management Disziplinen:
- Service Design
- Service Operation
- Service Transition
Extended Ticket Stats
- Erhalten Sie detaillierte Informationen über die Verweildauer der Tickets in OTRS
- Finden Sie Anhaltspunkte um Prozesse zu optimieren
- Erkennen Sie eine Überlastung Ihrer Mitarbeiter frühzeitig und leiten Sie geeignete Gegenmaßnahmen ein
Advanced Escalations
- Flexibles Eskalationsmanagement – individuell auf Kunde oder SLA anpassbar
- Genaues Service-Zeit-Management durch detaillierte Angabe der verbleibenden Zeit
Integrieren
Ein echter Teamplayer:
einfach integrierbar und anpassungsfähig
OTRS macht es Ihnen ganz leicht, sich als Unternehmen auf die
Kompatibilität einer Software Lösung verlassen zu können.
Perfektes Zusammenspiel beim Datenaustausch
OTRS ist eine der meistverbreiteten Software-Lösungen und nahtlos integrierbar in bestehende Anwendungen, wie z. B. SAP, Salesforce oder HP Service Center. Das Generic Interface und das XSLT-Mapping-Modul von OTRS, CONTROL und STORM erlauben nicht nur die einfache Integration vorhandener Systeme, sondern auch die individuelle Anpassung der Schnittstellen. Dadurch werden Risiken, Aufwände und Kosten zur Erstellung und Pflege herkömmlicher Schnittstellen deutlich reduziert. Mit Hilfe des XSLT-Mapping-Moduls in OTRS ist es möglich, aus- und eingehende Datenstrukturen an und von Drittsystemen an die OTRS Datenstrukturen anzupassen – ohne komplexe Programmierungen oder Perl-Know-how.
Gefallen hat uns insbesondere die Herangehensweise über die offene Struktur, mit der OTRS flexibel an unsere IT-Systeme anbindbar ist. Experten aus den Fachabteilungen konnten so in intensiver Zusammenarbeit mit der IT-Abteilung eine solide und passgenaue Lösung zur Integration erarbeiten.Anne Grünkorn Head of Mobility bei LogPay Financial Services GmbH
Individuelle Konfiguration
für grenzenlose Freiheit
Ihr OTRS ist ein Unikat. Es ist perfekt auf Ihre Anforderungen
zugeschnitten und konfiguriert. Aber damit ist die Flexibilität unserer Software Lösung
noch lange nicht am Ende. OTRS bringt eine große Anzahl stabiler
und individuell konfigurierbarer Funktionalitäten mit, aus denen Sie auswählen,
die Sie stetig erneuern, anpassen oder selbst konfigurieren können.
Wie möchten Sie OTRS einsetzen?
Durch eigene Konfigurationen konnten wir bisherGeorg Rölli, Leiter IT-Betrieb bei der Livit AG
alle Anfragen verschiedener Abteilungen zur Individualisierung absolut
zufriedenstellend lösen.
Highlights des
OTRS Funktionsportfolios
Dynamic Field Web Service
Daten aus Drittsystemen lassen sich mit Hilfe dieses dynamischen Feldes komplett ohne separate Entwicklung anzeigen.
Web Services: Konnektoren
Durch die Konnektoren JIRA, Bugzilla und den OTRS Konnektor kann wechselseitig auf Informationen und Daten weiterer Tools zugegriffen werden, ohne diese umständlich anzupassen.
Dynamic Field Database
Daten aus beliebig vielen externen Datenbanken wie z. B. aus ERP-, CRM-, Tracking- oder anderen Ticket-Systemen können integriert und in speziellen dynamischen Feldern angezeigt werden.