Trabalho móvel, home office, teletrabalho. O software de trabalho remoto OTRS torna tudo isso possível.
Como trabalhar remotamente se torna produtivo? Como posso ter certeza de que o teletrabalho é eficaz e econômico para uma empresa? Essas são perguntas importantes que o software de trabalho remoto OTRS pode responder.
Neste momento a economia está passando por uma grande mudança e, nesse cenário, é mais importante do que nunca ter sucesso. Um dos desafios que se apresenta é não haver certeza sobre onde e como trabalharemos. Com o OTRS, você pode ter certeza de que permanecerá produtivo mesmo sob condições em constante mudança.
OTRS – uma Ferramenta de Gerenciamento de Comunicação
O fato de não podermos mais nos comunicar da maneira a como estávamos acostumados é um dos obstáculos mais críticos do trabalho móvel e do uso de home office. Como as tarefas podem ser concluídas com alta qualidade e dentro do prazo quando a distância física muda e limita drasticamente nossa comunicação?
O OTRS como uma ferramenta de gerenciamento de comunicação ajuda as equipes (virtuais) a se manterem em comunicação constante durante todo o dia, mesmo em diferentes fusos horários, para que as informações não sejam esquecidas e as tarefas se estruturem. Você obtém um gerenciamento de tarefas ideal e garante bons fluxos de trabalho.
Administração Central de Solicitações
O OTRS dá aos trabalhadores em home office a capacidade de trabalhar de forma estruturada e eficaz. Com o OTRS, cada funcionário tem todas as suas tarefas visíveis no mesmo local. Quaisquer tarefas são capturadas em um ticket e atribuídas à pessoa responsável. Não importa se a comunicação é feita por e-mail, ticket interno, redes sociais, ticket de autoatendimento ou por telefone, tudo é anotado em um local centralizado. Graças ao gerenciamento integrado de processos, nenhuma solicitação é perdida.
Calendários e Gerenciamento de Recursos
A função de calendário permite que todos os funcionários vejam quem está disponível, quando e como eles podem ser contatados. Cada funcionário pode inserir horários livres e bloqueados, tornando-os visíveis para todos os colegas. O mesmo se aplica aos feriados. Isso simplifica o planejamento de reuniões e compromissos, porque os slots livres são visíveis à primeira vista. Esta função simplifica o gerenciamento de recursos e o trabalho em equipe.
Base de Conhecimento para um Compartilhamento Rápido de Informações
Perguntas que eram respondidas rapidamente no escritório por outros colegas agora podem ser facilmente respondidas pelo próprio funcionário. Perguntas, tópicos e informações comuns podem ser armazenados na base de conhecimento. O benefício adicional é que os colegas não são incomodados e permanecem focados em seu trabalho.
Supervisão Clara por Meio de Listas Personalizadas de Objetos de Negócios
Usar listas de objetos de negócio permite que você fique por dentro do que está acontecendo. Filtragem e classificação abrangentes permitem que você verifique exatamente o trabalho que deseja monitorar. Não precisa se preocupar se o trabalho está sendo feito, se os SLAs estão sendo cumpridos ou se um colega de equipe está sobrecarregado: você pode ver tudo rapidamente, independentemente de onde estiver trabalhando. Isso simplifica muito o gerenciamento de tarefas para sua equipe.
Relatórios
Independentemente de as equipes trabalharem juntas virtualmente ou pessoalmente, a medição regular do desempenho ajuda a identificar o potencial de otimização – especialmente quando se trata de produtividade. No OTRS, estatísticas, listas ou gráficos de tickets podem ser criados: Relatórios que consistem em uma ou mais estatísticas e um texto descritivo para explicar as relações entre as estatísticas podem ser gerados. Estes relatórios podem ser criados automaticamente e de acordo com suas necessidades. Estão disponíveis vários formatos, como Excel, PDF, CSV, SVG e PNG.
Questões, comentários, sugestões?
O gerenciamento de tarefas nunca foi tão fácil, tão produtivo ou tão seguro: OTRS
Padrões de segurança para trabalhadores em movimento
Não importa onde seus funcionários trabalham, o software de trabalho remoto deve atender aos rígidos requisitos de segurança de TI. O OTRS atende.
Mantenha os dados seguros enquanto os funcionários trabalham em casa com:
- Autenticação de dois fatores que garante que apenas funcionários totalmente autenticados possam fazer logon. Além do nome de usuário e senha, um token é solicitado, que é constantemente regenerado por um algoritmo certificado pela ISO.
- Transmissões de dados de ou para OTRS totalmente criptografadas via SSL.
- Mensagens e notificações rápidas sobre incidentes de segurança.
Produtividade e teletrabalho?
Se os funcionários trabalharem cada vez mais em seus escritórios domésticos com software que ofereça suporte ao trabalho remoto, isso pode aumentar a produtividade de forma sustentável, ao contrário de todas as suposições. Uma pesquisa do Grupo OTRS concluiu que 68% dos entrevistados estavam trabalhando em casa pela primeira vez. No entanto, 82% dizem que são igualmente, se não mais produtivos, quando trabalham em casa.
Mas o que é necessário para apoiar a produtividade dos funcionários quando eles trabalham em vários locais? 43% carecem das ferramentas certas – para comunicação, compartilhamento de informações e gerenciamento de solicitações. Uma dessas soluções é o OTRS. Usar o OTRS para priorizar e processar tarefas significa manter o controle das coisas e ficar em contato com os colegas.
Mais questões?
Uma Boa Gestão é Essencial para Equipes Produtivas
Outro ponto crucial para equipes bem-sucedidas é o bom gerenciamento remoto do trabalho, baseado na confiança. A abordagem pode ser projetada de forma holística: os funcionários tendem a ficar mais relaxados quando trabalham em qualquer outro local. A eliminação do deslocamento diário economiza tempo que pode ser usado para a família ou hobbies.
Como empregador, você deveria estar interessado em saber se seus funcionários podem fazer bom uso de seu tempo livre? Sim! Como as atividades certas reduzem o estresse, ajudam as pessoas a encontrar o equilíbrio e fazem com que fiquem física e mentalmente mais estáveis, seus funcionários estarão mais motivados e dispostos a dar o seu melhor.
Ao usar um software de gerenciamento de trabalho remoto como o OTRS, você pode oferecer esse tipo de suporte aos funcionários com mais facilidade. Você pode observar a carga de trabalho de todos, descobrir quem pode precisar de ajuda e certificar-se de que as pessoas estão conectadas e confortáveis em suas funções em casa.
A economia está passando por um processo de mudança que determinará a direção do mundo do trabalho para o futuro. Manter o escritório ou trabalhar em qualquer lugar? Essa pergunta nem precisa mais ser feita. Com o OTRS, a questão é simples: como podemos aumentar ainda mais a produtividade?