Klinikum Oldenburg

Success Story

Klinikum Oldenburg

Az informatikai kérések újonnan szervezett struktúrája lehetővé teszi a szabványosítást, valamint az informatikai részleg és a kórházi alkalmazottak munkaterhelésének csökkentését.

A szabványosított munkafolyamatok és folyamatok most lehetővé teszik az előretekintő tervezést

19 kórházban összesen 832 ággyal és évi 37 000 beteggel a Klinikum Oldenburg orvosi központja széles körű fekvőbeteg és ambuláns egészségügyi szolgáltatásokat nyújt. Emellett évente mintegy 95 000 járóbeteg-kezelést végeznek. Az összesen 2700 alkalmazottból 23 dolgozik az informatikai részlegen, amely 1250 helyhez kötött számítógépet, 750 nyomtatót és 550 mobilkészüléket tart karban.

Klinikum Oldenburg gGmbH

600

23

  • Mobilhasználat

  • Automatikus válasz funkció
  • Belső feladat áthelyezése a jegyen
  • Egyszerű kommunikáció a felhasználókkal
  • Nagyobb átláthatóság

  • Hatalmas időmegtakarítás

  • Csökkentett kérdések a GyIK-nak köszönhetően
  • Az alkalmazottak imádják az OTRS egyszerű kezelését és átláthatóságát

  • A kötelező mezők a jegy létrehozásakor egyénileg meghatározhatók

  • TicketForms funkció
  • TicketWatchlist funkció
  • TicketWorkflows funkció

A kihívás

Az informatikai kérések koordinálatlan átvétele rövid időn belül megakadályozta a hibajelentések hatékony kezelését

„Az orvosi központ munkatársainak kérdései többnyire telefonon érkeztek, és általában több jelentés is történt ugyanazon probléma miatt” – állítja Ralf Boldt, a Klinikum Oldenburg orvosi központ informatikai vezetője. Az orvosi központból számos kollégánk előnyben részesíti a személyes kommunikációt az informatikai kapcsolattartóval, amely kihívást jelent a csapat többi tagja számára a megoldás állapotának megértésében. „A korábbi rendszerünk csak bizonyos mértékben segített az informatikai vizsgálatok strukturálásában és összehangolásában. Továbbra is sok e-mailt küldtünk, és nem volt központosított hozzáférés az összes szükséges információhoz” – összegzi Boldt az informatikai csapat OTRS előtti munkaszervezésével kapcsolatban.

A megoldás

Az újonnan strukturált informatikai kérések megnyitották az ajtót a hatékony folyamat-munkafolyamatokhoz és az átlátható dokumentációhoz

Amióta elkezdtük az összes informatikai kérést az OTRS-sel kezelni, az informatikában és az orvosi központban dolgozó kollégáink nagyon elégedettek a munkafolyamat könnyedségével és átláthatóságával. A jelentéstől vagy a kéréstől kiindulva egy probléma megoldásáig vagy egy projekt megvalósításáig mostantól minden résztvevő folyamatos tájékoztatást kap. „Egy automatikus értesítési funkció különösen fontos volt számunkra. Most mindenki megkapja az állapotfrissítést a kérés feldolgozásának folyamatáról” – mondja Boldt. Ezenkívül a projekt/kérés állapota bármikor ellenőrizhető az OTRS-ben. A probléma megoldása után a felelős kolléga jegyzetet hoz létre a jegyben. Ez a továbbiakban közreműködik az átlátható és hasznos információáramlásban. A projekteken belüli belső feladatok küldésének lehetősége egy jegyben, például egy új szoftver telepítése egy részlegbe, csökkentették e-mailváltásokat, és most minden alkalmazott gyorsan átláthatja, hogy pontosan mit kell tenni. Továbbá az új informatikai kérések létrehozásakor kitöltendő kötelező adatok már a kezdetektől segítenek a jelentések megfelelő osztályozásában és rangsorolásában. Az informatikai vezető így folytatta: „Mivel az egészségügyi központ megértette a gazdasági szerepét, a jól megtervezett folyamatok előnyei egyre inkább a középpontba kerülnek. A szabványosítás pedig több időt biztosít az egyéni problémákra. Így működik most az informatikai részlegünkben is: a részletes jegyek létrehozása a kezdetektől és azok karbantartása sok időt takarít meg a nap végére.”

Miért az OTRS?

A rendszer stabilitása és egyszerű szerkezete megkönnyíti a rendszer beállítását és a folyamat tervezését a legapróbb részletekig

„Az OTRS teljesen meggyőzött minket: Eddig mindenkor tudtunk a rendszer stabilitására támaszkodni. Amióta élesben használjuk, minden gond nélkül fut!” – mondja Ralf Boldt elégedetten. Ezen kívül a szoftver egyszerű felépítése és a kiterjedt konfigurációs lehetőségek kulcsfontosságúak a folyamatok optimalizálásához az informatikai részlegen. „Bár időigényes számos konfigurációt létrehozni, de megéri, mert hibátlanul működik. Ugyanez vonatkozik a folyamatokra is. Ha jól megtervezték őket és egyértelműen előre meghatározottak, akkor az OTRS folyamatkezeléssel hibátlanul végrehajthatók. Mindössze annyit kell tenni, hogy előre szervezzen, és az OTRS elvégzi a többit.” Mindössze egy 14 napos tervezés, konfiguráció és telepítés után, az OTRS élesben működött a Klinikum Oldenburgban. „Az OTRS tanácsadók gyakorlati javaslatai a konkrét kérdésekben nagyon hasznosak voltak. A tapasztalatukkal és a folyamat munkafolyamatának tervezési ötletével létrehoztuk a tökéletes struktúrákat” – magyarázza Boldt a projekt munkafolyamatával és az OTRS csapattal kapcsolatban. A nem informatikus alkalmazottakat is nagyon gyorsan meggyőzte az előnyökről. A kérdőív segítségével elérhető GyIK bejegyzések segítettek elkerülni a többszörös jelentést ugyanazon problémával kapcsolatban azáltal, hogy minden fontos információt egy helyen biztosítanak. Az első „Hogyan használhatom az ügyfélszolgálatot?” GyIK bejegyzés különösen hasznos volt sok alkalmazott számára. Továbbá az Active Directory kapcsolódik az ügyfélportálhoz, így minden végfelhasználó láthatja a saját területéről küldött hibajelentéseket. A sérült eszközök által okozott többszörös kérések már a múlté, ami nagy megkönnyebbülést jelent az informatikai forródrót számára. Ráadásul az orvosi központban a rövid időn belül elküldött, rendkívül gyakori munkavállalói áthelyezéssel kapcsolatos kérdéseket – az informatikai csapat nagy munkaforrását – mostantól 10 nappal előre be kell jelenteni, és az informatikai vezetés sokkal egyszerűbben megtervezheti azt. „Végre egy eszköz első ránézésre áttekintést ad arról, hogy mennyire elfoglaltak az alkalmazottaim, mennyire hatékonyan dolgoznak és hol van a legtöbb problémájuk. Ez megkönnyíti a jó erőforrás-tervezést!” Továbbá az OTRS mobileszközökön való használata nagyon hasznos az informatikai csapat számára, mert gyakran dolgoznak útközben. Az OTRS 5 óta a mobilhasználat nagyon egyszerűen használható a szoftver alkalmazkodó megjelenése miatt.
Az OTRS bevezetése kellemes és egyszerű volt. Pontosan megkaptuk mindazt, amit akartunk. Ez nagyon sokat mond az OTRS AG kiváló termékéről és a nyújtott szolgáltatásáról.
Ralf Boldt, a Klinikum Oldenburg gGmbH informatikai vezetője

További
sikertörténetek

Large satellite in a lush green field faces mountains on a bright blue day. Positioned next to a single small house.

Az OTRS támogatja a végpontok közötti kapcsolatot a műholdas kommunikációs rendszernél.

Olvassa el a teljes történetet
Business meeting between woman with computer and man with coffee

A rugalmasabb konfigurációs beállítások lehetővé teszik a gyorsabb személyre szabhatóságot az új követelmények kielégítésére.

Olvassa el a teljes történetet
An old Olympus Camera on a black background

Az OTRS Európa-szintű használata az informatikai szolgáltatásban megkönnyíti a munkavállalók számára a kérések létrehozását és feldolgozását.

Olvassa el a teljes történetet

Hogyan szeretné használni az OTRS-t?