Hat sich der öffentliche Sektor für cloud-basierten SaaS entschieden?

Im öffentlichen Sektor ist die Notwendigkeit, die betriebliche Effizienz zu maximieren, ebenso entscheidend wie im privaten Sektor, da die Bürger auf eine Vielzahl von öffentlichen Diensten angewiesen sind, um für sich selbst, ihre Familien und ihre Gemeinden zu sorgen. Von der medizinischen Versorgung bis hin zur Bezahlung von Betriebskostenabrechnungen verlangen die Bürger nach modernen Dienstleistungen, die sie von Unternehmen des privaten Sektors bereits gewohnt sind: Sie wollen eine 24/7-Verfügbarkeit und höchste Sicherheit für ihre persönlichen Daten. Dennoch sind die Budgets selten so groß wie im privaten Sektor, und Bürokratie verursacht weitere Engpässe. Die IT-Führungskräfte des öffentlichen Sektors haben daher Schwierigkeiten, die richtige Balance zu finden.

Ein IT-Trend, der dem öffentlichen Sektor zunehmend Lösungen bietet, ist der cloud-basierte Software-as-a-Service (SaaS). In diesem Fall wird die Software von einem Anbieter gehostet, der das IT-Team von den Kosten und dem Aufwand befreit, die mit der Wartung des Systems oder der Ausrüstung und den Ausgaben für die Infrastruktur verbunden sind. Außerdem gibt das Flexibilität, nur so viele Services oder Dienste wie wirklich nötig zu kaufen, und ihren Einsatz leichter erhöhen oder reduzieren zu können. Das öffnet auch die Tür zu einer gemeinsamen Nutzung zwischen den Behörden.

Organisationen des öffentlichen Sektors haben sich behutsam in diesen Bereich hervorgewagt, so dass der Übergang auch entsprechend vorsichtig erfolgt ist.

Integration mit Altsystemen

Zu den wichtigsten Anliegen gehören die Altsysteme. Ältere/veraltete Anwendungen waren bei der Integration mit moderneren Technologien immer eine Herausforderung. Dazu waren lange Zeit Teams mit speziellen Fähigkeiten erforderlich, die ältere Datenformate verstanden und maßgeschneiderte Integrationen liefern konnten. Glücklicherweise enthalten die meisten modernen Lösungen, wie z. B. OTRS, eine API, die einfachere Möglichkeiten der Integration bietet. Dadurch können Teams heute neuere, modernere Tools integrieren und sich gleichzeitig die notwendige Zeit nehmen, um alte Systeme anzupassen oder auszusortieren.

Anforderungen an die Datensicherheit im öffentlichen Sektor

Natürlich betreffen den öffentlichen Sektor auch Sicherheits- und Compliance-Bedenken. Sensible personenbezogene Daten durchlaufen ihre Systeme in rasender Geschwindigkeit: Pensionskassen, Krankenversicherung, medizinische Informationen, politische Informationen, Steuerdaten und mehr. In den meisten Ländern ist der öffentliche Sektor für die Bereitstellung einer Vielzahl von sensiblen Dienstleistungen verantwortlich und nutzt unsere Daten dazu. Um die Sicherheit der Bürger zu gewährleisten, müssen strenge Datenanforderungen eingehalten werden.

Glücklicherweise besteht einer der Vorteile der Arbeit mit SaaS-Lösungen darin, dass Patches und Sicherheitsupdates routinemäßig vom Anbieter eingespielt werden, was sie in der Regel noch sicherer macht als Optionen vor Ort.

Natürlich müssen auch die IT-Teams des öffentlichen Sektors eine Vielzahl von Vorschriften einhalten, wobei die Anbieter von SaaS-Lösungen jedoch helfen. Für uns kann ich sagen, dass OTRS in einer privaten Cloud gehostet wird, die nach ISO27001, PCI-DSS, SSAE16 oder SOC1 zertifiziert ist und dass die vollständig verwaltete Umgebung gemäß den DSGVO-Anforderungen betrieben wird. Datensicherheit hat bei der OTRS Gruppe und vielen anderen Unternehmen, die SaaS anbieten, höchste Priorität.

Sicherlich ist es eine Frage der gebührenden Sorgfalt, wenn man SaaS-Optionen prüft. Aber die heutigen Anbieter erkennen, wie kritisch dieses Thema ist und sollten bereit sein, den Teams des öffentlichen Sektors auch die notwendigen Zugeständnisse zu machen.

Verlust der Kontrolle

Bei Vor-Ort- oder Alt-Systemen wird die Software intern verwaltet. Das bedeutet, dass alles, vom Datenzugriff bis zur Anpassung, von einem internen Team bearbeitet wird und bei Bedarf geändert werden kann.

Die Realität ist, dass diese Kontrolle bei der Arbeit mit einem SaaS nicht verloren geht. Seriöse Anbieter garantieren, dass es sich bei Ihren Daten um Ihre Daten handelt. Und sie stellen eine schriftliche Bestätigung zur Verfügung, dass Ihr Team das Recht hat, die Daten nach Belieben zu ändern, zu löschen oder zu verwalten. Darüber hinaus sind die administrativen Kontrollen leicht zugänglich und stehen den internen IT-Teams jederzeit zur Verfügung.

Sicher wird die Frage der Anpassung von Anbieter zu Anbieter unterschiedlich sein. Wir bei der OTRS Gruppe wissen, wie wichtig es ist, dass die Lösung zu Ihren Arbeitsabläufen passt, daher steht ein Expertenteam zur Verfügung, das sich schnell um die Anpassung kümmert. Diese Arbeitsweise kommt Ihrem IT-Team zugute, da die für die Anpassung der Lösung erforderlichen Fähigkeiten von den Mitarbeitern des Dienstleisters vermittelt wurden, so dass es keine Kompetenzlücken gibt, wenn es darum geht, die Lösung an Ihre Bedürfnisse anzupassen.

Also, sind wir bereits angekommen? Hat sich der öffentliche Sektor für einen cloud-basierten SaaS entschieden? Bestimmt nicht in gleichem Maße wie der private Sektor, aber es ist nur eine Frage der Zeit. Der Bedarf an ständiger Verfügbarkeit, Skalierbarkeit und Kostenreduzierung wird nicht geringer; und eine Möglichkeit, diese Anforderungen zu erfüllen, ist der Umstieg auf eine solche Lösung. Dies ist keine neue Option mehr: Sie wird zu einer Notwendigkeit für moderne IT-Organisationen. Glücklicherweise sind die meisten modernen Lösungsanbieter im Laufe der Zeit auf die Bedenken eingegangen, so dass wir auch weiterhin sehen werden, dass immer mehr Unternehmen des öffentlichen Sektors die Vorteile vom cloud-basierten SaaS in diesem Jahr und auch darüber hinaus nutzen werden.