¿Qué es la gestión de dispositivos?
La gestión de dispositivos implica que las personas a cargo, generalmente los administradores de TI proporcionan, configuran y monitorean aplicaciones para dispositivos. Estos dispositivos incluyen computadoras de escritorio, portátiles, tabletas y teléfonos inteligentes. También toman medidas para prevenir problemas, como realizar actualizaciones.
Esto incluye las siguientes áreas:
- Gestión de la configuración: y personalización de dispositivos.
- Gestión de la seguridad: permitir una protección adecuada, por ejemplo, mediante actualizaciones, cortafuegos, cifrado o geofencing.
- Monitorización: seguimiento del estado y uso de los dispositivos.
- Soporte: apoyar a los usuarios brindándoles instrucciones y resolviendo problemas e incidentes.
- Cumplimiento: garantizar que todos los dispositivos cumplan con las pautas regulatorias e internas.
Definición: Gestión de dispositivos
Con una buena gestión de dispositivos, las empresas pueden ejecutar sus operaciones de TI sin problemas. También pueden obtener control y seguridad. Esto les permite actuar estratégicamente y utilizar sus recursos de TI de manera eficaz.
Un servidor de administración de dispositivos suele funcionar con una aplicación en el dispositivo cliente. También puede eliminar datos de contacto y otras configuraciones. Esto resulta útil en el caso de dispositivos perdidos o robados, así como en el caso de dispositivos de empleados despedidos.
¿Por qué es tan importante la gestión de dispositivos?
La gestión de dispositivos ofrece un excelente control sobre un número ilimitado de dispositivos. Los profesionales de la gestión de la movilidad empresarial (EMM) ahorran tiempo y reducen el estrés al disponer de información segura, fiable y actualizada. También se benefician de una visión clara de los dispositivos. Además, gracias al mantenimiento remoto, el aprovisionamiento automático y el aprovisionamiento sin intervención, los implicados pueden actuar desde cualquier lugar.
Un factor clave es que la automatización reduce el tiempo de inactividad y el esfuerzo manual. Esto beneficia tanto a los equipos de TI como a sus clientes, ya que facilita la vida cotidiana. Los procesos tediosos y los problemas de TI que consumen mucho tiempo son cosa del pasado.
Con una mejor gestión de los dispositivos, las organizaciones ahorran dinero y utilizan sus dispositivos y aplicaciones de forma más eficaz, lo que ayuda a los empleados a utilizar su tiempo de forma más eficiente.
Beneficios de seguridad
Una buena gestión de dispositivos mejora enormemente la seguridad. Los administradores obtienen un mejor control y pueden actuar rápidamente en caso de emergencia. Esto ayuda a protegerse contra la pérdida de datos, el malware y el acceso no autorizado.
En términos de seguridad, los equipos pueden:
- Responder a incidentes y anomalías de seguridad en tiempo real.
- Bloquear o borrar de forma remota dispositivos robados o perdidos.
- Implementar requisitos de contraseña, cifrado o apagado de dispositivos.
- Evitar que se instalen aplicaciones y software no autorizados.
- Gestionar las actualizaciones de forma centralizada para corregir vulnerabilidades.
Gestión de dispositivos móviles
Cuando se habla de gestión de dispositivos, la gente suele mencionar la gestión de dispositivos móviles (MDM). La MDM se centra principalmente en aplicaciones y dispositivos móviles.
¿Qué es la gestión de dispositivos móviles?
La gestión de dispositivos móviles implica que los administradores de TI administren y protejan dispositivos móviles como computadoras portátiles, teléfonos inteligentes o tabletas. Entre los requisitos importantes se incluyen la capacidad de controlar y configurar dispositivos de forma remota, instalar aplicaciones en ellos y bloquear y proteger dispositivos móviles robados o perdidos.
Las empresas generalmente logran la gestión de dispositivos móviles mediante el uso de una solución especial de gestión de dispositivos.
Software de gestión de dispositivos móviles
Los responsables suelen utilizar un software especial para la gestión de dispositivos móviles (MDM). Es difícil gestionar muchos dispositivos móviles en una organización. Para esta tarea es prácticamente necesario contar con un sistema dedicado.
Las organizaciones también lo utilizan para ahorrar tiempo, mejorar la seguridad y aprovechar al máximo el dinero y los recursos. Las soluciones MDM deberían ayudar ofreciendo una visión general clara, automatizando algunas tareas y permitiendo acciones en masa.
Las herramientas MDM se centran en las siguientes actividades:
- Distribución y gestión de aplicaciones.
- Monitoreo de actividades del dispositivo.
- Implementación de restricciones y bloqueo de actividades.
- Determinación de la ubicación de los dispositivos móviles (geolocalización).
- Comprobación de instalaciones.
- Cumplimiento de las normas de seguridad.
Casos de uso para la gestión de dispositivos móviles
Existen muchas industrias, organizaciones y empresas para las que la gestión eficiente de dispositivos es extremadamente importante. Esto es aún más importante cuando se utilizan muchos dispositivos. A menudo, hay muchas aplicaciones e información en estos dispositivos. La necesidad para una fuerte seguridad también existe.
Existen situaciones en las que los dispositivos se infectan con malware o virus que pueden permitir a los piratas informáticos acceder a datos confidenciales. Estas situaciones no son sólo una fantasía, sino que, con demasiada frecuencia, son una realidad.
A continuación, se muestran algunos ejemplos sorprendentes de cómo las empresas utilizan la gestión de dispositivos móviles de forma específica.
Scenarios like devices infected with malware or viruses can let hackers access sensitive data. These situations are not just a fantasy. They are all too often a reality.
Ejemplo #1: Escuela
Una escuela administra los dispositivos de los estudiantes y los profesores. Esto incluye establecer restricciones, usar geofencing e instalar actualizaciones automáticamente. Por ejemplo, el administrador puede instalar o bloquear aplicaciones en las tabletas de los estudiantes que se usan en clase. También puede actualizar los dispositivos, limitar el acceso a Internet o bloquear dispositivos perdidos a distancia.
Ejemplo #2: Empresa
Una empresa grande utiliza la gestión de dispositivos para optimizar sus propios procesos de TI y gestionar numerosas implementaciones simultáneamente. Uno de los desafíos es separar los datos corporativos de los datos personales en los dispositivos propiedad de los empleados. Otro desafío es aplicar políticas de seguridad sólidas en todos los dispositivos.
Ejemplo #3: Agencia gubernamental
Una agencia gubernamental necesita un espacio digital seguro. Este espacio debe permitir una gestión sencilla de los dispositivos y un funcionamiento fluido de las operaciones diarias.
Por ejemplo, esto podría significar proteger adecuadamente todas las computadoras portátiles oficiales que contienen datos confidenciales de los ciudadanos. Puede hacerlo utilizando una solución de gestión de dispositivos móviles. Esto funciona con cifrado, actualizaciones y parches regulares, así como con el bloqueo de aplicaciones no autorizadas.
Ejemplo #4: Universidad
En una universidad, los profesores, el personal y los estudiantes utilizan muchos dispositivos diferentes. Con la gestión de dispositivos móviles, puede gestionar de forma eficiente todos estos aspectos, incluidas las restricciones de uso y la seguridad integral. Una tarea importante es asegurarse de que los estudiantes puedan acceder a los recursos académicos. Esto incluye las plataformas de aprendizaje electrónico y las bases de datos de la biblioteca.
Ejemplo #5: Empresa mediana
Una empresa mediana quiere mejorar la seguridad de sus dispositivos y mantenerlos en buen estado. Además, la empresa pretende resolver cualquier problema informático de forma rápida y eficaz. Por ejemplo, una empresa podría equipar a su personal de campo con computadoras portátiles y teléfonos inteligentes.
En la actualidad, las empresas deben instalar y actualizar aplicaciones y software, como herramientas de CRM o de gestión de proyectos, en todos los dispositivos. Una solución de gestión de dispositivos móviles dedicada garantiza que todos los involucrados puedan trabajar de manera eficaz, segura y cómoda.
BYOD y MDM
El principio BYOD es importante en el mundo corporativo actual, que valora la flexibilidad, la agilidad y las distintas formas de trabajar.
¿Qué es BYOD?
La idea de “trae tu propio dispositivo” (BYOD, por sus siglas en inglés) es popular entre los trabajadores más jóvenes. Esto significa que usan sus propios dispositivos para trabajar. Ofrece un alto grado de flexibilidad y libertad, pero también combina el trabajo con la vida privada (work/life blending).
Los administradores de TI se enfrentan a un desafío. Los dispositivos que no son propiedad de la empresa son muy difíciles de administrar y controlar. Esto genera la necesidad de una gestión profesional de dispositivos que incluya tanto los dispositivos propiedad de la empresa como los de los empleados.
Un desafío clave con BYOD es separar claramente los datos personales y laborales en un dispositivo.
¿Cómo la gestión de dispositivos móviles respalda el BYOD?
Si bien BYOD es un desafío para las empresas, no es en absoluto un obstáculo. Se pueden tomar medidas para prepararse adecuadamente para ello.
Está claro que la gestión de dispositivos móviles dedicada es la mejor opción. Este enfoque ayuda a supervisar, controlar y gestionar muchos dispositivos de forma eficaz. Esto garantiza un uso seguro, controlado y conforme a la legislación de los dispositivos privados en el entorno corporativo.
De esta manera, la integración de los dispositivos de la empresa y de los dispositivos personales de los empleados se puede realizar sin problemas. Los administradores pueden configurarlos con los ajustes necesarios y deseados, garantizando la seguridad en todo momento.
Más seguridad
Las soluciones de gestión de dispositivos permiten integrar de forma segura dispositivos personales en una red empresarial. Esto funciona mediante el uso de métodos como el cifrado, la protección con contraseñas seguras y el borrado remoto. El borrado remoto elimina los datos si se pierde un dispositivo.
Gestión de acceso
La gestión sofisticada de dispositivos móviles permite controlar eficazmente quién tiene acceso a qué recursos de la empresa. Esto protege eficazmente los datos confidenciales y evita el acceso no autorizado. También ayuda a realizar un seguimiento del inventario de dispositivos.
Separación de datos
Una buena solución de gestión de dispositivos permite separar los datos profesionales y personales en un dispositivo. De esta manera, se mantienen seguros los datos de la empresa y se protegen los datos personales.
Monitoreo
Los administradores de TI pueden supervisar las actividades en dispositivos privados utilizados para el trabajo, lo que les permite intervenir rápidamente si surge algún problema.
Cumplimiento
Al aplicar consistentemente los requisitos de cumplimiento y protección de datos, los dispositivos privados también cumplen los mismos requisitos de cumplimiento.
Solución de gestión de dispositivos: funciones importantes de gestión
La gestión de dispositivos es un ámbito para el que las empresas suelen utilizar una solución de software específica. Por ello, es importante analizar en profundidad las características que hacen que una solución sea adecuada.
Las siguientes son las funciones más importantes que incluye una solución de gestión de dispositivos.
Gestión de dispositivos multiplataforma
Se trata de la gestión de aplicaciones móviles: distribución, actualización y gestión de software en diferentes plataformas. La principal ventaja es la independencia y movilidad que ofrece. Los dispositivos se pueden gestionar en cualquier lugar y en cualquier momento. Además, pueden funcionar con diferentes sistemas operativos.
Monitoreo y seguimiento de dispositivos
Los administradores reciben información en tiempo real sobre el estado de los dispositivos, los patrones de uso y las ubicaciones. Esto significa que pueden ver todo lo importante en todo momento. También pueden realizar un seguimiento de lo que sucede con cada dispositivo.
Como resultado, a menudo pueden acceder a un dispositivo de forma remota y tomar medidas lógicas. Por ejemplo, los administradores pueden bloquear ciertas aplicaciones o actualizar dispositivos con sólo un clic.
Soporte remoto y resolución de problemas
Tener acceso remoto a los dispositivos y poder iniciar las medidas adecuadas es una gran ventaja. Significa que los equipos de TI pueden brindar soporte al usuario final de manera rápida y efectiva con acceso remoto en caso de que surja un problema. Esto supone un gran impulso a la productividad, ya que los problemas de TI no resueltos pueden ralentizar a usuarios individuales y a grupos enteros.
Seguridad y cumplimiento
Una gestión adecuada de los dispositivos móviles facilita la vida cotidiana y hace que el trabajo de los administradores de TI sea mucho más eficaz. Tiene un impacto claro y directo cuando las cosas se ponen serias, especialmente en lo que respecta a la seguridad. Si alguien roba o pierde un dispositivo, puede bloquearlo y borrarlo de forma remota. El cifrado y la aplicación de códigos de acceso también aumentan la seguridad y el cumplimiento normativo.
Aprovisionamiento sin intervención
La automatización de procesos tiene sentido en muchas áreas. En este caso, el software y las actualizaciones se encuentran en un servidor MDM. Este servidor puede enviar actualizaciones e instalaciones de forma automática o bajo demanda directamente a un dispositivo.
Todos los implicados tienen que invertir mucho menos tiempo y esfuerzo. Se pueden realizar configuraciones con un mínimo esfuerzo.
Descubra cómo OTRS puede ayudarle con la gestión de dispositivos.
Mejores prácticas para la gestión de dispositivos
Las organizaciones pueden beneficiarse de la gestión de dispositivos de muchas maneras. Pueden ahorrar tiempo y dinero, mejorar la seguridad y garantizar el cumplimiento normativo. La gestión de dispositivos también ayuda con la escalabilidad.
Las mejores prácticas mencionadas aquí muestran cómo se puede implementar mejor la gestión profesional de dispositivos y maximizar sus beneficios.
Mejor práctica #1: utilizar geofencing
El geofencing, o “cerca geográfica”, permite a los administradores limitar el uso de los dispositivos en función de su ubicación. Si un dispositivo se encuentra dentro de un área definida, el sistema automáticamente restringe o bloquea ciertas funciones.
Por ejemplo, a menudo los empleados sólo pueden acceder a datos confidenciales de la empresa dentro de un edificio de oficinas. El acceso desde casa o incluso desde el extranjero se bloquea automáticamente gracias al geofencing. En las escuelas, esta tecnología garantiza que los dispositivos se utilicen sólo para enseñar y aprender.
Mejor práctica #2: administración central con gestión unificada de endpoints (UEM)
El término Gestión Unificada de Endpoints (UEM) describe una plataforma central para gestionar y proteger los dispositivos finales de una organización. El objetivo es simplificar los procesos de TI y eliminar los riesgos de seguridad.
Las soluciones MDM y UEM ayudan, ya que aplican reglas uniformes para los dispositivos, independientemente de si son de la empresa o privados, o de si se utilizan en la oficina o en casa.
Best practice #3: Introduce clear BYOD guidelines
If employees want to use their own devices for work, they should link this to clear guidelines. This should requireme them to access internal company data and resources securely.
Here are some examples of guidelines:
- Require device enrollment
- Clearly separate personal and business data
- Implement encryption and password protection
- Enable an option to delete company data remotely without affecting personal data
Best practice #4: Maintain an inventory list carefully
Every device that is used in an organization or network should be listed on an inventory list.
The following information is usually included for each device:
- User
- Device model
- Operating system
- Serial number
- Installed applications
It is important that the relevant information is up-to-date, correct and complete. For example, regular audits can easily guarantee that no unauthorized users or devices are accessing a network.
Best practice #5: Consider the entire life cycle
Devices travel a long way in organizations. Administrators and other stakeholders, provision, implement and monitor devices. However, this is not the end of the story. The life cycle includes procurement to deployment, maintenance, user changes and disposal.
If there are well-defined processes in place, this works well. Devices are always up to date. They do not pose any unnecessary risks – such as unsecured sensitive data. Users do not use them beyond a defined service life.
Best practice #6: Run regular backups
Regular backups are essential, especially when it comes to important company data. Test backups to ensure that you can restore data completely and correctly in an emergency.
Best practice #7: Combine with a ticket system
Combining a highly developed device management system with a ticket system makes sense in many respects. Users benefit from an all-in-one solution. They can combine areas such as ITSM with efficient device management.
Combining inquiries, problem management, service processes and device management creates excellent control over IT-relevant processes.
Conclusion: The many advantages of efficient
device management
Mobile device management is an area that can play a huge role for companies, organizations and institutions. Sophisticated device management – supported by an adequate software solution – make IT administrators’ day-to-day work easier.
Organizations as a whole also benefit from greater efficiency, functional processes and fewer IT problems. The time savings alone have significant monetary value, not to mention the reduced risks from security gaps.
It is important to take a closer look at this area. Implement a suitable solution and apply best practices. By using it consistently and integrating it into your day-to-day IT work, you will benefit immensely. You will also ensure a high return on investment.
Find out how you can make the most of device management.
