HR-Prozesse – Digitalisierung und Automatisierung als Schlüssel zum Erfolg

Vor allem regelmäßig wiederkehrende Geschäftsprozesse sind meist optimierungsbedürftig. Sie binden Ressourcen und sind häufig fehleranfällig. Das gilt auch für Personalabteilungen. Der Automatisierung von Prozessen kommt dabei eine besondere Bedeutung zu, denn sie sorgt für eine gesteigerte Effizienz und hilft, Fehler zu vermeiden. Ein optimaler Service zählt auch für Human Resources immer mehr, denn Erwartungen interner Kunden aber auch von Bewerbern werden größer und verlangen zunehmend optimierte Leistungen. HR-Prozesse können der Schlüssel sein. Wir schauen uns an, was HR-Prozesse eigentlich sind, welche es gibt, welche Vorteile sie haben und wie sie automatisiert werden.

Was sind HR-Prozesse?

Personalabteilungen haben, wie viele andere Fachbereiche auch, unzähligen Prozessen zu folgen, um erfolgreiches Recruiting zu betreiben oder die vielfältigen Aufgaben des Personalmanagements zu bewältigen. Diese HR -Prozesse betreffen alle Bereiche von der Personalplanung über den Bewerbungsprozess, die Arbeitsplatzausstattung, Lohnabrechnung, Personalentwicklung bis hin zum Offboarding.

Warum HR-Prozesse?

Die Mitarbeiter sind eines der wichtigsten Assets eines Unternehmens und sollen entsprechend behandelt und bei ihren Anliegen unterstützt werden. Ganz abgesehen davon, dass es diverse rechtliche und datenschutzrechtliche Vorgaben gibt, denen per se Folge geleistet werden muss. Gestiegene Anforderungen an Qualität, Schnelligkeit, Pünktlichkeit und Kosten der Personalarbeit lassen Personalmanagern keine andere Wahl, als zunehmend in Prozessen zu denken. Gut aufgestellte HR-Prozesse helfen ihnen, Kosten zu senken, Durchlaufzeiten zu verkürzen, Termine automatisiert zu überwachen und Freiräume für qualitative, beratende und strategische Tätigkeiten zu schaffen.

Die Vorteile von Prozessen im Personalwesen

Wenn Routineprozesse automatisiert werden, erleichtert das die tägliche Arbeit der HR-Verantwortlichen deutlich. Das geschieht durch standardisierte Abläufe, die unter Berücksichtigung aller benötigten Ressourcen, Freigaben und Zuständigkeiten einfach angestoßen und automatisiert abgewickelt werden können. Dadurch steigt die Qualität der Zusammenarbeit im Unternehmen.

Das sind ganz konkrete Vorteile, die automatisierte oder digitalisierte HR-Prozesse bieten:

• Verbesserte Qualität der Personalarbeit
• Höhere Transparenz
• Schnellere Erledigung von Routineaufgaben
• Erfolgreicheres Recruiting
• Freiräume für kreativere Aufgaben
• Erhöhung der Produktivität der Mitarbeiter
• Unterstützung der Digitalisierung des Unternehmens
• Gesteigerte Zufriedenheit der Mitarbeiter

Es kommt in Personalabteilungen also auf optimale, gut funktionierende Prozesse an. Die Nutzung einer Business Process Management Software (BPMS) kann dabei entscheidend sein, denn sie unterstützt bei der Dokumentation der Aufgaben und Aktivitäten, die einen reibungslosen Ablauf von HR-Aufgaben ermöglichen.

Welche HR-Prozesse gibt es?

Bei der Vielzahl der heute anfallenden Prozesse ist es sinnvoll, sie Prozessbereichen oder Anwendungsgebieten zuzuordnen. Typische HR-Prozesse gibt es in den folgenden Tätigkeitsfeldern.

Personalplanung
Hier geht es um die grundsätzliche Planung des Personalbedarfs, die Organisation und das Management des Personaleinsatzes. Im Rahmen der Personalplanung werden auch Über- oder Unterbesetzungen identifiziert und in Konsequenz beseitigt.

Recruiting
Zum Recruiting oder der Personalbeschaffung zählt das gesamte Employer Branding, also die Positionierung als Arbeitgeber als Basis für weitere Aktivitäten. Dazu zählt die Erstellung von Ausschreibungen, Organisation von Beschaffungskanälen, der Personalauswahlprozess, Einstellungen bzw. Absagen sowie schlussendlich Onboarding-Maßnahmen.

Personalbetreuung
Das ist der große Bereich der unzähligen administrativen Aufgaben eines HR-Teams wie zum Beispiel die Verwaltung von Arbeits- und Fehlzeiten, Bearbeitung von Urlaubsanträgen und die ordnungsgemäße Abführung von Steuern und Abgaben.

Personalentwicklung
Ein zeitgemäßer und vorbildlicher Arbeitgeber legt auf diesen Bereich ein besonderes Augenmerk. Hier geht es darum, Zielvereinbarungen zu treffen, bei deren Einhaltung zu unterstützen und diese zu prüfen, Beurteilungen und Mitarbeitergespräche durchzuführen und Maßnahmen zur Mitarbeiterentwicklung zu definieren und diese umzusetzen.

Personalfreisetzung
Der Mitarbeiterzyklus kommt aus diversen Gründen immer irgendwann zu einem Ende, das heißt, ein Mitarbeiter scheidet aus. Nun muss sich die Personalabteilung um alle zum Personalaustritt gehörenden Aufgaben kümmern, ein Zeugnis ausstellen und das Offboarding durchführen.

HR-Prozesse digitalisieren und automatisieren

Digitalisierung und Automatisierung von Personalprozessen sparen Zeit, verringern die Fehlerquote und sorgen für professionelle Abläufe und Kommunikation mit Bewerbern, aktuellen und ausscheidenden Mitarbeitern. Zudem schafft die Automatisierung von Prozessen auch in der Personalabteilung Freiräume für andere, kreativere Aufgaben und sorgt somit nicht zuletzt für mehr Zufriedenheit auch bei den Mitarbeitern.

Trotzdem gibt es in vielen Unternehmen offensichtlich noch eine Hemmschwelle, wenn es um die Digitalisierung von Personalprozessen geht. Warum? Weil es um Menschen, die Mitarbeiter eines Betriebes geht und häufig die Einstellung vertreten wird, dass die damit verbundenen Aufgaben auch der entsprechenden Sorgfalt von Menschen bedürfen. Dabei ist es aber gerade die technologische Unterstützung der HR-Mitarbeiter, die Ihnen die nötige Zeit und Ruhe verschaffen, um sich mit der entsprechenden Sorgfalt den Angelegenheiten der Belegschaft zu widmen.

HR-Prozesse definieren

Bevor HR-Prozesse automatisiert werden können, müssen sie zunächst erst einmal identifiziert und dokumentiert werden. Die Dokumentation erfolgt in der Regel in Form eines Prozessdiagramms. Das ist die visuelle Darstellung aller Schritte, die zum Abschluss eines bestimmten Prozesses gehören. Die Erstellung eines solchen Diagramms ermöglicht es, optimierbare Bereiche zu ermitteln und sicherzustellen, dass keine Prozessschritte übersprungen werden. Unternehmen verfügen dann über eine Übersicht, aus der hervorgeht, wer was wann zu tun hat. Außerdem wird so der Einsatz von Werkzeugen optimiert, die für einen reibungslosen Ablauf der Prozesse erforderlich sind, und es wird sichergestellt, dass die Informationen aus Gründen der Compliance erfasst werden.

Beispielprozess Recruiting

Anhand der Personalbeschaffung oder des Recruiting Prozesses lässt sich sehr gut veranschaulichen, welche Prozessschritte benötigt werden, bis dieser Vorgang (im Idealfall erfolgreich) abgeschlossen werden kann und der neue Mitarbeiter unter Vertrag steht:

1. Bewerbungseingang
2. Prüfung der Bewerbung durch HR
3. Weiterleitung der Bewerbung an die Fachabteilung oder Rücksendung, wenn die Anforderungen nicht erfüllt sind
4. Prüfung der Bewerbung durch die Fachabteilung
5. Erste Auswahl möglicher Kandidaten durch Fachabteilung
6. Einladung der Bewerber durch HR
7. Weitergabe der Termine an Fachabteilungen durch HR
8. Bewerbungsgespräch
9. Auswertung des Interviews
10. Fachabteilung teilt HR seine Entscheidung mit
11. Zusage an ausgewählte Bewerber durch HR
12. Absage an andere Bewerber durch HR
13. Onboarding

HR-Prozesse optimieren

Am Beispiel der Personalbeschaffung sehen wir deutlich, aus wie vielen einzelnen Schritten ein Prozess bestehen kann. Viele Schritte und viele Involvierte bedeuten immer auch Anfälligkeit für Fehler, bergen Schwachstellen oder Ineffizienzen. Das bedeutet, mit der Definition oder der Evaluierung der einzelnen Schritte bietet sich auch die gute Gelegenheit, den Ablauf anzupassen. Das bedeutet, zu eruieren, ob sich Gegebenheiten geändert haben, Prozessschritte überflüssig geworden sind oder sich als unpraktikabel erwiesen haben.

Diese Faktoren machen eine Anpassung des Prozesses notwendig. Auch sollten dabei die ganz konkreten und individuellen Anforderungen und Zielsetzungen des jeweiligen HR-Teams berücksichtigt werden.

Digitalisierung und Automatisierung der HR Prozesse

Wenn die Prozesse dokumentiert sind und optimiert wurden, kann an die Digitalisierung und Automatisierung gegangen werden. Eine BPM Software wie OTRS ist dabei eine große Unterstützung und Unternehmen sparen Zeit und Geld bei gleichzeitiger Fehlerreduzierung. Darüber hinaus erleichtern automatisierte Prozesse die Übergabe und Urlaubsvertretung erheblich. Auch neue Kollegen können ohne aufwändige Schulungen sofort starten.

Die Automatisierung von Prozessen ermöglicht es, diese zu beschleunigen und ohne manuellen Eingriff voranzutreiben – erfassen und vergessen also. Die Arbeit läuft durch den definierten Prozess, ohne ständige Aufsicht. Jeder erledigt „seinen Teil“ und die Automatisierung kümmert sich darum, die Aufgaben an die nächste Person, das nächste Team oder System weiterzugeben. Mit einer BPM-Software lassen sich alle HR-Prozesse systematisch unterstützen. Vom Bewerbungsprozess über die Arbeitsplatzausstattung, Weiterbildungs- und Urlaubsplanung bis zum Offboarding.

Ermöglicht wird das durch standardisierte Abläufe, die unter Berücksichtigung aller benötigten Ressourcen, Freigaben und Zuständigkeiten einfach angestoßen und automatisiert abgewickelt werden können. So lässt sich die Qualität der Zusammenarbeit im Unternehmen deutlich steigern.

Der digitalisierte Urlaubsantrag

Nehmen wir beispielhaft einen Urlaubsantrag. Ein fast täglich anfallender, scheinbar nebenbei zu erledigender Ablauf, der aber für den Mitarbeiter von absoluter Relevanz ist. Denn wer wird schon gern um einen Tag Urlaub „betrogen“ oder verzichtet auf denselben, weil der Antrag nicht richtig bearbeitet wurde und die Fachabteilung nun mit dem Kollegen geplant hat und ihn nicht entbehren kann. Ein manuell laufender Prozess birgt allerlei Potenzial für Schwierigkeiten und Ineffizienzen. Zum Beispiel eine fehlerhafte Berechnung von Resturlaub, eine übersehene Freigabe oder Probleme, wenn nur ein Mitarbeiter den Prozess betreut und ausfällt.

Dabei ist die Urlaubsverwaltung einer der prädestinierten Prozesse für eine Automatisierung, denn er besteht aus klaren, übersichtlichen und wiederkehrenden Schritten.

So einfach sieht es aus, wenn der Prozess automatisiert ist:

1. Antrag
2. Freigabe
3. Info an HR
4. Buchung von Abwesenheitstagen

Ist das nicht der Fall, wird die Angelegenheit unter Umständen deutlich komplexer:

1. Prüfen der zur Verfügung stehenden Urlaubstage
2. Urlaubsantrag ausfüllen
3. Antrag prüfen und freigeben
4. Antrag an Mitarbeiter zurückschicken
5. Kopie des Antrags an HR
6. HR erfasst Abwesenheitstage
7. Resturlaub wird manuell berechnet
8. Rückmeldung an Mitarbeiter

Es ist relativ deutlich erkennbar, dass der automatisierte Prozess Kapazitäten freisetzt und den Arbeitsaufwand reduziert.

Vorkonfigurierte HR-Prozesse

Wenn eine HR-Abteilung für ihre Prozesse noch nicht die Unterstützung einer Software-Lösung in Anspruch nimmt oder vielleicht sogar noch nicht einmal über klar definierte Prozesse verfügt, oder diese definiert hat, könnte ein vorkonfiguriertes Tool die Rettung sein. OTRS bietet dafür ein spezielles HR Management Solution Szenario an.
HR-Mitarbeiter können mit dieser Lösung sofort und unkompliziert auf eine Auswahl von vordefinierten HR-Prozessen wie Bewerbungen oder Urlaubsanträge zugreifen. Das garantiert gleichbleibende Qualität und eine Reduzierung der administrativen Arbeitsbelastung des HR-Teams. Von der optimierten Nutzererfahrung für Mitarbeiter oder Bewerber ganz zu schweigen.

Das HR Solution Szenario von OTRS bietet:

• Einfaches Bewerbermanagement
• Zentrales Personaldatenmanagement
• Mitarbeiter-Onboarding und Fortbildungsanträge
• Reporting aller relevanten Personal- und HR-Daten.

Zeitgemäßes Personalmanagement mit einer HR Management Solution

Die Aufgaben von Personalabteilungen werden immer umfangreicher und komplexer. Nicht zuletzt durch den Fachkräftemangel stehen Unternehmen vor Herausforderungen und die Rolle der HR-Teams wird immer bedeutender. Es ist schon lange nicht mehr so, dass Bewerber in der Situation sind, auf diesen einen Job angewiesen zu sein. Qualifizierte Mitarbeiter sind immer rarer gesät und Unternehmen haben oft Schwierigkeiten, entsprechende Fachkräfte zu finden. Da sind effiziente Prozesse beim Bewerbungsverfahren nicht selten der Erfolgsfaktor für die Entscheidung des Kandidaten. Der erste Kontakt mit dem potentiellen Arbeitgeber wird somit zum Aushängeschild des Unternehmens.

Die klassischen HR-Themen wie Recruiting und Personalmanagement sind also relevanter denn je. Dabei sind professionelle HR-Prozesse eine Voraussetzung für zeitgemäß arbeitende, also die Standardisierung und Automatisierung administrativer Prozesse nutzende HR-Abteilungen. Und nur die können einen relevanten Beitrag zur ganzheitlichen Unternehmenstransformation leisten.

Transformation ist nicht vermeidbar, wenn man wettbewerbsfähig bleiben möchte. Deshalb wird zeitgemäßes Personalmanagement mit optimalen Prozessen kaum mehr um die Unterstützung durch eine BPM Software oder noch besser eine spezielle HR Management Software herumkommen.

Schaffen Sie die Basis und setzen Sie bei Ihren täglichen Aufgaben, also Ihren Prozessen an. Viel Erfolg.

Wenn Sie wissen möchten, wie  ein OTRS HR Management Solution Szenario Sie unterstützen kann, kontaktieren Sie unsere Experten.

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