BPMS –
Business Process Management Software
Gestisci e automatizza i processi con OTRS
OTRS è un potente e flessibile software di business process management.
Consente alle aziende di creare diagrammi specifici BPMN. Sono disponibili diversi componenti OTRS per facilitare le fasi di processo tramite ticketing, knowledge management, CMDB e altre integrazioni con software di terze parti
Che cos’è un BPMS?
Un software di business process management (BPMS) aiuta le aziende a documentare attività e compiti che facilitano l’operatività, grazie a strumenti di modellazione (diagrammi) e automazione dei processi.
Documentare e rappresentare i processi con diagrammi
La documentazione avviene di solito sotto forma di process diagram, una rappresentazione visiva di tutte le fasi necessarie a completare un determinato processo. Creare un diagramma di questo tipo permette alle aziende di identificare aree di miglioramento e assicurarsi che nessun passaggio venga saltato. L’azienda dispone così di una roadmap che mostra chi deve fare cosa e quando; inoltre ottimizza l’utilizzo degli strumenti necessari a far scorrere il processo in modo fluido e garantisce che le informazioni vengano registrate per motivi di compliance.
Automatizzare i processi aziendali
I processi automatizzati rendono tutto più veloce, semplice ed efficiente. Le richieste passano in modo fluido da uno stato all’altro. I passaggi di consegne e le sostituzioni per ferie avvengono senza intoppi. Le attività ricorrenti non vengono più dimenticate. Si risparmia tempo, perché tutti sanno cosa succede dopo. E i nuovi colleghi possono iniziare a lavorare più rapidamente, senza una formazione eccessivamente lunga.
Esempio di utilizzo BPMS
Rendi più semplice il tuo processo di onboarding con OTRS.
Vantaggi di un BPMS
L’uso di una soluzione di business process management ha un impatto significativo sulle prestazioni.
I passaggi non vengono saltati e non si prendono scorciatoie.
Le fasi di lavoro possono essere tracciate e misurate più facilmente.
Il lavoro procede più velocemente, perché non è necessario chiedersi ogni volta “e adesso cosa viene?”.
Gli strumenti vengono utilizzati in modo ottimizzato.
I controlli di sicurezza e le notifiche in caso di violazioni possono essere pianificati direttamente nei processi.
Le persone non devono concentrarsi sui piccoli passaggi operativi e possono dedicarsi a progetti più strategici.
Tutti comprendono chiaramente il proprio ruolo.
Grazie a una documentazione ottimale delle attività.
È possibile vedere chiaramente quali saranno gli impatti e, in alcuni casi, attuare i cambiamenti “dietro le quinte”.
Che cos’è un diagramma di processo?
I diagrammi di processo (process diagram) sono rappresentazioni grafiche standardizzate di tutti i passaggi che devono essere completati tra l’inizio e la fine di un processo. Utilizzano un set specifico di simboli per rappresentare elementi come:
- Attività
- Eventi
- Dove e quando i processi si biforcano
- Come eventi e attività sono collegati
I process diagram vengono utilizzati nel software di business process management OTRS. Questo rende più semplice per le persone documentare e comunicare i processi importanti per il proprio business. Supportano la comunicazione e i flussi di lavoro tra tutte le unità aziendali, inclusi specialisti e reparti IT. Un semplice documento di processo si presenta così:
Business Process Automation
Riduci gli errori e aumenta la qualità dei tuoi processi.
Automatizza i tuoi processi e ottieni questi benefit:
- Task automaticamente inoltrate al corretto dipartimento e al dipendente giusto, oppure trasferito ad un altro sistema
- Approvazioni rese obbligatorie e integrate negli step di un processo
- Task ricorrenti non più trascurati:
Il Feature Add-on Automatic Start of Processes supporta anche la creazione automatica di un nuovo process ticket per le attività ricorrenti tramite eventi temporizzati (Timer Start Event). Creando process ticket pianificati, gli agenti – e persino i clienti – non dovranno più ricordarsi di queste attività.
Ready2Adopt Business Processes
- ITSM processes
- Office, personnel e processi di gestione delle attrezzature
- Customer service processes