Change Management – Methoden, Prozesse und Software

Change Management – Definition

Unter Change Management versteht man die planvolle und strukturierte Umsetzung der Ziele in einer Organisation und Unternehmen. Hierfür werden verschiedene Methoden und definierte Prozesse genutzt, um in jedem Stadium des Veränderungsprozesses die Effektivität und Qualität der getroffenen Maßnahmen sicherzustellen. Gleichzeitig gilt es, mögliche Risiken zu kontrollieren und zu minimieren.
Die Geschichte des Change Managements reicht zurück in die Anfänge des 20ten Jahrhunderts. Basierend auf der Idee Arbeitsabläufe und Organisationsstrukturen stetig zu verbessern, wurden die dafür notwendigen Phasen im Veränderungsprozess identifiziert und im Change Management definiert.

Veränderung durch Kommunikation, Überzeugung, Führung und Struktur

Unternehmen und damit auch die Führungskräfte und Mitarbeiter sind ständigen Veränderungen und somit der Herausforderung ausgesetzt, die Transformation des Unternehmens im Tagesgeschäft über die verschiedenen Unternehmensebenen und Abteilungen umzusetzen. Es gilt daher das Change Management als festen Bestandteil der Governance und Unternehmenskultur zu etablieren und für die Veränderung möglichst gute Voraussetzungen zu schaffen.

Eine gute Kommunikation ist essentieller Bestandteil, denn nur wenn das Verständnis für die geplanten Änderungen bei verschiedenen Stakeholder vorhanden ist, kann der Change erfolgreich umgesetzt werden.

Alle Beteiligten und darüber hinaus, das gesamte Unternehmen, von der Notwendigkeit und dem Sinn der geplanten Veränderung zu überzeugen, setzt die Kräfte im Unternehmen frei, die es für den Erfolg braucht. Ohne Teile des Managements, einzelne Abteilungen oder Mitarbeiter ist es schwer, wenn nicht sogar unmöglich, einen Change erfolgreich umzusetzen.
Motivation und Struktur braucht es, um den Change-Prozess über alle Phasen hinweg erfolgreich zu bewältigen. Rückschläge müssen verkraftet und vorher nicht eingeplante Hindernisse oder Probleme beseitigt werden.

Nur wenn alle genannten Faktoren in das Change Management einfließen, kann der Change erfolgreich und für alle Mitarbeiter möglichst positiv behaftet vollzogen werden. Ein positives Erlebnis ist die Grundlage für die dauerhafte und erfolgreiche Etablierung des Change Management im Unternehmen.

Methoden und Prozesse im Change Management

Veränderungen im Unternehmen umzusetzen, scheitert oft an der mangelnden Bereitschaft, dem Unverständnis der Notwendigkeit oder dem nicht Erkennen des Mehrwertes des gesetzten Zieles.

Die verschiedenen Change Management Methoden und damit verbundene Prozesse sollen dabei helfen die Bereitschaft zum Wandel im Unternehmen zu etablieren, die geplanten Veränderungen mit zu tragen und gemeinsam umzusetzen. Ein wichtiger Bestandteil des Change-Management-Prozesses ist die ständige Kontrolle des Ist-Zustandes, um zu verhindern, dass eine Verwässerung der geplanten Ziele, oder ein Rückfall in alte Verhaltensweisen stattfindet. Auch die Qualität der getroffenen Maßnahmen unterliegen einer ständigen Kontrolle, um den Anforderungen des gesetzten Ziels gerecht zu werden.
Welche Methode für das Unternehmen die beste ist, sollte immer im Einzelfall, entsprechend der Herausforderungen des gesetzten Unternehmenszieles und den Bedürfnissen der Mitarbeiter entschieden werden.

Zwei der bekanntesten Methoden im Change Management:

Kurt Lewin – 3 Phasen Modell

Kurt Lewin unterteilt das Change Management in 3 Phasen, die grob in das Erkennen der Notwendigkeit einer Veränderung dem Handeln und dem verankern der eingeführten Änderungen.

Phase 1: Unfreeze

Realisieren der Notwendigkeit zur Veränderung. Der Status Quo wird in Frage gestellt und das Bewusstsein zur notwendigen Veränderung im Unternehmen etabliert. Strukturen werden aufgebrochen, um so den Change-Prozess in Gang setzen zu können.

Phase 2: Change

Verlassen des aktuellen Status, um Lösungsvorschläge auszuprobieren. Erfolgreiche Lösungen oder Teillösungen werden etabliert.

Phase 3: Refreeze

Einführung der neuen Arbeitsweisen bzw. Lösungen in allen betroffenen Unternehmensbereichen, mit dem Ziel der dauerhaften Integration. Die Veränderungen sollen etabliert und als gewohnt in den Betrieb übernommen werden, bis es zum nächsten Change kommt.

John P. Kotter – 8 Stufen Model

1. Gemeinsames Verständnis etablieren

   Probleme sollen als solche erkannt und die Akzeptanz zur notwendigen Veränderung geschaffen werden.

2. Verbündete für die Veränderung gewinnen und Führungsteam definieren

   Führung und das Verständnis für die gemeinsamen Ziele sind maßgebliche Faktoren für die erfolgreiche Umsetzung eines geplanten Changes. Für den Change Prozess selbst wird ein Führungsteam benötigt, das diesen begleitet. Dafür sollte es Kompetenzen in den betroffenen Bereichen vorweisen.

3. Strategieentwicklung

   Entwicklung der Kommunikationsstrategie und Handlungsempfehlungen ausgehend von den Projektverantwortlichen.

4. Kommunikation des Ziels

   Kommunikation der Strategie im gesamten Unternehmen, um die Mitarbeiter für die Veränderungen zu gewinnen, verbunden mit klar formulierten Handlungsempfehlungen.

5. Beseitigung möglicher Hindernisse

   Identifikation und beseitigen von Hindernissen, wie zum Beispiel Wissenslücken, Personalmangel, oder Strukturelle Probleme.

6. Erfolge kommunizieren

   Erfolge und erreichte Etappenziele sollten schon während der Umsetzungsphase kommuniziert werden, um die Motivation aufrecht zu erhalten.

7. Stetes Vorantreiben des Change-Prozesses

   Nicht durch Rückschläge entmutigen lassen. Die Mitarbeiter bestärken weiterhin Risiken und auch mögliche Rückschläge in Kauf zu nehmen. Die Zielsetzung trotz erreichter Zwischenerfolge nicht aus dem Auge verlieren.

8. Etablierung der erreichten Veränderung in der Unternehmenskultur

   Neue Prozesse dauerhaft im Unternehmen verankern. Durch die Veränderungen erreichte Erfolge nutzen, um die Mitarbeiter zu motivieren, die Sinnhaftigkeit zu verdeutlichen und so die Akzeptanz der Veränderung zu erhöhen.

Agile Change Management

Unter Einbeziehung der grundsätzlichen Prinzipien des Change Management wird im Agile Change Management der Sprint Ansatz, also kleine Änderungen in kurzer Zeit umzusetzen, verfolgt. Änderungen werden in kleinen, multidisziplinären, Teams umgesetzt und die erreichten Änderungen auf ihren Erfolg in kurzer zeitlicher Abfolge überprüft, um so schnell auf mögliche Probleme reagieren zu können. Mögliche Änderungen werden evaluiert, in die Sprintplanung einbezogen und stellen einen fortlaufenden Change-Prozess im Unternehmen dar. Chancen und Probleme können so schnell erkannt und in dem Change-Prozess aufgenommen werden.

Der Unterschied zum klassischen Change Management

Der agile Ansatz des offenen und nicht endenden Veränderungsprozess unterscheidet sich maßgeblich von dem klassischen Change Management, welches durch die verschiedenen Phasen,- dem Erkennen der Notwendigkeit, Umsetzung der Änderung und dem Etablieren im Unternehmen, grundsätzlich einen Start und Endpunkt des Veränderungsprozesses beinhaltet.

ITIL Change Management

Der Change Management Ansatz sollte grundsätzlich in allen Bereichen eines Unternehmens Anwendung finden. Im Zuge der digitalen Transformation ist es aber gerade im Bereich des IT Service Management (ITSM) wichtig auf Änderungen zu reagieren und dafür zu sorgen, dass die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens bestmöglich durch die IT Infrastruktur unterstützt wird. Ein besonderen Schwerpunkt stellt die Klassifizierung aller Komponenten und Evaluierung möglicher Risiken im ITIL Change Management dar, um Beeinträchtigungen oder sogar die Unterbrechung des Betriebs zu verhindern.

Das ITIL Framework bietet hilfreiche und definierte Prozesse für IT Service Management und somit auch für technische Änderungen.

Service Transition – ist der im ITIL beschriebene Change-Prozess und beschreibt folgende Phasen:

• Transition Planing & Support
• Change Management & Evaluation
• Release & Deployment Management
• Application Management
• Service Validation & Testing
• Service Asset & Configuration Management
• Knowledge Management

Change Management Software – Das richtige Tool für Ihren Erfolg

Um alle, mit einem Change verbundenen Verantwortliche in die Aufgaben einzubinden, ist eine Change Management Software, die alle Anforderungen eines Change-Prozesses abdeckt und bündelt von erheblichem Vorteil.

• Abhängigkeiten und Verantwortliche können definiert und automatisch in die Kommunikation eingebunden werden.
• Die Kommunikation des Change-Prozesses ist ohne Email Chaos jederzeit nachvollziehbar und Revisionssicher.
• Klassifizierungen und Dokumentation von Configuration Items (Cis) in einer Configuration Management Database CMDB
• Prioritäten, Due Dates und Erinnerungen sichern den Zeitlichen Ablauf.
• Business Prozesse führen sicher durch den Change-Prozess.
• Verantwortliche haben jederzeit den aktuellen Stand des Change-Prozess im Blick.

OTRS ist als Change Management Software hochflexibel und auf die Bedürfnisse anpassbar. Erfahren Sie, wie OTRS Sie bei Ihrem Change Management unterstützt.

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