Was bedeutet agiles Arbeiten, welche Vorteile hat es und wie können Tools helfen?
24/02/2021 |

Was bedeutet agiles Arbeiten, welche Vorteile hat es und wie können Tools helfen?

Immer mehr Unternehmen entscheiden sich für agiles Arbeiten. Aber was genau bedeutet es, wie kann es erfolgreich umgesetzt werden und welche Schwierigkeiten gibt es?

Scrum board with yellow postits showing tasks and problems.

Agilität ist seit geraumer Zeit ein immer häufiger auftauchender Begriff und wird vor allem im Zusammenhang mit verschiedenen Arbeitspraktiken erwähnt. Erste Bemühungen für agiles Arbeiten gab es bereits Anfang der 2000er Jahre in der Softwareentwicklung. Inzwischen hat sich dieser Trend längst auch auf andere Branchen ausgeweitet.

Ursprünglich bedeutet „agil“ wendig, beweglich und regsam.

Häufig hört man von „agilem Management“, „agilen Unternehmen“ oder „agilen Arbeitsmethoden“, wenn von Agilität die Rede ist. Die Digitalisierung spielt in diesem Kontext als Treiber eine nicht zu unterschätzende Rolle, denn sie forciert schnelle Veränderung in Form von technischer Entwicklung und Innovationen in nicht unerheblichem Maße. Und das alles in einer Geschwindigkeit, auf die Unternehmen oft nicht vorbereitet sind.

Starre Strukturen, langsame und langwierige Prozesse, wie sie häufig in größeren Konzernen etabliert sind, verhindern es, mit diesem Tempo Schritt zu halten. So sind agil arbeitende Teams also durchaus auch als Reaktion auf den digitalen Wandel zu betrachten.

Agiles Arbeiten kommt in Unternehmen auf unterschiedlichen Stufen zum Tragen. Angefangen bei agilen Teams über agile Führung bis zu einer vollständig agilen Organisation.

Aber wann ist ein Unternehmen agil?

Auf ein Unternehmen bezogen beschreibt Agilität die Fähigkeit, Veränderungen oder Anzeichen für diese frühzeitig wahrzunehmen und vor allem entsprechend und schnell darauf zu reagieren bzw. sich anzupassen.

Mit anderen Worten also mehr Flexibilität, deutlich schnellere Handlungsfähigkeit und innovatives, kreatives Denken, statt an überholten Prozessen festzuhalten.

In der heutigen Zeit bedeutet das nicht zuletzt, durch Agilität einen Wettbewerbsvorteil zu erzielen. „Klassische“ Organisationen arbeiten häufig entweder prozessorientiert, projektorientiert oder in einer Mischform aus beidem.

Diese Organisationsstrukturen können im heutigen turbulenten, unbeständigen Umfeld mit dem Wandel möglicherweise nicht mithalten. Agilität heißt für ein Unternehmen deshalb vor allem, in einer Wettbewerbsumgebung, die geprägt ist durch sich ständig verändernde Kundenbedürfnisse, gewinnbringend zu agieren.

Beim agilen Unternehmen orientiert sich alles am Kunden.

Traditionelle Organisationen legen ihren Fokus vor allem auf sich selbst und denken in sogenannten Silos. Beim agilen Unternehmen hingegen orientiert sich alles am Kunden und der Maximierung des Kundennutzens. Sie sind geprägt von Transparenz, offenem Dialog und bedingen Vertrauen im Gegensatz zu engen Regeln, strikten Vorgaben und nur sehr bedingter Eigenverantwortung für Mitarbeiter, wie sie typischerweise in „herkömmlich“ organisierten Strukturen anzutreffen sind.

Wissenstransfer, Fehlerkultur und Motivation

Elementarer Bestandteil in agilen Unternehmen ist zudem das gewünschte Teilen von Wissen sowie eine Kultur, in der Fehler offen und ehrlich angesprochen und zielorientiert diskutiert werden. Hierbei geht es nicht um Zurechtweisung oder Kritik, sondern in erster Linie um die Chance, also darum, aus Fehlern zu lernen, Schwachstellen zu identifizieren und Verbesserungen auf den Weg zu bringen.

Führungskräfte sind in agilen Unternehmen nicht Überwachungsinstanz, die Mitarbeiter unter Druck setzen, sondern sie motivieren, ermutigen und Einzelnen und Teams zunehmend Verantwortung übertragen.

Mitarbeiter werden soweit möglich in personelle Planung einbezogen und so zum Beispiel auch intensiver an Bewerberauswahlverfahren beteiligt, als in traditionell agierenden Unternehmen.

Die Vorteile von agilem Arbeiten auf einen Blick

  • Passgenauere Ergebnisse

    In einer agilen Organisation kann sich jederzeit an neue Bedingungen und Erwartungen angepasst und somit aktuellen Bedürfnissen entsprechende Ergebnisse geliefert werden. Starre Strukturen haben hier einen klaren Nachteil.

  • Gesteigerte Kundenorientierung

    Das bedürfnisgerechte Vorgehen resultiert in erhöhter Kundenzufriedenheit, weil direkt und flexibel anpassbar auf Nachfrage reagiert wird.

  • Mehr Sicherheit

    Agiles Arbeiten verhindert Probleme durch kurzfristige Veränderungen. Agile Unternehmen bleiben somit wettbewerbsfähig und haben Vorteile gegenüber der Konkurrenz.

  • Mitarbeitermotivation

    In agil arbeitenden Teams ist mit erhöhter Zufriedenheit der Mitarbeiter zu rechnen. Jedes Teammitglied wird aktiv eingebunden und identifiziert sich mehr mit Unternehmenswerten.

  • Erhöhte Produktivität

    In der Regel arbeiten agile Teams fokussierter, weil Aufgaben nacheinander ausgeführt werden, was eine Steigerung der Produktivität zur Folge hat.

  • Optimierte Ressourcenzuordnung

    Abteilungs- und funktionsübergreifende Arbeit bedingt effiziente Kommunikation und Transparenz, die optimale Ressourcenplanung und -verteilung maßgeblich unterstützen.

Wie wir sehen, gibt es also eine Menge an Vorteilen, die für agiles Arbeiten, agile Teams oder gar komplett agile Unternehmen spricht. Warum ist diese Arbeitsweise dann nicht längst im Großteil der Unternehmen implementiert? Nun, auf keinen Fall kann das Management von heute auf morgen beschließen, agil zu arbeiten. Die Einführung von agilen Teams ist vielmehr ein Prozess, der mit der Einstellung beginnt.

Umdenken ist das Stichwort. Dabei muss die gesamte Unternehmensorganisation mit all ihren Strukturen berücksichtigt werden.

Es gilt also Voraussetzungen zu schaffen, um agiles Arbeiten zu ermöglichen:

    • Regelmäßige Kommunikation, damit jeder Beteiligte über die relevanten Informationen verfügt.
    • Eindeutige Vision als Orientierungshilfe, die die Unternehmenskultur berücksichtigt und als Entscheidungsgrundlage dient.
    • Aufgaben sollten in kürzeren Schritten geplant und größere Projekte in mehrere Phasen aufgeteilt werden.
    • Offener und konstanter Austausch über Schwachstellen, Optimierungsmöglichkeiten und Hinterfragen der Vorgehensweise.
    • Teams und Mitarbeiter müssen eigenverantwortlich handeln und entscheiden können, um lange, behindernde Entscheidungsprozesse zu vermeiden.
    • Möglichkeiten für Kunden schaffen, Ideen und Wünsche zu kommunizieren, das eigene Handeln immer daran orientieren.

Bei Kommunikation und Unternehmenskultur ansetzen

An diesen zu schaffenden Voraussetzungen lässt sich gut erkennen, dass die Einführung einer agilen Arbeitsweise in großen Teilen mit der Unternehmenskultur und effizienter Kommunikation zu tun hat. Wie bereits erwähnt, spielt hier eine offene Fehlerkultur eine entscheidende Rolle.

Nur, wenn Mitarbeitern das Gefühl gegeben wird, sie „dürfen Fehler machen“, „Fehler sind normal und gehören dazu“, werden sie sich trauen, neue Wege zu gehen, selbstbewusster Entscheidungen treffen und sich für neue Sicht- und Denkweisen öffnen.

Wichtig ist dabei, dass Fehler kommuniziert werden und im Team darüber gesprochen wird. Dazu gehört Vertrauen, was eine weitere wichtige Komponente ist, wenn wir von Unternehmenskultur sprechen. Vertrauen ist die Grundlage für eine der wichtigen Voraussetzungen für agiles Arbeiten – Eigenverantwortung und Entscheidungsfreiheit.

Um eine Kultur des Vertrauens im Unternehmen zu etablieren, muss sie gelebt und vorgelebt werden. Und das vor allem vom Management.

Führungskräfte spielen ohnehin eine wichtige Rolle bei der Einführung von agiler Arbeit. Sie müssen 100% und klar hinter dem Vorhaben stehen, ansprechbar sein und mit Mitarbeitern kommunizieren. Viel Neues kommt auf die Belegschaft zu, es herrscht Unsicherheit, Rollen ändern sich. Deshalb brauchen Mitarbeiter nun ganz besonders den Rückhalt und das Verständnis der Führungsebene.

Methoden

Neben den kulturellen Aspekten geht es auch um die Methoden, die nötig sind, um agil zu arbeiten.

Zwei Beispiele:

SCRUM

Diese Methode setzt auf Selbstorganisation und beinhaltet möglichst wenige und einfache Regeln, mit denen das Projektteam die gemeinsamen Ziele erreicht. Scrum ist keine Prozessvorgabe, sondern eher als Rahmenwerk zu betrachten. Es kommt ursprünglich aus der Softwaretechnik, wird aber inzwischen auch in Unternehmen anderer Branchen angewendet. Die Arbeitsweise können die Beteiligten innerhalb des Rahmens selbst bestimmen.

Bei dieser Art des agilen Projektmanagements soll ein Team sich selbst organisieren können und deckt verschiedene Kompetenzen ab. Man arbeitet in Feedback-Runden von wenigen Wochen, sogenannten Sprints. Anhand von Zwischenergebnissen wird das Vorgehen ständig angepasst, wobei konkrete Pläne nur für den nächsten Sprint erstellt werden. Das erlaubt es den Teams, besser auf Widrigkeiten zu reagieren.

Jeder Sprint wird als in sich geschlossenes Vorhaben betrachtet. Nach jedem Sprint wird entschieden, ob ein weiterer nötig ist. Sind alle Beteiligten mit dem aktuellen Ergebnis zufrieden, ist die Arbeit an diesem beendet. Im Scrumteam gibt es drei verschiedene Rollen: den Product Owner, den Scrum Master und die Teammitglieder. Der Product Owner ist zuständig für die fachlichen Anforderungen und der Scrum Master managt Prozesse und ist zuständig für die Lösung von auftretenden Problemen.

Open Fridays

Beim Konzept der Open Fridays treffen sich Mitarbeiter abteilungsübergreifend auf freiwilliger Basis und unterbreiten für sie wichtige Themenvorschläge. Gearbeitet wird mit Post-Its, auf die die Themen geschrieben und dann den anderen Teilnehmern vorgestellt werden. Auf diese Weise bilden sich themenbezogen Teams, die an diesen Themen arbeiten.

Der besondere Aspekt ist, dass ein Erfahrungsaustausch zwischen Personen stattfindet, die normalerweise nicht zusammenarbeiten. Außerdem kommen so oft Themen auf eine Agenda, die ohne diese Initiative meist untergehen.

Die ganze Maßnahme fördert abteilungsübergreifende Zusammenarbeit und hilft, Silodenken aufzubrechen.

Gesteigerte Produktivität im agilen Team

Agiles Arbeiten hat vor allem die Optimierung der Produktivität im Team zum Ziel.
Wenn hier wichtige Regeln beachtet werden, sollten sich diesbezüglich schnell positive Ergebnisse einstellen:

    • Kurze, effiziente aber dafür regelmäßigere, fokussierte Meetings
    • Agieren Sie offen und probieren Sie aus – der Weg ist das Ziel
    • Wissen teilen und kommunizieren
    • Kleine Teams oder Arbeitsgruppen steigern Effizienz und Produktivität
    • Leben Sie eine Fehlerkultur

Agiles Arbeiten durch erfolgreiche Veränderung – mit Hilfe von Tools

Agiles Arbeiten heißt, neuen Gegebenheiten und Herausforderungen zu begegnen, darauf zu reagieren und sich anzupassen. Es geht immer um die Veränderung. Um bei Veränderung erfolgreich zu bleiben, bedarf es Unterstützung.

Unternehmenserfolg und -wachstum basieren auf klaren Strukturen, optimierten Prozessen und effizienter Kommunikation – eine Basis, um Freiräume für kreative Ansätze und agil arbeitende Teams zu ermöglichen.

Tools können bei der Anpassung an ständig neue Anforderungen von großem Nutzen sein. Zum Beispiel eine Service Management Software wie OTRS. Diese Arbeitsstrukturierungs- und Kommunikationslösung hilft dabei, Prozesse und Kommunikation mit Kollegen und Kunden reibungslos laufen zu lassen. Und schließlich ist effiziente Kommunikation einer der Schlüssel für agiles Arbeiten.

So bleiben die Servicequalität erhalten, Ressourcenplanung trotz dezentralisierter Teams realisierbar und Mitarbeiter motiviert – zum Beispiel durch eine große Anzahl von Personalisierungsmöglichkeiten. Außerdem kann OTRS als Enterprise-Service-Management-Lösung eingesetzt werden, von der jede Abteilung eines Unternehmens profitiert.

Einige konkrete Vorteile durch den Einsatz von OTRS:

Agiles Suchen

OTRS bietet Agenten, ihre Ticket-Suchvorlagen mit anderen Agenten zu teilen. Ein immer wieder erneutes Anlegen entfällt. Auch das Auffinden von Dokumenten geht durch dynamische Suche deutlich schneller.

Ticketing und Arbeitsabläufe

Service Management Tools ermöglichen das Automatisieren von Tickets und Abläufen und bieten eine Fülle von unterschiedlichen Funktionalitäten, die je nach Bedarf integriert werden können – für jeden Unternehmensbereich.

Datenaktualisierung

Die Aktualisierung einer Kostenstelle, Seriennummer oder anderer Werte ist bei Vorgängen oft relevant, kann aber viel Zeit in Anspruch nehmen. OTRS reduziert diesen Aufwand signifikant – über die Anzeige der dynamischen Felder in der Sammelaktion.

Strukturierte Kommunikation

Ein Alltag mit Textvorlagen ist oft das tägliche Brot von Agenten in Service-Teams. Meist decken diese Templates jedoch nur den Fließtext ab. OTRS kann mehr und ermöglicht es zum Beispiel, auch den Betreff vorzudefinieren. So wird Kommunikation noch einheitlicher und strukturierter.

Zuweisung und Überblick

Durch Zuordnungen und lückenlose Historie werden Fehler vermieden und Aufgaben lassen sich zügig abschließen. Schneller Informationszugang sichert Effizienz, zeitnahe Reaktionen und angepasste Maßnahmen.

Individuelle Anpassung

Für standardisierte und häufig wiederkehrende Arbeitsabläufe gibt es in OTRS bereits integrierte Prozessvorlagen. Aber auch individuelle Prozesse lassen sich problemlos erstellen.

Egal ob bei Suche, Datenaktualisierung oder Templates. Innovative Features helfen, Abläufe hocheffizient zu gestalten und dadurch schnell und unkompliziert zu agieren.

Der Einsatz von Tools ist für agile Teams also von großem Nutzen und essentiell, um im Wettbewerb bestehen zu können.

Wo Licht ist, ist auch Schatten

Nun haben wir von vielen Vorteilen gehört, die agiles Arbeiten mit sich bringt. Mehr Flexibilität, gesteigerte Effizienz, optimierte Kundenbindung und erhöhte Mitarbeitermotivation. Starke Argumente, die für agiles Arbeiten sprechen. Aber gibt es auch Nachteile? Oder besser gefragt, welche Herausforderungen gilt es zu berücksichtigen? Die Antwort auf diese Fragen kennen wir eigentlich schon, liegen sie doch in den Vorteilen begründet.

Agiles Arbeiten ist im Prinzip die Implementierung einer völlig neuen Unternehmenskultur, in der jeder Mitarbeiter bereit und fähig sein muss, Verantwortung zu übernehmen und Manager diese abzugeben. Diese Tatsachen bergen viel Konfliktpotential, denn das Leben der Mitarbeiter wird an Bequemlichkeit verlieren. Damit muss umgegangen werden, bzw. es bedarf eines individuellen Ansatzes, um zu berücksichtigen, dass Menschen nun mal unterschiedlich sind und nicht jedem eine agile Arbeitsweise liegt. Zumindest nicht sofort.

Auch wenn agil arbeitende Unternehmen für viele interessante Möglichkeiten bieten, so gibt es doch andere, die sich mit dieser neuen Freiheit überfordert fühlen. Insbesondere Menschen, denen feste Strukturen und Vorgaben Sicherheit geben. Sie könnten in einem agilen Arbeitsumfeld den Halt verlieren. Zudem wird die eigene Arbeit transparenter als zuvor und ständig bewertet. Das kann Stress bedingen und den Eindruck vermitteln, unter ständiger Beobachtung zu stehen. Vor allem für eher introvertierte Menschen könnten sich negative Auswirkungen ergeben. Nicht zu vergessen die oft auch anders, nämlich offener gestalteten Arbeitsräume eines agilen Unternehmens, die bei sensiblen Menschen schnell dazu führen können, sich nicht mehr wohl zu fühlen.

Am Ende gilt es, auszuprobieren und die Umsetzung von agilem Arbeiten individuell zu betrachten, Gegebenheiten zu berücksichtigen und gut durchdacht anzugehen.

Erkennen und reagieren

Agiles Arbeiten basiert auf Freiwilligkeit und der Bereitschaft, Verantwortung zu übernehmen. Es braucht vor allem die richtige Einstellung zu Veränderung und Offenheit.

Deshalb: Handeln Sie agil bei der Einführung von agilem Arbeiten. Prüfen Sie regelmäßig, ob Anpassungen nötig sind, tauschen Sie sich aus und eruieren Sie, wo die Schwierigkeiten liegen.

Vor allem – reagieren Sie, denn

Viel Erfolg.

Text:
Photos: Photo by Daria Nepriakhina on Unsplash

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