Procesos y prácticas de ITIL
¿Qué es ITIL?
El término ITIL® es una marca registrada de PeopleCert y significa “Biblioteca de infraestructura de tecnología de la información” y es una colección de mejores prácticas para la gestión de servicios de TI. ITIL proporciona un marco para la planificación, prestación y soporte de servicios de TI en las empresas. Proporciona así una guía completa y práctica para la gestión eficaz de las infraestructuras y servicios de TI
El objetivo de ITIL es optimizar la cadena de valor de los servicios de TI y cumplir con los requisitos comerciales. Esto incluye mejorar la calidad de los servicios, aumentar la eficiencia de los procesos de TI, mejorar la satisfacción del cliente y controlar los costos.
Para muchos procesos de servicios de TI, ITIL proporciona recomendaciones prácticas y, por lo tanto, ayuda a optimizar los servicios de TI. Como resultado, se pueden cumplir mejor los requisitos comerciales para la gestión de servicios de TI y los procesos de servicios de TI se pueden operar de manera más eficiente.
ITIL se ha convertido en un estándar reconocido mundialmente en la gestión de servicios de TI (ITSM) y es utilizado por muchas organizaciones en todo el mundo.
Beneficios de ITIL
Calidad de servicio mejorada
ITIL proporciona mejores prácticas y procesos para mejorar la calidad de los servicios de TI. A través de políticas, una gestión eficaz de incidentes y problemas y un seguimiento y control integrales, las organizaciones pueden lograr una mayor calidad de servicio.
Flujos de procesos eficientes
ITIL define procesos y flujos de trabajo estandarizados que permiten la prestación eficiente de servicios de TI. Esto permite a las empresas reducir costos, aumentar la productividad y reducir los cuellos de botella en los procesos.
Mejor gestión de riesgos
ITIL pone gran énfasis en la gestión de riesgos ayudando a las empresas a identificar riesgos potenciales desde el principio y tomar las medidas adecuadas. Esto ayuda a minimizar las interrupciones, las violaciones de seguridad y otros riesgos.
Mayor satisfacción del cliente
ITIL pone un fuerte enfoque en el cliente. Al comprender mejor los requisitos y expectativas de los clientes, las empresas pueden orientar sus servicios de TI para satisfacer las necesidades de los clientes. Esto conduce a una mayor satisfacción del cliente y, por tanto, a una mayor fidelidad.
Mejora continua
ITIL promueve una cultura de mejora continua fomentando la revisión y optimización constante de los procesos, servicios y rendimiento. Esto permite una organización de TI más ágil y adaptable para satisfacer las necesidades comerciales cambiantes.
ITIL 4: la versión actual de ITIL
ITIL 4 representa la versión actual de ITIL. Pone un mayor enfoque en la comprensión de los servicios y la creación de valor para los clientes. Con sus nuevos modelos y contenidos, ITIL 4 ofrece a las empresas prácticas integrales (Prácticas ITIL) para mejorar aún más la calidad, la eficiencia y el valor para el cliente de sus servicios de TI sin imponer procesos rígidos a los proveedores de servicios.
ITIL 4 se basa en la versión anterior ITIL V3. Con su marco de mejores prácticas en la gestión de servicios de TI (ITSM), ITIL 4 proporciona mejoras y adaptaciones a los modelos básicos de servicios de TI y está en línea con los requisitos de ISO 20000.
ITIL 4 vs. ITIL V3 – Las diferencia
Con sus nuevos modelos y contenidos, ITIL 4 ofrece a las empresas prácticas integrales para mejorar aún más la calidad, la eficiencia y el valor para el cliente de sus servicios de TI sin imponer procesos rígidos a las empresas.
La reorientación de ITIL 4, lejos del enfoque puramente orientado a procesos, representa un cambio elemental con respecto a las versiones anteriores de ITIL hacia una mayor flexibilidad y libertad.
ITIL 4 también enfatiza la integración de prácticas ágiles y flexibles y permite una colaboración más estrecha con otros marcos como DevOps. ITIL 4 promueve una entrega más rápida de servicios de TI, con el objetivo de desarrollar una estrategia de gestión de servicios más eficiente y personalizada para las organizaciones.
Modelo de cuatro dimensiones:
Las cuatro dimensiones de creación de valor definidas en ITIL 4 y que son una parte elemental de todas las medidas y consideraciones de servicio relevantes para productos y servicios.
- Organizaciones y personas
- Tecnologías de la información
- Flujos de valor y procesos
- Socios y proveedores
El Modelo de Cuatro Dimensiones se utiliza básicamente en todas las medidas de ITIL y también se incorpora al Sistema de Valor del Servicio.
El Sistema de Valor del Servicio (SVS)
la SVS describe el marco que integra todas las actividades y componentes de la gestión de servicios. Incluye los siguientes elementos:
Principios rectores:
Los principios rectores están diseñados para permitir que una organización responda a cualquier cambio. El cambio puede consistir en diferentes objetivos, estrategias o incluso productos.
Se han definido los siguientes 7 Principios Rectores
- Centrarse en el valor.
- Comenzar en donde estás.
- Progresar de forma iterativa con comentarios.
- Colaboración y promoción de la visibilidad.
- Pensar y trabajar de manera integral.
- Mantenerlo simple y práctico.
- Optimizar y automatizar.
- Gobernanza: Gestión de servicios de TI, incluidas políticas, responsabilidades y estructuras de toma de decisiones.
- Cadena de Valor del Servicio: Medidas que cubren el ciclo de vida completo de un servicio de TI, desde la planificación y creación hasta la entrega y la mejora continua.
- Prácticas de Gestión ITIL: Métodos y enfoques aplicados en diferentes etapas del ciclo de vida del servicio. Por ejemplo: Gestión de Solicitudes, Gestión de Incidentes, Gestión de Cambios, Gestión de Niveles de Servicio, etc.
- Mejora continua: optimización continua de procesos, servicios y formas de trabajo para satisfacer los requisitos y expectativas cambiantes de los usuarios.
El Ciclo de Vida del Servicio ITIL V3:
El Ciclo de Vida del Servicio ITIL V3 consta de cinco etapas: Estrategia del Servicio, Diseño del Servicio, Transición del Servicio (Transición), Operación del Servicio y Mejora Continua del Servicio. Cada etapa tiene sus procesos y objetivos específicos para asegurar un servicio TI efectivo y eficiente.
Prácticas de ITIL 4 frente a procesos de ITIL V3
A pesar de la falta de especificaciones fijas para los procesos de ITIL 4, el marco enfatiza que los procesos se definen para una organización y se adaptan a sus requisitos específicos. Por lo tanto, ITIL 4 no prescinde de los procesos, sino que los describe de una forma más fundamental en sus prácticas de ITIL 4.
Por lo tanto, ITIL 4 proporciona la plantilla para crear procesos individuales de gestión de servicios de TI que pueden adaptarse de manera óptima a los requisitos de la organización.
La relevancia de las cinco etapas de ITIL y los 26 procesos de ITIL V3 siguen existiendo en ITIL 4, pero en ITIL 4 tienen el carácter de una guía y no representan una especificación rígida.
ITIL 4 - Las 34 Prácticas
ITIL 4 describe las 34 prácticas de ITIL como “un conjunto de recursos organizacionales diseñados para realizar un trabajo o lograr una tarea objetiva o el logro de metas específicas”. Las prácticas pretenden servir a las empresas como base para crear sus propios procesos de gestión de servicios adaptados a sus necesidades. Cada práctica define básicamente la tarea y el objetivo de la práctica respectiva para una organización.
Diseñar y mantener arquitecturas de TI para garantizar la estructura, integración y coherencia de los servicios de TI. Planifique, diseñe y supervise la infraestructura de TI para respaldar los objetivos comerciales y maximizar el valor de los servicios de TI.
Mejora continua de procesos, servicios y formas de trabajo. A través de la retroalimentación, el análisis y la implementación, la eficacia, la eficiencia y la calidad de los servicios de TI deben optimizarse y adaptarse continuamente a los requisitos cambiantes.
Planificar, implementar y monitorear medidas de seguridad para garantizar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información en una organización.
Gestión y uso eficaz del conocimiento y la información en una organización. La gestión del conocimiento tiene como objetivo recopilar, organizar, compartir y proporcionar datos, información y experiencia relevantes para mejorar la eficiencia, eficacia y calidad de los servicios de TI y apoyar la toma de decisiones.
Definir y realizar mediciones para recopilar datos sobre los servicios de TI. Esto permite una mejor evaluación del desempeño, identificación de mejoras y generación de informes significativos para tomar decisiones informadas y mejorar la calidad del servicio.
Gestión y apoyo a la planificación, implementación y control de cambios en una organización. El objetivo es minimizar el impacto en los empleados, los procesos y las tecnologías a través de la gestión del cambio. Esto permite una introducción fluida de los cambios y mejora la aceptación y eficacia en la organización.
Planificación estratégica y gestión del portafolio de servicios de TI de una organización. Esto implica identificar, evaluar y priorizar los servicios de TI para garantizar que cumplan con los requisitos y objetivos comerciales. El objetivo es garantizar el uso óptimo de los recursos y maximizar la creación de valor para la empresa.
Planificación, organización y seguimiento eficaz de proyectos. El objetivo es garantizar la implementación exitosa de proyectos mediante la gestión óptima de recursos, cronogramas y riesgos. A través de un enfoque estructurado se deben alcanzar los objetivos del proyecto, garantizar la calidad y garantizar una cooperación eficiente entre todas las partes involucradas.
Óptima gestión y mantenimiento de las relaciones con los clientes y otras partes interesadas. A través de la colaboración y la comunicación con los clientes, el objetivo es comprender y satisfacer sus necesidades y expectativas, fomentar la confianza, la satisfacción del cliente y las asociaciones a largo plazo.
Identificación, evaluación y tratamiento proactivo de riesgos. La tarea de la gestión de riesgos es identificar amenazas y oportunidades potenciales y tomar medidas adecuadas para evitar o reducir los efectos negativos. La evaluación y gestión sistemática de riesgos mejora la resiliencia de los servicios de TI y la continuidad del negocio.
Apoyar la planificación, control y seguimiento de los aspectos financieros de los servicios de TI. La tarea es gestionar los costos, presupuestos e inversiones asociados con los servicios de TI y garantizar la rentabilidad de los servicios. Una planificación financiera sólida debería crear estructuras de costos transparentes y garantizar la sostenibilidad financiera de los servicios de TI.
Planificar, desarrollar e implementar estrategias efectivas para los servicios de TI. Se debe garantizar una alineación clara con los objetivos comerciales, identificar oportunidades y evaluar riesgos. El objetivo es garantizar la máxima creación de valor de los servicios de TI para el éxito a largo plazo de la empresa.
Gestionar las relaciones con proveedores y prestadores de servicios. La tarea es establecer una colaboración efectiva, gestión de contratos y evaluación del desempeño, mejorando así continuamente la calidad de los productos y servicios proporcionados. El objetivo es garantizar la prestación fluida de servicios de TI.
Gestión eficaz y desarrollo del equipo de empleados. La tarea es atraer empleados calificados, promover sus habilidades, motivarlos y así desempeñar de manera óptima los roles requeridos. La gestión del talento dirigida fortalece el conocimiento y la experiencia del equipo para brindar servicios de TI de clase mundial y respaldar el éxito de la organización.
Garantizar la disponibilidad continua de los servicios TI. Se deben minimizar los tiempos de inactividad y garantizar la disponibilidad del servicio de acuerdo con los requisitos del negocio. Medidas proactivas como el monitoreo, la planificación y la recuperación garantizan la estabilidad y confiabilidad del servicio de TI.
Analizar los procesos y requisitos del negocio para identificar soluciones para lograr los objetivos comerciales. Al capturar con precisión los requisitos, los servicios de TI se adaptan a las necesidades del negocio para crear valor para todas las partes interesadas.
Planifique y supervise la capacidad y el rendimiento de la infraestructura de TI para garantizar una prestación óptima del servicio. La previsión y la optimización maximizan el rendimiento de los recursos y evitan cuellos de botella para satisfacer las necesidades empresariales.
Implementar cambios efectivos en la organización de TI. A través de la planificación, la comunicación y la formación, se promueve la aceptación y cooperación de los empleados para garantizar una implementación sin problemas.
Resolución eficaz y rápida de disrupciones e incidencias en los servicios TI. A través de un enfoque estructurado y procesos de escalamiento claros, la gestión de incidentes tiene como objetivo minimizar el impacto y restaurar operaciones fluidas para minimizar el impacto comercial.
Gestión y control de los activos TI de una organización. La tarea es rastrear y optimizar los activos de TI con la gestión de activos de TI durante todo el ciclo de vida. El objetivo es reducir costes, garantizar el cumplimiento y maximizar el valor de los activos para la empresa. Esto también incluye los requisitos legales y contractuales relacionados con los activos de TI.
Monitoreo continuo de la infraestructura TI e identificación de eventos. Permite una respuesta rápida a las interrupciones analizando y priorizando eventos y tomando acciones definidas para garantizar el buen funcionamiento de los servicios de TI.
Identificar, analizar y resolver las causas subyacentes de las interrupciones de TI. El objetivo de la gestión de problemas es reducir la cantidad y el impacto de los problemas para proporcionar una infraestructura de TI estable y mejorar la satisfacción del cliente.
Planificar, coordinar y controlar el lanzamiento de software y servicios TI. La tarea es garantizar la implementación fluida de componentes nuevos o modificados para minimizar el impacto en las operaciones y maximizar los beneficios para la organización.
Provisión y mantenimiento del catálogo de servicios, que proporciona una visión integral de todos los servicios TI disponibles. La tarea es apoyar la comunicación de ofertas de servicios, niveles de servicio y costos. El objetivo es garantizar la transparencia, la orientación al cliente y la prestación eficaz de servicios.
Configuración, gestión y control de servicios TI y sus componentes. La tarea es proporcionar información precisa sobre las configuraciones, controlar los cambios de manera eficiente, minimizar los riesgos y garantizar el funcionamiento estable de los servicios de TI.
Garantizar la disponibilidad continua de los servicios de TI en caso de interrupciones o cortes. La tarea es desarrollar planes para mantener las operaciones comerciales y minimizar el impacto de las interrupciones. El objetivo es garantizar una alta disponibilidad y resiliencia del servicio.
Desarrollo y diseño de servicios de TI de acuerdo con los requerimientos de la empresa y las necesidades de los clientes. Se tienen en cuenta aspectos como la arquitectura del servicio, los procesos, la tecnología y los modelos de entrega. El objetivo es desarrollar servicios eficaces y orientados al cliente que maximicen el valor añadido para la empresa.
Punto de contacto central para soporte al usuario y comunicación entre clientes y TI. Proporciona un único punto de contacto para consultas de servicio, informes de incidentes y solicitudes de servicio. La mesa de servicio garantiza un procesamiento eficaz y eficiente y contribuye de forma significativa a la satisfacción del cliente.
Definición, creación y seguimiento de acuerdos de nivel de servicio (SLA ) entre el proveedor de servicios TI y los clientes. La tarea de la gestión del nivel de servicio es garantizar que se cumplan los objetivos de servicio acordados y las expectativas del cliente. La calidad del servicio se mejora continuamente mediante informes y seguimiento periódicos.
Procesamiento eficiente de las solicitudes de servicio de los clientes. La tarea consiste en registrar rápidamente las solicitudes, priorizarlas y procesarlas para garantizar una solución rápida y satisfactoria para el destinatario del servicio. El objetivo es aumentar la satisfacción del cliente y la eficiencia del área de servicio.
Revisar y validar servicios de TI nuevos o modificados para garantizar que cumplan con los requisitos y expectativas. El alcance incluye diversas actividades de prueba, como pruebas funcionales, pruebas de rendimiento y pruebas de usuario para garantizar la calidad y el rendimiento de los servicios. El objetivo es minimizar los riesgos y garantizar una implementación fluida de los servicios.
Coordinar y controlar la implementación de hardware, software o servicios de TI nuevos o modificados en el entorno real. La tarea es garantizar una implementación planificada y controlada para minimizar el impacto en las operaciones. El objetivo es garantizar una integración fluida en la infraestructura de TI y una rápida creación de valor para la organización.
Operación y seguimiento de la infraestructura y plataformas de TI requeridas para la prestación de servicios de TI. Las tareas incluyen áreas como gestión de configuración, planificación de capacidad, gestión de parches y versiones para garantizar un entorno de TI estable y eficiente. Esto es para garantizar una prestación óptima de servicios y un uso eficaz de los recursos.
Planificación, desarrollo y despliegue de soluciones de software. Esto incluye el diseño, programación y prueba de software para ofrecer aplicaciones confiables y de alta calidad. A través de una gestión eficaz de proyectos y una mejora continua, se optimiza el desarrollo y el mantenimiento del software. Esto es para garantizar la funcionalidad, confiabilidad, mantenimiento, conformidad y auditabilidad del software.
Ejemplo de práctica de ITIL 4
Como se mencionó anteriormente, si bien cada práctica de ITIL 4 no incluye procesos definidos, sí incluye elementos básicos para permitir a las organizaciones diseñar el proceso:
- La meta
- Mejores prácticas y conceptos
- Acciones
- Términos técnicos
- Roles y responsabilidades
- Información específica
Nuestro ejemplo de la práctica de Gestión de Solicitudes de Servicio pretende ilustrar el principio de las prácticas de ITIL 4.
- Definición y objetivo
- Mejores prácticas y conceptos
- Medidas
- Funciones y responsabilidade
- Información específica
Procesamiento eficiente de las solicitudes de servicio de los usuarios o clientes. Desde la solicitud de servicio hasta el cumplimiento y la evaluación final, se debe mapear todo el ciclo de vida.
La gestión de solicitudes de servicio tiene como objetivo proporcionar a los usuarios un proceso fluido para enviar solicitudes y garantizar que estas solicitudes sean manejadas adecuadamente por el personal de TI. Esto incluye definir requisitos claros y comprensibles, clasificar y priorizar solicitudes y realizar un seguimiento del progreso y el cumplimiento.
- Las solicitudes de servicio entrantes deben priorizarse y asignarse al personal de servicio en consecuencia.
- Los conocimientos existentes deberían ponerse a disposición en la gestión del conocimiento para, por ejemplo, poder procesar solicitudes recurrentes de forma coherente y rápida.
- Se debe crear un catálogo de servicios para todos los servicios disponibles.
- La gestión de roles y derechos debe garantizar que los servicios sólo se muestren a los usuarios que estén autorizados a realizar una solicitud para el servicio específico.
- Otros procesos ITSM, como la gestión de activos de TI, deben integrarse en el proceso. La integración permite gestionar servicios asociados con activos y vincular tickets con activos.
- Los paneles de control y los informes deberían ayudar a los equipos de servicios de TI a gestionar el ciclo de vida de las solicitudes de servicio, identificar tendencias y responder a ellas.
- Solicitud de servicio vía portal de autoservicio, chat, correo electrónico.
- Creación de un ticket con categorización y asignación a un empleado del servicio o, si es necesario, aprobación previa por parte de una persona responsable.
- Cumplimiento de la solicitud de servicio por parte de un empleado o técnico de servicio.
- Responder al usuario y cerrar el ticket.
- Envío de una encuesta al usuario sobre satisfacción con el servicio prestado.
- Clientes (por ejemplo, un cliente con un SLA válido).
- Usuario del servicio (un usuario autorizado de los servicios).
- Mesa de servicio (Punto central para aceptar la solicitud de servicio si no se puede asignar automáticamente a un agente).
- Propietario del proceso (Propietario del proceso)
En algunos casos, esta función se divide en gerente de mejora continua del servicio (CSI) y Arquitecto de procesos y Gerente de procesos.
- Propietario de la solicitud de servicio
- Procesador de solicitudes de servicio (Agente)
- Experto del servicio/Especialista (Técnico Especialista en Soporte de 2º o 3er Nivel)
- ID del ticket/número de solicitud de servicio: un identificador único asignado a la solicitud de servicio para identificarla y rastrearla de manera única.
- información de contacto del usuario: el nombre del usuario, la dirección de contacto, el número de teléfono o la dirección de correo electrónico.
- descripción de la solicitud de servicio: una descripción clara y detallada de la solicitud o problema que explica el propósito de la solicitud de servicio. Como dispositivos o software afectados.
- congestión y urgencia: estado y urgencia de la solicitud de servicio para garantizar que se priorice y procese en consecuencia.
- detalles del servicio: información sobre el servicio de TI afectado, como el nombre del servicio, el número de versión, la ubicación u otros detalles relevantes.
- requisitos de solicitud de servicio: información sobre los resultados o servicios deseados que el usuario espera de la solicitud de servicio.
- acuerdos de nivel de servicio (SLA): Información sobre SLA o acuerdos.
- información adicional: Información adicional necesaria para procesar la solicitud de servicio, como capturas de pantalla, archivos o documentos.
Herramientas ITIL y marcos de servicios de TI
La herramienta ITSM de OTRS: 17 prácticas ITIL certificadas
Las herramientas ITIL contienen procesos, herramientas y mejores prácticas predefinidos adaptados a los productos o servicios específicos del proveedor.
Con OTRS, las organizaciones obtienen una solución de gestión de servicios de TI que proporciona varios módulos para ITSM. La solución ITSM incluye 17 prácticas certificadas ITIL4, como gestión de eventos y monitoreo, gestión de incidentes, gestión de problemas, gestión de cambios, gestión de configuración y muchas más prácticas que se pueden personalizar para satisfacer sus necesidades específicas. La solución ITSM permite una gestión eficiente de solicitudes de servicio, tickets y flujos de trabajo y ofrece amplias funciones de generación de informes.
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Otros marcos de servicios de TI
Además de ITIL4, existen otros marcos diseñados para ayudar a las organizaciones a implementar servicios de TI de manera eficiente y efectiva.
COBIT (Control Objectives for Information and Related Technologies) es un marco para la gestión de servicios de TI. Proporciona mejores prácticas para controlar, monitorear y mejorar los procesos de TI. COBIT ayuda a las organizaciones a mejorar su gobierno y cumplimiento de TI y aumentar la eficiencia y eficacia de sus servicios de TI.
eTOM (enhanced Telecom Operations Map) es un marco para la gestión de servicios de TI utilizado específicamente en la industria de las telecomunicaciones. Proporciona una estructura estandarizada y un mapa de procesos para definir los procesos y funciones de negocio para una empresa de telecomunicaciones. eTOM ayuda a mejorar la eficiencia, la calidad y la satisfacción del cliente de los servicios de TI a través de flujos de procesos claros y estándares uniformes.
FitSM (Framework for Integrated IT Service Management) es un marco liviano y proporciona un método pragmático y flexible para planificar, implementar y mejorar los procesos de servicios de TI en la Gestión de Servicios de TI. FitSM se centra en la integración de mejores prácticas y estándares, como ITIL e ISO/IEC 20000, y proporciona una guía clara para la prestación eficaz de servicios de TI. Es adecuado tanto para organizaciones pequeñas como grandes y permite una implementación eficiente y rentable de la gestión de servicios de TI.
ISO/IEC 20000 Es un estándar internacional para la gestión de servicios de TI que especifica los requisitos para un sistema de gestión de servicios eficaz.
Preguntas más frecuentes
Un proceso ITIL incluye medidas definidas dentro del marco de la Biblioteca de Infraestructura de TI (ITIL) para lograr objetivos específicos en la gestión de servicios de TI. Los procesos ITIL ayudan a gestionar los servicios de TI de manera eficiente, mejorar la calidad de los servicios y aumentar la satisfacción del cliente.
Hay 26 procesos ITIL categorizados en cinco fases del ciclo de vida del servicio ITIL: estrategia del servicio, diseño del servicio, transición del servicio, operación del servicio y mejora continua del servicio.
Las prácticas de ITIL son métodos o técnicas utilizadas en la gestión de servicios de TI para aumentar la calidad y el valor del servicio en la organización. Proporcionan mejores prácticas y acciones recomendadas para implementar procesos ITIL y ayudan a brindar servicios de TI efectivos y eficientes.
ITIL 4 es la última versión del marco de la Biblioteca de Infraestructura de TI (ITIL). Ofrece un enfoque holístico para la gestión de servicios de TI y se centra en crear valor para los clientes a través de servicios de TI prácticos.