24/01/2022 |

Lösungen für allgemeine Heraus­for­derungen im Facility Management

Was bedeutet Facility Management heute,
welche Herausforderungen gibt es und
wie kann man ihnen begegnen?

facility management software solution

Oft werden unter Facility Management heute immer noch klassische Hausmeistertätigkeiten verstanden. Dabei ist diese, noch ziemlich junge Management Disziplin in der Betriebswirtschaft viel mehr als das und bringt nicht selten einen erheblichen organisatorischen Aufwand mit sich.

Facility Manager haben heut in der Tat eine Vielzahl von Zuständigkeiten.

Per Definition ist das Ziel des Facility Managements, die bestehenden Betriebsfunktionen eines Gebäudes zu verbessern, Kosten zu reduzieren und die Immobilie modern und voll funktionsfähig zu erhalten – und das bezogen auf den kompletten Lebenszyklus eines Gebäudes.

Aufgaben des Facility Management

Die Aufgaben des FM lassen sich im Groben in den technischen, den infrastrukturellen und den kaufmännischen Bereich aufteilen.

  • Zum technischen Facility Management gehören Leistungen, wie Instandhaltung, Sicherheit und Energiemanagement, die zum Betreiben und Bewirtschaften der Anlagen und Einrichtungen eines Gebäudes und deren Prozesse erforderlich sind.
  • Beim infrastrukturellen Facility Management werden bedarfsgerechte, gebäudebezogene Dienstleistungen erbracht und überwacht. Dazu gehören zum Beispiel die Warenannahme, Parkraumbewirtschaftung oder Müllentsorgung.
  • Das kaufmännische Facility Management gewährleistet die Wirtschaftlichkeit des Gebäudebetriebes und umfasst alle kaufmännischen Leistungen. Es beinhaltet Verwaltungs-, Controlling- und Personaldienstleistungen.

Neben diesen Bereichen, die zum sogenannten operativen Facility Management gehören, gibt es noch ein strategisches Facility Management, welches im Zusammenhang mit den strategischen Unternehmensplanungen steht.

Diese enorme und breit gestreute Aufgabenvielfalt allein lässt erahnen, mit welchem Aufwand die Bewältigung derselben verbunden ist und dass sie ohne technologische Unterstützung nahezu unmöglich ist. Insbesondere, wenn eine Vielzahl von Gebäuden zu bewirtschaften sind, die meist auch noch über eine größere Fläche verteilt sind.

Der Einsatz von entsprechenden Tools kann hier Abhilfe schaffen und Großartiges leisten. Zum Beispiel die Implementierung einer Service Management Software. Oder in diesem Fall besser gesagt einer Facility Management Software.

Gut funktionierende Geschäftsprozesse

Eine entscheidende Voraussetzung für den reibungslosen Ablauf bei einem komplexen Aufgabengebiet wie dem Facility Management sind vor allem gut funktionierende Geschäftsprozesse, die dem Chaos vorbeugen.Deshalb sollten Sie sich die Zeit nehmen, einen genauen Blick auf Ihre Geschäftsprozesse zu werfen, diese dokumentieren und wenn möglich natürlich verbessern.

Durch eine detaillierte Analyse erfahren Sie, wo die Pain Points liegen, was gut funktioniert und wo Ressourcen benötigt werden.

Die Dokumentation erfolgt in der Regel in Form eines Prozessdiagramms. Das ist eine Visualisierung aller Schritte, die für einen konkreten Prozess notwendig sind. Damit lassen sich Verbesserungspotenziale identifizieren und ausschließen, dass Prozessschritte übersprungen werden. Insbesondere regelmäßig wiederkehrende Prozesse binden Ressourcen und sind häufig fehleranfällig.

Mit einer Facility Management Software wie OTRS können Arbeitsabläufe automatisiert werden. Das sorgt für gesteigerte Effizienz und hilft, Fehler zu vermeiden.

Prozesse können ohne manuelles Eingreifen vorangetrieben werden. Das bedeutet also: Erfassen und vergessen.
Der einmal definierte Prozess läuft ohne eine ständige Aufsicht. Jeder Involvierte muss einfach „seinen Teil“ erledigen und die Automatisierung kümmert sich darum, die Aufgaben an die nächste Instanz weiterzugeben.

Schauen wir uns ganz konkret an, wie eine Service Management Software im Facility Management unterstützen kann.

Wie Software im Facility Management unterstützen kann

Ein klassisches Beispiel ist die Wohnungsverwaltung.

Wohnungsverwaltung

Das ist ein sehr komplexes Aufgabengebiet. Unterschiedlichste Anfragen von unterschiedlichen Kunden sind zu koordinieren und zu bearbeiten. Bei der Bewältigung dieser Aufgaben hat man es mit immer mit mehreren Parteien zu tun. Mit Mietern, Vermietern, Dienstleistern und Lieferanten. Teilweise wechselt man sogar selbst die Rollen, also ist z. B. als Auftragsteller auch selbst Kunde.

Deshalb ist es besonders wichtig, den Überblick zu behalten und schnell identifizieren zu können, ob eine Anfrage bereits bearbeitet wird und wer dafür zuständig ist.

Wie bereits erwähnt, spielen wiederkehrende Aufgaben eine große Rolle, die sehr oft Optimierungspotenzial aufweisen. Mithilfe der richtigen Tools kann dafür gesorgt werden, eben solche Aufgaben, wie z. B. Wartungen nicht zu vergessen.

OTRS als Facility Management Software ermöglicht mithilfe einer Wohnungsdatenbank Zugriff auf alle wichtigen Infos über die jeweiligen Mieter, aber auch über den zuständigen Hausmeister und ermittelt somit sofort den richtigen Ansprechpartner. Das ist Gold wert, denn bei Vorfällen, wie einem Wasserschaden können so unmittelbar andere betroffene Mieter informiert und Schäden begrenzt werden.

Auch für die regelmäßigen Eigentümerversammlungen kann OTRS hilfreich sein. Über Tickets werden Themen definiert und im Appointment Calender dem Eintrag „Eigentümerversammlung“ zugeordnet. Damit wird nichts wichtiges mehr vergessen. Ticketsplitting hilft außerdem, sofort alle betroffenen Parteien zu involvieren.

Wie wir am Beispiel der Wohnungsverwaltung gesehen haben, ist die richtige Planung und Verwaltung von Ressourcen auch im Facility Management von immenser Bedeutung. Betrachten wir das genauer.

Ressourcen Management

Zu den Herausforderungen der Gebäudewartung gehört die Notwendigkeit, sich auf viele Ressourcen zu verlassen, um die Anlage effizient zu betreiben. Diese umfassen sowohl Voll- als auch Teilzeitkräfte und es werden verschiedene Arten von Dienstleistern benötigt.

Das oft komplexe, weil sich auf mehrere Objekte an unterschiedlichen Standorten auswirkende Gebäudemanagement bedingt eine ausgeklügelte und möglichst effiziente Personalplanung. Dabei kommt es oft zu Komplikationen, egal in welchem Bereich.

Schnell kann Chaos entstehen, wenn man die Angelegenheit nicht richtig angeht. Dazu führen falsche Terminierung, zu hohes Aufkommen an Aufträgen oder ungenaue Kalkulierung der benötigten Arbeitszeit. Um dem entgegen zu steuern, braucht es die benötigte technologische Unterstützung und die richtigen digitalen Strukturen. Das kann durch den Einsatz einer Service Management Software erreicht werden.

Mit OTRS zum Beispiel können Ressourcen, wie der Einsatz von bestimmtem Fachpersonal effizient gemanagt werden. Indem das Ticket entsprechend definiert wird, erstellt OTRS automatisch einen Kalendereintrag.

Mit dem OTRS Resource Calendar können alle Arbeitskräfte erfasst und den jeweiligen Terminen zugewiesen werden. Somit sind Engpässe und Kapazitäten, aber auch Zuständigkeiten auf einen Blick ersichtlich.Jeder Termin kann mit Tickets verknüpft werden. So können alle relevanten Informationen zu anstehenden Terminen an einem Ort eingesehen werden.

Die Termine werden in einem Kalender angezeigt, der die Zeit blockiert, in der die Arbeitskraft verfügbar ist. Wird sie einem Termin zugewiesen, wird die Person per Mail benachrichtigt und der Termin wird in ihren lokalen Kalender eingetragen.
Das schafft Transparenz für die Planung, denn man kann die Verfügbarkeit aller Mitarbeiter sehen, und die ausführende Person die geplanten Termine für die kommenden Wochen.

Zusätzlich lassen sich sogar Informationen, wie die Art der Dienstleistung oder Tagessätze im Termin sichtbar machen und es können Berichte erstellt werden.

Die Kalender-Ressourcenplanung bringt Struktur in das mögliche Chaos der Personalplanung und sorgt für zufriedene Kunden und Mitarbeiter. Denn Kunden erhalten adäquate und zeitnahe Hilfe und die Arbeitskräfte haben ein überschaubares Arbeitspensum und alle Informationen, die sie benötigen an einem Ort.

Gebäude bedeuten in den meisten Fällen automatisch Menschen, denn sie sind der Ort, wo Menschen arbeiten, leben oder sich aus zum Beispiel gesundheitlichen Gründen aufhalten. Deshalb geht es bei der Gebäudeverwaltung immer auch um Sicherheit.

Sicherheit

Bei der Instandhaltung und Betreuung von Gebäuden oder Komplexen ist der Sicherheitsaspekt wohl eine der größten Herausforderungen.

Um diesem gerecht zu werden und alle rechtlichen und versicherungstechnischen Aspekte zu beachten und die Sicherheit aller in den Gebäuden lebenden oder arbeitenden Menschen zu gewährleisten ist es notwendig, schnell und einfach auf wichtige Informationen zugreifen zu können.

Dazu zählt zum Beispiel Transparenz über sicherheitsrelevante Arbeiten oder durchgeführte Wartungen. Dafür ist es hilfreich, wenn all diese relevanten Informationen gebündelt an einem Ort, wie in einem Service Management System, verfügbar sind.

So wird auch sichergestellt, dass kritische Arbeiten bei Bedarf erledigt und nachvollziehbar dokumentiert werden. Zudem lassen sich Sicherheitschecks direkt in Prozesse integrieren und es wird sichergestellt, dass vielleicht sicherheitsrelevante Schritte nicht übersprungen werden.

Facility Management in Zukunft

Modernes Facility Management ist also eindeutig mehr als die Hausmeistertätigkeit. Es hat in den letzten Jahren immer mehr an Bedeutung gewonnen und sein Image eindeutig gesteigert. Das hat auch mit dem erhöhten Qualitätslevel von Serviceleistungen zu tun, welches mehr und mehr vorausgesetzt wird.

Der Fokus wird in Zukunft auf dem Management holistischer Prozesse liegen und nicht auf einzelnen Services. Es geht also um ein positives Gesamterlebnis des Endnutzers.

Das können Facility Management – Unternehmen durch den Einsatz der richtigen Tools und die Verbesserung und Automatisierung von Prozessen erreichen.

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