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Travail mobile, bureau à domicile, télétravail. La plateforme OTRS rend tout cela possible.
Comment digitaliser l’ensemble d’une entreprise ? Comment rendre le travail à distance réellement productif ? Comment s’assurer que le télétravail est efficace et rentable pour l’organisation ? Autant de questions auxquelles le logiciel de travail à distance OTRS apporte des réponses concrètes. La transformation digitale s’accélère plus que jamais.
Une digitalisation renforcée
Les entreprises sont confrontées à la nécessité de digitaliser rapidement leurs processus métiers et de communication afin de s’adapter à de nouvelles réalités et de maintenir leur performance opérationnelle.
En particulier en période de crise, il est apparu clairement que les organisations ayant anticipé la digitalisation et mis en œuvre des solutions concrètes ont pris une longueur d’avance. Pour ces entreprises, la transition vers le télétravail s’est opérée avec bien moins d’obstacles, et les interruptions d’activité ont été nettement réduites.
Avec OTRS, vous avez l’assurance de rester productif, même dans un environnement en constante évolution.
OTRS, un outil de gestion de la communication
L’un des principaux obstacles au travail à distance et au télétravail réside dans la perte des modes de communication traditionnels. Lorsque la proximité physique disparaît, la question se pose : peut-on encore accomplir les tâches avec la même qualité et dans les délais impartis ? La réponse est oui, à condition de considérer la digitalisation comme une opportunité.
OTRS, en tant qu’outil de gestion de la communication, permet aux équipes (même à distance) de rester en contact permanent tout au long de la journée, y compris à travers différents fuseaux horaires. Ainsi, les informations ne sont pas perdues et les tâches sont structurées.
Aujourd’hui, l’échange d’informations entre services ne passe plus par des documents papier : il suffit d’ouvrir un ticket dans OTRS. Vous bénéficiez d’une gestion optimale des tâches et d’un déroulement fluide des processus.
Centralisation des demandes
OTRS permet aux collaborateurs en télétravail de travailler efficacement de façon décentralisée et digitalisée. Grâce à OTRS, chaque employé dispose d’une vue centralisée de l’ensemble de ses tâches. Toutes les actions à réaliser sont enregistrées sous forme de tickets et attribuées à la personne responsable. Peu importe que la communication provienne d’un e-mail, d’un ticket interne, des réseaux sociaux, du portail self-service ou d’un appel téléphonique : tout est consigné numériquement dans un espace centralisé. Grâce à la gestion intégrée des processus, aucune demande n’est oubliée.
Automatisation et processus
Avoir des processus bien définis permet d’optimiser les workflows et de mettre en place des flux digitalisés. Par exemple, lorsqu’un collaborateur souhaite participer à une formation, il peut ouvrir un ticket pour obtenir l’approbation de son supérieur. Une fois validée, la demande est automatiquement transmise au service RH. Tout cela peut être traité de manière numérique et automatisée, sans formulaires papier ni déplacements physiques au bureau.
Calendriers et gestion des ressources
La fonction calendrier permet à tous les collaborateurs de visualiser les disponibilités de leurs collègues ainsi que les moyens de les contacter. Chaque employé peut indiquer ses créneaux libres ou occupés, visibles par l’ensemble de l’équipe. Les congés sont également pris en compte. La planification des réunions et des rendez-vous devient ainsi plus simple, car les créneaux disponibles sont visibles en un coup d’œil. Cela facilite la gestion des ressources et renforce la collaboration.
Base de connaissances pour un partage rapide de l’information
Les questions qui, au bureau, auraient été posées en passant la tête par la porte peuvent désormais être résolues de manière autonome. Les sujets fréquents, les réponses standards et les informations utiles peuvent être centralisés dans la base de connaissances. L’avantage : les collègues ne sont pas interrompus et peuvent rester concentrés sur leur travail.
Vue d’ensemble claire grâce aux listes d’objets métier personnalisées
Les listes d’objets métier permettent de garder une vision claire de l’activité. Grâce à des filtres et tris avancés, vous pouvez suivre précisément les tâches que vous souhaitez superviser. Plus besoin de s’inquiéter de l’avancement des travaux, du respect des SLA ou de la surcharge d’un collaborateur : tout est visible en un coup d’œil, quel que soit votre lieu de travail. La gestion des tâches devient ainsi nettement plus fluide pour l’ensemble de l’équipe.
Reporting
Que les équipes travaillent à distance ou en présentiel, la mesure régulière des performances est essentielle pour identifier les axes d’optimisation, notamment en matière de productivité. Avec OTRS, vous pouvez générer des rapports, des listes ou des graphiques à partir des tickets. Des rapports complets, combinant plusieurs indicateurs et des commentaires explicatifs, peuvent être créés automatiquement selon vos besoins. Plusieurs formats sont disponibles : Excel, PDF, CSV, SVG et PNG.
Des questions ?
Gestion des tâches simplifiée et sécurisée
Normes de sécurité pour les collaborateurs mobiles
Peu importe où se trouvent vos collaborateurs, un logiciel de travail à distance doit répondre à des exigences strictes en matière de sécurité informatique. OTRS est conçu pour cela.
Protégez vos données, même lorsque vos équipes travaillent depuis leur domicile, grâce à :
- L’authentification à deux facteurs, qui garantit que seuls les utilisateurs pleinement authentifiés peuvent se connecter. En plus du nom d’utilisateur et du mot de passe, un jeton est requis. Celui-ci est généré en continu par un algorithme certifié ISO.
- Le chiffrement complet des transmissions de données vers et depuis OTRS, via le protocole SSL.
- Des notifications et alertes rapides en cas d’incident de sécurité, permettant une réaction immédiate.
Productivité et télétravail : une réalité compatible ?
Contrairement aux idées reçues, le télétravail, lorsqu’il est soutenu par des outils adaptés, peut durablement améliorer la productivité des collaborateurs. Une enquête menée par OTRS Group révèle que 68 % des répondants découvraient le travail à domicile. Pourtant, 82 % d’entre eux affirment être aussi, voire plus productifs en télétravail.
Mais que faut-il pour maintenir cette productivité lorsque les collaborateurs travaillent depuis différents lieux ? 43 % des personnes interrogées déclarent ne pas disposer des bons outils, notamment pour la communication, le partage d’informations et la gestion des demandes.
OTRS répond à ces besoins. OTRS vous permet prioriser et traiter les tâches, de garder une vue d’ensemble et de rester connecté avec ses collègues.
Un bon management est la clé de la productivité des équipes
Un autre facteur clé de réussite pour les équipes à distance réside dans une gestion efficace du travail à distance, fondée avant tout sur la confiance. Cette approche peut être pensée de manière globale : les collaborateurs sont souvent plus détendus lorsqu’ils peuvent travailler depuis le lieu de leur choix. La suppression des trajets domicile-travail libère du temps, qui peut être consacré à la famille ou à des activités personnelles.
En tant qu’employeur, devez-vous vous soucier de la manière dont vos collaborateurs utilisent ce temps libre ? La réponse est oui. Des activités adaptées réduisent le stress, favorisent l’équilibre personnel et contribuent à une meilleure stabilité physique et mentale. Résultat : des collaborateurs plus motivés, plus engagés et plus performants.
Grâce à un logiciel de gestion du travail à distance tel qu’OTRS, vous pouvez offrir ce type de soutien plus facilement. Vous gardez une vue d’ensemble sur la charge de travail de chacun, identifiez les besoins d’assistance éventuels et vous assurez que vos équipes restent connectées, impliquées et à l’aise dans leur environnement de travail à domicile.
L’économie est en train de se transformer, un changement qui influencera durablement l’avenir du monde du travail. Que celui-ci s’exerce en présentiel ou à distance, la transition vers une économie numérique est inévitable. Avec OTRS, il est possible de garantir la digitalisation complète des processus : automatisation des opérations et de la communication, possibilité de travailler en tout lieu, et conditions réunies pour une activité productive et performante.