Fundada en 1863, la Iglesia Shiloh es una de las iglesias afroamericanas más antiguas de Washington, D.C.

Sam Franklin, gerente de instalaciones de la Iglesia Bautista Shiloh, y su equipo son responsables de coordinar el mantenimiento de las instalaciones y la preparación de los eventos. Anteriormente utilizaban una herramienta conocida como FMX, pero carecía de opciones de usabilidad modernas.

El equipo necesitaba documentar y asignar varias tareas de mantenimiento, así como mejorar la programación y preparación para los próximos eventos. Esto significaba que necesitaban una herramienta que incluyera funciones de calendario y recordatorios, así como la capacidad de involucrar a múltiples partes en el manejo de un ticket.

Por supuesto, los presupuestos también deben administrarse. Esto era complicado con su herramienta anterior, ya que era engorroso adjuntar una factura directamente a la orden de trabajo; lo que se volvió un requisito fundamental dentro de la búsqueda de una nueva solución de gestión de instalaciones. El equipo necesitaba una herramienta que les permitiera proporcionar rápidamente información sobre facturas y trabajos relacionados al equipo de contabilidad.

Diez años atrás, Sam había utilizado OTRS, por lo que comenzó a explorar si sería una alternativa adecuada para la Iglesia Bautista Shiloh. Impresionado por su diseño moderno y su mayor adaptabilidad, comenzó a investigar si podría satisfacer sus necesidades.

De hecho lo haría. En primer lugar, el agregar archivos adjuntos de fotos y facturas era una parte integral de OTRS, por lo que su primer problema se resolvió rápidamente. En segundo lugar, dependiendo de los derechos de acceso, varias personas pueden ver y comentar cada ticket creado. En tercer lugar, el calendario integrado hizo que programar eventos y recordatorios, así como adjuntar órdenes de trabajo a éstos, fuera mucho más simple.

Más allá de eso, OTRS ofreció al equipo de gestión de las instalaciones reportes y estadísticas que ayudaron a la administración a comunicar claramente el estado actual de los proyectos a la Junta Directiva.

Cabe señalar que el personal de gestión de las instalaciones de la Iglesia Bautista Shiloh es responsable de administrar sus propias herramientas, ya que no cuentan con un equipo de TI en sus instalaciones. Por lo que era importante que pudieran navegar por el panel de administración para realizar cambios, como actualizar usuarios, servicios y tipos de tickets por su cuenta.

Hoy en día, OTRS le brinda al equipo exactamente lo que necesita: la oportunidad de coordinar el trabajo y la comunicación entre los equipos, a través de la emisión de tickets y herramientas de reportes para la Gerencia y Contabilidad. Los eventos y los recordatorios se rastrean y coordinan. La comunicación entre equipos es clara. Y la contabilidad tiene un acceso más sencillo a las facturas.

Sin embargo, a más largo plazo, el equipo apunta a coordinar aún más sus tareas laborales dentro de OTRS. Al integrar una herramienta de contabilidad y adoptar algunas de las funcionalidades de gestión de procesos de OTRS, planean reducir aún más las tareas administrativas y acelerar el trabajo mediante un mayor uso de la automatización.