CMDB y OTRS significan que la Gestión de Activos y el Servicio de TI están bien organizados
Su búsqueda de una Base de Datos de Gestión de la Configuración (CMDB) flexible termina aquí. Originalmente, este software respaldaba la gestión de servicios de TI y, por lo tanto, su infraestructura. Esos días se acabaron. Durante años, las herramientas de bases de datos se han expandido más allá de ITSM. Hoy en día, una CMDB moderna puede hacerse cargo de la gestión de activos en una amplia variedad de áreas dentro de la empresa.
Todo lo que necesita saber sobre una CMDB
¿Qué significa CMDB?
CMDB es la abreviatura de Configuration Management Database y es un término de ITIL®. Inicialmente se pensó como una base de datos que contiene objetos administrados (activos) y sus dependencias. Para proporcionar servicios en ITSM, también se administraron los datos necesarios sobre los activos, como computadoras, direcciones IP o sistemas operativos. Además, las empresas ahora usan una CMDB para administrar otros objetos y activos comerciales, como contratos de servicio, ubicaciones, edificios, automóviles de la empresa y licencias de software.
La gestión de la configuración va más allá de la gestión de activos. No sólo documenta los activos comerciales desde una perspectiva financiera, sino que también captura información sobre la relación entre los componentes, las especificaciones o sus ubicaciones. Siga leyendo para obtener más información sobre para qué se utiliza una CMDB y cómo está estructurada.
¿Qué es un Elemento de Configuración (CI)?
Un CI es el objeto de negocio de una empresa que es necesario para la prestación exitosa de servicios por parte de la empresa. En el contexto de los servicios de TI, los componentes de hardware y software se almacenan en la CMDB. Los elementos de configuración son, por ejemplo, computadoras portátiles, teléfonos, servidores, instrucciones de procedimiento o componentes de red. Un CI no tiene por qué ser un objeto físico. También podría ser un contrato de servicio, una dirección IP o un número de teléfono.
Por lo general, uno piensa en una CMDB en términos de gestión de servicios de TI. Sin embargo, un edificio y sus activos también pueden, y deben, gestionarse a través de una CMDB.
¿Cómo implementar una CMDB de forma exitosa?
Antes de implementar una CMDB, los responsables deben saber que los datos de la CMDB deben actualizarse periódicamente. Sólo entonces se podrán aprovechar los beneficios de una CMDB. Encuentre más información sobre cómo implementar con éxito una CMDB.
Asegúrese de que usted:
- Ha definido los objetivos para la CMDB.
- Los responsables de los activos y usted se han informado sobre cuáles activos deben registrarse y gestionarse.
- Tiene roles y responsabilidades definidos y comunicados para el proyecto.
- Tiene información de alta calidad y está actualizada.
- Que la CMDB contiene activos que hacen sentido ser monitoreados.
Ventajas de la CMDB en OTRS
Elemento Organizador
Cree listas individuales de computadoras, software, contratos, activos o cualquier otro elemento almacenado en la CMDB. Aplique filtros a las listas según sea necesario. De esta manera, por ejemplo, siempre puede ver qué contratos vencerán el próximo mes. También puede usar esto para recibir notificaciones visuales sobre cambios en las listas de elementos del organizador.
Importar y Exportar
La importación y exportación automática de la CMDB es posible a través de un archivo CSV.
Servicios Web
Intercambie sus datos con otros sistemas automáticamente mediante el uso de servicios web.
Dos en uno
Perfecta interacción de OTRS como sistema de tickets con la CMDB: obtenga una comunicación documentada y una gestión fluida de las solicitudes, que son especialmente importantes en caso de mal funcionamiento.
Actividades de Tareas en Secuencia de Comandos
Busque CIs con “actividades de tareas en secuencia de comandos en procesos”. Vincule o agregue información a los tickets para su uso a futuro.
Campos Dinámicos de CI
El complemento de función “Campos Dinámicos de CI” permite seleccionar activos y guardarlos en el ticket al crear o editar un ticket. Por ejemplo, si un gerente de producto mantiene los productos en una CMDB, esta lista puede estar disponible para los usuarios en un campo desplegable dentro del ticket. Por lo tanto, un usuario cliente puede seleccionar su dispositivo afectado al crear un ticket y puede proporcionar toda la información a la persona responsable.
Automatización del Estado de Incidente
Para ayudar con el seguimiento de los tickets, la CMDB recibe una notificación automática de que hay un incidente relacionado con un CI. El estado de incidente se ajusta inmediatamente. Al vincular los CI entre sí, los efectos se muestran inmediatamente. Durante la creación o el procesamiento del ticket, un sistema de semáforo muestra el estado de incidente del servicio que está vinculado al CI afectado.
Posibles usos de la CMDB
Los posibles usos de la Base de Datos de Gestión de la Configuración (CMDB) en OTRS son muchos. Además de su aplicación en la gestión de servicios de TI, se utiliza para gestionar otros activos. Se registra toda la información, problemas y valores de estado actual. Puede reaccionar de inmediato ante cualquier problema.
Cuando se conecta con el sistema de tickets en OTRS, se produce una interacción fluida: si hay problemas con las operaciones de TI y un software de monitoreo identifica el problema, puede crear un ticket correspondiente. Por un lado, este ticket contendrá información sobre el tipo de avería; por otro lado, la CMDB proporcionará simultáneamente todos los datos sobre el sistema afectado. Siempre que sea necesario, los empleados también pueden recuperar de forma proactiva los datos correspondientes de la base de datos.
En otro ejemplo, digamos que la administración de la oficina recibe una solicitud de mantenimiento para un automóvil de la empresa. El coche de la empresa se almacena como CI. Ahora, la solicitud (también conocida como ticket) se puede vincular directamente al CI en la CMDB. La CMDB contendría datos sobre el estado de un activo, como la fecha de su último mantenimiento o el vencimiento de su inspección.
En la gestión de instalaciones, la combinación de CMDB y OTRS como sistema de tickets es inmejorable. Por ejemplo, el sistema de calefacción de un edificio se avería. El defecto se informa al administrador de la instalación mediante un ticket. A través de este ticket, puede acceder directamente a la información sobre el activo afectado (el sistema de calefacción) almacenada en la CMDB.
En resumen, la CMDB en OTRS puede contener información sobre todas las áreas de una empresa.
Almacena esta información en los elementos de configuración, establece vínculos entre los CI y pone la información relevante a disposición de los responsables de forma centralizada. Todo va acompañado de una comunicación estructurada y clara en forma de tickets entrantes sobre fallas o incidencias.
¡Vale la pena construir una CMDB!
Una CMDB flexible ahorra tiempo y recursos. Con el uso de una CMDB en OTRS, es particularmente fácil crear CIs. Además, la base de datos se puede ampliar y actualizar. La CMDB integrada en OTRS se puede ampliar de muchas formas:
- Importar información a través de un archivo CSV.
Esto se recomienda especialmente para la importación inicial. Una vez que esto se ha completado, la CMDB se mantiene actualizada automáticamente a través de un archivo CSV. - Importar información a través de Servicios Web.
Si un registro de datos/CI/activo cambia en otra base de datos, sólo este registro de datos se transfiere a la CMDB y se actualiza. Esto permite un mantenimiento más fácil de los datos en la CMDB que está integrada con OTRS. - Importar información de forma manual.
Puede crear, modificar o eliminar activos/CI manualmente.
Conclusión: cuanto mejor se elabore e integre el concepto en la infraestructura existente, más eficiente y simple será utilizar una CMDB.
Invertir el 3% del presupuesto operativo de TI en una base de datos de gestión de la configuración puede ahorrar un 25% de los costos operativos.Gartner, Predicts 2005: IT Asset Management Adds Value.
