software de gestión de procesos de negocio

 

OTRS es un software de gestión de procesos de negocio

El software de gestión de procesos de negocio (BPM por sus siglas en Ingles) ayuda a las empresas a documentar las tareas y actividades que hacen que sus operaciones funcionen sin problemas. La documentación suele presentarse en forma de diagrama de proceso – una representación visual de todos los pasos que se deben seguir para completar un proceso específico. La creación de un diagrama de este tipo permite a las empresas identificar áreas de mejora y asegurarse de que no se omiten pasos del proceso.

Mediante el uso del software para capturar estos procesos y crear estos diagramas, las empresas disponen entonces de un plan de trabajo que muestra quién necesita hacer qué y cuándo: también optimiza el uso de las herramientas necesarias para que los procesos fluyan sin problemas y garantiza la captura de la información por motivos de cumplimiento.

Además, los procesos automatizados harán que la entrega de tareas y los reemplazos durante vacaciones sean mucho más fáciles en el futuro porque, todos sabrán lo que se espera. Además, gracias a la documentación de los pasos necesarios, los nuevos colegas pueden empezar a trabajar inmediatamente sin necesidad de una formación exhaustiva.

OTRS es un tipo de software de gestión de procesos de negocio. Permite a las empresas crear diagramas específicos de Notación de Modelado de Procesos de Negocio (BPMN por sus siglas en Ingles). Las empresas utilizan otros componentes de la plataforma de gestión de servicios OTRS para facilitar los pasos del proceso a través de la gestión de tickets, la gestión del conocimiento, bases de datos de la gestión de configuración (CMDB por sus siglas en Ingles) y otras integraciones de terceros.

Haga su proceso de integración más fácil con OTRS

(Video en inglés.)

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Beneficios del software de gestión de procesos de negocio

Existe una gran cantidad de beneficios al utilizar un software de gestión de procesos de negocio para agilizar su negocio. Entre ellos se encuentran:

  • La calidad del trabajo mejora porque no se omiten pasos y no se toman atajos.
  • Se ahorra tiempo. El trabajo se mueve más rápido porque cada vez hay menos necesidad de pensar en “lo que sigue”.
  • Fácil entrega y reemplazo durante vacaciones gracias a la óptima documentación de las tareas.
  • La satisfacción de los empleados aumenta porque todos entienden su papel.
  • Se ahorra dinero porque las herramientas se utilizan de forma optimizada.
  • La creatividad y la mejora de los procesos prosperan porque las personas no tienen que concentrarse en los pequeños pasos del proceso. En su lugar, pueden concentrarse en el panorama global.
  • El rendimiento mejora porque los pasos pueden ser rastreados y medidos más fácilmente.
  • El trabajo es más seguro – tanto digital como físicamente – ya que los controles de seguridad y las notificaciones de infracciones se pueden planificar directamente en los procesos.
  • La gestión del cambio se simplifica porque se puede ver claramente cuáles serán los impactos y, a veces, hacer que se produzcan “tras bambalinas”.

¿Qué es un diagrama de proceso?

Los diagramas de proceso son representaciones gráficas estandarizadas de todos los pasos que deben completarse entre el inicio y el final de un proceso.

Usan un conjunto específico de símbolos para representar cosas como:

  • Actividades
  • Eventos
  • Dónde y cuándo se dividen los procesos
  • Cómo se conectan los eventos y las actividades

 

Un documento de proceso simple se ve así:

Diagrama de Gestión de Procesos de Negocio

 

Los diagramas de proceso se utilizan en el software de gestión de procesos de negocio OTRS. Esto hace que sea más fácil para las personas documentar y comunicar los procesos que son importantes para su negocio.

Apoyan la comunicación entre los especialistas y los departamentos de TI hasta el Administrador de OTRS.

 

Ver la gestión de procesos en la OTRS. Solicite una demostración ahora.

Automatización de Procesos de Negocio

Ahorre aún más tiempo y dinero, a la vez que reduce los errores, al automatizar sus procesos con el software de gestión de procesos empresariales OTRS.

Una vez que sus procesos están documentados y optimizados, puede acelerarlos mediante la automatización. La automatización le permite avanzar en un proceso sin intervención manual. Atrás quedaron los días en que lo hacías:

  • sperar a que alguien se acuerde de llevar el papeleo correcto al departamento correcto;
  • revise su calendario para recordar tareas recurrentes;
  • introducir un valor en un campo específico una y otra vez; o
  • recordar conseguir la aprobación.

Automatización significa que se puede “configurar y olvidar.” El trabajo sigue avanzando a lo largo del proceso, tal como se ha definido, sin supervisión continua. Simplemente haga “su parte” y la automatización se encargará de mover las tareas a la siguiente persona, equipo o sistema.

El complemento de funciones Inicio Automático de Procesos ahora incluso soporta la creación automática de un nuevo ticket de proceso para tareas recurrentes a través de eventos temporizados (Timer Start Event). Al crear tickets de procesos programados, su agente, e incluso su cliente, no tendrá que pensar en estas tareas.

Listo para Adoptar Procesos de Negocio

A veces es necesario ponerse en marcha aún más rápido de lo normal. En este caso, puede decidir utilizar procesos predefinidos. El software de gestión de procesos de negocio OTRS llama a estos procesos “Listos para Adoptar”. Elige entre:

A pesar de que estos ya están construidos para usted, todavía pueden ser personalizados para apoyar mejor las necesidades de su negocio.

Esa es la belleza de la gestión de procesos de negocio en el software OTRS – ¡usted puede cambiar las cosas rápidamente en cualquier momento!

 

¿Quieres verlo en acción? Contacte con nuestro equipo para solicitar una demostración de
Software de gestión de procesos de negocio OTRS.