Shiloh Baptist Church

Success Story

Shiloh Baptist Church

Fornecer um ambiente seguro e confortável para o culto significa supervisionar seis propriedades de maneira econômica e eficiente.

Fundada em 1863, a Igreja Shiloh é uma das igrejas afro-americanas mais antigas em Washington, D.C.

De discussões sobre justiça racial e lições bíblicas a reuniões de escoteiros e aulas de tecnologia, a Igreja oferece consistentemente à comunidade local eventos edificantes que inspiram o crescimento religioso e pessoal.

Obviamente, o grande número de eventos e serviços religiosos requer instalações para reuniões, e essas instalações devem ser bem conservadas para fornecer à congregação e à comunidade espaços de reunião seguros e confortáveis.

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Igreja Batista Shiloh, Washington, D.C.

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  • Tíquete flexível

  • Capacidade de adicionar anexos a um tíquete
  • Calendário
  • Usabilidade / adaptabilidade

  • Acelera comunicação à tarefa relacionada

  • Melhorou acompanhamento/preparação de eventos
  • Gestão simplificada

  • Tratamento flexível de pedidos

  • Calendários
  • Relatórios
  • Anexos

O Desafio

A usabilidade da ferramenta de gerenciamento de instalações anterior dificultava a geração de relatórios e rastreamento.

Sam Franklin, gerente das instalações da Igreja Batista Shiloh, e sua equipe são responsáveis por coordenar a manutenção das instalações e a preparação do evento. Embora eles já estivessem usando uma ferramenta conhecida como FMX, faltava-lhe opções de usabilidade modernas.

A equipe precisava ser capaz de documentar e atribuir várias tarefas de manutenção, bem como melhorar o agendamento e a preparação para os próximos eventos. Isso significava que eles precisavam de uma ferramenta que incluísse funções de calendário e lembrete, bem como a capacidade de envolver várias partes no tratamento de um tíquete.

Claro, os orçamentos também precisam ser gerenciados. Isso era complicado com a ferramenta anterior porque era complicado anexar uma fatura diretamente à ordem de serviço. À medida que a busca por uma nova solução de gerenciamento de instalações começou, esse era um requisito crítico. A equipe precisava de uma ferramenta que lhes permitisse fornecer rapidamente informações sobre faturas e trabalhos relacionados à equipe de contabilidade.

A Solução

A emissão moderna de bilhetes combinada com o calendário significava que a equipe podia rastrear facilmente as ordens de serviço e despesas.

Cerca de 10 anos atrás, Sam tinha usado OTRS, então ele começou a explorar se seria uma alternativa adequada para a Igreja Batista Shiloh. Impressionado com o design moderno e maior adaptabilidade, ele começou a investigar se atenderia às suas necessidades.

Certamente que sim. Primeiro, adicionar anexos de fotos e faturas era parte integrante do OTRS, então seu primeiro problema foi resolvido rapidamente. Em segundo lugar, dependendo dos direitos de acesso, várias pessoas podem ver e comentar sobre cada ticket criado. Terceiro, o calendário integrado tornou o agendamento de eventos e lembretes, bem como a anexação de ordens de serviço a eles, muito mais simples.

Além disso, no entanto, o OTRS ofereceu à equipe de gerenciamento de instalações relatórios e estatísticas que ajudaram a administração a comunicar claramente a situação atual dos projetos ao Conselho de Curadores.

Também é importante que a equipe de gerenciamento de instalações da Igreja Batista Shiloh seja responsável por administrar suas próprias ferramentas, já que não há uma equipe de TI no local. Era importante que eles pudessem navegar pelo painel administrativo para fazer alterações, como atualizar usuários, serviços e tipos de tíquetes por conta própria.

Por que OTRS?

OTRS atendeu às necessidades de usabilidade e rastreamento de hoje, mas também oferece a flexibilidade para expandir e profissionalizar ainda mais com o tempo.

Hoje, o OTRS dá à equipe exatamente o que ela precisa - a chance de coordenar o trabalho e a comunicação entre as equipes por meio de emissão de bilhetes, bem como ferramentas de relatórios para gerenciamento / responsabilidade. Eventos e lembretes são rastreados e coordenados. A comunicação entre as equipes é clara. E a contabilidade tem acesso mais simples às faturas.

No entanto, a longo prazo, a equipe visa coordenar ainda mais suas tarefas de trabalho dentro do OTRS. Ao integrar uma ferramenta de responsabilidade e adotar algumas das funcionalidades de gerenciamento de processos OTRS, eles planejam reduzir ainda mais as tarefas administrativas e acelerar o trabalho por meio do uso crescente de automação
Eu já usei o OTRS e a diferença entre o que era naquela época e o que é agora é enorme. Percorreu um longo caminho.
Sam Franklin, Gerente de Facilities

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