Bildung & Forschung
Wenn es Dich unterstützt, statt Dich zu behindern, dann ist es richtig konfiguriert.
Sebastian Erb, Leiter der Arbeitsgruppe Verfahrensbetrieb und Weiterentwicklung im Referat ISBJ

Senatsverwaltung für Bildung, Jugend und Familie Berlin, Abteilung Familie und frühkindliche Bildung

Agents: 50
Tickets/Month: 1.000

Die Herausforderung

Die die Leistungen für die Bürger unterstützende Software war in den Berliner Jugendämtern der 12 Bezirke bis zur Einführung von zentralen IT-Fachverfahren überwiegend dezentral organisiert.

Die Lösung

Das Referat ISBJ stellt einheitliche Fachverfahren für jedes Jugendamt, gewährleistet den reibungslosen Betrieb und ist mit Hilfe von OTRS zentrale Anlaufstelle bei Störungen und für die Adressierung von Servicerequests.

Es gibt so viele Möglichkeiten innerhalb von OTRS, aber schon allein die Nutzung der Helpdesk-Funktionalität macht einen großen Unterschied, wenn es darum geht, wie schnell und gründlich wir in der Lage sind, den Leuten zu helfen.
Karla Brown, Information Technology Computer Operations Supervisor bei PCPS
Polk County Public Schools logo

Polk County Public Schools

Agents: Variiert
Tickets/Month: 100+

Die Herausforderung

Gesteigertes Aufkommen an Anfragen über ein gemeinsames E-Mail Postfach führte zu Überforderung

Die Lösung

Mit dem Einsatz der Helpdesk Software OTRS konnten Anfragen direkt zugewiesen, schneller bearbeitet und der gesamte Vorgang unkompliziert nachvollzogen werden.

Ich habe früher mit OTRS gearbeitet, und der Unterschied zwischen dem, was es damals war, und dem, was es heute ist, ist enorm. Es hat einen weiten Weg zurückgelegt.
Sam Franklin, Facilities Manager

Shiloh Baptist Church, Washington, D.C.

Agents: 3
Tickets/Month: 125

Die Herausforderung

Die Benutzbarkeit des vorherigen Facility-Management-Tools erschwerte das Reporting und die Nachverfolgung.

Die Lösung

Modernes Ticketing kombiniert mit Kalenderfunktion bedeutete, dass das Team Arbeitsaufträge und Ausgaben leicht verfolgen konnte.

Für jede erbrachte Dienstleistung wird eine Zufriedenheitsumfrage an den Kunden gesendet. Dies hilft uns, die Qualität unserer Dienstleistung kontinuierlich zu verbessern.
Claudio de Souza Cornelio, RNP-Service Desk-Koordinator
Logo Rede Nacional De Ensino E Pasquisa (RNP)

RNP

Agents: 559
Tickets/Month: 6.120

Die Herausforderung

Fehlende Integrations- und Managementinformationen, da in allen Servicebereichen unterschiedliche Lösungen verwendet wurden.

Die Lösung

OTRS bietet die Flexibilität, unterschiedliche Anforderungen zu erfüllen und sie in einem System zu verwalten. Es kann außerdem in bestehende Anwendungen integriert werden.

Mit der OTRS Gruppe haben wir echte Experten an unserer Seite, die unser Unternehmen 24 Stunden am Tag mit einem hochflexiblen und verlässlichen Service unterstützen – und das zu einem wirklich attraktiven Preis!
Tony Barber, Head of GÉANT Operations Centre
Géant logo in full color

GÉANT

Agents: 100
Tickets/Month: 500

Die Herausforderung

Frühere Ticket-Systeme besaßen keine E-Mail-Integration oder verhinderten das Nachverfolgen von IT-Anfragen gemäß standardisierten, branchenkonformen Richtlinien.

Die 1. Lösung

Workflow- und SLA-Funktionen erlauben standardisierte Ergebnisse

Dienstleistung
Die Flexibilität von OTRS ermöglicht es uns, sofort mit der Verbesserung der Serviceleistungen zu beginnen und gleichzeitig vorausschauend zu überlegen, wie wir unseren Kunden eine bessere Transparenz und Unterstützung bieten können.
Henry Vassall Jones, CTO

EMAPTA, Philippinen

Agents: 40
Tickets/Month: 2.500 - 3.000

Die Herausforderung

Fünf Ticketing-Systeme, die über drei Jahre hinweg implementiert worden waren, führten zu Frust und hatten die IT-Organisation mit der Einhaltung strukturierter Arbeitsabläufe kämpfen lassen.

Die Lösung

Ein methodischer Anbieterauswahlprozess führte zu einer Entscheidung für OTRS und 95% Konformität mit etablierten Workflows.

Energie
Wir haben uns andere Ticketsysteme angeschaut, aber unsere Hauptmotivation war die Funktionalität und das Preis-Leistungs-Verhältnis. Wir haben uns für die aktuelle Version von OTRS mit GOLD-Support entschieden.
István Vitlinger, Head of Group IT Infrastructure Services

MET Group, Switzerland

Agents: 12
Tickets/Month: 1.000+

Die Herausforderung

Das Unternehmen wuchs. Es war an der Zeit, sich weiterzuentwickeln – von einem Open-Source-Ticketsystem zu einer Enterprise-Helpdesk-Lösung –, um die wachsenden Anforderungen von Kunden, Management und IT besser zu erfüllen.

Die Lösung

Die anpassbare Help Desk-Lösung von OTRS wurde ausgewählt und der Support hinzugefügt.

gemeinnützige Organisationen
Mit OTRS als zentrale Helpdesk-Lösung können wir bei Anfragen schnell reagieren und unseren Ehrenamtlichen einen erstklassigen Service bieten.
Nico Reiners, Leiter des Arbeitskreises IT bei der DLRG

DLRG

Agents: 126
Tickets/Month: 2.000

Die Herausforderung

Die bundesweit verteilten Teams der DLRG benötigen einen schnellen IT-Service, der verschiedene Hardwares miteinander vereint.

Die Lösung

Mit OTRS als zentrale Softwarelösung können die Verantwortlichen den IT-Service hervorragend organisieren und Anliegen schnell bearbeiten.

Immobilien
In den insgesamt 7 Jahren, die wir OTRS bereits als Vertragskunde nutzen, haben wir nur positive Erfahrungen gemacht. Für uns ist vor allem der zuverlässige und kompetente Support einfach unbezahlbar.
Georg Rölli, Leiter IT-Betrieb bei der Livit AG
Livit Logo

Livit AG

Agents: 31
Tickets/Month: 500 - 700

Die Herausforderung

Unregelmäßige Updates und Wartung des OTRS Systems aufgrund knapper Ressourcen

Die Lösung

Administrativer Rundum-Service inklusive Hosting halten System aktuell ohne eigene Zeit zu binden

IT
OTRS erhöht unsere Servicequalität nach innen und außen - wir freuen uns darauf, das Potenzial der Lösung weiter auszuschöpfen und sind gespannt auf zukünftige Entwicklungen.
Nico Wegner, Leiter IT (CIO) & Chief Information Security Officer (CISO)

ALPHA COM Deutschland GmbH

Agents: 50
Tickets/Month: 2.000

Die Herausforderung

Die bis 2017 genutzte ITSM-Lösung war als technologische Unterstützung nicht ausreichend – es mangelte an Transparenz, führte zu Kommunikation außerhalb des Tools und die Mitarbeiter waren unzufrieden mit der Oberfläche.

Die Lösung

Hohe Transparenz bei der Anfragebearbeitung, effiziente Eskalationsprozesse und strukturierte Kommunikation - der Einsatz von OTRS führt zu gesteigerter Servicequalität und zufriedenen Mitarbeitern und Kunden.

Mit OTRS konnten wir Transparenz schaffen, wo vorher keine war. Das hat unsere Arbeit deutlich optimiert. Zudem können wir nun auf professionellen Support zugreifen, wenn nötig.
Michael Voigt, Vorstandsvorsitzender der VIOSYS AG
Logo viosys

VIOSYS AG, Leipzig

Agents: 20
Tickets/Month: 600

Die Herausforderung

Ein veraltetes Ticketsystem bedingte personalintensive Weiterentwicklungen, verursachte Mehrfacharbeiten und resultierte in unstrukturierter Kundenkommunikation.

Die Lösung:

Der Einsatz der browserbasierten Service Management Software OTRS ermöglicht effiziente Kommunikation innerhalb dezentraler Teams und steigert die Qualität im Kundenservice.

Mit OTRS haben wir uns für eine langfristige Lösung entschieden, denn die Software wächst mit unseren Anforderungen, ist flexibel und anpassungsfähig.
Florian Hinse, Diplom-Betriebswirt und Assistent der Geschäftsleitung
efcom logo

efcom gmbh

Agents: 40
Tickets/Month: 600-700

Die Herausforderung

Eine veraltete, von einem externen Dienstleister gehostete ((OTRS)) Community Edition generierte Kosten für Hosting und Wartung und wurde nicht bedarfsgerecht aktualisiert.

Die Lösung

Die direkte Zusammenarbeit mit dem OTRS Hersteller gewährleistet professionellen Support sowie ständige Software Updates und ermöglicht optimalen Kundenservice.

Wir wollten vor allem schnell mit einer Gesamtlösung produktiv gehen und mit OTRS war das innerhalb von Wochen möglich. Vom Tag der Entscheidung für OTRS bis zum Produktivgang vergingen gerade mal 12 Wochen.
Andreas Szameit, Manager EMEA Service Delivery bei Mitel
Mitel

Mitel Deutschland GmbH, ein Unternehmen der Mitel

Agents: 150
Tickets/Month: 10.000-12.000

Die Herausforderung

Zentrale Helpdesk Software für IT-Support soll schnell und global konzernweit eingesetzt werden

Die Lösung

Services aus Herstellerhand unterstützen IT Support mit Prozess-Know-how und zuverlässiger Verfügbarkeit

Luftfahrt
OTRS hat uns geholfen, unseren Kunden einen besseren Service zu bieten, während wir gleichzeitig unsere internen Prozesse verbessert und unsere Ressourcen optimiert haben. Wir könnten mit den Ergebnissen nicht zufriedener sein und freuen uns darauf, OTRS weiterhin zu nutzen, um unser Unternehmenswachstum und unseren Erfolg zu unterstützen.
Markus Brucher, Senior Manager 1st & 2nd Level Support Global Service
Hydro Systems Logo

HYDRO Systems KG, Biberach

Agents: 100
Tickets/Month: 4.000

Die Herausforderung

Jeder der weltweiten Standorte, bzw. jede Abteilung innerhalb der Standorte der HYDRO Systems KG nutzte eigene E-Mail-Adressen, was zu fehlender Transparenz, Unübersichtlichkeit und zu vielen Anlaufstellen für die Kunden führte.

Die Lösung

Exzellenter First Level Support und die Einführung der professionellen Arbeitsstrukturierungs- und Kommunikationslösung von OTRS für die in- und externe Kommunikation sorgen für spürbaren Anstieg in der Optimierung der Serviceanfragen.

Die mobile Erreichbarkeit und die verbesserten Suchfunktionen waren enorme Fortschritte für unser Team. Wir sind wirklich in der Lage, schneller zu arbeiten und Kundenanfragen jetzt auch von unterwegs zu beantworten.
Alexandra John, Director of Customer Relations
PFM logo

PFM

Agents: 13
Tickets/Month: 3,000

Die Herausforderung

Die Implementierung dringend benötigter moderner Lösungen erforderte Zeit und Ressourcen, die intern nur schwer zu beschaffen waren.

Die Lösung

Die Zusammenarbeit mit den OTRS-Experten sorgte für Datenverfügbarkeit, moderne Funktionalitäten und bot eine sichere Lösung.

Die Tatsache, dass wir OTRS auch in zusätzlichen Abteilungen einsetzen, ist der Beweis für die richtige Entscheidung des Sicherheitsbereiches; OTRS ist schnell, flexibel, zuverlässig und einfach.
Giovanni Mellini, Security Engineer bei ENAV S.p.A.
ENAV logo in full color

ENAV S.p.A.

Agents: 70
Tickets/Month: 900

Die Herausforderung

Vorgänger- Service Desk Software ungeeignet um den internen Informationssicherheitsprozess effizient zu unterstützen

Die Lösung

Aktivitäten sind nun schnell nachprüfbar und bereit für zuverlässige Statistik-Exporte

Metallindustrie
Wir haben unsere zeitliche, telefonische Erreichbarkeit durch den Einsatz von einem Call Center und OTRS bei gleichbleibenden Kosten verdoppeln können. Mit der Anbindung von OTRS per Webservice in unsere Systemlandschaft wurde der Prozess digitalisiert und wir können nun schneller und papierlos arbeiten.
Nicolas Hoffmann, Projektmanager und Hauptverantwortlicher für die Implementierung von OTRS

Salvagnini Deutschland GmbH

Agents: 25
Tickets/Month: 250

Die Herausforderung

Kundenanfragen gingen ausschließlich bei einem externen Call Center ein und wurden nicht einheitlich erfasst und klassifiziert. Durch die Datenverwaltung des Call Centers konnte das Potential von OTRS nicht voll ausgenutzt werden. Eine logische Verknüpfung, Auswertung und ein web-basiertes Kundenportal waren durch die fehlende Einbindung der Kunden- und Maschinendaten nicht möglich.

Die Lösung

Mit der Expertise der OTRS Experten wurde die Call Center Software angebunden, Kunden können nun selbst Tickets erstellen und haben jederzeit Einblick in ihren Vorgang.

Retail
Heute sind wir in der Lage, Anfragen zu empfangen, Anfragen und Genehmigungen zu verfolgen und zu verwalten und zwischen den 15 für die Lösung zuständigen Geschäftsbereichen zu navigieren. Unsere Reaktionszeit ist ein kritischer Faktor, und OTRS stellt sicher, dass Anfragen nicht verschwinden oder unbeantwortet bleiben.
Jesaias Arruda, Infrastructure Manager
Bemol Parintins logo

Bemol Digital

Agents: 88
Tickets/Month: 5,900

Die Herausforderung

Die Tickets blieben regelmäßig hängen und die Kunden waren frustriert.

Die Lösung

Die kostenlose ((OTRS)) Community Edition wurde auf die unterstützte OTRS Version aktualisiert.

Technologie
Jetzt können wir unsere Arbeitsabläufe sehr gut standardisieren. Es ist so einfach, dass die Leute wie selbstverständlich damit umgehen und das Tool als Teil unserer Arbeit angenommen haben.
Malcolm Berger, Digital Innovation Director, Asia Pacific, Bru Group N.V.
Logo brutex

Bru Textiles

Agents: 20, in 5 Ländern. Weitere 5 am Hauptsitz in Asien
Tickets/Month: 300 – 400

Die Herausforderung

Strukturieren, ohne an Prozesse gebunden zu sein.

Die Lösung

Ein hochstabiler Service Desk das Arbeitsaufkommen und verteilt es.

Telekommunikation
Die Customizing-Möglichkeiten waren wichtig bei unserer Entscheidung für OTRS. Das Preis-Leistungs-Verhältnis hat dann den Ausschlag gegeben.
Niklas Strotmann, Projekt- und Prozessmanager Digitalisierung bei der H. Gautzsch Firmengruppe
H. Gautzsch Firmengruppe

H. Gautzsch Firmengruppe

Agents: 30
Tickets/Month: 7000

Die Herausforderung

Die Vertriebsteams hatten Kundenanfragen und Vorgänge nicht ausreichend im Überblick – mitunter kam es zu doppelter Arbeit.

Die Lösung

Mit OTRS sind nun sämtliche Vorgänge samt Bearbeitungsstatus geordnet im Überblick und die Effizienz hat sich merklich gesteigert.

OTRS genießt SES Techcoms volles Vertrauen für die Verwaltung und Steuerung von Services mit herausfordernden Arbeitsabläufen. Schnittstellen zu anderen Support-Systemen, einschließlich der SES Systeme, sind ein wichtiger Erfolgsfaktor für uns!
Georges Amirza, Service Manager, SES Techcom Services
SES logo in black color

SES Techcom Services

Agents: 10
Tickets/Month: 80

Die Herausforderung

Für die Help Desk Software gilt es, alle Support-Levels zu berücksichtigen, um schnelle Reaktionszeiten und eine reibungslose Problemlösung zu garantieren

Die Lösung

Skalierbares Konzept für hohe Kundenerwartungen

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