Mobil munkavégzés, otthoni munkavégzés, távmunka. Az OTRS távoli munka szoftver ezt teszi lehetővé.
Hogyan lesz produktív a távoli munkavégzés? Hogyan lehet biztos benne, hogy a távmunka hatékony és gazdaságos egy vállalat számára? Fontos kérdések, amelyekre az OTRS távoli munka szoftver választ ad.
Jelenleg a gazdaság jelentős változáson megy keresztül. A siker most fontosabb, mint bármikor valaha. Az egyik kihívás az, hogy nem lehetünk biztosak benne, hogy hol és hogyan fogunk dolgozni. Az OTRS segítségével Ön biztos lehet abban, hogy még az állandóan változó feltételek mellett is produktív marad.
OTRS- egy kommunikáció menedzsment eszköz
A mobil munka és az otthoni munkavégzés egyik legkritikusabb akadálya, hogy nem tudunk a szokásos módon kommunikálni. Hogyan lehet a feladatokat magas minőségben és időben elvégezni, amikor a fizikai távolság jelentősen megváltoztatja és korlátozza a kommunikációnkat?
Az OTRS – mint kommunikáció menedzsment eszköz segíti a (virtuális) csapatokat, hogy az egész nap folyamán folyamatosan tudjanak kommunikálni, még akkor is, ha különböző időzónában vannak. Így az információk nem vesznek el és a feladatok jól strukturáltak lesznek. Ön optimális feladatmenedzsmentet és garantáltan gördülékeny munkafolyamatot kap.
A kérések központi adminisztrációja
Az OTRS lehetővé teszi az otthonról dolgozók számára a strukturált és hatékony munkát. Az OTRS-sel minden alkalmazott minden feladatát egy nézetben látja el. Az összes feladatot jegyben rögzítik és a felelős személynek osztják ki. Nem számít, hogy a kommunikáció e-mailben, belső jegyen, közösségi médián, önkiszolgáló jegyen vagy telefonon keresztül történik – mindent központi helyen jegyeznek fel. Az integrált folyamatkezelésnek köszönhetően egyetlen kérés sem veszik el.
Naptárak és erőforrás menedzsment
A naptár funkció lehetővé teszi minden munkavállaló részére, hogy lássa, ki mikor érhető el, csakúgy, mint azt, hogy miként lehet kapcsolatba lépni velük. Minden egyes munkavállaló bevihet szabad és rögzített időpontokat, a kollégák számára láthatóvá téve azokat. Ugyanez vonatkozik a szabadságokra is, természetesen. Ez a találkozók és megbeszélések tervezését egyszerűvé teszi, mert első pillantásra láthatók a szabad idősávok. Ez leegyszerűsíti az erőforrás menedzsmentet és a csapatmunkát.
Tudásbázis a gyors információmegosztás érdekében
Azokra a kérdésekre, amelyekre az irodában gyorsan válaszolnak azáltal, hogy az ottlévő kollégák valamelyikét megkérdezik, most már önállóan is könnyen válaszolhat a munkavállaló. Szokásos kérdések, témák és információk a tudásbázisban tárolhatók. Extra előny, hogy a kollégákat semmi nem zavarja meg, és a munkájukra fókuszálhatnak.
Kiváló áttekinthetőség a személyre szabott üzletiobjektum-listákon keresztül
Az üzletiobjektum-listák használata lehetővé teszi, hogy Ön mindig lássa, mi történik. A kiterjedt szűrés és válogatás lehetőséget ad arra, hogy folyamatosan ellenőrizze a munkát. Nem kell aggódni azon, hogy a munka el van-e végezve, hogy az SLA-k be vannak-e tartva, vagy hogy ha egy csapattag túl van-e terhelve. Ön gyorsan átláthatja mindezt, függetlenül attól, hogy milyen területen dolgozik. Ez a csapat számára leegyszerűsíti a feladatok kezelését.
Riportolás
Függetlenül attól, hogy a csapatok virtuálisan vagy személyesen dolgoznak együtt, az általános teljesítménymérés segíti az optimalizációs lehetőségek meghatározását – főleg, ha a termelékenységről van szó. Az OTRS-ben a jegyek statisztikái, listái vagy diagramjai létrehozhatók. Lehetőség van egy vagy több statisztikából és a statisztikák közötti összefüggéseket leíró-részből álló riportok készítésére. Mindkettő létrehozható automatikusan és az Ön igényeinek megfelelően, különböző formátumban, mint pl. Excel-ben, PDF-ben, CSV-ben és PNG-ben.
Van valamilyen kérdése, megjegyzése vagy javaslata?
A feladatok kezelése sosem volt könnyebb, produktívabb vagy biztonságosabb: OTRS
Biztonsági szabványok a mobil dolgozók számára
Függetlenül attól, hogy a munkavállalói hol dolgoznak, a távoli munka szoftvernek szigorúan meg kell felelnie az IT biztonsági követelményeknek. Az OTRS megfelel ezeknek.
A következő módon tartsa az adatokat biztonságban, mialatt a munkavállalói otthonról dolgoznak:
- A kétlépcsős hitelesítés csak a teljes engedéllyel rendelkező munkavállalók belépését teszi lehetővé. A felhasználó nevén és jelszaván túl szükség van egy tokenre, amelyet egy ISO tanúsítású algoritmus újra és újra létrehoz.
- Az adatátvitel az OTRS-ből vagy az OTRS-be teljes mértékben SSL által titkosított.
- Lehetőség van a gyors üzenetküldésre és értesítésekre.
Produktivitás és távmunka?
Ha a munkavállalók egyre inkább otthonról dolgoznak egy olyan szoftverrel, amely támogatja a távmunkát, ez fenntarthatóan növeli a produktivitást, minden feltételezéssel ellentétben. Az OTRS Group megbízásából készített felmérés eredménye kimutatta, hogy a válaszadók 68%-a számára az otthonról végzett munka újdonság. Viszont, 82%-uk azt mondta, hogy ugyanannyira vagy még inkább produktívak, amikor otthonról dolgoznak.
De mi kell a munkavállalók termelékenységének támogatásához, amikor különböző helyszínekről dolgoznak? 43%-uk nem rendelkezik a megfelelő eszközökkel – a kommunikációhoz, az információk megosztásához vagy az igények kezeléséhez. Az OTRS egy ilyen megoldás. Az OTRS jól használható a feladatok fontossági sorrendbe állítására és feldolgozására, ezáltal a dolgok nyomon követésére és a kollégákkal való kapcsolattartásra.
Vannak további kérdései?
A jó vezetés alapvető a produktív csapathoz
A sikeres csapatok másik kritikus pontját jelenti a megfelelő távoli munkamenedzsment, amely a bizalmon alapul. A megközelítést holisztikusan lehet megtervezni: a munkavállalók általában nyugodtabbak, amikor a munkahelyüktől távol dolgoznak. Az ingázás kiküszöbölése időt takarít meg, amelyet fel lehet használni a családra vagy a szabadidős tevékenységekre.
Munkáltatóként érdekli Önt, hogy a munkavállalói jól kihasználják-e a szabadidejüket? Igen! Mivel a megfelelő tevékenységek csökkentik a stresszt, segíti az embereket abban, hogy megtalálják az egyensúlyt, és segíti azt is, hogy fizikailag és mentálisan stabilabbak legyenek, ezért jobban motiváltak és jól akarnak teljesíteni.
Egy távoli munka menedzsment szoftvert – mint például az OTRS-t – használva Ön egyszerűbben választhatja munkavállalói támogatásának e formáját. Mindenki munkaterhelésére rálátása van, tudni fogja, kinek van szüksége segítségre, és biztos lehet abban, hogy az emberek egymással kapcsolatban vannak, és kényelmesen ellátják az otthoni feladataikat.
A gazdaság olyan változáson megy keresztül, amely meghatározza a munkavégzés helyét a jövőben. Megtartsa az irodát, vagy inkább a távoli munkavégzést ösztönözze? A kérdés fel sem merül. Az OTRS-sel ez egyszerű: hogyan tudnánk még inkább növelni a produktivitást?