Az ügyfélszolgálati szoftver javítja az ügyfélélményt
Vállalkozásként optimális ügyfélszolgálati élményt szeretne nyújtani ügyfeleinek. Erre a megoldás az ügyfélszolgálati szoftver. Nemcsak az ügyfélkiszolgálás minőségének növelésében segít jelentősen, hanem az egész vállalat hatékonyságát is növeli.
Az ügyfélszolgálat irányítása fontosabb, mint valaha.
Minden ügyfélmegkeresés egy lehetőség az ügyfélkapcsolat megerősítésére és hosszú távú pozitív alakítására. A jó ügyfélszolgálat azt jelenti, hogy a lehető legjobb támogatást nyújtjuk az ügyfélnek a kapcsolatfelvétel első pillanatától kezdve.
Ehhez szükséges:
- tökéletesen felszerelt csapatok a megfelelő eszközökkel,
- lehetővé tenni az ügyfelek számára, hogy különböző csatornákon keresztül érdeklődjenek,
- a lehető leggyorsabban megoldást kell kínálni, és
- hatékony belső és külső kommunikáció.
Ezekhez az ügyfélszolgálati szoftverek a legjobb feltételeket teremtik meg.
Mi az ügyfélszolgálati szoftver?
Egy ügyfélszolgálati csapatnak naponta számtalan ügyfélkérdést kell kezelnie – a lehető leggyorsabban és kielégítő eredménnyel. Ez manapság még nagyobb kihívást jelent, mivel az ügyfelek már nem csak e-mailben vagy telefonon, hanem a közösségi médián és más csatornákon keresztül is felveszik a kapcsolatot Önnel.
Amire ma szükség van, az egy jegyrendszeren alapuló eszköz, amely:
- strukturálja a kommunikációt,
- átláthatóságot teremt,
- támogatja az ügyintézőket a feladatokkal és
- lehetővé teszi az automatizálást.
E-mail vagy jegyrendszer
Az e-mailben történő kommunikációval ellentétben az ügyfélszolgálati szoftverrel a beérkező kéréseket azonnal besorolják és hozzárendelik a megfelelő osztályhoz – legyen az ITSM (IT-szolgáltatásmenedzsment) vagy tipikus ügyfélszolgálat. A szolgáltatáskérések pontosan ott kötnek ki, ahová tartoznak. A szolgáltatáskérések, hibabejelentések vagy pusztán informális megkeresések a gyors feldolgozás érdekében a munkatársakhoz, osztályokhoz vagy a szolgáltatási folyamat meghatározott fázisaihoz kerülnek címzésre. A jegyben minden szükséges információ minden érintett számára elérhető. Az eszkalációs és értesítési funkciók támogatják és biztosítják, hogy egyetlen jegy sem marad megválaszolatlanul. A jelentési funkciók széles skálájának köszönhetően a gyenge pontok már korai szakaszban azonosíthatók és ellensúlyozhatók.
Dióhéjban az ügyfélszolgálati szoftverek segítenek a szervizcsapatoknak az ügyfélkérelmek hatékony kezelésében, és biztosítják, hogy az ügyfelek már a kezdetektől fogva megkapják a szükséges támogatást.
Mi határozza meg a jó ügyfélszolgálati szoftvert?
A sikeres ügyfélszolgálat-menedzsment minden vállalat számára alapvető fontosságú. Ez ma már csak olyan szoftveres megoldással érhető el, amely az egyre több csatornán keresztül érkező, egyre nagyobb mennyiségű megkereséssel is megbirkózik.
Alakítson ki bizalmat időben történő tájékoztatással
Az ügyfelek tudni akarják, hogy Ön foglalkozik a kéréseikkel, és meg kell érteniük, hogy a megoldás mennyi időt vesz igénybe. Az ügyfélszolgálati szoftverek naprakész, online bármikor elérhető jegyek állapotát kínálják: az ügyfeleknek soha nem kell elgondolkodniuk a szolgáltatási igényeiken. Nézze meg, hogyan virágzik ki a hosszú távú, szilárd és bizalomteljes ügyfélkapcsolat, amikor az ügyfelek tudják, hogy Ön aktívan dolgozik a kéréseiken.
Gyors és strukturált szolgáltatás az ügyfelek számára
Az ügyfelek joggal várják el a gyors válaszidőt és a megfelelő tájékoztatást. A jegyalapú kommunikáció hatékony, strukturált munkát tesz lehetővé. Minden információ össze van kötve, és a csapat minden tagja számára bármikor elérhető. Minden kiszolgáló munkatárs azonnal naprakész, és a lehető leggyorsabban tudja megoldani a megkereséseket. Ez automatikusan jelentősen optimalizált ügyfélélményhez és jobb hatékonysághoz vezet. Az ügyfeleket az egyéni kiszolgálás és a csúcsteljesítmény révén tartja meg.
Csökkentse az időt és a költségeket a jegyek és folyamatok automatizálásával
A strukturált folyamatok és az összes információ egy pillantásra történő áttekintése megszabadít a zavaros és eredménytelen e-mail áradattól. Az ügyfélszolgálati folyamatokat automatizáló, jegyalapú ügyfélszolgálati szoftverrel sokat spórolnak a csapatok, ami csökkenti a költségeket és optimalizálja az ügyfélszolgálatot.
Optimalizált osztályok közötti együttműködés
Egy szolgáltatáskérés feldolgozásakor gyakran különböző csapatok vesznek részt, és az információkat ki kell cserélni. A jegyalapú kommunikáció és az egyértelmű felelősségi körök a felelős csapatokhoz vagy csapattagokhoz való hozzárendelésével egyértelműséget és struktúrát teremtenek. A meghatározott válaszidők segítenek az SLA-k betartásában.
Kevesebb megkeresés önkiszolgáló támogatással
A sikeresen megoldott, be nem nyújtott szolgálatáskérés a lehető legjobb forgatókönyv ügyfelei és vállalkozása számára. Segítse ügyfeleit önkiszolgálással. Az ügyfélszolgálati szoftver, amely lehetővé teszi az ügyfelek számára, hogy maguk kérjenek le információkat, megkíméli csapatát a szolgáltatáskérésektől, és értékes erőforrást takarít meg vállalatának: időt.
Az előre meghatározott kérdések és válaszok dinamikus keresőeszközökkel kereshetők. A szolgáltatásairól és termékeiről szóló konkrét információkat vagy letölthető dokumentumokat tartalmazó oldalak lehetőséget adnak ügyfeleinek, hogy saját maguk tájékozódjanak. Ez lehetővé teszi, hogy ügyfélszolgálati csapata a kiemelt szolgáltatást igénylő megkeresésekre összpontosíthasson.
Könnyebb hozzáférés az összes digitális csatorna összekapcsolásával
Ma a jó ügyfélszolgálat minden csatornán zajlik. Legyen szó közösségi médiáról, e-mailről, élő csevegésről, kapcsolatfelvételi űrlapokról vagy telefonról – az ügyfélszolgálati szoftverrel minden csatornát összefoghat, és központilag feldolgozhatja a megkereséseket.
A jelentések révén az ügyfélkiszolgálás minősége tökéletesített
Az ügyfélszolgálati szoftver lehetőséget biztosít arra, hogy bármikor ellenőrizze a szolgáltatás minőségét. Az egymással is kombinálható jelentések segítségével bármikor hozzáférhet a fontos kulcsadatokhoz, és tudja, mikor kell lépéseket tennie. Gyorsabban és előrelátóbban cselekedhet – ami végső soron versenyelőnyt jelent.
OTRS ügyfélszolgálati szoftver – a szolgáltatásmenedzsment következő szintje.
Az OTRS segítségével az ügyfelek már a kezdetektől fogva megkapják a szükséges támogatást. A szolgáltatás ügyintézőinek ideje optimalizálódik. Az Önök napjai egyszerűvé és hatékonnyá válnak. A robusztus jelentéskészítés lehetővé teszi a célok egyszerű kitűzését és a KPI-k nyomon követését. Az OTRS segítségével mindenki rendelkezik a szükséges információkkal a boldog együttműködéshez és a gyors válaszidő biztosításához.
Az OTRS nem csak az ügyfélszolgálati szoftver, amely mind ügyfeleinek, mind ügyfélszolgálati csapatának a legmagasabb szintű kényelmet, biztonságot és a rugalmas szolgáltatásmenedzsmentet kínál. Az OTRS ügyfélszolgálati megoldásai az Ön igényeihez is tökéletesen igazodnak. Hatékony munkát, automatizált folyamatokat és gyors válaszidőt biztosít – tegye boldoggá ügyfeleit és csapatát. Emellett csökkentheti a költségeket, és bármikor bővítheti, amikor csak szükséges.
OTRS ügyfélszolgálati szoftver és annak minden előnye.
Engedélyek
- Szerepkörök kezelése
- Hozzáférés-szabályozás kezelése
- Tulajdonos hozzárendelése
- Felelősök hozzárendelése
Időmenedzsment
- Időpont- és naptárkezelés
- Megoldás-emlékeztető időpontok
- Eszkaláció-értesítések
- Szolgáltatási szint kezelése SLA-kon keresztül
Chat
- Gyors és közvetlen ügyfélkapcsolat
- Egyszerre több csevegés-kérés megválaszolása
- Felülvizsgálatbiztos csevegés szövegének jegybe mentése
- Könnyű integráció bármely weboldalon
Automatizálás és folyamatok
- Automatikus értesítések
- Testreszabott jegymezők
- OTRS folyamatkezelés
- Folyamat sablonok
Tudás és önkiszolgálás
- GYIK/tudásbázis
- OTRS ügyfélkapu
- Felmérések
- Ügyfél információs központ
Erőforrás-menedzsment
- A teljes csapat működésének részletes áttekintése
- A naptárbejegyzések innovatív összekapcsolása a jegyértesítésekkel
- Célzott megosztott naptárak létrehozása az egyes csapatok számára
Több mint rugalmas.
Az OTRS olyan változékony, mint az Ön vállalata, mivel az Ön példánya kifejezetten az Ön számára kerül konfigurálásra. Függetlenül attól, hogy milyen elképzelései vannak a vállalatával és támogató csapatával kapcsolatban, az OTRS együtt fog növekedni az Ön, valamint a vállalat és ügyfelei igényeivel. Az OTRS ügyfélszolgálati szoftver korlátlan szabadságot és rugalmasságot kínál: több mint 2500 egyedileg konfigurálható funkció közül választhat, amelyeket módosíthat, átalakíthat vagy akár saját maga is konfigurálhat. Erősítse ügyfelei hűségét intelligens és hatékony ügyfélszolgálattal.
Ma a rugalmasság fontosabb, mint valaha: Az OTRS lehetővé teszi, hogy csapatai decentralizált módon dolgozzanak – böngészőalapon vagy alkalmazáson keresztül, nincsenek korlátok.
Folyamatkezelés
Harmadik fél integrációja
SAP, Salesforce vagy HP Service Center – az OTRS ügyfélszolgálati szoftver tökéletesen integrálható. Az OTRS általános felületével és XSLT leképező moduljával lehetővé válik a harmadik fél rendszereibe érkező és onnan kimenő adatszerkezetek OTRS adatszerkezetekhez való igazítása – bonyolult programozási vagy Perl-ismeretek nélkül.
GDPR és auditálásra kész
S/MIME vagy PGP titkosítás, ISO/IEC 27001 tanúsítvánnyal rendelkező adatközpontok, adatvédelem és napi biztonsági mentések. Az OTRS szoftverkörnyezet GDPR-kompatibilis. A nem szerkeszthető jegytörténetek auditálhatóvá teszik. Az OTRS szoftvermegoldásokkal a legmagasabb szintű biztonságot élvezheti.
Tanácsadás
A tanácsadás és a támogatás a megoldásunk része. Szakértőink sokéves tapasztalataiknak köszönhetően az ügyfélszolgálati megoldások megvalósításával biztosítják, hogy az OTRS tökéletesen az Ön igényeihez igazodjon. Örömmel állunk rendelkezésére tanácsokkal és ajánlásokkal, amelyek segítik Önt cége működtetésében és növekedésében.
Ügyfélszolgálati szoftver az OTRS-től – előnyök áttekintése
- Egyénileg konfigurálható – állítsa be úgy, ahogyan Önnek szüksége van rá
- Több mint 2500 rugalmas konfigurációs lehetőség
- Könnyen integrálható meglévő vagy harmadik féltől származó alkalmazásokkal
- Naponta időt takarít meg a folyamatok kezelésével és automatizálásával
- Az alkalmazottak és az ügyintézők gyorsan elfogadják
- Egyértelműen dokumentálja a tevékenységeket, és egyszerű jelentéskészítéssel mindenkit a feladatokon tart
- GDPR-kompatibilis
- Hosszú távú költségcsökkentés
Miután az OTRS csapata sikeresen kivitelezte a projektet, azonnali eredményeket tapasztaltunk, mivel a panaszok aránya mindössze 2 hónap alatt 35%-ra csökkent.Hozifa Hussein, az AUW Data Center Managere