Was bedeutet agiles Arbeiten, welche Vorteile hat es und wie können Tools helfen?

Agilität ist seit geraumer Zeit ein immer häufiger auftauchender Begriff und wird vor allem im Zusammenhang mit verschiedenen Arbeitspraktiken erwähnt. Erste Bemühungen für agiles Arbeiten gab es bereits Anfang der 2000er Jahre in der Softwareentwicklung. Inzwischen hat sich dieser Trend längst auch auf andere Branchen ausgeweitet.

Ursprünglich bedeutet „agil“ wendig, beweglich und regsam.

Häufig hört man von „agilem Management“, „agilen Unternehmen“ oder „agilen Arbeitsmethoden“, wenn von Agilität die Rede ist. Die Digitalisierung spielt in diesem Kontext als Treiber eine nicht zu unterschätzende Rolle, denn sie forciert schnelle Veränderung in Form von technischer Entwicklung und Innovationen in nicht unerheblichem Maße. Und das alles in einer Geschwindigkeit, auf die Unternehmen oft nicht vorbereitet sind.

Starre Strukturen, langsame und langwierige Prozesse, wie sie häufig in größeren Konzernen etabliert sind, verhindern es, mit diesem Tempo Schritt zu halten. So sind agil arbeitende Teams also durchaus auch als Reaktion auf den digitalen Wandel zu betrachten.

Agiles Arbeiten kommt in Unternehmen auf unterschiedlichen Stufen zum Tragen. Angefangen bei agilen Teams über agile Führung bis zu einer vollständig agilen Organisation.

Aber wann ist ein Unternehmen agil?

Auf ein Unternehmen bezogen beschreibt Agilität die Fähigkeit, Veränderungen oder Anzeichen für diese frühzeitig wahrzunehmen und vor allem entsprechend und schnell darauf zu reagieren bzw. sich anzupassen.

Mit anderen Worten also mehr Flexibilität, deutlich schnellere Handlungsfähigkeit und innovatives, kreatives Denken, statt an überholten Prozessen festzuhalten.

In der heutigen Zeit bedeutet das nicht zuletzt, durch Agilität einen Wettbewerbsvorteil zu erzielen. „Klassische“ Organisationen arbeiten häufig entweder prozessorientiert, projektorientiert oder in einer Mischform aus beidem.

Diese Organisationsstrukturen können im heutigen turbulenten, unbeständigen Umfeld mit dem Wandel möglicherweise nicht mithalten. Agilität heißt für ein Unternehmen deshalb vor allem, in einer Wettbewerbsumgebung, die geprägt ist durch sich ständig verändernde Kundenbedürfnisse, gewinnbringend zu agieren.

Traditionelle Organisationen legen ihren Fokus vor allem auf sich selbst und denken in sogenannten Silos. Beim agilen Unternehmen hingegen orientiert sich alles am Kunden und der Maximierung des Kundennutzens. Sie sind geprägt von Transparenz, offenem Dialog und bedingen Vertrauen im Gegensatz zu engen Regeln, strikten Vorgaben und nur sehr bedingter Eigenverantwortung für Mitarbeiter, wie sie typischerweise in „herkömmlich“ organisierten Strukturen anzutreffen sind.

Wissenstransfer, Fehlerkultur und Motivation

Elementarer Bestandteil in agilen Unternehmen ist zudem das gewünschte Teilen von Wissen sowie eine Kultur, in der Fehler offen und ehrlich angesprochen und zielorientiert diskutiert werden. Hierbei geht es nicht um Zurechtweisung oder Kritik, sondern in erster Linie um die Chance, also darum, aus Fehlern zu lernen, Schwachstellen zu identifizieren und Verbesserungen auf den Weg zu bringen.

Führungskräfte sind in agilen Unternehmen nicht Überwachungsinstanz, die Mitarbeiter unter Druck setzen, sondern sie motivieren, ermutigen und Einzelnen und Teams zunehmend Verantwortung übertragen.

Mitarbeiter werden soweit möglich in personelle Planung einbezogen und so zum Beispiel auch intensiver an Bewerberauswahlverfahren beteiligt, als in traditionell agierenden Unternehmen.

• • Aufgaben sollten in kürzeren Schritten geplant und größere Projekte in mehrere Phasen aufgeteilt werden.

• • Offener und konstanter Austausch über Schwachstellen, Optimierungsmöglichkeiten und Hinterfragen der Vorgehensweise.

• • Teams und Mitarbeiter müssen eigenverantwortlich handeln und entscheiden können, um lange, behindernde Entscheidungsprozesse zu vermeiden.

• • Möglichkeiten für Kunden schaffen, Ideen und Wünsche zu kommunizieren, das eigene Handeln immer daran orientieren.

Bei Kommunikation und Unternehmenskultur ansetzen

An diesen zu schaffenden Voraussetzungen lässt sich gut erkennen, dass die Einführung einer agilen Arbeitsweise in großen Teilen mit der Unternehmenskultur und effizienter Kommunikation zu tun hat. Wie bereits erwähnt, spielt hier eine offene Fehlerkultur eine entscheidende Rolle.

Nur, wenn Mitarbeitern das Gefühl gegeben wird, sie „dürfen Fehler machen“, „Fehler sind normal und gehören dazu“, werden sie sich trauen, neue Wege zu gehen, selbstbewusster Entscheidungen treffen und sich für neue Sicht- und Denkweisen öffnen.

Wichtig ist dabei, dass Fehler kommuniziert werden und im Team darüber gesprochen wird. Dazu gehört Vertrauen, was eine weitere wichtige Komponente ist, wenn wir von Unternehmenskultur sprechen. Vertrauen ist die Grundlage für eine der wichtigen Voraussetzungen für agiles Arbeiten – Eigenverantwortung und Entscheidungsfreiheit.

Um eine Kultur des Vertrauens im Unternehmen zu etablieren, muss sie gelebt und vorgelebt werden. Und das vor allem vom Management.

Führungskräfte spielen ohnehin eine wichtige Rolle bei der Einführung von agiler Arbeit. Sie müssen 100% und klar hinter dem Vorhaben stehen, ansprechbar sein und mit Mitarbeitern kommunizieren. Viel Neues kommt auf die Belegschaft zu, es herrscht Unsicherheit, Rollen ändern sich. Deshalb brauchen Mitarbeiter nun ganz besonders den Rückhalt und das Verständnis der Führungsebene.

Agiles Arbeiten durch erfolgreiche Veränderung – mithilfe von Tools

Wo Licht ist, ist auch Schatten

Am Ende gilt es, auszuprobieren und die Umsetzung von agilem Arbeiten individuell zu betrachten, Gegebenheiten zu berücksichtigen und gut durchdacht anzugehen.

Erkennen und reagieren

Agiles Arbeiten basiert auf Freiwilligkeit und der Bereitschaft, Verantwortung zu übernehmen. Es braucht vor allem die richtige Einstellung zu Veränderung und Offenheit.

Deshalb: Handeln Sie agil bei der Einführung von agilem Arbeiten. Prüfen Sie regelmäßig, ob Anpassungen nötig sind, tauschen Sie sich aus und eruieren Sie, wo die Schwierigkeiten liegen.

Vor allem – reagieren Sie, denn