OTRS para la Gestión de Oficinas

Benefíciese de los procesos automatizados para la gestión de oficinas (en todas las áreas típicas, como pedidos de material de oficina, gestión de flotas y organización de viajes o reuniones de negocios) con nuestra solución de software lista para usar.

El OTRS preconfigurado para todas las necesidades de su equipo de oficina. Todas las ventajas:

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Operaciones fluidas

Los procesos para organizar reuniones, salas o visitantes garantizan flujos de trabajo fluidos. La CMDB integrada contiene todos los datos importantes y proporciona información sobre su estado, como el número de participantes o el equipamiento de la sala, para una planificación de reuniones sencilla y una buena impresión ante los visitantes externos.

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Más rápido gracias a la automatización

Cuando las cosas se estancan, se necesitan soluciones rápidas. Con flujos de trabajo digitalizados y estructurados que lo guían automáticamente al siguiente paso, la ayuda llega más rápido que nunca. Además, la gestión de tareas basada en procesos en OTRS le ahorra tiempo al equipo de su oficina y reduce su carga de trabajo.

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Minimice errores

Las cosas se ponen incómodas cuando un vehículo de la flota no está disponible o los hoteles no están reservados correctamente. Con los procesos preconfigurados de la solución de gestión de oficinas, esto es cosa del pasado. Los colegas envían solicitudes de viaje digitalmente y reciben la información correcta de su reservación por parte del equipo de la oficina inmediatamente después de realizar la reserva. De esta forma no se podrá olvidar ningún paso.

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Flexibilidad gracias al trabajo móvil

Se puede acceder a la solución de gestión de oficinas OTRS desde cualquier ubicación. Esto garantiza una visión completa de todo el trabajo y las tareas de su equipo de oficina en todo momento. Incluso los cambios de última hora no suponen ningún problema. Además, los campos obligatorios garantizan la disponibilidad de toda la información.

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Listo para utilizarse de forma inmediata

Tenemos todo listo para usted. OTRS para la gestión de oficinas viene con un panel de control preestablecido y procesos de negocio listos para usar. No es necesario realizar la configuración y configuración habituales, que requieren mucho tiempo: simplemente importe los datos de sus empleados y dispositivos, y estará listo para comenzar.

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Funcionalidades

Benefíciese de las funciones profesionales de OTRS que hacen que su equipo de oficina sea inmejorable.

Gestión eficiente de salas

OTRS simplifica la notificación de daños y la activación de procesos de reparación o limpieza. Para ello, el catálogo de servicios ofrece procesos predefinidos que proporcionan acciones correctivas rápidas en caso de fallas.

En el proceso respectivo se vincula la sala afectada y se realiza una reserva en el calendario para los trabajos de mantenimiento. El historial se puede utilizar para derivar medidas adicionales, como por ejemplo la sustitución completa de un sistema.

Reserve viajes de forma sencilla

OTRS hace que las reservas de viajes sean simples, seguras y transparentes. El proceso predefinido muestra todos los medios de transporte posibles y permite una visión general de todos los datos importantes del viaje. Los recibos de gastos de viaje se pueden almacenar de forma centralizada y así enviarse sin largas consultas.

Solicitud simple de material de oficina

Solicite suministros y equipos de oficina de forma fiable y sencilla. Con el proceso predefinido en OTRS, todos los artículos disponibles se registran, se enumeran en su totalidad y su pedido se realiza directamente con el empleado de la oficina responsable. Los mensajes individuales y los archivos adjuntos completan los requisitos y garantizan que no se olvide ningún pedido.

Gestión confiable de visitantes y flotas

El proceso predefinido en OTRS está vinculado a la flota de la empresa, muestra todos los vehículos disponibles y utiliza un “estado de reserva”. Sus empleados obtienen una visión clara del estado de los vehículos de la empresa. Las reparaciones necesarias se pueden informar a través de un formulario y así cambiar automáticamente el estado del vehículo afectado. Además, la reparación se puede guardar en una reserva del calendario del equipo de la oficina. Se muestran las próximas inspecciones o la expiración de los contratos de arrendamiento para que los empleados sepan exactamente lo que hay que hacer.

Estadísticas con sólo pulsar un botón para la toma de decisiones

Con esta versión preconfigurada de OTRS, usted sabe exactamente cómo están funcionando sus activos, vehículos o habitaciones y puede compilar evaluaciones fácilmente. Por ejemplo, el historial puede utilizarse para evaluar el estado de sus vehículos y prevenir averías importantes, así como para decidir compras adicionales.  

Paquetes de servicios para la solución OTRS para la Gestión de Oficinas

SILVER

1.000 elementos (salas, edificios, autos...)
  • 9:00 AM - 5:00 PM soporte de lunes a viernes
  • 8 horas de tiempo de recuperación
  • 50 GB de almacenamiento

GOLD

2.500 elementos (salas, edificios, autos...)
  • 8:00 AM - 8:00 PM soporte de lunes a viernes
  • 8 horas de tiempo de recuperación
  • 400 GB de almacenamiento

TITANIUM

5.000 elementos (salas, edificios, autos...)
  • 8:00 AM - 8:00 PM soporte de lunes a viernes
  • 8 horas de tiempo de recuperación
  • 1 TB de almacenamiento

PLATINUM

10.000 elementos (salas, edificios, autos...)
  • 8:00 AM - 8:00 PM soporte de lunes a viernes
  • 8 horas de tiempo de recuperación
  • 2 TB de almacenamiento
Flower-like Mind-Map illustrates OTRS integration with various software platforms

Combine las soluciones existentes a su gusto

OTRS es uno de los sistemas de mesa de soluciones más utilizados y se puede integrar perfectamente con aplicaciones existentes, como SAP, Salesforce o HP Service Center. La interfaz genérica y el módulo de mapeo XSLT de OTRS permiten tanto la integración de sistemas existentes como también los individuales.

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