La Gestión del Cambio permite la implementación estructurada de actividades necesarias para alcanzar los objetivos de una organización o empresa. Conozca dos de los modelos más importantes y reduzca el riesgo de su empresa durante el proceso de cambio. Con el software adecuado, reduce los riesgos de su empresa en el proceso de cambio.
Gestión del cambio – Definición
La gestión del cambio es la implementación planificada y estructurada de objetivos de transición en una organización y empresa. Su objetivo es trasladar la empresa, organización o entorno de un estado a otro nuevo. Para ello se utilizan diversos modelos y procesos definidos que garantizan la eficacia y calidad de las acciones que se llevan a cabo en cada etapa del proceso de cambio. Al mismo tiempo, se deben controlar y minimizar los posibles riesgos.
La historia de la gestión del cambio se remonta a principios del siglo XX. Partiendo de la idea de mejorar continuamente los procesos de trabajo y las estructuras organizativas, se identificaron las fases necesarias en el proceso de cambio y se definieron como gestión del cambio (CM).
Cambiar a través de la comunicación, la persuasión, el liderazgo y la estructura.
Las empresas, y por tanto también sus directivos y empleados, están sujetas a cambios constantes y al reto de implementar transformaciones en el día a día de la empresa, en los distintos niveles y departamentos corporativos. Por ello, es importante establecer la gestión del cambio como un componente fijo de la gobernanza y la cultura corporativa, con el fin de crear las mejores condiciones posibles para el cambio.
Una buena comunicación es un componente esencial de la gestión del cambio, ya que el cambio sólo se puede implementar con éxito si las distintas partes interesadas comprenden los cambios planificados. Convencer a todas las partes interesadas, y más aún a toda la empresa, de la necesidad y las razones del cambio planificado activa a todos hacia el éxito. Sin el trabajo conjunto de todos, es difícil, si no imposible, implementar un cambio con éxito.
Para gestionar con éxito el proceso de cambio en todas sus fases se necesita motivación y estructura. Es necesario superar los obstáculos y eliminar los problemas.
Sólo si se incorporan todos los factores anteriores a la gestión del cambio, éste podrá implementarse como una experiencia exitosa y positiva para todos los empleados. Una experiencia positiva es la base para establecer una gestión del cambio duradera y significativa en la empresa.
"Si siempre haces lo que siempre hiciste, siempre obtendrás lo que siempre obtuviste".
Modelos y procesos de gestión del cambio
La implementación de cambios en una empresa a menudo fracasa por una de tres razones: falta de voluntad, falta de comprensión de la necesidad del cambio o no reconocer el valor añadido del objetivo establecido.
Para contrarrestar este problema, existen distintos modelos de gestión del cambio que pueden ayudar a determinar la preparación de la empresa para el cambio y que pueden utilizarse para respaldar e implementar los cambios planificados. Una parte importante de la gestión del cambio es el control constante del estado actual para evitar que se diluyan los objetivos planificados o se vuelva a caer en comportamientos antiguos. También se controla constantemente la calidad de las medidas adoptadas para cumplir con los requisitos del objetivo establecido.
El modelo que mejor se adapta a la empresa debe decidirse siempre caso por caso, en función de los retos del objetivo de negocio establecido y de las necesidades de los empleados.
Dos de los métodos más conocidos en la gestión del cambio:
Kurt Lewin – Modelo de gestión del cambio en tres fases
Kurt Lewin divide el proceso de gestión del cambio en tres fases: reconocer aproximadamente la necesidad de cambio, actuar en consecuencia y consolidar los cambios introducidos.
Fase 1: Descongelar
Conciencia de la necesidad de cambio. Se cuestiona el status quo y se establece en la empresa la conciencia de la necesidad de cambio. Se desmantelan estructuras para poder iniciar el proceso de cambio.Fase 2: Cambio
Salir del estado actual para probar las soluciones propuestas. Se establecen soluciones exitosas o soluciones parciales.Fase 3: Congelar nuevamente
Introducción de las nuevas formas de trabajo o soluciones a todas las áreas afectadas de la empresa con el objetivo de lograr una integración permanente. Los cambios se establecerán y adoptarán como habituales en la empresa hasta que se produzca el siguiente cambio.El modelo de gestión del cambio de Kotter
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Establecer un entendimiento común
Los problemas deben reconocerse como tales y debe crearse la aceptación del cambio necesario. -
Ganar aliados para el cambio y crear un equipo de liderazgo
El liderazgo y la comprensión de los objetivos comunes son factores decisivos para la implementación exitosa de un cambio planificado. El proceso de cambio en sí mismo requiere un equipo directivo que lo apoye. Para ello, debe contar con competencias en las áreas en las que se va a implementar. -
Desarrollo de estrategia
Desarrollo de la estrategia de comunicación y recomendaciones de acción basadas en los aportes de los gerentes de proyecto. -
Comunicación del objetivo
Comunique la estrategia a toda la organización para lograr que los empleados acepten los cambios. Exprese claramente las recomendaciones de acción. -
Eliminación de obstáculos potenciales
Identificación y eliminación de obstáculos, como lagunas de conocimiento, escasez de personal o problemas estructurales. -
Comunicar éxitos
Los éxitos y los hitos alcanzados deben comunicarse durante la fase de implementación para mantener la motivación. -
Impulsando de manera constante el proceso de cambio
No se desanime ante los contratiempos. Anime a los empleados a seguir asumiendo riesgos y aceptando posibles contratiempos. No pierda de vista el objetivo a pesar de los éxitos provisionales. -
Establecimiento del cambio logrado en la cultura corporativa
Incorpore los nuevos procesos de forma permanente en la empresa. Utilice los éxitos obtenidos con los cambios iniciales para motivar a los empleados. Deje claro el motivo del cambio y, de ese modo, aumente la aceptación del cambio.
Gestión ágil del cambio
Teniendo en cuenta los principios básicos de la gestión del cambio, la Gestión Ágil del Cambio sigue un enfoque de “sprint”. En otras palabras, se implementan pequeños cambios en un corto período de tiempo. Los cambios se implementan en equipos pequeños y multidisciplinares y se comprueba el éxito de los cambios logrados en un corto período de tiempo para poder reaccionar rápidamente ante posibles problemas. Después de cada cambio, se evalúan los esfuerzos y se realizan ajustes si es necesario. De esta manera, las oportunidades y los problemas se pueden identificar rápidamente e incorporar al proceso de cambio más amplio. El enfoque ágil de un proceso de cambio abierto y continuo difiere significativamente del pensamiento clásico de gestión del cambio, que básicamente incluye un punto de inicio y un punto final del proceso de cambio a través de las diferentes fases descritas anteriormente.Gestión de cambios ITIL®
En principio, el enfoque de gestión del cambio debería aplicarse en todas las áreas de una empresa. Sin embargo, en el marco de la transformación digital, cobra especial importancia en el área de TI. Los equipos de TI deben reaccionar a los cambios y garantizar que la infraestructura de TI respalde de la mejor manera posible la competitividad de la empresa. Un enfoque particular en la gestión de cambios ITIL (ITIL®️ es una marca registrada de Axelos Limited. Todos los derechos reservados.) es la clasificación de componentes y una evaluación de posibles riesgos para prevenir deterioros o interrupciones en las operaciones. The ITIL framework provides helpful and defined processes for IT service management and guidance for managing technical changes. Transición del Servicio – es el proceso de cambio descrito en ITIL y describe las siguientes fases:- Planificación y soporte para la transición
- Gestión y evaluación del cambio
- Gestión de la liberación e implementación
- Gestión de aplicaciones
- Validación y prueba de servicios
- Gestión de activos y configuración de servicios
- Gestión del conocimiento
Change Management Software – The right tool for your success
In order to involve all those responsible for a change in tasks or responsibilities, software that covers and bundles all the requirements of a change process is of considerable advantage.
- Dependencies and responsible parties can be defined and automatically integrated into the communication.
- Communication regarding the change process is always traceable and audit-proof without email chaos.
- Classification and documentation of configuration items (CIs) are included through a configuration management database CMDB.
- Priorities, due dates and reminders ensure workflow compliance.
- Business processes management guide teams safely through the change process.
As change management software, OTRS is highly flexible and customizable. Learn how OTRS supports you in change management.
