Kanban tábla – agilis projektmenedzsmenthez

Mi a kanban jelentése?

A japán kanban kifejezés „jelkártya” vagy „vizuális jelzést” jelent. A folyamatok és munkafolyamatok láthatóvá tételéről szól. A szolgáltatásokkal, termékekkel vagy technológiákkal kapcsolatos munka gyakran nem kézzelfogható. A kanban ezen változtat: a feladatok, azok esedékessége és a hozzájuk tartozó állapot megosztható a csapatokban, így mindenki láthatja a helyzetet.

Autóipari eredet

A kanban az autógyártásból származik. Az 1940-es években a Toyota autógyártó úgy döntött, hogy a járműveket a húzóelv szerint fogja gyártani. Ez azt jelenti, hogy csak azt tárolták, amire szükség volt, és csak azt készítették el, ami hiányzott. Ezt a „lean” termelési módszert a pazarlás elkerülésére alkalmazták. Ez az éppen időben elv lehetővé tette a Toyotának, hogy hatalmas összegeket takarítson meg, és sokkal hatékonyabban működjön.

Népszerűség a szoftver szektorban

Nem volt tehát meglepő, hogy ez a megközelítés gyorsan elterjedt és a kanban széles körben elfogadottá vált.

További fejlesztésekkel kezdetben szoftverfejlesztő csapatok használták. Később minden iparágban egyre népszerűbbé vált. Ma a kanban módszer különösen a szoftver- és a szolgáltatási iparágakban honosodott meg.

A húzóelv ugyanaz maradt. A feladatokat csak akkor vesszük át, vagy mozgatjuk át, amikor a csapattagoknak szükségük van rájuk.

Mi a kanban tábla?

Általánosságban elmondható, hogy a kanban táblák átlátható módot kínálnak a következők elérésére:

• A munkaelemek és az információáramlás vizualizálása
• A szűk keresztmetszetek azonosítása és megszüntetése
• A feladatok rangsorolása és teljesítése

Általánosságban elmondható, hogy egy alap kanban tábla a hatékonyság növelését szolgálja. A csapatok számára pontos áttekintést nyújt a feladataikról és a kapcsolódó feldolgozottsági állapotokról.

A kanban folyamat legfontosabb elemei

A kanban táblának több elemét is figyelembe kell venni. Íme egy gyors áttekintés a legfontosabbakról.

• Kanban kártyák – kártyák vagy cédulák, amelyek az egyes feladatokat vagy munkacsomagokat ábrázolják, beleértve a vonatkozó információkat és részleteket.
• Folyamatban lévő munka – a folyamat egyes fázisaiban egyidejűleg elvégezhető feladatok számának korlátozása.
• Húzórendszer – az új feladatok nem kerülnek aktívan kiosztásra. A csapattagok „húzzák” őket, amikor van kapacitásuk és készen állnak az új munkára.
• Folyamatos fejlesztés – az érintett csapatok rendszeresen felülvizsgálják a folyamatot, hogy azonosítsák és megszüntessék a lehetséges akadályokat és fennakadásokat. Keresik a hatékonyabb munkavégzés lehetőségeit.
• Átlátható kommunikáció – a nyílt kommunikáció, a releváns információk megosztása és a kanban tábla naprakészen tartása révén tisztázódik a feladatok és munkafolyamatok állapota.
• Szolgáltatási megállapodások (SLA-k) – a szolgáltatási megállapodások határozzák meg, hogy mennyi időre van szükség egy feladat elvégzéséhez a folyamat során. Ez lehetővé teszi a kötelező munkafolyamat-menedzsment kialakítását és az ügyfelek igényeinek jobb kielégítését.

Tipp: A felhasználókat nem szabad mereven bizonyos tényezőkhöz igazítani. Úgy kell kidolgozniuk a folyamatokat, hogy azok a lehető legnagyobb hasznot hozzák számukra, minden egyes személy és a csapat számára. A kanban ne korlátozza a csapatokat, hanem adjon nekik több lehetőséget, és tegye lehetővé az agilis munkavégzést. A kanban folyamat kulcselemei azonban fontos iránymutatást nyújthatnak a felhasználóknak.

Munka a kanban táblán

A csapatok a kanban táblákat vizuális segédeszközként használják a feladatok vagy projektek előrehaladásának nyomon követésére, előmozdítására és alakítására. A kanban tábla jellemzően oszlopokból áll, amelyek a munkafolyamat különböző fázisait jelképezik, mint például a következők:

• Elintézendő
• Folyamatban
• Kész

A csapattagok kártyákat vagy papírlapokat helyeznek a táblára, amelyek az egyes feladatokat vagy feladatcsomagokat jelképezik. Ezek ezután oszlopról oszlopra haladnak a táblán, amikor az állapotuk megváltozik.

Bővítések komplex projektekhez és folyamatokhoz

A kiterjesztések hasznosak az összetettebb folyamatokhoz vagy projektekhez, mint például a következőkhöz:

1. Elintézendő
2. Elemzés
3. Fejlesztés (folyamatban)
4. Tesztelés
5. Kész

Kanban táblák típusai

A csapatok igényeiktől és preferenciáiktól függően különböző típusú kanban táblákat használhatnak. Íme néhány példa:

• Fizikai táblák: itt általában fehér táblákat és öntapadós jegyzeteket használnak. A táblának több oszlopa van. A táblára fizikai kártyákat vagy öntapadós jegyzeteket ragasztanak a különböző feladatok előrehaladásának jelzésére.
• Digitális kanban táblák: ezek a fizikai kanban táblákhoz hasonló funkcionalitást kínálnak. A fizikai kártyák helyett digitális kártyákat használnak. Az oszlopokat a csapattagok online szerkeszthetik és oszthatják meg.
• Személyes kanban táblák: egyéni feladatok és projektek kezelésére használják. Ezek lehetnek fizikaiak vagy digitálisak – és gyakran egyszerűbbek, mint a csapatok számára készült táblák.
• Scrum kanban táblák: ötvözi a kanbant és a scrum keretrendszerét. Scrum eszközökkel lehet létrehozni őket, és segítenek a csapatoknak optimalizálni a munkafolyamatokat.
• Portfólió kanban táblák: ezeket magasabb szinten használják egyszerre több projekt vagy kezdeményezés előrehaladásának nyomon követésére. Átfogó képet nyújtanak a munkafolyamatokról.

Principles for Kanban board

A projekt- és folyamatmenedzsmentben a célok elérésének különböző megközelítései vannak. A kanban módszertan esetében az alapelv a következő: kezdj azzal, amid van. Ez tehát egy pragmatikus megközelítés, amely a jelenlegi állapotra épül.

Az úgynevezett WIP (Work In Progress – folyamatban lévő munka) korlátok szintén fontos szerepet játszanak. Ez azt jelenti, hogy az érintett munkavállalók egyszerre csak bizonyos számú feladatot végezhetnek el. Bizonyos feladatokat előbb be kell fejezni, mielőtt újabbakba kezdenének. Ez megakadályozza az esetleges túlterhelést, és biztosítja a feladatok elvégzését.

Kanban vagy scrum

A kanban és a scrum egyaránt olyan agilis módszerek, amelyek lehetővé teszik a csapatok számára, hogy hatékonyabban, célzottabban és ügyfélközpontúbban dolgozzanak.

A fő különbségek ezekben a pontokban rejlenek:

• A scrum rögzített időkeretben (sprintekben) dolgozik, míg a kanban a munka folyamatos, valós idejű áramlásán alapul.
• A scrum konkrét szerepköröket határoz meg (például terméktulajdonos, scrum-mester). A kanbanban ezzel szemben nincsenek egyértelműen meghatározott szerepek.
• A feladatokat a scrumban minden sprint elején megtervezik és rangsorolják. A kanbanban ez rugalmasan történik az aktuális igényeknek megfelelően.
• A WIP-korlátok szilárdan rögzítve vannak a kanban folyamatokban, míg a scrumban nincsenek ilyen korlátozások.
• A scrum olyan mérőszámokat használ, mint a gyorsaság (sebesség) és a burndown diagramok. Az átfutási sebesség, az átfutási idő és a ciklusidő fontos szerepet játszik a kanbanban.

A kanban előnyei

A kanban rendszer számos előnyt kínál, különösen a munkafolyamatok és az eljárások fejlesztése terén. Különösen népszerű az agilis csapatok és módszerek körében a munkafolyamatok optimalizálása a hatékonyabb működés érdekében.

A legfontosabb előnyöket az alábbiakban soroljuk fel:

A munkamenetek vizualizálása: a kanban táblák grafikusan ábrázolják a teljes munkafolyamatokat. Ez lehetővé teszi a csapatok számára, hogy gyorsan áttekintést kapjanak a feladataikról és azok állapotáról. Ez az átláthatóság megkönnyíti a feladatok rangsorolását, és ezáltal célzottabbá és strukturáltabbá teszi azok feldolgozását.

A kapacitáshiány elkerülése: a WIP-korlátok azt jelentik, hogy egyszerre csak bizonyos számú feladatot lehet kezelni. A feladatok általában gyorsabban befejeződnek (rövidebb átfutási idő). Azáltal, hogy a kanban segítségével jobban megszervezik a munkájukat, a felhasználók a folyamatos optimalizálás előnyeit élvezik.

Agilitás és alkalmazkodóképesség: a kanban rugalmasan alkalmazkodik a csapat vagy a projekt egyedi igényeihez. Újra és újra adaptálható és optimalizálható anélkül, hogy a folyamatot teljesen újra kellene tervezni.

Optimalizált együttműködés: azzal, hogy az egész csapat kanban táblát használ, az előrehaladás átlátható és könnyen hozzáférhető. Ez ideális alapot biztosít a hatékony együttműködéshez, valamint a feladatok és a munkaterhelés közös szemmel tartásához. A szükséges beavatkozás bármikor megtörténhet, amikor csak szükséges.

Tanulási folyamatok: a kanban segítségével a csapatok a folyamatos fejlesztés kultúráját élik meg. Azáltal, hogy rendszeresen reflektálnak munkafolyamataikra, a csapatok tanulnak, alkalmazkodnak és folyamatosan javítják teljesítményüket.

Ügyfélközpontúság: már számos vállalat felismerte az ebben rejlő alapvető értéket. Azáltal, hogy a kanban a következetesen jó eredményekre összpontosít, és lehetővé teszi a kérésekre való gyors reagálást, hozzájárul az ügyfelek számára egyértelmű hozzáadott értékhez.

Kanban nézet az OTRS-ben

A készülő kanban nézettel a jegyek és feladatok még hatékonyabban, kényelmesebben és célzottabban kezelhetők az OTRS-en belül. A munkafolyamatok jól láthatóak lesznek, a feladatok pedig könnyebben priorizálhatók és rendszerezhetők. A felhasználók így pontosabb áttekintést és interaktív lehetőségeket kapnak a teljes munkafolyamat hatékonyabb megszervezéséhez.