HR Management: Strukturierte HR-Prozesse für Mitarbeiteranfragen, Onboarding und HR-Fälle

HR Management unterstützt Organisationen dabei, HR-Serviceprozesse strukturiert abzubilden und Mitarbeiteranfragen zuverlässig zu steuern – ohne lange Implementierungsphasen. Als zentrales System für Serviceprozesse bündelt OTRS Onboarding, Offboarding und interne Anfragen in einer Lösung. HR-Teams behalten den Überblick und arbeiten eng mit IT und weiteren Fachbereichen zusammen.

HR-Anfragen zerstreut auf E-Mail-Postfächer und Tabellen

HR-Teams bearbeiten täglich zahlreiche Anfragen, Genehmigungen und Fälle. In vielen Organisationen laufen diese über E-Mail-Postfächer, gemeinsame Dokumente oder informelle Abstimmungen. Anfragen gehen verloren, verzögern sich oder werden uneinheitlich bearbeitet – besonders in intensiven Phasen wie Einstellungsrunden oder organisatorischen Veränderungen.

Ohne ein zentrales System fehlt der Überblick. Die Abstimmung mit IT oder Facility Management wird aufwendig, und sensible Sachverhalte sind nur schwer nachvollziehbar.

Klare Abläufe für Mitarbeiteranfragen und HR-Fälle

Strukturierte HR-Abläufe sorgen dafür, dass Mitarbeiteranfragen erfasst, weitergeleitet und bearbeitet werden – mit klaren Zuständigkeiten und unter Wahrung der Vertraulichkeit.

Ein strukturiertes HR-Service-Desk stellt sicher, dass Onboarding-Aufgaben, Richtlinienanfragen, Genehmigungen und das Fallmanagement klar definierten Abläufen folgen. Das reduziert Verzögerungen und verbessert die interne Servicequalität.

Strukturierte HR-Workflows ohne aufwendige Einführung

HR Management nutzt die OTRS-Plattform als Grundlage für HR-Service-Szenarien und bündelt alle mitarbeiterbezogenen Anfragen und HR-Fälle in einem zentralen System. Erfassung, Workflows und Reporting greifen in einer Lösung ineinander. HR-Teams koordinieren Aufgaben effizient über Abteilungsgrenzen hinweg und behalten den Überblick.

HR-Workflows lassen sich schnell standardisieren und bei Bedarf flexibel erweitern. Da HR-Workflows eng mit IT, Facility Management und weiteren Bereichen verzahnt sind, bleiben Aufgaben und Genehmigungen in einem System – ohne Wechsel zwischen verschiedenen Tools.

Verbinden Sie OTRS mit Ihrer bestehenden Lösung

OTRS ist eines der am weitesten verbreiteten Service Management-Lösungen und lässt sich nahtlos in bestehende Anwendungen wie SAP, Salesforce oder das HP Service Center integrieren. Die generische Schnittstelle und das XSLT-Mapping-Modul von OTRS ermöglichen sowohl die Integration bestehender Systeme als auch die individuelle Kombination mehrerer OTRS Lösungen. Dadurch werden die Risiken, der Aufwand und die Kosten, die mit der Erstellung und Pflege herkömmlicher Schnittstellen verbunden sind, deutlich reduziert.

Mit OTRS 8 haben wir einen großen Sprung gemacht – das System wirkt nicht nur deutlich professioneller, sondern überzeugt auch im Alltag durch spürbar mehr Benutzerfreundlichkeit.

Dirk Holbeck, Head of Information Technology, ecotel communication ag

Ohne OTRS könnten wir nicht mehr arbeiten. Der Mehrwert ist enorm.

Martin Widera - Sachbearbeiter Referat 14 | IT-Fachverfahren

OTRS unterstützt uns bei der Modellierung und Durchsetzung von effizienten Service- und Supportprozessen, um unseren Kunden eine gleichbleibend hohe Qualität zu liefern.

Henrik Kindt – Head of Service Desk

Mit OTRS als zentrale Helpdesk-Lösung können wir bei Anfragen schnell reagieren und unseren Ehrenamtlichen einen erstklassigen Service bieten.

Nico Reiners, Leiter des Arbeitskreises IT bei der DLRG

Die Customizing-Möglichkeiten waren wichtig bei unserer Entscheidung für OTRS. Das Preis-Leistungs-Verhältnis hat dann den Ausschlag gegeben.

Niklas Strotmann, Projekt- und Prozessmanager Digitalisierung bei der H. Gautzsch Firmengruppe

Der neue Gartner^® Market Guide 2025 für ITSM-Plattformen

HR-Service im Überblick

Mitarbeiteranfragen zentral steuern

Mitarbeiteranfragen, Anträge und Genehmigungen werden zentral erfasst und transparent nachverfolgt.

Serviceportal für Mitarbeiteranfragen
Automatische Weiterleitung an zuständige HR-Teams
Statusverfolgung und Kommunikation

Onboarding und Offboarding koordiniert steuern

Klare Workflows sorgen dafür, dass Aufgaben zwischen HR, IT und Facility Management zuverlässig umgesetzt werden.

Aufgaben zuweisen und nachverfolgen
Abstimmung zwischen HR, IT und weiteren Bereichen
Checklistenbasierte Prozesse

Fälle sicher und nachvollziehbar bearbeiten

Sensible und komplexe Fälle werden klar zugewiesen, nachvollziehbar dokumentiert und revisionssicher bearbeitet.

Geschützte Fallbearbeitung
Reports und Dashboards
Vollständige Dokumentation aller Aktivitäten

Was HR Management ermöglicht

Mitarbeiteranfragen konsistent steuern

Onboarding und Offboarding schneller umsetzen

Bessere Abstimmung zwischen HR, IT und weiteren Bereichen

Klarer Überblick über Auslastung und Kennzahlen im HR-Bereich

Für wen HR Management geeignet ist

HR Management richtet sich an Organisationen, die ihre HR-Serviceprozesse strukturieren möchten – ohne langwierige Implementierungsprojekte. Die Lösung eignet sich für Teams, die manuelle Verfahren im Mitarbeitersupport durch ein zentrales System ersetzen möchten.

Was HR Management auszeichnet

OTRS wurde für strukturierte, unternehmensweite Service-Workflows konzipiert. Die Plattform verbindet Fachbereiche in einem gemeinsamen System und eignet sich daher auch für HR-Teams, die bereichsübergreifend zusammenarbeiten. HR Management bietet einen einfachen Einstieg in strukturiertes HR-Service-Management – ohne zusätzliche Komplexität.

Schnell einsatzbereit
Klare Workflows, die Teams direkt nutzen können
Erweiterbar auf weitere Servicebereiche innerhalb derselben Plattform

Strukturierte HR-Serviceprozesse – ohne den laufenden Betrieb zu unterbrechen

HR Management gibt HR-Teams ein zentrales System an die Hand, mit dem sich Mitarbeiteranfragen und HR-Fälle konsistent steuern lassen. Reaktionszeiten verkürzen sich, während Einführung und Betrieb schlank bleiben.

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Entdecken Sie die OTRS Lösungen

Wählen Sie die Lösung, die zu Ihrem Einsatzszenario passt oder kombinieren Sie mehrere Lösungen auf einer gemeinsamen Plattform.

Help Desk

Ein moderner Service Desk zur strukturierten Bearbeitung von Anfragen und zur teamübergreifenden Organisation von Serviceprozessen.

Customer Service & Support

Omnichannel-Erfassung, klare Zuständigkeiten und SLA-gestützte Prozesse für einen konsistenten und verlässlichen Kundenservice.

IT Service Management

Strukturieren Sie ITSM-Prozesse für Incidents, Changes, Servicekatalog, Automatisierung und Governance, um IT-Services zuverlässig und skalierbar bereitzustellen.

Office Management

Standardisieren und automatisieren Sie Anfragen in Office- und Shared-Services-Bereichen – von Facility Management bis Einkauf – mit transparenten Workflows und klaren Genehmigungen.

HR Management

Strukturierte Workflows für HR-Anfragen, Onboarding, interne Fälle und weitere mitarbeiterbezogene Prozesse.

Cyber Defense – STORM

Incident Response, klare Dokumentation und koordinierte Maßnahmenumsetzung für professionelle Security-Prozesse.