Die 1863 gegründete Shiloh Church ist eine der ältesten afroamerikanischen Kirchen in Washington, D.C.
Von Diskussionen über Rassengerechtigkeit und Bibelstunden bis hin zu Pfadfindertreffen und Technikkursen bietet die Kirche der örtlichen Gemeinde immer wieder Veranstaltungen, die zu religiösem und persönlichem Wachstum anregen.
Natürlich erfordert die große Anzahl von Veranstaltungen und Gottesdiensten Versammlungsräume. Diese Einrichtungen müssen gut gewartet werden, um der Gemeinde und der Gemeinschaft sichere und komfortable Räume zu bieten.
Shiloh Baptist Church, Washington, D.C.
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Flexibles Ticketing
- Möglichkeit, Anhänge zu einem Ticket hinzuzufügen
- Kalenderfunktion
- Benutzerfreundlichkeit/Anpassungsfähigkeit
Beschleunigte aufgabenbezogene Kommunikation
- Verbesserte Ereignisverfolgung/Vorbereitung
- Vereinfachte Abrechnung
Flexible Handhabung von Arbeitsaufträgen
- Terminkalender
- Berichtswesen
- Anhänge
Das Problem
Die Benutzbarkeit des vorherigen Facility-Management-Tools erschwerte das Reporting und die Nachverfolgung.
Das Team musste in der Lage sein, verschiedene Wartungsaufgaben zu dokumentieren und zuzuweisen, sowie die Planung und Vorbereitung für anstehende Veranstaltungen zu verbessern. Das bedeutete, dass sie ein Tool brauchten, das Kalender- und Erinnerungsfunktionen beinhaltet, sowie die Möglichkeit, mehrere Parteien in die Bearbeitung eines Tickets einzubeziehen.
Natürlich müssen auch Budgets verwaltet werden. Dies war mit dem früheren Tool schwierig, da es umständlich war, eine Rechnung direkt an den Arbeitsauftrag anzuhängen. Als die Suche nach einer neuen Facility-Management-Lösung begann, war dies eine wichtige Anforderung. Das Team brauchte ein Tool, mit dem es schnell Informationen über Rechnungen und zugehörige Arbeiten an die Buchhaltung weitergeben konnte.
Die Lösung
Modernes Ticketing kombiniert mit Kalenderfunktion bedeutete, dass das Team Arbeitsaufträge und Ausgaben leicht verfolgen konnte.
In der Tat würde es das. Erstens war das Hinzufügen von Anhängen wie Fotos und Rechnungen ein integraler Bestandteil von OTRS, so dass ihr erstes Problem schnell gelöst war. Zweitens können, abhängig von den Zugriffsrechten, mehrere Personen jedes erstellte Ticket einsehen und kommentieren und drittens hat der integrierte Kalender die Planung von Terminen und Erinnerungen sowie das Anhängen von Arbeitsaufträgen an diese wesentlich vereinfacht.
Darüber hinaus bot OTRS dem Facility Management Team aber auch Berichte und Statistiken, die dem Management halfen, den aktuellen Stand der Projekte klar an das Kuratorium zu kommunizieren.
Wichtig ist auch, dass die Mitarbeiter des Facility Managements der Shiloh Baptist Church für die Verwaltung ihrer eigenen Tools verantwortlich sind, da es kein traditionelles IT-Team gibt. Es war wichtig, dass sie in der Lage sind, durch das administrative Dashboard zu navigieren, um Änderungen vorzunehmen, z. B. Benutzer, Dienste und Ticket-Typen selbst zu aktualisieren.
Warum OTRS?
OTRS erfüllt die heutigen Anforderungen an Benutzerfreundlichkeit und Tracking, bietet aber auch die Flexibilität, sich im Laufe der Zeit zu erweitern und weiter zu professionalisieren.
Längerfristig möchte das Team jedoch noch mehr seiner Arbeitsaufgaben mit OTRS koordinieren. Durch die Integration eines Buchhaltungstools und die Übernahme einiger Funktionen des OTRS-Prozessmanagements sollen administrative Aufgaben weiter reduziert und die Arbeit durch verstärkte Automatisierung beschleunigt werden.
Ich habe früher mit OTRS gearbeitet, und der Unterschied zwischen dem, was es damals war, und dem, was es heute ist, ist enorm. Es hat einen weiten Weg zurückgelegt.Sam Franklin, Facilities Manager
Weitere
Success Stories
Flexiblere Konfigurationsmöglichkeiten erlauben schnellere Anpassungen auf neue Anforderungen
Professional Flight Management, Inc. bietet High-End-Service in Höchstgeschwindigkeit
Bru Textiles schafft schöne Innenräume. OTRS ermöglicht ein großartiges Kundenerlebnis. Gemeinsam haben wir eine außergewöhnliche Partnerschaft aufgebaut.