A jó munkafolyamat-kezeléshez megfelelő rendszerre van szükség. Ez a cikk elmagyarázza, hogy a rendszer hogyan teremt hozzáadott értéket, és a legfontosabb dolgokat, amelyeket figyelembe kell venni az eszköz kiválasztásakor.
Meghatározás: mi az a munkafolyamat-kezelő rendszer?
A munkafolyamat-kezelő rendszert a vállalat munkafolyamatainak és üzleti folyamatainak elemzésére, ellenőrzésére és felügyeletére használják. Dokumentálja a kívánt eredmény eléréséhez szükséges lépéseket. A rendszer automatizálással lépésről lépésre vezeti a csapatokat a meghatározott munkafolyamat különböző feladatain keresztül.
Hogyan működik egy munkafolyamat-kezelő rendszer?
A munkafolyamat-kezelő rendszer szabályok alapján hajtja végre az előre meghatározott munkafolyamatokat, és biztosítja azok betartását – feladatok elvégzése, jóváhagyások beszerzése, adatok frissítése stb. Ennek eredményeképpen csökken a kézi munka, nő az eredmények minősége és megbízhatóan érkeznek az információk.
A munkafolyamat-kezelő eszköz a következőképpen segíti a vállalkozást és csapatait
A munkafolyamat modellezése
Az első feladat az érintett lépéseknek, valamint a cél elérésének meglévő feltételeinek, erőforrásainak és kritériumainak a kiemelése. Ebben segít a munkafolyamat-diagram. A rendszerük általában lehetővé teszi a diagram létrehozását és tárolását.
Felülvizsgálat
A munkafolyamat-kezelő eszközök nyomon követik a munkafolyamat egyes lépéseinek előrehaladását. Ez lehetővé teszi az egyes feladatok és a teljes munkafolyamat állapotának valós idejű ellenőrzését.
Adat- és információmenedzsment
A munkafolyamat-eszköz lehetővé teszi a jó információmenedzsment működtetését és az adatok munkafolyamatokhoz rendelését. Az integrált dokumentumkezelési funkciók segítségével automatikusan létrehozhatók és kezelhetők a dokumentumok, így a szükséges információk mindig rendelkezésre állnak.
Jelentéskészítés és elemzés
A jelentéskészítési és elemzési funkciók segítenek a munkafolyamatok teljesítményének nyomon követésében. Ez lehetővé teszi a lehetséges nehézségek és a javításra szoruló területek korai szakaszban történő azonosítását is.
Folyamatos fejlesztés
A folyamatoptimalizálás szempontjából az elemzések és a tapasztalati értékek alapján folyamatos fejlesztések végezhetők, például a hatékonyabb és célzottabb cselekvés, valamint a hibák elkerülése érdekében.
A munkafolyamat-kezelő rendszer előnyei
A szoftveres megoldások használata javítja a munkafolyamatok és a kapcsolódó folyamatok minőségét, valamint az elérni kívánt cél eredményeit. Ez együtt jár a rövidebb átfutási idővel, alacsonyabb költségekkel, nagyobb átláthatósággal és jobb elégedettséggel.
A megfelelő rendszer a következő előnyökkel rendelkezik:
- A munkafolyamatok koordinálása – gyakran különböző csapatok és osztályok között
- Folyamatok szabványosítása
- Hatékonyabb folyamatok a munkafolyamatok automatizálásával
- Költségmegtakarítás
- Az erőforrások optimalizált felhasználása
- Nagyobb átláthatóság és a munkafolyamatok áttekintése
- Jobb minőség-ellenőrzés és feladatkezelés
- Az előírások betartása és a megfelelőség fokozódása
- Optimalizált csoportos együttműködés és nagyobb munkavállalói elégedettség
- Jobb ügyfél-elégedettség
A hatékony munkafolyamat-kezeléshez ezért elengedhetetlen a támogató eszköz. Segít a meglévő munkafolyamatok áttekintésében és optimalizálásában.
Példák a szoftvertámogatott munkafolyamatokra
A munkakörnyezetben a csapatok számos ismétlődő lépéssorozattal találkoznak. Egy munkafolyamat-kezelési megoldással ezek végül munkafolyamatokká válnak. Az eszköz nemcsak az egyes lépéseket hangolja össze, hanem a teljes munkafolyamatot is optimalizálja – jobb áttekintést, kevesebb hibát és hatékonyabb munkát biztosít.
1. példa: „Szabadságkérelem”
Egy új szabadságkérelemhez a munkavállaló megnyit egy eszközt, és megadja a nevét és a vonatkozó adatokat. Ezután elküldi a kérelmet, amelyet a közvetlen felettes automatizálva megkap a postaládájába. A felettes ellenőrzi és jóváhagyja, majd a munkavállaló visszaigazolást kap. A szoftver irányította a munkafolyamatot.
2. példa: „Számla jóváhagyása”
A számla e-mailben érkezik, amely egy rendszerkapcsolaton keresztül továbbítanak a megfelelő alkalmazottnak. Az alkalmazott ellenőrzi a számlát, és összeveti annak végösszegét a rendelkezésre álló költségvetéssel.
Jóváhagyja a számlát, és továbbítja azt az illetékes vezetőnek. A vezető ezután kiadja a számlát, és a pénzügyi osztály teljesíti a kifizetést. Végül a számla és a kapcsolódó dokumentumok archiválásra kerülnek.
Tippek a munkafolyamat-kezelő rendszerek használatához
A munkafolyamatok kezelése során fontos, hogy a megfelelő eszközöket átgondoltan, célorientáltan és világos szándékkal használjuk.
A következő tippek segítenek a munkafolyamat-kezelő platform hatékony használatában.
Műszaki tippek a kiválasztáshoz
- Végezzen alapos elemzést: Célszerű a végrehajtás előtt egyértelműen azonosítani, hogy pontosan mely folyamatok szorulnak fejlesztésre, és hol vannak szűk keresztmetszetek vagy gyenge pontok. Beszéljen az összes érintett csapattal, és vegye figyelembe azt is, hogy ezek a munkafolyamatok hogyan hatnak az üzletmenet egészére.
- Térképezze fel a megvalósítás ütemtervét: Sok vállalat elmulasztja megbecsülni, hogy mennyi időbe telik a munkafolyamat-kezelő szoftver bevezetése. Győződjön meg arról, hogy a kiválasztott rendszer gyorsan üzembe helyezhető: nem szabad, hogy több hónap vagy év kelljen ahhoz, hogy egy ilyen rendszert hatékonyan lehessen használni.
- Koncentráljon a minimális kódolású opcióra: A szoftverek fejlesztéséhez vagy módosításához hagyományosan kiterjedt programozási ismeretekre van szükség. A módosítások és az automatizálás sokkal könnyebb a minimális kódolású megoldásokkal, mivel a módosítások szükség esetén sokkal gyorsabban elvégezhetők.
- Tisztázza a tárhelyszolgáltatást: A biztonságos adatok és a megfelelőség elérése érdekében határozza meg, hogy a felhőalapú munkafolyamat-kezelési megoldás szolgáltatója hol tartja a kiszolgálóit, és milyen a biztonsági helyzetük. Végezze el a kellő körültekintést ezzel a témával kapcsolatban.
Eszközhasználati tippek
- Fedezze fel az automatizálási potenciált: Ha egy rendszerben vannak automatizált munkafolyamatok, a vállalatoknak ki kell használniuk azokat. Ehhez tisztában kell lenni azzal, hogy pontosan hol rejlik a potenciál. A munkafolyamat minden egyes lépése esetén értékelje, hogy van-e lehetőség az automatizálásra.
- Bővítse a csapat eszközismeretét. Használja ki a szolgáltató által kínált képzéseket: Szerezze be a tudást előre, hogy maximalizálni tudja a megoldás használatát – hogy megértse a létező funkciók széles skáláját és az automatizálás lehetséges mértékét.
- Határozzon meg egy időkeretet: Célszerű a digitális munkafolyamatok és az egyes munkafázisok számára időpontokat meghatározni: Pontosan mikor kezdődik és mikor ér véget valami?
- Fordítson figyelmet a felhasználóbarátságra: Általánosságban elmondható, hogy a munkafolyamat-kezelési megoldásnak könnyen használhatónak kell lennie, hogy a munkavállalók elfogadják és kellő mértékben hasznosítani tudják.
- Folyamatosan ellenőrizze és optimalizálja: A munkafolyamat-kezelés témája sosincs igazán lezárva. Ha folyamatosan figyelemmel kíséri és javítja a munkafolyamatokat egy rendszer segítségével, akkor növeli annak az esélyét, hogy hosszú távon hatékony munkafolyamatokat kapjon.
Munkafolyamat-kezelő rendszer és üzletifolyamat-menedzsment (BPM)
A munkafolyamat-kezelő szoftverek számos kapcsolatban állnak más releváns témákkal. Ezek közül a legfontosabbakat itt ismertetjük.
Munkafolyamat-kezelő rendszer és üzletifolyamat-menedzsment (BPM)
A munkafolyamatok gyakran a folyamatoknak vannak alárendelve – így a folyamatkezelés és a munkafolyamat-kezelő eszközök egyértelműen összetartoznak. Míg a BPM az üzleti folyamatokat kezeli és optimalizálja, addig a munkafolyamat-platform az egyes munkafolyamatokat zökkenőmentesen és hatékonyan tervezi meg.
Munkafolyamat-kezelő rendszer és üzletifolyamatmenedzsment-szoftver (BPMS)
A munkafolyamat-kezelés a munkafolyamatokkal foglalkozik: A megfelelő embereknek a megfelelő sorrendben kell feldolgozniuk a megfelelő feladatokat. A folyamatkezelés ezzel szemben a magasabb szintű összefüggésekkel foglalkozik, például azzal, hogy milyen üzleti folyamatok segítségével érhetők el a célok.
A munkafolyamat-kezelő szoftver segíti az alkalmazottakat a feladatok hatékony végrehajtásában, míg a BPMS elemzi és javítja az üzleti folyamatokat. A munkafolyamat-kezelés a folyamatkezelés fontos része.
Munkafolyamat-kezelő rendszer és munkafolyamat-motor
A munkafolyamat-motor a munkafolyamat-kezelő rendszer fontos része. Automatizálja a részfolyamatokat, és lehetővé teszi azok zökkenőmentes működését. A „motor” fejlesztéseket hajt végre, amelynek során a rendszer egészét például elemzésre is használják.
Munkafolyamat-kezelő rendszerek és információáramlás
A munkafolyamat-kezelésben egyre fontosabb, hogy a dokumentumok és az információk a megfelelő emberekhez jussanak el a megfelelő időben. Amennyiben egy munkafolyamat-kezelő rendszer nagymértékben összehangolja a munkafolyamatokat (beleértve a szükséges dokumentumokat) és elősegíti a jó kommunikációt, célzott információáramlást hoz létre. A szoftvert ezért információkezelésre és dokumentumkezelésre is használják.
Következtetés: a rendszer által támogatott munkafolyamat-kezelés javítja a munkafolyamatokat
A munkafolyamat-kezelő rendszerek rendkívül hasznosnak bizonyulnak a munkafolyamatok létrehozásában, optimalizálásában és automatizálásában. Segítenek az egyes folyamatlépések áttekintésében, majd az azok elvégzésével járó munka összehangolásában. Ennek során az előnyök a hatékony folyamatoktól és a költségmegtakarítástól kezdve az elégedettebb alkalmazottakig terjednek.
A rendszernek mindenekelőtt a napi munkát kell megkönnyítenie.
Ismerje meg, hogyan támogathatja az OTRS a munkafolyamatok kezelését.
