Shiloh Baptist Church

Success Story

Shiloh Baptist Church

Az istentiszteletek biztonságos, kényelmes környezetének biztosítása hat ingatlan költséghatékony és eredményes felügyeletét jelenti.

Az 1863-ban alapított Shiloh Church Washington egyik legrégebbi afroamerikai egyháza.

A faji igazságosságról szóló beszélgetésektől kezdve a bibliaórákon át a cserkésztalálkozókig és a technikaórákig az egyház folyamatosan felemelő, vallási és személyes növekedésre ösztönző eseményekkel várja a helyi közösséget.

Természetesen a rengeteg rendezvény és vallási szertartás igényli a találkozóhelyiségeket, és ezeket a létesítményeket jól kell karbantartani annak érdekében, hogy a gyülekezet és a közösség számára biztonságos és kényelmes találkozóhelyeket biztosítsanak.

Beszéljen szakértőinkkel

Beszéljen szakértőinkkel

Shiloh Baptista Egyház, Washington, D.C.

125

3

  • Rugalmas jegykezelés

  • Lehetőség mellékletek hozzáadására a jegyhez
  • Naptár funkció
  • Használhatóság/alkalmazhatóság

  • Felgyorsult a feladattal kapcsolatos kommunikáció

  • Jobb eseménykövetés/előkészítés
  • Egyszerűsített könyvelés

  • Rugalmas munkamegrendelés-kezelés

  • Naptárak
  • Jelentések
  • Csatolmányok

A kihívás

A korábbi létesítménygazdálkodási eszköz használhatósága megnehezítette a jelentéstételt és a nyomon követést.

Sam Franklin, a Shiloh Baptista Gyülekezet létesítményvezetője és csapata felelős a létesítmény karbantartásának és a rendezvények előkészítésének koordinálásáért. Bár korábban egy FMX nevű eszközt használtak, az nem rendelkezett modern felhasználási lehetőségekkel.

A csapatnak képesnek kellett lennie a különböző karbantartási feladatok dokumentálására és kiosztására, valamint a közelgő események ütemezésének és előkészítésének javítására. Ez azt jelentette, hogy olyan eszközre volt szükségük, amely naptár- és emlékeztető funkciókat tartalmazott, valamint lehetővé tette több fél bevonását egy jegy kezelésébe.

Természetesen a költségvetést is kezelni kell. Ez a korábbi eszközükkel nehézkes volt, mert nehézkes volt a számlát közvetlenül a munkamegrendeléshez csatolni. Amikor elkezdődött az új létesítménygazdálkodási megoldás keresése, ez kritikus követelmény volt. A csapatnak olyan eszközre volt szüksége, amely lehetővé teszi számukra, hogy gyorsan információt szolgáltassanak a számlákról és a kapcsolódó munkákról a könyvelőcsapatnak.

A megoldás

A naptárral kombinált modern jegykezelés azt jelentette, hogy a csapat könnyen nyomon követhette a munkamegrendeléseket és a kiadásokat.

Körülbelül 10 évvel ezelőtt Sam már használta az OTRS-t, ezért elkezdte megvizsgálni, hogy ez megfelelő alternatíva lenne-e a Shiloh Baptista Gyülekezet számára. Lenyűgözte a modern design és a fokozott alkalmazkodóképesség, ezért elkezdte megvizsgálni, hogy megfelel-e az igényeiknek.

Valóban megfelelt. Először is, a fényképek és számlák csatolmányainak hozzáadása az OTRS szerves része volt, így az első problémájuk gyorsan megoldódott. Másodszor, a hozzáférési jogoktól függően több személy is megtekinthet és kommentálhat minden egyes létrehozott jegyet. Harmadszor, az integrált naptár sokkal egyszerűbbé tette az események és emlékeztetők ütemezését, valamint a munkamegbízások csatolását ezekhez.

Ezen túlmenően azonban az OTRS olyan jelentéseket és statisztikákat kínált a létesítménygazdálkodási csapatnak, amelyek segítettek a vezetőségnek abban, hogy a kuratórium felé világosan kommunikálja a projektek aktuális helyzetét.

Az is fontos, hogy a Shiloh Baptista Gyülekezet létesítménygazdálkodási munkatársai felelősek saját eszközeik kezeléséért, mivel nincs hagyományos informatikai csapat. Fontos volt, hogy képesek legyenek az adminisztrációs műszerfalon keresztül navigálni, hogy saját maguk végezhessenek módosításokat, például frissíthessék a felhasználókat, szolgáltatásokat és jegytípusokat.

Miért az OTRS?

Az OTRS megfelelt a mai használhatósági és nyomonkövetési igényeknek, ugyanakkor rugalmasan bővíthető és idővel tovább professzionálizálható.

Ma az OTRS pontosan azt nyújtja a csapatnak, amire szüksége van – a munka és a csapatok közötti kommunikáció koordinálásának lehetőségét a jegykezelésen keresztül, valamint a vezetés/elszámolás jelentéskészítő eszközeit. Az események és emlékeztetők nyomon követhetők és koordinálhatók. A csapatok közötti kommunikáció egyértelmű. A könyvelés pedig egyszerűbben hozzáférhet a számlákhoz.

Hosszabb távon azonban a csoport célja, hogy még több munkafeladatot koordináljon az OTRS-en belül. Egy könyvelési eszköz integrálásával és az OTRS folyamatirányítási funkcióinak egy részének átvételével tervezik az adminisztratív feladatok további csökkentését és a munka felgyorsítását az automatizálás fokozott alkalmazásával.
Korábban használtam OTRS-t, és a különbség az akkori és a mostani állapot között óriási. Hosszú utat tett meg.
Sam Franklin, Facilities Manager

További
sikertörténetek

book shelter library

Az Ahfadi Női Egyetem professzionális informatikai támogatást nyújt az alkalmazottaknak az OTRS segítségével.

Olvassa el a teljes történetet
Black background crossed by squiggly red and blue color strokes

Az újraalapítás után az Excelitas nemzetközi szinten valósította meg az OTRS-t nagy teljesítményű jegykezelő eszközként.

Olvassa el a teljes történetet
Business meeting between woman with computer and man with coffee

A rugalmasabb konfigurációs beállítások lehetővé teszik a gyorsabb személyre szabhatóságot az új követelmények kielégítésére.

Olvassa el a teljes történetet

Hogyan szeretné használni az OTRS-t?