OTRS para Office Management

Beneficie-se de processos automatizados para a gestão de escritórios – em todas as áreas típicas, como encomendar materiais de escritório, gestão de frotas e organizar viagens de negócios ou reuniões – com a nossa solução de software pronta a utilizar.

O OTRS pré-configurado para todas as necessidades da sua equipe de escritório.
Todas as vantagens:

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Operações suaves

Processos para organizar reuniões, salas ou visitantes garantem fluxos de trabalho suaves. O CMDB integrado contém todos os dados importantes e fornece informações sobre seu status, como números de participantes ou equipamentos de sala, para um planejamento de reunião descomplicado e uma boa impressão com visitantes externos.

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Mais rápido através da automação

Quando as coisas ficam emperradas, soluções rápidas são necessárias. Com fluxos de trabalho digitalizados e estruturados que o guiam automaticamente para o próximo passo, a ajuda chega mais rápido do que nunca. Além disso, o gerenciamento de tarefas orientado por processos no OTRS economiza tempo da equipe do escritório e reduz a carga de trabalho.

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Minimizar erros

As coisas ficam estranhas quando um veículo da frota não está disponível ou os hotéis não são reservados corretamente. Com os processos pré-configurados da solução de gestão de escritório, isso é coisa do passado. Os colegas enviam solicitações de viagem digitalmente e recebem as informações corretas da equipe do escritório logo após a reserva ser feita. Dessa forma, nenhum passo pode ser esquecido.

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Flexibilidade através do trabalho móvel

A solução de gerenciamento de escritórios OTRS pode ser acessada de qualquer local. Isso garante uma visão geral completa de todo o trabalho e tarefas da sua equipe de escritório em todos os momentos. Mesmo mudanças de última hora não são problema. Além disso, os campos obrigatórios garantem a completude de todas as informações.

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Imediatamente pronto para uso

Temos tudo pronto para você. O OTRS para gerenciamento de escritórios vem com um painel predefinido e processos de negócios prontos para uso. Não há necessidade da configuração e configuração demoradas usuais - basta importar os dados do seu funcionário e do dispositivo e você está pronto para começar.

Eu já usei o OTRS e a diferença entre o que era naquela época e o que é agora é enorme. Percorreu um longo caminho.
Sam Franklin, Gerente de Facilities
Hoje, conseguimos receber a demanda, acompanhar e gerenciar as solicitações e autorizações e navegar entre as 15 unidades de negócios responsáveis pela solução. Nosso tempo de resposta é um fator crítico e o OTRS garante que as solicitações não desapareçam ou fiquem sem resposta”, esclarece Jesaias Arruda, Gerente de Infraestrutura da Bemol.
Jesaias Arruda, Gerente de Infraestrutura da Bemol Digital.
A flexibilidade do OTRS nos permite começar de imediato a melhoria da entrega de serviços, ao mesmo tempo que pensamos no futuro em termos de como podemos oferecer mais transparência e melhor suporte aos nossos clientes.
Henry Vassall Jones, CTO
Com o OTRS, escolhemos uma solução a longo prazo, porque o software cresce com nossos requisitos, é flexível e adaptável.
Florian Hinse, formado em administração de empresas e assistente da gerência
Agora podemos padronizar muito bem nossos fluxos de trabalho. É tão simples que as pessoas começaram a usá-lo facilmente e adotaram a ferramenta como parte de como trabalhamos.
Malcolm Berger, Diretor de Inovação Digital da Ásia-Pacífico, Bru Group N.V.
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weishaupt
Wortmann AG
wpd GmbH
Zoll

Funcionalidades

Beneficie-se dos recursos profissionais do OTRS que tornam sua equipe de escritório imbatível.

Gestão eficiente da sala

O OTRS simplifica a comunicação de danos e o acionamento de processos de reparo ou limpeza. Para isso, o catálogo de serviços oferece processos predefinidos que fornecem ações corretivas rápidas em caso de falhas. No respectivo processo, a sala afetada é ligada e uma entrada de calendário é feita para o trabalho de manutenção. O histórico pode ser usado para derivar outras medidas, como a substituição completa de um sistema.

Reserva de viagem simples

O OTRS torna as reservas de viagens simples, seguras e transparentes. O processo predefinido mostra todos os meios de transporte possíveis e permite uma visão geral de todos os dados importantes de viagem. Os recibos das despesas de viagem podem ser armazenados centralmente e, portanto, podem ser enviados sem consultas demoradas.

Fácil encomenda de materiais de escritório

Encomende materiais e equipamentos de escritório de forma confiável e fácil. Com o processo pré-definido no OTRS, todos os itens disponíveis são registrados, listados na íntegra e seu pedido feito diretamente com o funcionário do escritório responsável. Mensagens e anexos individuais completam os requisitos e garantem que nenhum pedido seja esquecido.

Gestão confiável de visitantes e frotas

O processo pré-definido no OTRS está vinculado à frota da empresa, mostra todos os veículos disponíveis e utiliza um “status de reserva”. Seus funcionários obtêm uma visão clara do status dos veículos da empresa. Os reparos necessários podem ser relatados através de um formulário e, assim, alterar automaticamente o status do veículo afetado. Além disso, o reparo pode ser armazenado em uma entrada de calendário da equipe do escritório. As próximas inspeções ou a expiração dos contratos de locação são exibidas para que os funcionários saibam exatamente o que precisa ser feito.

Estatísticas ao apertar de um botão para a tomada de decisão

OTRS, você sabe exatamente como seus ativos, veículos ou salas estão se saindo e pode facilmente compilar avaliações. Por exemplo, o histórico pode ser usado para avaliar o estado de seus veículos e evitar grandes avarias, bem como para decidir sobre compras adicionais.

Pacotes de serviços para a solução
OTRS Office Management

SILVER

1.000 itens (quartos, prédios, carros...)
  • 9:00 AM — 5:00 PM
    suporte durante a semana
  • Tempo de recuperação de 8 horas
  • 50 GB de armazenamento

GOLD

2.500 itens (quartos, prédios, carros...)
  • 8:00 AM — 8:00 PM suporte durante a semana
  • Tempo de recuperação de 8 horas
  • 400 GB de armazenamento

TITANIUM

5.000 itens (quartos, prédios, carros...)
  • 8:00 AM — 8:00 PM suporte durante a semana
  • Tempo de recuperação de 8 horas
  • 1 TB de armazenamento

PLATINUM

10.000 itens (quartos, prédios, carros...)
  • 8:00 AM — 8:00 PM suporte durante a semana
  • Tempo de recuperação de 8 horas
  • 2 TB de armazenamento
Flower-like Mind-Map illustrates OTRS integration with various software platforms

Combine as soluções existentes ao seu gosto

O OTRS é um dos sistemas de mesa de soluções mais utilizados e pode ser perfeitamente integrado com aplicativos existentes, como SAP, Salesforce ou HP Service Center. A interface genérica e o módulo de mapeamento XSLT do OTRS permitem tanto a integração de sistemas existentes como também a combinação individual de várias soluções OTRS. Isso reduz significativamente os riscos, o esforço e os custos envolvidos na criação e manutenção de interfaces convencionais.

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