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En el ámbito profesional, todo gira en torno a las tareas, por lo que resulta aún más importante organizarlas de forma sensata y con un objetivo claro. Para que las empresas obtengan el máximo beneficio, las tareas deben cumplir un objetivo superior, estar bien estructuradas y completarse a tiempo. En este artículo se muestra cómo se puede lograr esto mediante una gestión eficaz de las tareas.
Definición: ¿Qué es la gestión de tareas?
La gestión de tareas es la forma en que las organizaciones planifican sistemáticamente el trabajo, establecen prioridades y controlan el progreso de las tareas. Las tareas suelen asignarse a procesos o proyectos fijos. El objetivo es priorizarlas de manera eficaz, delegarlas y completarlas a tiempo.
El reto consiste en tener una visión general adecuada y utilizar los recursos de una forma óptima. Esto significa que tanto los equipos como las personas pueden trabajar de forma productiva, organizada, con responsabilidades claras y plazos realistas.
¿Cómo se manifiesta la gestión de tareas personales?
Existen muchas preferencias, métodos y herramientas diferentes para organizar, priorizar y completar tareas de manera oportuna. Las herramientas pueden incluir calendarios, tableros digitales, vistas Kanban, listas de tareas pendientes o pizarrones. Se emplean varios enfoques, como el timeboxing, para organizar las tareas y mantenerse organizado.
Siempre es importante que el enfoque funcione de forma individual y que también favorezca el trabajo en equipo. Un breve ejemplo: un miembro del equipo puede planificar sus tareas utilizando un tablero de tareas digital. Esto le proporciona una buena visión general y crea transparencia para sus colegas.
Gestión de tareas vs. gestión de proyectos
Las tareas pueden pertenecer o no a los proyectos. Para garantizar que los proyectos se implementen con éxito y no sufran retrasos innecesarios, los responsables deben dedicar tiempo a planificar todas las tareas y su implementación. El software de gestión de proyectos puede respaldar este esfuerzo.
“La gestión de tareas es fundamental tanto para los procesos estándar como para la gestión de proyectos”
Tareas, flujos de trabajo y procesos
En el trabajo, muchas cosas se complementan entre sí: las tareas están relacionadas entre sí. Esto impulsa los flujos de trabajo y los procesos. Por ello, la gestión de tareas interactúa estrechamente con la gestión de flujos de trabajo y la gestión de procesos.
A continuación, se presenta una breve descripción general:
- Tareas: Forman la unidad más pequeña y representan actividades definidas que deben completarse y asignarse a un objetivo específico. Generalmente existe una persona responsable y una fecha límite asignada para la tarea.
- Flujos de trabajo: consisten en una secuencia de tareas que se completan según un patrón específico. Los flujos de trabajo describen cómo se relacionan las tareas entre sí y cómo se llevan a cabo. Un buen flujo de trabajo promueve la colaboración y las interdependencias orientadas a objetivos entre las diferentes tareas.
- Procesos: Los procesos se componen de varios flujos de trabajo. Son una secuencia recurrente y holística de pasos de trabajo que tienen como objetivo lograr un resultado específico. Las reglas, estándares o actividades como la automatización de procesos ayudan en este sentido.
Ejemplos de buena y mala gestión de tareas
La palabra clave para gestionar con éxito las tareas es “gestión”. Una gestión enfocada marca una diferencia decisiva en la eficiencia de un equipo.
Ejemplo: Hardware para la incorporación
El siguiente ejemplo contrasta una mala gestión de tareas con una gestión eficiente y optimizada. Los resultados en la experiencia de incorporación son claros.
Mala gestión de tareas en la incorporación
Un empleado de TI recibe un correo electrónico en el que se le informa que necesita adquirir el hardware necesario para un nuevo empleado. Sin embargo, la tarea se creó con tanta antelación que se perdió en la bandeja de entrada del empleado. No se marcó como “Importante” o “Urgente” y no se llevó a cabo ninguna discusión por separado al respecto.
Para empeorar las cosas, la asignación de la tarea no tenía mucho sentido. El empleado de TI tenía poca experiencia en esta área y ya estaba muy ocupado con otras tareas. El empleado estaba frustrado. La tarea debería haber sido asignada a un colega con experiencia y menos ocupado.
Ahora, llega el momento de la incorporación y no están disponibles todos los elementos necesarios. La persona recién contratada debe comenzar la incorporación a su empleo sin las herramientas necesarias para su trabajo.
Cómo mejorar la incorporación con la gestión de tareas
La gestión de tareas se basa en la estructura y la planificación, y el equipo del empleado de TI lo tiene en cuenta. Antes de asignarle la tarea, se celebró una reunión de equipo. Todos los miembros repasaron brevemente sus tareas actuales, incluida su importancia, urgencia y priorización.
Con base en esto, se le asignó la tarea con un plazo de entrega generoso. Añadió la tarea a su tablero de tareas personal, que consulta constantemente. La descripción de la tarea contenía todos los detalles importantes. La tarea tenía plazos para todas las subtareas y contactos en caso de que algo no estuviera claro o se necesitara ayuda.
El empleado de TI pudo preparar la incorporación de manera estructurada, tranquila y consciente. No hubo sorpresas desagradables que temer. El nuevo colega llegó y encontró el hardware listo y disponible el primer día.
Componentes importantes de una tarea
Las tareas individuales son más que un simple punto en una lista que hay que marcar como completado. Los detalles marcan la diferencia: varían según la complejidad y profundidad de la planificación. Proporcionan estructura y claridad organizativa.
“Si una tarea tiene todos los componentes importantes y suficiente información, tiende a completarse más rápidamente y con el resultado deseado.”
La información es, en un nivel superior, el componente principal de una tarea. En este sentido, los requisitos de la gestión de tareas se superponen fuertemente con los de la gestión de la información. Los detalles de la tarea pueden, en última instancia, desglosarse y categorizarse de una manera significativa, como se muestra a continuación.
Título y descripción
El título debe ser lo más significativo posible, indicar el contexto y no plantear ninguna duda al responsable. Además, la descripción debe ser lo más clara y concisa posible y contener el objetivo deseado.
Responsabilidades
La tarea debe asignarse primero claramente a una persona con responsabilidad principal. También pueden ser varios miembros del equipo a la vez. También se debe informar a las partes interesadas sobre el estado de la tarea en cuestión. Además, a menudo existen dependencias, por lo que es necesaria la comunicación con los responsables de otras tareas.
Prioridad (importancia)
La prioridad de las tareas es una clasificación sencilla y clara de la importancia de cada tarea. Ayuda a los responsables a planificar y decidir cuánta concentración dedicar a la tarea. Por tanto, es posible aplicar un sistema de semáforo o una escala de prioridad 1 a 5.
Estado actual del procesamiento
Definir el progreso de una tarea es un paso importante. Sin embargo, es aún más eficaz y ahorra tiempo si se muestra directamente el estado de procesamiento.
Estas tareas, por ejemplo, tienen sentido:
- “Planificado”
- “En curso”
- “En revisión”
- “Revisión”
- “Terminado”
Periodo de tiempo y esfuerzo
En la mayoría de las tareas, la fecha de finalización (a menudo denominada fecha límite o fecha de vencimiento) desempeña un papel importante. Por lo general, se presta menos atención a la fecha de inicio de una tarea, pero es más importante en términos de duración.
Quienes se centran exclusivamente en la fecha de finalización tienen que calcular por sí mismos cuánto esfuerzo requiere la tarea, lo que dificulta tener en cuenta el margen para factores disruptivos y es más probable que no cumplan con el plazo. Si se especifican tanto la fecha de inicio como la de finalización, queda claro cómo y cuándo abordar la tarea.
Adjuntos/recursos
Las tareas finalizadas con éxito no se realizan por sí solas. A menudo se requieren documentos adjuntos con información adicional, muestras, ejemplos o descripciones de contextos. Esto ayuda a la persona responsable a comprender plenamente una tarea y a llevarla a cabo con el resultado deseado.
Estos anexos también pueden contener materiales de trabajo o soluciones ejemplares de tareas comparables. Los anexos funcionan mejor cuando forman parte de una base de conocimientos, proporcionando acceso a conocimientos relevantes de forma estructurada y clara.
Jerarquía y subtareas
La mayoría de las tareas están relacionadas con otras tareas. A menudo, hay tareas de nivel superior que se dividen en subtareas. Esta estructura define el procedimiento con mayor precisión y permite supervisar el progreso de forma más granular.
Métodos de gestión de tareas
Existen distintos enfoques para la gestión de tareas. Todos pueden ser eficaces según el tipo de tarea, el modelo de colaboración y las preferencias individuales.
A continuación, se presenta una descripción general de algunos métodos como ejemplos.
1. Lista de tareas pendientes
La lista de tareas es la base de la gestión de tareas. Es un método sencillo pero eficaz para organizar las tareas. Es recomendable priorizar las tareas correspondientes o crear una clasificación según su importancia.
Por ejemplo, las seis tareas más importantes se pueden incluir en una lista de tareas pendientes para cada día. La lista se clasifica por orden de importancia o urgencia.
2. Kanban
Un tablero Kanban puede ser digital con tareas de arrastrar y soltar o físico con notas adhesivas. Las tareas se visualizan en columnas como “por hacer”, “en progreso”, “en revisión” y “completado”. La organización en columnas se puede diseñar de diversas maneras. Por ejemplo, la vista Kanban en OTRS es adecuada para mejoras continuas e informes de progreso.
3. Bloqueo de tiempo
El timeboxing funciona como un método de gestión del tiempo. En lugar de utilizar una lista, el trabajador introduce tareas (con un timebox específico) en un calendario. Este timebox establece un tiempo fijo para la finalización de la tarea.
El timeboxing se puede combinar con la técnica Pomodoro, un sistema en el que se trabaja con concentración durante 25 minutos y luego se hace una pausa de 5 minutos.
4. Lista de cosas que no se deben hacer
Este método invierte la idea de la típica lista de tareas pendientes y también se puede utilizar junto con ella. Los trabajadores anotan las tareas que pueden omitir, posponer o delegar. Esto les ayuda a reducir el estrés y a centrarse en las tareas importantes.
Este enfoque puede ayudar enormemente a establecer prioridades. Es una forma de cuestionar tareas pendientes y dar paso a tareas realmente importantes.
5. Gestión ágil de tareas (Scrum)
Este método está orientado al trabajo en equipo. Se ha extendido a partir del desarrollo de software ágil y proporciona procesos claramente definidos para trabajar en equipo mientras se realizan tareas por cuenta propia.
Scrum es especialmente adecuado para equipos que completan sus tareas en sprints (por ejemplo, en ciclos de dos semanas). Estos equipos se coordinan periódicamente en forma de breves reuniones de trabajo. Un equipo Scrum suele estar formado por un propietario del producto, un Scrum Master y desarrolladores.
6. Hacer las cosas bien (GTD)
Este método consiste en dividir las tareas en pasos específicos y organizarlas. Reduce la carga mental mientras se realiza la tarea. Los usuarios registran todas sus tareas pendientes en un sistema. Esto les permite priorizar las tareas sin distracciones y sin el riesgo de olvidar algo importante.
¿Cómo puede ayudar el software con la gestión de tareas?
Las soluciones modernas de gestión de tareas proporcionan una excelente visión general de las tareas, mejoran la organización, relacionan las tareas entre sí, recuerdan las fechas de vencimiento, ofrecen automatización que ahorra tiempo y mucho más.
A continuación, se detallan en pocas palabras las ventajas más importantes de las herramientas de gestión de tareas:
- Los usuarios tienen una buena visión general al tener las tareas reunidas centralmente en un solo lugar. Todos saben qué se les ha asignado. La estructura se agrega mediante categorización. Y la información, como fechas límite y recordatorios, se almacena con la tarea.
- Las visualizaciones ayudan a identificar el progreso y las dependencias entre las tareas y reaccionar en consecuencia.
- Para colaborar y coordinarse mejor, los equipos pueden compartir tareas entre sí, comunicarse con claridad y de forma específica en tiempo real.
- Los equipos ahorran mucho tiempo al tener una herramienta que envía automáticamente notificaciones sobre las tareas.
- El software puede crear informes que muestran el progreso del proyecto, identificar cuellos de botella y medir el éxito.
- Con un software basado en la nube, la gestión de tareas se puede sincronizar con todos los dispositivos deseados, lo que permite acceder a las tareas en cualquier momento y desde cualquier lugar.
Gestión de tareas con un sistema de tickets
Un sistema de tickets se puede utilizar de forma flexible, también para la gestión de tareas. Este tipo de sistema de gestión de tareas es especialmente popular en TI y soporte técnico. Registra las tareas rápidamente y las procesa de forma organizada.
En otras áreas, las principales ventajas son que las tareas se pueden controlar fácilmente y todos los involucrados están informados. La automatización del flujo de trabajo ahorra mucho tiempo y toda la información está disponible de forma organizada en un ticket.
Este es un ejemplo de un proceso de equipo:
- Registrar la tarea: Los involucrados registran las tareas pendientes en tickets. Los tickets son asignados a los responsables e incluyen descripciones, anexos, priorización (según importancia y urgencia) y, en caso de ser necesario, categorías.
- Establecer el estado de la tarea: a cada ticket se le asigna un estado, como “abierto”, “en proceso” y “cerrado”. Cualquier persona que trabaje en una tarea documenta el progreso directamente en el ticket.
- Discuta la tarea según sea necesario: las funciones de comentarios permiten realizar consultas y debates directamente en el ticket. Las notificaciones mantienen informados a todos los involucrados.
- Escalar si es necesario: como los sistemas de tickets admiten flujos de trabajo automatizados, un ticket se puede reenviar automáticamente al gerente de línea como parte de la gestión de escalaciones.
- Cerrar el ticket: Una vez finalizada la tarea en cuestión, el ticket se cierra y puede archivarse para su posterior análisis o documentación.
- Analizar la gestión general de las tareas: los datos recopilados proporcionan al equipo información sobre qué medidas han tenido éxito y permiten evaluar cómo se puede mejorar el trabajo en el futuro.
Conclusión: la gestión de tareas, un proceso crucial
Prácticamente todo el trabajo creativo, operativo y de valor agregado se puede expresar en tareas. Como modelo, cuanto más información y detalles contengan las tareas, más precisas y válidas serán. La gestión de tareas no se limita a la organización y el procesamiento simple. También se trata de las dependencias entre tareas, la conexión con los flujos de trabajo y la mejora de los procesos para alcanzar objetivos generales.
En resumen, cuanto más minuciosa y centrada sea la gestión de tareas, más probabilidades hay de que los equipos progresen, logren resultados tangibles, disfruten del trabajo y sigan desarrollándose. Invertir tiempo en la gestión de tareas da sus frutos.
Los equipos y las personas se enfrentan al reto de elegir un método adecuado y orientado a los objetivos para la gestión de tareas. El software adecuado suele marcar la diferencia, ya que ofrece una visión general cuando hay muchas tareas y ayuda a los equipos a actuar con mayor eficacia, a mantenerse más concentrados y a trabajar con más éxito.
Descubra cómo OTRS puede ayudarle con la gestión de tareas.